第6章 讓種子發芽 (2)
應用“猴子法則”走出第三象限
“是的，猴子法則。比爾翁肯(BillOncken)曾經提出一個理論，叫“背上的猴子”。翁肯教授有一次偶然發現，自己在忙於加班的時候，部屬竟然在悠哉遊哉地打高爾夫。這讓他突然領悟到，主管人員之所以時間不夠用，一個很重要的原因在於沒有做好授權分責，將太多本該部屬去做的工作招攬到了自己身上，以至於永遠在苦苦追趕工作進度。
翁肯教授把那些工作比喻為活蹦亂跳、隨時可能跳到你身上的“猴子”，而把他那獨特的時間管理理論稱為“猴子管理藝術”。
試想一下這樣的情況：你在走道上碰到一位同事，他說：“我遇到麻煩了，能不能和你談談？”於是你開始關切地聽他講述。結果這個問題果然很麻煩，你聽了半個小時才弄清楚是怎麽回事，而且還沒法立刻給出建議，於是你說：“這個問題很複雜，我現在沒有時間和你討論，讓我仔細想想，回頭咱們再談談。”
讓我們用猴子理論來分析一下這個過程。首先，你和同事在走道上偶遇之前，誰的背上有猴子顯然，是同事的背上。猴子不在你的背上，你甚至不知道有這隻猴子存在。接著，你開始傾聽同事的講述，這時同事背上的猴子悄悄向你的背上跨過來一隻腳。然後，聽完同事的講述，你表示要仔細想想再和同事討論。這時，猴子便完全轉移到了你背上。你接過了同事背上的猴子，而同事則變成了監督者。此後，他會不時跑來問你：“那件事你考慮得怎麽樣了？”“我們什麽時候再談談？”……
我們雖然應該幫助遇到困難的同事，但是也應該避免這樣的情況：讓他們把你當做他們自己猴子的收容站，你收的愈多，他們給的愈多，到最後你被堆積如山的別人的問題所困擾，甚至沒有時間照顧自己的“猴子”。你將一些並非自己職責的事情做得很有效率，可這值得你沾沾自喜嗎？你自己的事情完成得怎麽樣呢？
如果你能讓別人去撫養他們自己的猴子，他們就能真正地管理自己的工作，你也就有足夠的時間去處理自己的事情。
這就是猴子法則。”
“噢——，聽起來很有意思，也很有道理哎。”小強若有所悟地說。
“我們來做一個練習，看看你能否順利地甩掉自己身上的猴子。”老付說著拿出一張紙在上麵寫了幾個問題。
猴子法則練習題
老板問：關於水利係統軟件的那個項目，想和你談一談。
你回答：______________________________________________
部屬問：我們怎麽解決項目預算超支的問題？
你回答：______________________________________________
同事問：我什麽時候能拿到這個軟件的操作說明書？
你回答：______________________________________________
老婆問：明天下午能否和我一起逛街？
你回答：______________________________________________
朋友問：這周六咱們一起去打羽毛球吧？
你回答：______________________________________________
父母問：家裏的空調壞了，換一個新的吧？
你回答：______________________________________________
“這些問題沒有標準的答案隻有答案的標準，這個標準是：甩掉自己身上的猴子，或者將猴子放回到他的主人身上。”老付寫完後說。
“這一招太強了！我經常都是猴子飼養員。現在，我來試試甩掉身上的猴子。”小強說完埋頭寫了起來。
小強的答案
老板問：關於水利係統軟件的那個項目，想和你談一談。
你回答：好的老板，不過能否請你先發給我一份關於水利係統軟件的資料？
部屬問：我們怎麽解決項目預算超支的問題？
你回答：你有什麽想法？能不能先請你做一個刪減成本的計劃案？
