第5章 讓種子發芽 (1)
種子要發芽，需要種子的內在力量的努力。這個過程也許艱難，但一定要堅持下去。讓種子的生命力迸發，讓成長的過程持續下去！
你了解了自己的時間使用狀況，下定決心要學習時間管理，並找到了自己的職業價值觀。那麽現在，勇敢地開始時間管理的征程吧。
本章要向“老付”學習一些關鍵的時間管理方法，包括：
“四象限法則”——它可以幫助你判斷事情的輕重緩急，並告訴你如何做出有針對性的處理。
時間投資法——看看你有多少時間資本，怎樣讓這些時間資本創造最大的價值。
衣櫃整理法——這是時間管理的絕招，涉及時間管理的全部流程，將告訴你怎樣為繁雜的工作事務分類，怎樣將新的事務加入自己的工作清單並有效處理，等等。
一、傳說中的“四象限法則”（打通“任督二脈”之後）
我們可以很忙碌，但決不能有一點盲目——
佚名
老付終於出差回來了。那是一個萬裏無雲的下午，老付把玩著小強製作的精美的“價值觀卡片”說：“看得出你在這玩意兒上下了不少工夫，確實夠漂亮的。怎麽樣？已經一個多月了，你找到並確定好自己的價值觀了嗎？”
“當然了，看，都按照你說的寫在卡片上了。”小強得意地說。
“很好，那我們今天可以繼續討論傳說中的“四象限法則”了！”
“等等，老付，什麽是“四象限法則”？為什麽是“傳說中的”？我都聽暈了。”
“嗬嗬，說它是“傳說中的”，是因為我們身邊十個人裏有八個人都知道“四象限法則”，但是這八個人裏沒有一個能完全掌握並且很好地應用這個法則。”
“難道我是那兩個不幸者中的一個？老付，什麽是“四象限法則”啊？”
“沒關係，雖然你知道這個法則比別人晚，但是我可以保證你是比他們更早將這個法則應用到日常工作中的。嗬嗬，所謂“四象限法則”，是由著名管理學家史蒂芬科維(StephenR.Covey)提出的一個時間管理理論，把工作按照重要和緊急兩方麵的不同程度進行劃分，基本上可以分為四個象限：重要而且緊急、重要但不緊急、不重要但緊急、不重要而且不緊急。我在紙上畫給你看。”
時間管理四象限
我們平時遇到的所有事情都可以放到這四個象限裏進行研究，這其實是著名的“四象限分析法”在時間管理上的著名應用，嗬嗬。那麽為什麽80%的人在工作中都不能很好地應用這個理論呢？那是因為他們雖然有了這本“武林秘籍”，卻不知道要練此功必先打通任督二脈，所以才導致他們無功而返，甚至走火入魔。”
“那我的任督二脈打通了嗎？”小強迫不及待地追問。
“早已讓老朽打通了，嗬嗬。”老付捋著下巴上根本不存在的長胡子。
“所謂的“任督二脈”，指的就是如何評估一件事情的重要程度和如何得知一件事情的緊迫程度。還記得嗎？在我出差的那段時間裏我們一起找到了你的職業價值觀，那就是你評估一件事情重要程度的標準，而緊迫程度則是任務的時間底線。那80%的人之所以在應用這套理論的時候失敗，就是因為他們沒有很好地解決這兩個問題。那我想問問你，假設你現在把一天的工作都分門別類地放到了這四個象限裏，你會將自己的精力放在哪個象限上呢？”
“嗯，讓我想想，如果是我的話，我會將精力放在第一象限和第三象限上，因為他們都是最迫切需要解決的事情，是要立即去辦的。”小強略微思考後說。
（在一個錯誤的基礎上，做再多正確的事情都是沒用的。）
“這個答案值得商榷，大部分的低效管理者都選擇了和你一樣的答案。他們天天在處理火燒眉毛的事情，就像是救火隊員一般，那邊出事了，就趕緊跑過去應付；這邊出事了又立即趕回來處理。同時他們竟然還從這“忙碌”中產生了一種“成就感”，真是讓人啼笑皆非。這些事情是需要立即去辦的沒錯，但是他們並不值得你投入太多的精力和時間。要知道，在一個錯誤的基礎上，做再多正確的事情都是沒用的。讓我們來具體地分析一下四個象限吧。”
