第9章 讓種子發芽 (5)
“我畫的這個，就是我的事務處理流程圖，覺得怎麽樣？”
“這個流程你已經實踐那麽長時間了，應該是沒什麽問題了。同時我注意到在這個流程裏有個臨時事件發生時的處理方法，我急需這方麵的經驗，我每天都在和臨時突發事件打交道。”小強將關注的重點放到了臨時突發事件處理方法上。
“其實根據我的經驗，臨時突發事件並沒有那麽多，80%的臨時突發事件都是因為提前沒有一個很好的計劃導致的。在這個圖裏牽扯到了兩個以前沒有明確提出的概念，我們雖然一直在使用它們，但是不知道它們的名字。
1.行動清單。將項目分解成可執行的行動之後，我都會寫入行動清單裏。這個行動清單有兩種寫法，一種是將分解之後的所有可執行步驟都寫在上麵，完成一項，劃銷一項。另一種寫法是隻將“下一步行動”寫在清單上，這樣可以幫助自己保持專注，每完成一項“下一步行動”，問自己一次“我的下一步行動是什麽？”然後寫入清單，再去完成。當你剛剛開始練習這個事務處理流程的時候，建議采取後一種方法。等已經熟練掌握之後，可以過渡到前一種方法。這兩種行動清單我一會兒給你範本看看。
2.如何處理臨時突發事件。這是我們目前為止一直沒有討論的問題，很多人都被臨時突發事件所折磨，但是為了闡述我們流程的方便，暫且將這個部分屏蔽掉，後麵我會專門花時間和你討論這個事情。
行動清單-1
製作產品銷售策略
1周一早晨9點開會，與項目組成員用swot分析法進行簡單的分析，做出會議記錄
2周二下午3點與市場部小王商討本產品的品牌定義
3讓小趙在下周五下班之前列出產品銷售策略文檔大綱
行動清單-2
周一早晨9點開會，與項目組成員用swot分析法進行簡單的分析，做出會議記錄
“看來我也有必要製作自己的行動清單了。”小強說。
“其實最重要的，不是清單的樣式，而是要養成一種習慣。還記得查爾斯史瓦的故事告訴我們什麽嗎？“將上述的一切變成你每一個工作日裏的習慣。當這個建議對你生效時，把它提供給你的部屬采用”，這是關鍵。至於如何能更快、更好地養成習慣，咱們以後再說。今天時間也不早了，回家吧。”老付說著，收拾東西就要走。
（最重要的，不是清單的樣式，而是要養成一種習慣。）
“別呀，老付，這不是存心吊我胃口嗎？”小強有些悻悻然。
四、時間管理絕招：衣櫃整理法（在星巴克的長談）
像實幹家一樣思考問題，像思想家一樣付諸行動——
DavidAllen
“叮鈴鈴……叮鈴鈴……”周末的下午，小強正在電腦上看電影，電話鈴突然響起來了，拿起一看，原來是老付的電話。小強一邊接起電話一邊想，這個老付很少主動給我打電話啊。
“喂，小強，你好，今天下午有空嗎？出來喝杯咖啡怎麽樣？”老付在那頭說。
“好啊，反正我現在也正無聊呢，幾點？哪兒見？”
“世紀廣場的星巴克吧，3點。”
“好的，到時見。”小強掛斷了電話。小強預感今天老付要和他說很重要的事情，否則不會主動約他出去的。
3點整，小強準時走進星巴克，看見老付已經在角落裏看著雜誌等他了。兩人寒暄了幾句，小強要了冰摩卡，老付則點了土耳其咖啡。
“今天有什麽重要的事啊，找我來環境這麽好的地方，嗬嗬。”小強想首先引入正題。
“是有一件重要的事情，今天我要用一個下午加晚上的時間，向你傳授時間管理的絕招：衣櫃整理法。不過晚飯你買單，嗬嗬。”老付笑著說。
“好啊，好啊，晚飯小意思。其實我早就想問你了，你雖然讓我學到了很多東西，但是我還一直不知道你的時間管理係統到底是什麽樣的呢。”
“以前沒有和你聊到這些是因為時機還不成熟。當你對以前咱們探討的“價值觀”、“四象限”、“時間投資”、“下一步行動”都有了深入的了解，以及親身的體驗之後，才能更快地掌握這個絕招。我不是在帶著你繞遠路，而是在帶著你上台階，明白嗎？”
“完全明白，那咱們開始吧，有點迫不及待了。”
