第8章 讓種子發芽 (4)
查爾斯史瓦在半世紀前擔任伯利恒鋼鐵公司總裁期間，曾經向管理顧問李愛菲提出一個問題：“請告訴我如何能在辦公時間內做妥更多的事，我將支付給你任意的顧問費。”李愛菲於是遞了一張紙給他，並對他說：“寫下你明天必須做的最重要的各項工作，先從最重要的那一項工作做起，並持續地做下去，直到完成該項工作為止。重新檢查你的辦事次序，然後著手進行第二項重要的工作。即使任何一項著手進行的工作花掉你整天的時間，也不用擔心。隻要手中的工作是最重要的，就堅持做下去。假如按這種方法你無法完成全部的重要工作，那麽即使運用任何其他方法，你也同樣無法完成它們；而且倘若不借助某一件事優先的次序，你可能甚至連哪一種工作最為重要都不清楚。將上述的一切變成你每一個工作日裏的習慣。當這個建議對你生效時，把它提供給你的部屬采用。”
數星期後，史瓦寄了一張麵額兩萬五千美元的支票給李愛菲，並附言說李愛菲確實已為他上了十分珍貴的一課。伯利恒鋼鐵公司後來躍升為世界上最大的獨立鋼鐵製造者，據說也是受益於李愛菲的那數句真言。
小強，告訴我，從這個故事裏你又得到了什麽啟示？”
“老付，這不都是你教過我的東西麽？！”小強興奮地說。
“嗬嗬，是啊，寫下第二象限優先級最高的事，然後像巴菲特那樣堅信自己的長期投資，隻要認為這是有價值的，就集中精力去做；當你集中精力做完這件事以後，再去做下一件。不過，其實這個故事給我最大的啟示是最後那一句：“將上述的一切變成你每一個工作日裏的習慣。當這個建議對你生效時，把它提供給你的部屬采用。”時間管理並不是你個人的事情，我們每天幾乎100%的幹擾都是來自於同事、上司。可以想象一下，每天與同事、上司的接觸就像是搭積木，你是一個方塊，而別人都是三角形，這樣的積木能搭多高？能緊緊結合在一起嗎？不能！除非你和同事都是方塊，或者都是三角形，才能夠產生合力，緊緊地聯係在一起，做到合作無間。這應該是時間管理的最高境界了。”
“那說到底，腦袋裏隻裝一件事到底有什麽好處呢？”小強問。
“腦袋裏隻裝一件事，也就是一時一事。至少有這麽幾個好處：
“腦袋裏隻裝一件事”的好處
1.專注。當我們集中注意力於某一件事的時候，我們會放下和忘記其他的事情，同時大腦會努力搜索和當前這件事相關的任何信息，這將大大提高我們的創造力。
2.成就感。我一般都會把自己每天要做的事情寫在一張紙上，標上優先級，然後選擇一個自己感興趣的，或者已經準備得比較充分的來做。做完一件，在紙上劃掉一件，做完一件，劃掉一件……這樣我總是能保持一個旺盛的鬥誌，因為我親眼看著我的任務在一件一件地被消滅，我在不斷地接近成功。傷其九指不如斷其一指，與其每件事都做到一半，不如將每件事情完全做完，這樣做起事來更開心，更有成就感。
3.擺脫壓力。壓力都是自己給自己的，我們的壓力來自於我們知道可能還有10件事在等著我們去做。那能不能想象一下，如果有個盒子，能讓我們把所有的雜事都從腦袋裏取出來放到盒子裏麵，然後每次從盒子裏取出一件事，放到腦袋裏去處理，做完之後，扔掉。然後拿出第二件事情，放到腦袋裏處理，做完之後，扔掉。在這樣的情況下，你還會有那麽大的壓力嗎？
4.更好的結果。相信大家都有這樣的體驗：當我們集中精力去做一件事情的時候就會覺得思維很活躍，因為腦電波在沒有受到幹擾的時候，可以很清晰、很有邏輯地去思考。所以，當我們排除了幹擾，腦袋裏隻剩下一件事的時候，我們會有更好的邏輯思維和創造力，這樣我們不難得到更好的結果。”
“哇，放入盒子，清空大腦，取出一件事，處理，扔掉，再取出下一件事……多愜意的工作方式啊，真希望能早點學會這個本領！不過，老付，我應該取出哪一件事放在腦袋裏呢？”
腦袋裏隻裝哪一件事？
