第11章 讓種子發芽 (7)
◎將來某時/也許清單：這個清單我使用的是像一本32開書那麽大的記事本，因為這個清單上的內容可能要很長時間才會執行，因此在一天工作結束之後，我會把它放在我右手邊的抽屜裏。
◎待辦事項清單：這個清單是指導日常工作的關鍵，你可以根據自己每天事務的多少選擇合適的本子，在每天工作的時候我會將它放在自己的左手邊，隨時可以在上麵記錄，當任務完成之後，也可以隨時從上麵劃銷。
◎項目清單：這個清單裏一般都是圍繞一個主題的多個任務的集合，所以我選擇的是A4紙那麽大的清單，因為我不僅要在上麵寫下項目的內容，如：“周五之前拿出新產品的銷售策略”，我還要在上麵進行項目的分解，將項目分解為若幹的“下一步行動”，如“針對產品做市場調研”及“調查相同定位產品的銷售策略”。我會將項目名稱寫在待辦事項清單裏，當我需要處理待辦事項中的這個項目時，我會打開這個項目專門的文件夾，裏麵有和這個項目相關的所有資料，當然，項目清單就夾在第一頁。
這樣一來，我們的清單係統看起來應該是個“3+1”的組合。”
“3+1”清單係統
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周五之前拿出新產品的銷售策略
哪天有空去打羽毛球？
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將來某時/也許
哪天有空去打羽毛球？
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××××××××××待辦事項
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×××××××項目：新產品銷售策略
1.1針對產品做市場調研
1.2調查相同定位產品的銷售策略
1.3銷售策劃組開會討論
1.4編寫銷售策略報告
2.1×××××××××××××××
2.2××××××××
“這樣的“3+1”組合就構成了我們工作中的清單係統。如果你有使用日程表的習慣，可以將那些有確定時間的任務安排到你的日程表裏。不過我的這個“衣櫃整理法”主要針對的是工作，所以你每天早晨到公司，瀏覽一下你的“3+1”清單即可對當天的日程有一個清晰的把握。
從明天起，你就可以按照我說的進行練習，當你遇到問題的時候，再來找我，到時我們再做深入的交流。怎麽樣？”
回顧：對衣物做到心中有數
“嗯……經過你這樣的整理和分析，我覺得思路一下子清晰了，你舉的例子很豐富，方法也很實用。還想問一下，當我做事有了條理之後，就不會有壓力了，對嗎？”小強問。
“是的，焦慮是由於缺乏控製力，組織管理、準備和行動不足所造成的。不過，“衣櫃整理法”到了這一步還沒有結束，良好的收集習慣加上“3+1”清單係統，基本上已經可以解決你日常工作上的忙碌問題，但是要解決盲目的問題，我們還需要做到對任務進行回顧。”
“為什麽要進行回顧呢？我能將手頭的事情處理好就可以了，不是嗎？”小強有些不理解地問。
“對你的清單進行回顧至少有下麵三個好處：回顧清單的三個好處
1.讓靈感應運而生：如果你從事的是機械工作，則不在這個討論範圍內，比如說你的工作是鋤草，你可以邊幹活，邊思考，不過那樣的工作很容易被機器取代。我們的日常工作總是和各種各樣的人或事打交道，在不同的任務之間頻繁切換，這種情況下我們的靈感是不會出現的。尋找靈感就像釣魚，在一個很吵鬧的環境中魚是不會上鉤的，隻有當你的心保持“心如止水”的境界，靈感才會咬鉤。在我們做周回顧的時候恰恰是這樣一種狀態，對所有的一切都了如指掌，對所有的一切都做了充足的準備。