老付解釋“四象限”
第一象限：重要而且緊急。舉例：處理某媒體對公司的負麵報道、為孩子填報高考誌願等。這些事情必須馬上去做，否則後果將會非常嚴重。但是在你立即去做的同時你應該思考這樣一個問題：真的有那麽多重要而且緊急的事情嗎？
第二象限：重要但不緊急。舉例：編寫公司下季度的工作計劃、製定家庭的投資理財策略、參加心理谘詢師的培訓等。這些事情雖然看起來不緊急，但是我們可不能置之不理。如果你現在不重視它，它隨時都會發展成重要而且緊急的事情，比如說，你已經發現了兒童牙刷這個細分市場還沒有被競爭對手占領，但是你將製定針對這個市場的產品策略放在第二象限遲遲不處理，結果某一天你逛超市的時候發現，哇，競爭對手的兒童牙刷已經投放市場了。那麽這個時候，製定產品策略的事情就轉移到了第一象限，重要而且緊急。可見，對待這個象限的事情，即使沒有立即去做的必要，也至少要做一份時間計劃表。你可以思考這樣一個問題：如何避免更多的事情進入令人討厭的第一象限？
第三象限：不重要但緊急。舉例：辦公室裏的突然來電、臨時會議等。這個象限裏的開銷是相當可惜而且無奈的，忙了半天可能一點效果都沒有，包括你在內的很多人都會被假象所迷惑，認為“緊急”的就是“重要”的。其實“緊急”和“重要”一點關係都沒有。在這個象限，我們應該思考這個問題：我們如何盡量減少第三象限的事務？
第四象限：不重要而且不緊急。舉例：看無聊的電視節目、一個人閑逛等。這個象限裏的事情都是用來打發時間的，僅僅當做前三個象限的調劑的話還說得過去，如果過多地沉迷於這個象限，我們的價值就會大打折扣。在這個象限，我們應該思考這個問題：我們在工作中是否有必要進入這個象限？
改造你的任務清單
“前麵是我對四個象限的介紹，那現在，小強啊，請你把這周做的所有事情寫在這張白紙上。”
“好的，幸虧我每天都記錄下自己做的所有工作。”
小強寫下的清單
1.臨時的技術研討會
2.幫助同事解決他寫程序時遇到的技術難題
3.領導安排寫一個項目說明文檔
4.對產品進行全麵的測試
5.看《火影忍者》連載漫畫
6.若幹用於溝通的電話
7.編寫產品銷售策略
8.通過網絡收看NBA轉播
9.安撫憤怒的客戶
10.歸檔自己的所有重要文件
11.和領導一起去做產品推介會
12.給辦公室領A4打印紙
13.已發布的產品出現嚴重的BUG
“你覺得現在可以把它們放入四個象限嗎？”老付問。
“好像……有些困難，有點兒老虎吃天，無處下口的感覺。”
“是的，這也是幾乎所有人遇到的問題，所以，我們要先對你的清單進行改造。你需要給你的清單多加上幾個字段，他們分別是：重要程度，緊迫程度和優先級。具體的做法是：
改造清單的方法
◎先“輕重”，給所有任務以職業價值觀為標準標出“重要”或者“不重要”。
◎再“緩急”，給所有任務以截止日期為標準標出“緊急”或者“不緊急”。
◎最後按照自己的意願給所有的任務標出“高”“中”“低”三種優先級。”
改造後的小強清單
重要程度緊迫程度優先級
臨時的技術研討會不重要緊急高
幫助同事解決他寫程序時遇到的技術難題不重要緊急低
領導安排寫一個項目說明文檔不重要緊急中
對產品進行全麵測試重要不緊急高
看《火影忍者》連載漫畫不重要不緊急低
若幹用於溝通的電話不重要緊急中
編寫產品銷售策略重要不緊急高
通過網絡收看NBA轉播不重要不緊急中
安撫憤怒的客戶重要緊急高
歸檔自己的所有重要文件重要不緊急中
和領導一起去做產品推介會不重要緊急低
給辦公室領A4打印紙不重要緊急低
已發布的產品出現嚴重的BUG重要緊急高
將工作任務放入四個象限
“接下來你就可以將它們放入四象限了。”