“嗬嗬，這個問題問得好，腦袋裏隻裝哪一件事呢？我認為應該是“下一步行動”。”
“什麽是“下一步行動”？”小強問。
“你前麵說過，麵對“製作產品銷售策略”這樣一個第二象限的重要任務你手足無措，是吧？那你分析過原因嗎？”
“原因？嗯……我想，大概是因為我沒有製作這樣一個銷售策略的經驗吧。”
“我覺得不應該是這樣，我們一起討論過這個策略很多遍，並且我也給了你一個範本，你應該可以很輕鬆地寫下來。我能分析一下你當時的心理活動嗎？”老付向小強投去詢問的目光。
小強聳聳肩，算是許可了。
“擺好咖啡，打開電腦，先想想要幹什麽事。哦，對了，是製作銷售策略。嗯，該怎麽寫呢……到底該怎麽寫呢……老付那裏有一些資料，也不知道是否用得上，要不然在網上搜搜有沒有什麽用得上的。哦，差點忘了，今天早晨有火箭的比賽啊，打開文字轉播看看比分吧……這個銷售策略也夠難寫的，從哪裏開始寫呢……糟糕，40分鍾都過去了，還一個字都沒動呢，我的效率怎麽這麽低呢！我以後一定要想辦法提高自己的效率……小王上線了，問問他關於昨天產品跟蹤的事情吧……”老付邊模仿著邊說。
（造成你手足無措、效率低下、抗幹擾能力差的原因之一就是你把“項目”當成了“行動”。）
“老付，你不是在我桌上安了監視器吧？”小強簡直驚呆了，瞪圓了眼睛看著老付。
“嗬嗬，造成你手足無措、效率低下、抗幹擾能力差的原因之一就是你把“項目”當成了“行動”！什麽是項目？像“製作產品銷售策略”就是一個項目，為什麽說它是項目？就是因為它並不是一個單一的行動，而是由若幹個單一的行動所組成的，就像線是由點組成的，麵是由線組成的，體是由麵組成的一樣。那什麽是行動呢？行動就是可執行的步驟。“製作產品銷售策略”是個項目，而“找到產品的品牌定義”、“找出產品特色”、“用swot分析法進行簡單的分析”這就是單獨的行動。
項目與行動
項目行動
製作產品銷售策略找到產品的品牌定義
找出產品特色
用swot分析法進行簡單的分析
列出文檔大綱
你可以自己去體驗一下，當你去思考“如何製作產品銷售策略”的時候，就會比較迷茫，感覺千頭萬緒，注意力始終集中不起來；但是當你思考的問題是“找到產品的品牌定義”的時候，你會立刻從你的資料庫中尋找這個問題的答案。我說得對嗎？”
“很有道理！”
“那咱們一起來做幾道題，看看你能否分辨出什麽是項目，什麽是行動。”
以下10項，哪些屬於“項目”，哪些屬於“行動”？
1.去挑選一支魚竿
2.計劃周末旅行
3.製作家庭理財計劃
4.準備周一會議
5.自己建立一個博客
6.建立研發小組獎懲製度
7.學習時間管理
8.在家裏開party
9.準備研究生考試
10.談判
（答案將在後麵揭曉，看看你能答對幾道，嗬嗬。）
老付沒有立刻去看小強的答案，而是繼續往下說道：“我們剛剛明確“行動”的定義，那麽什麽又是“下一步行動”呢？它的定義是：任何已經確定的、需要2分鍾以上才能解決的下一個單一行動。
我每接手一個項目或者每當從第二象限取出一個項目的時候，我總會問自己一個問題：“下一步行動是什麽？”為了解答這個問題，我會在紙上先將項目分解成若幹“行動”，然後去找到“下一步行動”，然後去執行它。執行完以後，再去找下一個“下一步行動”，就這樣，整個項目就在“下一步行動”的驅動下順利完成了。我強烈建議你養成這個習慣：任何時候都問自己“下一步行動是什麽？”要知道，任何複雜的項目都是由簡單的“下一步行動”組成的，就像一個很大的毛線球，隻要你找到它的線頭，順著線頭，總會把毛線理順的。可以這樣說，“下一步行動”驅動著你的生活。”
“你就是靠這個力量一點一點地完成了那麽多枯燥、複雜的任務？？”小強問。
（任何複雜的項目都是由簡單的“下一步行動”組成的。）
