第10章 讓種子發芽 (6)
2.保證5秒鍾內拿出工具：靈感總是稍縱即逝，如果你在5秒鍾之內還沒辦法取出你的工具，那你就需要考慮換一個收集工具。早晨一到辦公室我就會拿出我的收集本，上麵記錄著昨天工作的完成情況，以及今天需要完成的工作。在簡要瀏覽之後，將收集本放到右前方的位置，保證自己隨手可及。然後在這一天內，將所有和工作相關的東西全部寫在這個收集本上。下班後，再瀏覽一次今天的工作，將已經完成的從收集本中劃掉。合上收集本之後，就可以帶著輕鬆的心情回家了，嗬嗬。
3.定期清空這些工具：我可不想自己的收集本上密密麻麻寫滿了未竟事宜，我的目標是今日事今日畢。工作籃隻是一個暫存器，我會在每周五的下午回顧一下我的收集籃，把裏麵不用的東西、已經完成的東西、交給別人做的東西全部清除掉，用一個空空如也的收集籃來迎接周末的到來。”
小強這時候已經在按照老付說的做了，他一邊聽著老付亮出他的絕招，一邊將他自己關於“衣櫃整理法”的一些迷惑和想法記錄在星巴克提供的便簽紙上。看老付已經將收集部分說得差不多了，這時候才開口道：“看來今後我也要隨身帶上“收集籃”了，嗬嗬。怪不得老總身上總是帶支筆，原來那就是他的收集器啊，嗬嗬……”
“這個你錯了，咱們的老總是不會將收集器帶在身上的。你可以注意觀察一下，他身上隻有筆，沒有紙。知道什麽原因嗎？他那支筆是用來簽字的，而不是用來做收集用的，嗬嗬，他的收集器是他的秘書小張，所有的東西都存放在小張那裏。”
“哦，原來這樣，配不起秘書就隻能用筆、紙了，嗬嗬。我還想問一下，我們收集了那麽多亂七八糟的東西，該怎麽處理呢？”小強問。
處理：為衣物分類
“還是拿前麵的例子來說吧，咱們把剛才的收集籃拿出來看看。”
收集籃
聯係供貨商，周一會將支票送去
給研發部小王提供新版本軟件的用戶使用報告
檢查郵箱
周五之前拿出新產品的銷售策略
哪天有空去打羽毛球？
上個月市場推廣費用明細報表
“嗯，收集籃裏已經有一堆事情了，可是當時我們為了保持思緒的平靜、注意力的集中，甚至還不知道他們究竟是一些什麽事。在我們集中精力將下午2點的會議資料準備完畢之後，開始將注意力集中在收集籃上，我們需要在2分鍾之內對收集籃裏的任務打上“可以執行”或者“不能執行”的標簽。”
收集籃
可以執行聯係供貨商，周一會將支票送去
可以執行給研發部小王提供新版本軟件的用戶使用報告
可以執行檢查郵箱
可以執行周五之前拿出新產品的銷售策略
不能執行哪天有空去打羽毛球？
不能執行上個月市場推廣費用明細報表
“我們處理收集籃的時候不是隨意處理的，應該遵循下麵幾個原則：
處理收集籃的幾大原則
1.從最上麵一項開始處理：這個原則是非常重要的，每一件事情都必須獲得均等機會的處理。“處理”這個動詞並不意味著“花費時間”，它僅僅是指“判斷事情的實質，決定下一步的行動方案，然後相應地處理掉”。無論如何，你必須盡最大的可能迅速地突擊到工作籃的底部，而且不逃避任何一件事情的處理。
2.一次隻處理一件事情：這裏仍然遵循“腦袋裏隻裝一件事”的原則，處理完一件事以後再去處理下一件。
3.永遠不要再放回收集籃（被迫中斷的事情除外）：當你第一次從收集籃中取出事情時，立刻判定它的實質以及處理方法，永遠不要把它再次放回收集籃內，爭取第一次就把它做到最好。
回到我們的例子上：
◎聯係供貨商，周一會將支票送去：這顯然是可以執行的，隻需拿起電話即可。
◎給研發部小王提供新版本軟件的用戶使用報告：編寫用戶使用報告是部屬小李的工作範疇，這件事需要委托給他處理，因此，這件事也是可以執行的。
◎檢查郵箱：看看那封郵件是垃圾郵件，工作郵件，還是淘寶的通知信，這個也是可以執行的。
◎周五之前拿出新產品的銷售策略：這是一項新的任務，雖然不是一下子就可以完成的，但也是可以執行的。
