第3章 尋找種子 (2)
沒有完成的原因是：1.上網聊天和上淘寶買衣服，占用了大部分時間。2.臨時開會，打亂了計劃。”
“哇，老付，我太崇拜你了！經你這麽一分析，我的思路感覺一下子就清晰了，今天算是體會到了什麽叫醍醐灌頂。”
“你先別得意，這隻是對今天活動的一個簡單記錄和分析，我們的目標是找到你每天的“高效時段”。”
“嗯，我確實有那樣的感覺。有的時候好像突然變得效率很高，像是擰緊了發條；有的時候又莫名其妙地很煩躁，什麽都不想做，什麽都做不進去。”
“時間黑洞是由時間塊聚集而成的，這有點兒像滾雪球，一點一點的雪聚集起來就形成了氣勢逼人的大雪球。或許你對寫報告時聊3分鍾QQ不以為然，但是我要告訴你，曾經有人做過這樣的實驗：當你的注意力被打斷之後，如果想要重新集中注意力至少需要15分鍾；如果你的思路被打斷的話，那麽你可能與iPod這樣的偉大創意擦肩而過。時間黑洞不僅將“無意義”的時間吞噬，還將“集中精力”的時間破壞。這樣吧，在找到你的高效時段之前，我先給你一些建議，可以幫助你盡量避開時間黑洞。你將它們寫在便簽上，貼在辦公區域的醒目位置，對你工作效率的提高會非常有幫助。”
（時間黑洞不僅將“無意義”的時間吞噬，還將“集中精力”的時間破壞。）
“這一定是錦囊妙計啊！我先去試試靈不靈。嗬嗬。”
老付給小強的錦囊妙計：避開時間黑洞的小策略
使用時間日誌（老付的製勝法寶）
7月2日下班後，老付和小強又湊到了一起。老付瞅著小強格擋上寫著“錦囊妙計”的便簽問道：“覺得我的幾個小建議怎麽樣？”
“好啊，好得不得了。”
“還要不要打賭？我賭你絕對沒有100%按照上麵的要求去做。”
“這個……還是算了吧……我確實沒有全部做到……老付，什麽都瞞不過你。”
“瞞不過我的原因很簡單，因為我也是從你這個時候一步步過來的。”
“那意思是我也有可能成為你這樣的高效專家？”
“不但非常有可能，而且會比我做得更出色。”
“有你的一半就行了，嗬嗬。”
“一般情況下，人們看到我前麵的那些建議都會說：“嗯，不錯，有道理，有機會一定試試。”然後就煙消雲散了。因為他們對時間黑洞的認識還沒有觸及內心，也沒有看到血淋淋的事實。我向你推薦一個避開時間黑洞、找到高效時段的法寶——時間日誌。
（時間日誌是避開時間黑洞、找到高效時段的法寶。）
時間日誌就像是我們記錄自己的支出一樣，忠實地記錄我們的時間都花費在什麽地方。據我的使用經驗來看，記錄時間日誌有下麵幾個好處：
記錄時間日誌的好處
◎每小時提醒你珍惜自己的時間。
◎充分地掌握自己的時間，避免輕易原諒自己。
◎分析自己時間的投入與產出。
◎找到你的最高效時間段。
“分析自己時間的投入與產出”的內容我們以後再聊，在這裏，我們先來聊聊“找到你的最高效時間段”的話題吧。像你這樣進入工作崗位不久的人一般都具有下麵的幾個特點：
職場新人的特點
1、工作從勤雜工開始：一般新人都是被重點“照顧”的對象，收發傳真、跑腿辦事、編寫文檔等，都是對新人的考察。
2、炸彈隱藏在瑣事中：作為新人來講，你的一舉一動都被所有人看在眼裏，他們不會告訴你該怎麽做，隻是把一堆任務交給你，然後觀察你的表現。這些瑣事裏麵總會有一件或者兩件非常重要的事情，如果你沒有找出它們並且搞定它們的話，你充其量也隻能算作“勤雜工”。
3、忙碌而且盲目：絕大多數新人都是非常辛苦地做好自己的份內工作，但是為什麽隻有少數人能夠迅速得到提升？別忘了你背後的那雙眼睛！”
“說得太到位了！老付，我就老被你盯著，嗬嗬。”
“所有的這些都是對你時間管理技能的考驗，這是職場的一種“潛規則”。其實我們隻要有自己的一套處理日常事務的方法，不管這個方法是什麽，都會讓我們的人生變得高效和井井有條。拿我自己的方法來說吧，其實我處理任何工作事務都隻有四步：