2.站在3萬英尺的高度去看待問題：我們不應該隻看到腳下的路，那隻有1平方米，我們要去選擇道路，才能走得更遠。讓別人拿著時鍾工作吧，你帶著指南針！通過對自己一周工作的重新審視，向自己發問：到底哪些事有利於我更好地接近目標？今後遇到類似的事情應該如何取舍？當我們站在一個新的高度去看待現在的人和事，你會有前所未有的發現。
3.孵化和修剪你的任務及目標：如果你不做回顧的話，我們的“將來某時/也許”清單會越來越龐大，事情會一件一件地堆在那裏。因此我們必須要對這個清單進行“修剪”和“孵化”處理，不論是將那些我們已經不感興趣的事情從清單中劃掉，還是將時機成熟的事情從清單裏挑出來做進一步的思考，都將有利於我們保持清晰有序的頭腦。
當我們知道了為什麽要進行回顧之後，選擇一個恰當的回顧時間也是非常重要的。雖然各人情況不一樣，但是我還是要向你推薦下麵兩個時間段：
什麽時候回顧清單？
◎每天工作第一眼：我會把自己的清單固定在目光所及的位置，或者是放在抽屜裏，或者是夾在文件夾裏。總之我是絕對不會把自己的工作清單帶回家的。當我把清單放在辦公室的同時，把工作的情緒也放在了那裏，因此我每天到公司的第一件事就是看一眼所有的工作清單，就像穿上盔甲一樣準備戰鬥。
◎每周定期做回顧：我養成了一個定期回顧清單，以及重新審視自己的習慣，強烈建議你也這樣做，你可以根據自己的實際情況來安排時間，但是一定要保證每周回顧一次。
接下來讓我們看看如何進行周回顧：
如何進行每周回顧
1.回顧你的將來某時/也許清單：看看這個清單裏有沒有可以行動的項目，比如說：想去青海旅遊，最近是不是剛好有帶薪年假？那就把它從“將來某時/也許”清單裏拽出來吧，放到你的“項目清單”裏，畢竟需要好好做計劃，所以應該把它當做一個項目去執行。同樣的道理，“將來某時/也許”清單裏還有“去拜訪一次李老師”，本來是想要在李老師生病的時候探望一下，結果幾個星期過去了都沒去成，所以這一條就在清單裏劃掉吧。
2.回顧你的項目清單：把項目清單拿出來好好地看一看，自己下一步應該做些什麽？現在項目的完成度是多少？項目要取得什麽樣的成果？在項目的分解、人員分配、成本消耗、市場策略方麵有沒有什麽需要修正的地方？或許你會發現你遺漏了什麽，或是有了什麽新的想法，都應該在回顧的時候添加進去。
3.回顧你的待辦事項：有沒有你已經做過還沒來得及劃銷的任務？你上周都做了哪些事？下周還要做哪些事情？清單上的那些待辦事項是否在特定的時間執行？是否可以寫入日程表？
4.重新審視自己的目標：我會將自己的目標納入回顧係統，通常這樣的目標需要1年以上的時間才有可能達成，比如：健康的目標，每天早晨早起鍛煉；財富的目標，3年內年薪超過20萬；事業的目標，我要爭取項目主管的位置，等等。當我每次回顧自己的目標時，心中都會加深一次目標的影像，都會燃起鬥誌，都會尋找方法，都會堅定信心。
行動：選擇最佳方案
最後我想和你分享一下DavidAllen提出的“六個高度”對我的工作帶來了多大的幫助。DavidAllen提出我們的工作和人生是可以劃分成六個高度去進行檢視和規劃的，它們分別是：
六個高度的人生規劃
1.原則（五萬英尺）：你首先必須要找個時間好好地思考一下自己的價值觀、原則和目標，這是你工作的靈魂所在。如果你以前沒有思考過這些，建議你現在就開始思考。我可以和你分享一下我的原則：工作是謀求更好生活的途徑，追求無壓、流暢、高效的工作。
2.願景（四萬英尺）：這裏麵包含3—5年的工作目標，可以是職位的，也可以是組織能力、協調能力等。在這個層麵你需要問自己：
◎我的目標是什麽？
◎哪些人已經達到了我這個目標？
◎他們是如何達成的？
◎達到這個目標之後我的工作和生活會是怎樣的？
這樣一來我們就給自己構建了一幅圖畫，當我不斷地回顧這幅圖的時候，我要完成這些目標的願望也就愈加強烈。比如說我現在的願景是這樣的：