“是的，這就是我的秘訣，也是我的力量源泉。其實我和你一樣，看到那些項目就頭大，不過我善於將他們化整為零，這樣就可以分段實現大目標了。”老付笑著說。
如何找到“下一步行動”？
“老付，那我將“找到產品的品牌定義”當做“下一步行動”可以嗎？”小強問。
“不行，它隻是一個普通的行動，雖然具有可執行性，但是還不是“單一行動”。找出“下一步行動”是有秘訣的：
找出“下一步行動”的秘訣
秘訣一：動詞開頭。一個好的“下一步行動”應該是以動詞開頭的，比如“打電話給某某”、“準備會議資料”、“回複E-mail”，等等。以動詞開頭才能保證它具有可執行性。如果在你的行動清單上寫著“電話”、“資料”、“E-mail”，我想你一定會把它們放到一邊置之不理的。
秘訣二：內容清晰。比如“準備會議資料”，雖然是動詞開頭，但是描述得不是很清晰，“需要準備哪些資料”、“幾點開會”、“會議上要提出什麽問題”，等等，這些東西還需要我們在行動之前一一落實。所以說，這樣的“下一步行動”是失敗的。我們應該盡量給大腦一個清晰的信號，避免大腦自己“擅自加工”。大腦“擅自加工”的結果就是相關、不相關的信息一股腦兒揉在一起。
秘訣三：描述結果。比如“早晨9點帶著做好的計劃書在會議室開會討論營銷計劃”，這已經算是一個不錯的“下一步行動”了，但是我一直強調對結果描述的重要性，也就是說，我們要在任務開始之前就對想要的結果進行描述，描述得越清晰，產生的能量就越大。如果你在這段話的後麵加上“說服與會者認同我的營銷方案”，那會是什麽效果呢？
秘訣四：設定開始時間、周期、最後期限。在設定了這三個和時間有關的屬性之後，你就可以更加合理地安排自己的時間，把握行動的進度，照顧別人的時間。比如，會議的時間是“9點開始，需要2小時”，那麽你就可以做到在9點之前把自己的雜事都處理好，並且在9點到11點這個時段不再安排其他事情；與會的其他人，也可以根據這一點合理地規劃自己的時間。我自從提倡會前明確會議時間之後，咱們這裏會議的效率提高了很多，嗬嗬。
還有最重要的一點，小強，你一定要切記。“下一步行動”是神聖的，它們都必須被完成，而且要力爭一次做到最好。如果你為此有壓力或者產生恐懼感，那麽你是在懷疑你的執行力。如果這樣的話，有3個解決方法：
1.設定目標，或者設定獎勵。比如完成“下一步行動”是為了獲得更多的收入。
2.如果不能全部完成，那就完成你能完成的部分吧，此時建立起信心更重要。
3.找出最大的石頭，搬走它。瀏覽一下你的“下一步行動”，找出你認為最難完成的一件事，盡最大的努力去完成，之後，其他的事情就不在話下了。”
“四個秘訣已經傳授完了，還不知道你前麵關於“什麽是項目，什麽是行動”的答案呢。”老付拿起剛才那張紙對小強說。
“嗯……按照你這個標準，好像每一個都不符合啊。”
“Bingo！答對。它們沒有一個是可以行動的步驟。”老付打了一個響指說。
“老付好陰險啊，來這一招，嗬嗬。”小強捶了老付一拳。
“嗬嗬，沒辦法，要打破常規思維嘛，不喜歡做判斷題的話，那咱們再來做一道填空題。你能不能寫出下麵這些項目的“下一步行動”是什麽？”
填寫“下一步行動”
項目下一步行動
去挑選一支魚竿周六早晨9點上網查找關於選購魚竿的資料
計劃周末旅行
準備周一會議
自己建立一個博客
建立研發小組獎懲製度
學習時間管理
在家裏開party
準備研究生考試
談判
“下一步行動”是如何工作的？
“我已經掌握了“下一步行動”的四個秘訣。老付，你能不能和我分享一下，你是如何利用“下一步行動”進行工作的？我想知道你平時的工作流程是什麽，可以嗎？”
“當然可以，我把自己利用“下一步行動”建立起來的事務處理流程和你分享一下。拿一張紙過來，我在上麵畫出流程圖，咱們一起研究一下。”
老付的事務處理流程圖