同事問：我什麽時候能拿到這個軟件的操作說明書？
你回答：我已經讓××去做了，他會直接發給你。
老婆問：明天下午能否和我一起逛街？
你回答：老婆，下個月結婚紀念日的時候我陪你逛一整天，好嗎？
朋友問：這周六咱們一起去打羽毛球吧？
你回答：好啊，到時候你給我打電話，有時間我一定去。
父母問：家裏的空調壞了，換一個新的吧？
你回答：行啊，你們選好喜歡的品牌和款式，到時候我去買。
“真不敢相信，光這樣紙上談兵我都感覺到身上的壓力減輕了。我想，有了這個絕招，我一定可以走出第三象限的陷阱。”小強高興地說。
“你答得很不錯，看來你差不多已經掌握了“猴子法則”了，這樣你一定可以走出第三象限。”老付讚許地說。
第二象限工作法
“好的，小強，當我們走出了第三象限之後，需要考慮的下一個問題是：如何走入第二象限？第二象限工作法是四象限的核心和最終目的，此前我們已經達成了幾點共識：
四象限法小結
◎我們根據自己的職業價值觀評估某件事務的重要程度。
◎我們根據事務的截止日期判斷事務的緊迫程度。
◎我們應將自己所有的日常事務放到四象限中分析。
◎我們對四個象限內的事務有不同的處理方法和原則。
◎我們應該將自己的主要精力集中在解決第二象限內的事務。
◎我們平時經常製定的工作計劃和工作目標都是相對於第二象限來說的
“第二象限工作法”顧名思義，就是我們要緊緊圍繞第二象限開展我們的工作。關於這一點，我不想說太多了，我們還是務實一點，修煉自己在第二象限工作的能力。
首先，我們既然打算將自己的精力投資在第二象限，那麽如何做到這一點呢？我們可以對第二象限的事務進行目標描述和任務分解。拿前麵的例子來說，重要但是不緊急的事務有：
◎對產品進行全麵測試。
◎編寫產品銷售策略。
◎歸檔自己的所有重要文件。
接下來我們對這些事務進行任務的分解和目標的描述：
目標描述和任務分解示例
項目任務目標計劃時間負責人是否
達成
對產品進行
全麵測試開會研討測試策略在測試方案上達成一致2天小強
編寫測試大綱完成對產品進行完整測試的計劃3小時Kevin
測試按照計劃進行測試1天小強
填寫測試報告形成測試報告，遞交項目主管2小時Jin
編寫產品銷售策略針對產品做市場調研了解目標客戶對產品的反應2天John
調查相同定位產品的銷售策略了解主要競爭對手的銷售策略和效果2天Sean
銷售策劃組開會討論製定自己的銷售策略1天Fancy
編寫銷售策略報告遞交公司主管審閱，聽取意見4小時徐磊
歸檔重要文件製定文件歸檔方法找出效率最高的歸檔方式1小時小強
收集所需材料找到足夠多的文件夾、標簽紙等。1小時小強
歸檔將重要文件按照一定的歸檔方式整理2小時小強
這樣做有下麵幾個好處：
進行目標描述和任務分解的好處
◎迫使我們將精力花在第二象限，這在一開始是非常重要的。
◎有利於將一個項目做細，做的有計劃，時刻知道你下一步該做什麽。
◎明確任務完成的標準，當達到標準的時候就可以放下你的心頭大石，減輕你的壓力。
◎有了工作時間的約束，你可以明確地知道該任務是否造成了拖延，原因是什麽，如何去避免。
簡單地講，就是消除時間管理的三大殺手——拖延、猶豫不決、目標不明確對工作的影響。”
“時間管理的三大殺手，我趕緊寫下來，我要時刻提醒自己，一定要戰勝這三大殺手。”小強憤憤地說。
（拖延、猶豫不決、目標不明確是時間管理的三大殺手。）
“Ok，做了簡單的任務分解和目標描述之後還不夠，我們還需要通過一個表格來證明你確實已經將自己的精力放在了解決第二象限的事務上。小強，請你在一個月內，堅持填寫這份“四象限工作跟蹤表”。”
四象限工作跟蹤表
日期第幾象限任務名稱消耗時間