老付工作四步法
第一步：將所有的任務放入工作籃，不論是誰在什麽時候交給我的任務，統統放進工作籃裏。
第二步：將可以置之不理的任務清除掉；將必須在某天處理或者必須轉交別人處理的任務拿出來；將那些可以在兩分鍾之內完成的任務立即完成。
第三步：將需要在特定日期處理的事情寫進日程表；將需要別人處理的事情立即轉交並且設置到期提醒；將需要現在處理的事情擺在辦公桌上。
第四步：在自己最高效的時段，做最重要的事情；其他的事情也做合理安排。
Ok，就這麽簡單！小強，你知道接下來我們該做什麽嗎？”
“找到自己的高效時段！”
“完全正確。我相信很多人都不清楚自己最高效的時段是什麽時候。不要相信自己的感覺，要相信數據，相信記錄。我又要給你布置作業了，還是用一周的時間，如實填寫這份時間日誌。”
“沒問題！”
小強的新作業：填寫一周的時間日誌
（小強被自己震驚了）
一周後，小強拿著五張時間日誌表格去了老付的辦公室，說：“老付，這是我五天的時間日誌，你看看。”
“不好意思，我現在有點事，咱們老時間討論，好嗎？”
“嗯……好吧。”小強悻悻地退了出去，一邊琢磨著：這也是他時間管理的方法之一？果斷拒絕？看來要向老付學習的東西太多了。”
好容易熬到了下午下班，小強迫不及待地跑來問老付：“早晨你在忙什麽啊？”
“哦，實在不好意思，你進門的時候正是我處理來訪電話，以及需要撥打電話的時間段，所以沒有時間和你討論別的事情，別介意啊。”
“沒什麽，沒什麽，我又學到了一招，嗬嗬。”
“還是來看看你的時間日誌吧。”
小強一周的時間日誌
星期一星期二星期三星期四星期五
8:00檢查、回複郵件，早飯檢查、回複郵件，早飯寫營銷計劃拜訪客戶
請求客戶的原諒檢查、回複郵件，早飯
8:30寫營銷策略拜訪客戶
安撫對方對服務的投訴寫行業分析報告
9:00製作銷售匯總表
9:30
10:00上Sohu，看新聞，檢查郵件開會評審項目硬撐到11點請客戶吃飯給營銷團隊開會
10:30上網、聊天、檢查郵件整理會議記錄
11:00聊天上網看新聞，收郵件檢查、回複郵件
11:30吃午飯和女朋友吃午飯吃午飯吃午飯
12:00和同事聯網玩魔獸和同事聯網玩魔獸午休
12:30
13:00
13:30回辦公室和同事發牢騷
聊天
14:00開會和同事聊房價的話題被老總拉去訓話約朋友周末出去玩
14:30打印明天的項目會議資料痛定思痛，立即與客戶電話溝通給老總匯報工作和同事聊天
15:00檢查、回複郵件心情不好，網上聊天，檢查郵件
15:30寫自己的Blog忘記拜訪客戶檢查、回複郵件上網尋找與客戶溝通的技巧，檢查郵件電腦上看電影，檢查郵件
16:00上網聊天、檢查郵件聽歌，寫文檔看新聞、聊天
16:30
17:00檢查、回複郵件
17:30聊天寫自己的Blog
18:00和同事聊天準備下班
“通過你的時間日誌，我們可以很直觀地發現幾個事實：
◎你的高效時段產生在早晨的8點到10點之間，其餘80%的時間都被時間黑洞吞噬。
◎上網聊天以及和同事聊天是這五天工作的主要內容。
◎中午玩遊戲消耗掉的精力將嚴重影響你下午的工作。
◎雖然盡職盡責地寫營銷策略、做銷售匯總表，但是仍然會被客戶投訴，被老總訓斥，說明你沒有抓住重點，沒有解決掉最緊迫的事情。
◎在寫Blog和上網聊天的過程中很多事情被拖延了，比如應該進行的客戶安撫工作。
如果你能在周一就去安撫客戶並且好好款待他的話，後麵的上司訓斥和第二次拜訪就不會發生；如果你能利用下午的時間好好地分析一下目前的銷售現狀，那你的報表和分析報告將比現在強10倍；如果你能騰出一些時間和有經驗的同事多進行一些深入交流的話，你的銷售技巧將出類拔萃。”