◎哪天有空去打羽毛球：哪天去打羽毛球是現在無法決定的，隻有等某天有空閑了，才可以執行，所以，這件事情暫時是不能執行的。
◎上個月市場推廣費用明細報表：孫會計拿給你這個報表不是讓你去執行的，而是在你這裏存檔，以備日後查詢，所以，它也是不能執行的。
我們通常將不能執行的任務分為三類：
三類“不能執行”的任務
◎垃圾：這類事情千萬別去做，浪費時間，浪費生命。我一般在收集的時候就會將垃圾過濾掉，因此在我們的例子裏，沒有一件垃圾。
◎將來某時/也許：比如說“哪天有空去打羽毛球”，這就是一件將來某時當某些條件成熟之後才會做的事情，這類事情多不勝數：4月份到山東旅遊、整理辦公室、去醫院做鼻炎手術，等等。
◎參考資料：比如“上個月市場推廣費用明細報表”，會計之所以給你是因為你有權限知道這件事情，或許今後的某個時候會用得上，對待這類事情的正確方法是分類歸檔。”
收集籃
可以執行聯係供貨商，周一會將支票送去
可以執行給研發部小王提供新版本軟件的用戶使用報告
可以執行檢查郵箱
可以執行周五之前拿出新產品的銷售策略
將來某時/也許不能執行哪天有空去打羽毛球？
參考資料不能執行上個月市場推廣費用明細報表
可以執行的事情我們分為五類：
五類“可以執行”的任務
◎2分鍾之內能搞定的事：打一個電話是2分鍾可以解決的事情，對於這樣的事，我們采取的行動應該是——立即去做。
◎需要多個步驟搞定的項目：工作中遇到的大部分任務都是需要我們進行分解之後才能執行的，例如“周五之前拿出新產品的銷售策略”，你可以立即去做嗎？不行，因為你還不知道該怎麽去做。
◎指派給別人完成的事：這類事情是我們最喜歡的，因為我們可以方便地把這隻猴子甩到別人身上，比如“提供新版本軟件的用戶使用報告”，你可以打電話給小李，說明這件事情，並且告訴他，下周三之前必須完成。
◎特定時間做的事：這些事就是我們寫在行事曆裏的事情，一方麵可能來自於那些需要多個步驟才能搞定的事情，因為你需要今天做一些，明天再做一些。另一方麵有些事情是需要在特定的時間或者環境才能完成的，比如下周三督促小李提交用戶使用報告。
◎待辦事項：這些就是剩下的普通任務了，比如例子中的“檢查郵箱”，對於這些事情，有空的時候就立即搞定它。
現在的收集籃看起來應該是這個樣子。”
收集籃
2分鍾任務可以執行聯係供貨商，周一會將支票送去
委派任務可以執行給研發部小王提供新版本軟件的用戶使用報告
待辦事項可以執行檢查郵箱
多步驟項目可以執行周五之前拿出新產品的銷售策略
將來某時/也許不能執行哪天有空去打羽毛球？
參考資料不能執行上個月市場推廣費用明細報表
“上麵提到了“2分鍾任務”，這是一個非常有趣的原則：如果是2分鍾之內能夠做完的事情，那就請“立即去做”。比如發一封E-mail、打掃辦公室衛生、整理桌麵、給某人一個電話，等等。有些人覺得2分鍾就能做完的事情太簡單，任何時候想做都可以做，但是往往拖了又拖，到一天終了的時候又抱怨“事好多，真煩人”。不信你可以自己做實驗。“2分鍾原則”是專門對付這些“煩瑣小事”的。
（如果是2分鍾之內能夠做完的事情，那就請“立即去做”。）
一般情況下2分鍾可以使人放鬆，又不會丟失思路。這裏說了是“一般情況”，也就是說這不是一個絕對值，就像人的體溫一樣，都是有差異的，不必強求。你可以是2分鍾，也可以是1分鍾，甚至30秒。
如果真的超出預計的話，需要分情況去考慮。還是舉例來說吧，如果你本來計劃要打2分鍾電話，但是現在卻超過了，那麽是不是要繼續呢？當然要！如果你計劃用2分鍾給老板匯報工作，但很不幸，匯報時老板又要跟你談另外一個問題，那是不是要繼續呢？當然要！