“如果你能按照我的要求去做，應該在一月之內你就會發現，你每天的時間大部分都投資到了第二象限，從而完成了工作重心從第三象限到第二象限的轉移，與此同時工作也將漸漸走上正軌。到那時，你應該就已經完全掌握了“第二象限工作法”。看吧，其實不像傳說中的那麽難。”
“嗯，有老付的指點，當然不是那麽難了。我一定認真練習，早日煉成“九陽真經”！”
二、把時間看成一種投資（從股票到時間的談話）
時間就是金錢，時間就是生命——
富蘭克林【美】
“還在關注你的股票？”周一的早晨，老付看到小強滿屏幕的紅色和綠色，於是問他。
“哦，不好意思，老付，今天早晨的走勢非常關鍵，所以……不好意思啊。”小強為自己上班時間看股票而臉紅。
“沒關係，其實我倒不是很在意你在上班時間看股票，隻是覺得那沒有什麽意義。我們應該做的是價值投資，長期看好某個產業或者企業，才是理性的投資之道。如果你每天去看，就等於每天都要做一次“買”或者“賣”的權衡，換句話說，你每天都有可能做出一個讓你投資失敗的決定。”
“看來老付同誌對投資股票也有一定的研究？”
“略懂，嗬嗬。其實我懂的並不是投資股票，而是投資本身的原則。就像我前麵說過的我們要投資第二象限一樣，時間管理也是一種投資，當然，時間這項資本有它自己的一些特性。”
“什麽特性？”
“比如：時間的特性
◎供給毫無彈性：時間的供給量是固定不變的，在任何情況下都不會增加，也不會減少，每天都是24小時。
◎無法蓄積：時間無法像人力、財力、物力和技術那樣被積蓄儲藏。不論願不願意，我們都必須消費時間。
◎無法取代：任何一項活動都有賴於時間的堆砌，這就是說，時間是任何活動所不可缺少的基本資源。因此，時間是無法取代的。
◎無法失而複得：時間無法像物品一樣失而複得。它一旦喪失，就會永遠喪失。花費了金錢，尚可賺回，但要是揮霍了時間，任何人都無力挽回。
要想做投資，首先就要了解自己手頭到底有多少資本，如果你有興趣的話，我們可以一起計算一下時間資本以及單位時間價值。來，到我辦公室來吧。”
“好嘞！”小強高興地答應了。
時間資本及單位時間價值的計算
“啪！”老付進辦公室的時候把辦公室門口掛的一塊綠色的牌子翻了個麵，變成了黃色。
“咦？這是什麽意思？”小強不解地問。
“哦，每當我需要一個“不被打擾的時間”時，就會把這個牌子翻成黃色，這樣秘書就不會進來打擾我們了。來，隨便坐。”老付邊說邊坐到了沙發上。
“原來是這樣啊，“不被打擾的時間”？挺有意思的。改天有空聊聊，不過我現在更關心的問題是，時間資本就是我至少還擁有多少時間，對嗎？”
“沒錯，“至少擁有”這個詞用得很恰當，因為誰也不知道自己能活多久，嗬嗬……不過既然我們一直在討論與工作技能相關的問題，那麽就以退休那天為截止日期，計算一下我們的時間資本。麻煩你拿一下筆、紙。”
“好的！”小強趕緊拿過筆、紙，展開在茶幾上。
“你打算什麽時候退休？”
“嗯，不幸的話，60歲吧。”
“現在的年齡？”
“29。”
“你先看看這張表。”
個人時間資本分析表
退休年齡（A）60
現在年齡（B）
至退休尚有工作資本工作日工作資本（A－B）×251個工作日×8小時
休閑日工作資本（A－B）×114個休假日×2小時
至退休尚有休閑資本工作日休閑資本（A－B）×251個工作日×3小時
休閑日休閑資本（A－B）×114個休假日×12小時
“我們可以根據這張分析表來計算你能夠實際應用到工作中的時間資本。”
小強的時間資本計算
工作時間資本=工作日工作資本+休閑日工作資本
=（60－29）×251×8＋（60－29）×114×2
=69316小時
≈8年
“順便來計算一下你工作的這些年將要花在睡覺上的時間。”
睡覺時間資本=（60－29）×365天×8小時
=90520小時
≈10年