“Ok，我們將一周的事務放入四象限以後可以很清楚地看到，你平時的工作主要集中在第三象限，這也是你平時工作忙碌但是盲目的原因。我們對待四個象限中的事務應該采取不同的態度和處理方法，我來和你分享一下我處理這些事務的原則：
老付處理四象限事務的原則
第一象限：沒什麽好說的了，立即去做！我們工作中的主要壓力就來自於第一象限，我們生活中的主要危機也來自於第一象限。第一象限就是一片雷區，我們進入這個象限的次數越少越好。其實第一象限80%的事務都來自於第二象限沒有被很好處理的事務，也就是說這個壓力和危機，是自己強加給自己的。舉個例子來說，你可能不得不花整整一天的時間去陪重要客戶逛街、吃飯、娛樂，就是因為你產品的BUG給客戶帶來了極大的麻煩，而你必須通過做這件重要而且緊急的事情去安撫客戶。
第二象限：有計劃去做！我們應該將時間投資於第二象限，不能因為它是不緊急的就不去處理。我們應該在第一時間對它進行任務分解，並且製定時間表；然後我們每次投入很少的時間，就可以完成一項龐大的任務，就像儲蓄一樣，每天投入1元錢，好像做不了什麽事，但是堅持一段時間之後，就可以做成大事。除此之外，將精力集中於第二象限的價值還體現在如果你第二象限的事務能很好地處理的話，會減少80%第一象限的事務。舉個例子來說，那天你正在仔細地對你的代碼進行測試，可是這時候女朋友非要拉著你逛大街，這嚴重地分散了你的注意力，打斷了你的思路，所以造成你沒有測試出產品BUG的後果。如果你能將陪你女朋友逛街這件事做很好的安排的話，那安撫客戶這種重要而且緊急的事情就不會出現了。
第三象限：交給別人去做！我們應該清楚地認識到，第三象限的事務是我們忙碌而且盲目的源頭。這個象限裏的事務最好能放權交給別人去做，或者通過委婉的拒絕減少這類事務的產生。舉個例子來說，嶽母打電話過來說想下午去逛逛街，這時候，你可以委婉地告訴她你確實想去陪她，可是今天剛好有個會議需要你主持；你可以立即聯係你的老婆，讓她去陪你嶽母逛街，而你通過做晚飯來補償她。這樣你在上班的時間段內就可以將精力集中在重要的工作上了。
第四象限：盡量別去做！這是一個用於緩衝調整的象限。當你疲憊的時候，可以通過做一些不重要而且不緊急的事情來調整一下心態和身體，但是你不能在這個象限裏投入自己太多的精力，否則你就是在浪費生命了。舉個不恰當的例子來說，當你因為工作的事情身心疲憊的時候，可以和老婆一起逛逛街或者去登山、下海等，但是如果你將自己的大部分精力放在陪老婆逛街、討老婆歡心上麵，那麽你將失去你的事業，也失去家庭穩定的基礎。”
終於輪到小強發言了，他說：“老付，你講的非常有道理，但是我有個問題不明白。”
“什麽問題？說來聽聽。”老付問。
“好像這個“四象限法”和你以前給我說的“時段工作法”相互矛盾啊，我到底應該用哪種方法呢？”
“這個問題問得好，嗬嗬。那你告訴我，你想練九陽真經啊，還是九陰真經？想從第一層練起呢還是直接練第九層？”
“嗯……其實九陰真經還是九陽真經都無所謂，隻要適合我練就行，我當然想直接練第九層，可是估計還得從第一層練起。”
“是啊，同樣的道理，時間管理方法也是一樣，最重要的是適合你，其實不管是“四象限法”還是“時段工作法”都可以大大提高你的工作效率。問題是，當初因為你對自己的價值觀以及時間管理都了解得不深，所以才向你推薦“時段工作法”。現在幫你打通了“任督二脈”，你就可以開始修煉“四象限法”了。更何況，以後還有更高級的時間管理功夫等著你去修煉，嗬嗬，加油吧！”
“哇，真是充滿期待啊！老付，我還有個問題，我現在經常不由自主地將主要精力放在了第三象限和第一象限。走出第一象限的方法你剛才提到了，就是集中精力處理好第二象限的事務。那麽，我該如何走出第三象限呢？”
“要走出第三象限，就得依靠“猴子法則”了。”
“猴子法則？？？”