你可能會說：“咱們不是提倡集中100%的精力去做當前的事情嗎？不是要盡量避免裂痕時間嗎？為什麽我們要被2分鍾原則打斷呢？”理由是，如果此時不打斷，那麽以後會損失更多。
舉個例子：你正在集中精力寫市場報告的時候，老婆一通電話進來說：“老公，咱家水管壞了，找物業修理好嗎？”雖然很想說：“你怎麽不自己打！”但是顯然，這時候如果停下來用2分鍾的時間聯係物業，說明問題，約好維修時間，再回到剛才的工作中是一件相對比較簡單的事情，思路應該不會完全丟失，就當做休息了。相反，如果這時候你不立即去做的話，那你需要1.打開收集工具2.把這件事情放入你的時間管理係統3.做好提醒4.去做這件事。這樣一來花費的時間可能是直接去做的好幾倍，得不償失。
好，到此為止。“處理”環節我先說這麽多，就靠你自己去實踐了。”
“等等，老付，我覺得第一個環節，也就是“收集”環節，是很容易實現的，自己平時也在做類似的事，隻不過做得不夠徹底，沒有意識到將“一切引起我們注意的事情”都從大腦中收集下來的重要性，所以自己經常會感覺到手忙腳亂，這一點我是理解的。但是“處理”環節我覺得有些煩瑣，要在收集籃裏先寫下是否可以執行，然後還需要對可執行的事情進行分類。有什麽簡單的方法嗎？”小強認真地聽完了老付的講解，指著桌上老付畫的表格說。
“哦，是這樣的，我可能沒有解釋清楚，判斷是否可以執行，以及對可執行的事情進行分類是在腦袋裏進行的工作，不需要寫在收集籃裏。還記得我前麵說過，大腦是用來做分析和創造性思考的，那些需要保存的東西才是寫在紙上的。所以，到目前為止我們手上也隻有一個收集籃而已，其他的，經大腦迅速處理後將會被寫到其他清單，包括將來某時/也許清單，待辦事項清單，項目清單等，這個後麵我還會說到。
當我提及一個“清單”時，請注意，我隻不過是指一群具有相似特征的項目。一個清單可以是下麵3種形式中的任何一種：
◎一個文件夾，包括一些各自獨立的記錄，記錄著同屬於一個範疇的事物；
◎在一張有標題的紙上列出的真實的目錄；
◎一個軟件程序或者電子記事本中的詳細目錄，比如Outlook軟件中的任務模塊或者一個掌上電腦中的清單功能。
一張有標題的紙可以當做：“收集籃”、“將來某時/也許清單”、“待辦事項清單”。而“項目清單”則一般用文件夾將與這個項目相關的資料保存在一起。”
“哦，明白了。”小強很滿意地說。
組織：將分類的衣物重新儲存
“讓我們重新整理一下思路：
◎我們有一個收集籃，裏麵寫滿了“材料”。
◎我們有三個清單，分別是“將來某時/也許清單”、“待辦事項清單”、“項目清單”。
接下來怎麽做呢？“組織”環節示例
1.從收集籃拿出排在第一項的“材料”：“聯係供貨商，周一會將支票送去”，我們分析一下，哦，原來是2分鍾任務，立即去做。
2.打完那個電話之後繼續回到我們的收集籃，拿出第二項“材料”：“給研發部小王提供新版本軟件的用戶使用報告”，我們分析一下，哦，原來是委派事項，立即寫入我們的“待辦事項清單”。
3.再拿出第三項“材料”：“檢查郵箱”，哦，這是一個不折不扣的待辦事項，立即寫入“待辦事項清單”。
4.拿出第四項“材料”：“周五之前拿出新產品的銷售策略”，天，這是一個複雜的項目，立即寫入“項目清單”
5.拿出第五項“材料”：“哪天有空去打羽毛球？”，立即寫入“將來某時/也許清單”。
6.拿出第六項“材料”：“上個月市場推廣費用明細報表”，這是一份資料，立刻放到文件櫃的適當位置。
就這樣，2分鍾不到的時間，我們已經擁有了四張清單，因為這四張清單的功能不同，所以選用的工具、存放的位置都不一樣：
◎收集籃：這個清單我們是要做到每日清空的，因此使用可以很方便撕掉的便利貼或者小記事本都是非常不錯的。收集籃一般擺在右手邊方便的位置，比如我一般就擺在鼠標墊的旁邊，隨時可以做記錄。