“……”小強這會兒已經聽呆了，停頓一下才說：“我現在才知道，我的日子過得有多渾渾噩噩，所以才把工作做得一團糟，真是慚愧……我一定要好好跟您學學。您快告訴我，有哪些方法能夠幫助我提高工作效率。”
“這個問題一言難盡，簡單地說，你需要學習時間管理。”
“時間管理？”
“就是說學會安排和利用自己的時間，在合適的時間做合適的事。”
“哦……”小強若有所悟地說，他確實覺得自己在利用時間方麵太隨意，想起什麽就做什麽，所以很容易浪費時間，做事情的效果也不好，“就是像老板管理員工一樣，把自己的所有時間都管理起來，讓它們高效運轉，是嗎？”
“提高效率隻是時間管理的一個方麵。你想想，如果你在一條錯誤的路上跑得很快，那會怎樣？”
“會離目標越來越遠——我明白了，不僅要效率高，還要方向正確才行。”
“對。水流的方向是由渠道決定的；沒有渠道的水隻會向四麵八方滲透，然後幹枯在土地之中，永遠也到不了大海。時間也是一樣，如果不給它合適的渠道，它會消失於無形。我們學習時間管理正是為了掌握自己的渠道，讓時間的涓涓細流流向我們想讓它去的地方。”
“這個比喻很有意思。時間的“渠道”具體怎麽講呢？”
“就是我們在使用時間方麵養成的習慣。比如說我們在工作中經常需要判斷：哪些事情是重要的，哪些是不重要的；哪些事情是緊急的，哪些是不緊急的，等等。我們通過這些判斷來決定先做什麽事，再做什麽事；哪些事情上多花一些時間，哪些事情上少花一些時間。這就是我們習慣的使用時間的方式。”
“聽起來有點深奧，但我很感興趣。”
“其實也不是那麽難，以後我慢慢給你講你就明白了。”
“謝謝你，老付！我感覺我就要開始一種新的生活了，就從學習時間管理開始。”小強誠摯地說。
“這是個很好的開始。加油！”老付高興地說。
“哦，對了，我可以先叫你一些提高工作效率的小方法，你先試試。”過了一會兒，老付突然想起來。
“好啊好啊！洗耳恭聽。”小強充滿期待地說。
老付的話：提高工作效率的方法
1．找出重要的事情在高效時段搞定：每天早晨別一上班就急著投入工作，先看看今天工作的重點是什麽，哪些事情是重要並且緊迫的。將這些事情安排在你的高效時段完成。
2.回顧你需要發布或者呈送給上司的資料：我們不可能第一次就把事情做到盡善盡美，自己編寫的分析材料就是自己的名片，在這上麵不要吝嗇時間，或許它們能讓別人對你刮目相看。
3.看新聞用RSS：現在很多網站包括Sohu在內都提供RSS的閱讀方式。這樣的好處是你不用頻繁地在地址欄輸入URL，更重要的是RSS廣告很少，也沒有鋪天蓋地的超鏈接，能夠讓你將注意力始終保持在你關心的內容上。這樣你就不是在衝浪而是在大海裏航行，方向始終掌握在自己的手中。
4.減少檢查郵件的次數：每天兩次足夠了，並且應該注意，往往在上網聊天或者無所事事的時候就會“習慣性”地檢查郵件，因此，應該找些事做來分散自己的注意力。
5.能休息的時候盡量休息：有午休時間的人是幸運的。一般情況下，在休息時間我會設置一個鬧鈴，時間定為半小時，在這半小時中腦子裏什麽都不想，好好地放鬆一下。這非常有利於精力的恢複。
“太感謝你了，老付！我先記下來，從明天開始，我就按照你說的辦，我一定要改變效率低下的現狀！”
小強利用老付教給他的方法，給自己的一天劃定了幾個時段，他規定自己一定要按照這個準則來度過每個工作日。結果發現這方法確實管用，讓他可以隨時掌握自己一個小時之前做了什麽，現在正在做什麽，一會兒應該做什麽。這樣一來，他感覺頭腦清晰多了，工作效率也提高了一些。下麵是小強的時間段規劃：
小強的每日時間段規劃