◎我的目標是能夠拿到30萬的年薪，這樣可以給我的家庭更好的生活。
◎王總已經達到了這個目標。
◎他具有廣泛的人脈、很強的組織協調能力以及對未來趨勢的判斷。
◎達到這個目標之後我會去歐洲度假，我會買一所大房子，我會為孩子提供更好的教育環境。
我將一架飛機模型、一張大房子的照片、一幅孩子的照片擺在我的工作桌上，時刻提醒我工作的意義。
3.目標（三萬英尺）：目標是比願景更細化的東西，通常在一年內就可以有一個階段性的成果。比如說我現在的目標就是：
◎每周通過參加商務聚會來擴展自己的人脈，主動給朋友們打電話來鞏固自己的人脈。
◎參加管理學的培訓課程或者是參加MBA學習來提高自己的綜合能力。
◎每天堅持閱讀40分鍾，來擴充自己的知識麵，並且更深層次地研究自己所在的專屬領域。
4.責任範圍（兩萬英尺）：工作上的角色，如銷售、管理、產品開發等；生活中的角色，如家庭、個人財務、精神層麵等。要把每一個角色扮演好，就需要執行一些任務，以拉近現實和期望的距離。比如在這個層麵我會拿出我負責的項目和產品，看看他們的開發、銷售、管理是否還有提升的可能性，因為畢竟要把自己責任範圍內的事情做得漂亮，才有可能升職或者有其他進一步的發展。
5.任務（一萬英尺）：所有需要一步以上完成的事情都是一個任務，雖然我們已經有了一個“自上而下”的目標係統，但是我們仍然要將注意力放在眼前的一個個任務上。比如“新產品的營銷策略”等。
6.下一步行動（跑道）：這是最為細枝末節的事件，我們要將他們全部放進我們的清單，然後一一消滅。誰更關注細節，誰就能獲得更大的成功。剛開始我們都在同一個跑道裏麵繞圈，但是最終隻有職業規劃清晰的人，才會駕車進入快車道，直奔目標而去。”
“那麽，說到底，你到底是“自上而下”工作的？還是“自下而上”工作的？”小強問。
“我會利用一個月的時間去思考自己的未來發展，然後製定一個“自上而下”的職業規劃；當這個規劃確定之後，我會“自下而上”地搞定自己的工作，並且在工作的過程中隨時修訂自己的規劃，這是我的工作方式。”
“哦……這樣就可以做到忙碌但是不盲目了。”小強若有所思地說。
“回到我們“選擇最佳方案”的話題上來，我們在選擇究竟執行哪一個“下一步行動”的時候，通常會根據四重標準進行：選擇“下一步行動”的四重標準
◎重要性：決策行動的下一個標準就是相對重要性，即在所有剩餘的這些選擇中，對我來說，哪一項最重要？這個問題我們在一開始的時候就解決了，還記得嗎？職業價值觀？四象限？
◎環境：我們的工作雖然是五花八門的，但還是可以分類整理的，比如，你可以將你的工作分為：打電話、計算機旁、外出辦理等，當你必須要打一個電話的時候，可以考慮將所有需要電話解決的事情一並處理。“計算機旁”、“外出處理”也是一樣，利用環境將一類事情集中處理，是可以大大提高我們的工作效率的。
◎時間：時間是決定行動的關鍵因素。我們都不希望自己的工作被打斷，因此我們必須考慮現在到底有多長時間可以用來處理手頭的事情。有人說時間管理專家都非常善於利用生活中的“時間片”，他們能夠在3—5分鍾內迅速完成一項任務，這種能力是需要我們不斷磨練才能掌握的。
◎精力：人的精力總是有限的，我們不能強迫自己在看了2個小時報表之後再去製定銷售策略，我們應該保持自己的節奏，將煩瑣的、難度大的任務用簡單的任務連接起來，這樣能有效防止疲勞，也有利於集中精力。”
“衣櫃整理法果然厲害啊，聽了半天，感覺還是比較深奧的，我能學會嗎？”小強問。
“當然可以，不如這樣吧，我給你畫出一張流程圖，你將它製作成卡片固定在你的辦公桌上，幫助你隨時領會和掌握這套方法。當然，如果你有優化的建議，咱倆可以一起探討，嗬嗬。”
“能那樣就太好了，我先以咖啡代酒敬你一杯了！”小強興奮地說。
“衣櫃整理法”流程圖