“你平時是怎麽整理衣櫃的，能告訴我嗎？”老付問。
“我平時……好像都是我老媽整理的，我不太清楚。”小強撓著頭，不好意思地回答。
“所以說，一屋不掃何以掃天下？你老媽時間管理的能力絕對比你強，嗬嗬……”小強的回答把老付給逗樂了。
“從今天開始，我一定自己整理衣櫃，嘿嘿。”小強做了一個軍人敬禮的動作。
“沒關係，我給你說說我是怎麽整理衣櫃的吧：
首先，我會將衣櫃裏的東西全部取出來，隨意地放在床上。
然後，我會將散落在床上的衣物進行分類，比如，哪些是再也穿不了的衣服，哪些是秋冬季穿的衣服，哪些是最近就要穿的衣服，把它們在床上整理好。
接下來，規劃好衣櫃的空間，哪個地方放內衣，哪個地方掛西服，哪個地方放運動衣，等等。然後按照這些規劃，讓所有要穿的衣物全部各就各位，不再穿的衣服和其它季節的衣服單獨存儲。不僅如此，還要每周對衣櫃進行整理，看看是否有衣物沒有放置好，或者是看看上周都穿了哪幾件衣服，考慮下周想穿什麽衣服。
最後，在正確的場合穿合適的衣服。建立了良好的衣櫃整理流程，再也不用臨出門的時候把衣櫃翻個底朝天了。”
“聽起來蠻有條理的，但我還是不明白，這和時間管理有什麽關係？”小強問。
“其實這五個步驟對應著時間管理秘訣的五個水平流程：收集，處理，組織，回顧，行動下麵咱們詳細地聊聊這五個水平流程。”
（時間管理秘訣的五個水平流程：收集，處理，組織，回顧，行動。）
收集：清空衣櫃
“為什麽要收集呢？這五個步驟是必不可少的嗎？”小強問。
“是的，無論在什麽情況下，我們在工作時都將經曆這五個階段：
1、收集一切引起我們注意的事情；
2、加工處理後，確定它們的實質以及解決方法；
3、組織整理得出的結論；
4、把它們列為我們行動的選擇方案；
5、行動。
收集這個環節是“衣櫃整理法”的第一步，它要我們收集“一切引起我們注意的事情”。舉個例子來說，你正在聚精會神地準備今天下午2點的會議資料，這是一件重要而且緊急的事情，這時王總突然給你打來電話，要你聯係一下供貨商，告訴他們支票會在下周一送去，你應該怎麽處理呢？立即去做嗎？不，先記錄在一張紙上，然後繼續集中精力準備會議資料。這時候研發部的小王跑過來找你，讓你提供新版本軟件的用戶使用調查報告，你應該怎麽處理呢？立即去做嗎？不，記錄在剛才的那張紙上，然後繼續集中精力準備會議資料。
突然，Outlook彈出一個對話框，收到了一封新郵件，怎麽處理呢？立即去查看嗎？不，先記錄在那張紙上，然後繼續集中精力準備會議資料。剛工作了10分鍾，我打來電話，要你在下周五之前拿出新產品的銷售策略。掛了電話之後馬上準備銷售策略嗎？不，先記錄在那張紙上.20分鍾之後，同事在MSN上問你哪天有空一起去打羽毛球，你回複他你在忙碌中，然後呢？馬上考慮打羽毛球的事情嗎？不，還是記錄在那張紙上。又過了40分鍾，孫會計過來將上個月的市場推廣費用明細報表遞給你。你在接到的時候馬上研究一下報表嗎？不，將它放在一邊，同時在那張紙上做好記錄。
如果你恰好這樣度過了忙碌的3個小時的話，你的那張紙上應該和下麵類似：
收集籃
聯係供貨商，周一會將支票送去
給研發部小王提供新版本軟件的用戶使用報告
檢查郵箱
周五之前拿出新產品的銷售策略
哪天有空去打羽毛球？
上個月市場推廣費用明細報表
我們將這張紙叫做“收集籃”，紙上寫的東西叫“材料”，將這個過程稱為“收集”。當然我這裏為了說明原理，列舉的都是最有代表性的事件，使用的是最樸素的工具。關於這些，我們一會兒再談。”
“按照我以前的處理方法會怎麽樣呢？”小強一邊想著一邊自語道。
“這個你應該比我更清楚，你可能會：
1.被其他事情幹擾之後，重要而緊急的會議資料將無法按時完成。
2.正在思考銷售策略的時候，被其他事情打斷，無法繼續思考下去。
3.每一件事都無法集中精力去做，創造力和執行力大打折扣。
4.在被臨時突發事件幹擾手頭工作的同時也影響了自己的情緒，增加了壓力和緊張。
5.你硬扛著壓力努力工作，可工作還一點沒有要結束的跡象，於是你很煩躁，對同事沒好臉色，對上司牢騷滿腹，對工作敷衍了事，隨後，同事、上司、工作也以其人之道，還治其人之身，這就形成了一個惡性循環。
6.對每一件事情都立即去處理，結果陷入了盲目的陷阱，無法分清主次。”
“被你這麽一說，我還真夠慘的。”小強說。
“工作其實就是賺錢的方式而已。我們賺錢還不是為了更好地生活？何必因為工作搞得人焦慮、亞健康那麽慘呢？正如DavidAllen所說，我們應該在工作時盡量追求一種“心如止水”的境界。空手道中用“心如止水”來形容一切就緒的狀態，我們可以想象把一粒石子投入沉寂的池塘中，池塘中的水會有何種反應呢？答案是：依照所投入物體的質量和力度作出相應的反應，然後又歸於平靜。池水既不會反應過激，也不會聽之任之。我們在進入這種狀態的時候會發覺時間過得很快，感覺自己能控製一切，完全沒有緊張的感覺，要達到這種“心如止水”的境界，需要不斷地練習和優化“衣櫃整理法”。
記住，收集的關鍵是將“一切引起我們注意的東西”放在“收集籃”裏，在清空大腦的同時達到“心如止水”的境界。”
（收集的關鍵是在清空大腦的同時達到“心如止水”的境界。）
““心如止水”的境界……高，實在是高！”小強一邊思考著一邊讚歎。
“接下來聊聊收集工具的問題，用來做收集的工具其實蠻多的，有紙質的工具，也有數碼的工具，比如：收集的工具
◎實實在在的工作籃或者將桌麵的某個區域製定為收集區
◎紙製的記事簿、便簽、備忘錄
◎電子備忘錄
◎錄音設備
◎電子郵件
具體的工作籃：標準的塑料框、木製或金屬編織框都是最常見的，用於存放紙製資料，如文件、資料、發票、請柬等。
書寫用的紙張或記事簿：活頁筆記本、螺旋裝訂記事本、速記本和標準白紙本，都可以出色地捕捉你的靈感。便簽的好處是可以貼在你的辦公區域裏，隨時提醒自己，而備忘錄和記事本可以用來做一些更係統的事情。
電子記事簿：現在的電子產品層出不窮，幾乎所有的手機都支持便簽、行事曆功能，但是如果你打算好好地管理時間的話，還是推薦你用Palm或者Iphone之類的智能手機。
音頻產品：目前，可以使用的產品包括電話應答機、語音信箱、錄音設備——如數碼錄音機或者微型磁帶錄音機。這些設備都可以臨時儲存那些你需要記錄或處理的音頻信息，使用這樣的工具最大的好處是可以毫不費力地收集你大腦裏的想法，做到幾乎完全同步，但是這需要有一個整理的步驟，因此在我們周圍很少有人這樣做。
電子郵件：如果你是通過電子郵件與世界的各個角落保持聯係的，那麽，你的計算機中就包含著一些臨時區域，可以用於保留收到的信息和文件，以備日後瀏覽、閱讀和處理。郵箱的管理也是一門大學問，如果能將自己的電子信箱整理得條理清晰，那你的工作也將如此。
關於工具的使用我們還有下麵幾條軍規：使用收集工具的三大軍規
1.收集工具越少越好：有些人喜歡用筆、紙收集，有些人喜歡用手機收集，有些人喜歡用Outlook收集，這都無可厚非，但是如果你既用筆、紙，又用手機，還用Outlook去收集的話，那就犯了大忌。我們要根據自己的情況去打造自己的收集係統，比如我一直以手機收集為主，搭配筆、紙進行收集。我的手機是Palm650，全鍵盤，錄入起來很方便，不論是工作中，還是公交車上，或者是在朋友家裏聊天，隨時都可以記錄下大腦中的想法。比如說，在工作的時候突然想到老婆讓晚上回家買點麵包，趕緊記在手機上，設置好下班後提醒自己，然後繼續工作。這樣我的大腦裏雖然暫時因為這塊小石頭泛起了漣漪，但是很快大腦又恢複了平靜。