第27章 摘下夠得著的果實 (5)
◎推廣策劃書的deadline是哪天？
◎這份策劃書是否具有非常重要的意義？
◎如果換一天寫這份策劃書是否會影響進度？
◎和家人的晚飯是否非常重要？
雖然我們隻有1—2分鍾的考慮時間，但是我們必須根據上麵的問題做出決定：改變（不改變）原計劃。
原則二：委婉、堅決拒絕
如果我們的決定是改變計劃，那必須讓對方知道，為了臨時事件我們做出了怎樣的犧牲，起碼不能讓對方認為你是一個沒有原則的人。在這之後我希望你立即投入到這件臨時事件當中，立刻向對方詢問這件事情的目的，以及對方希望自己怎麽做。
如果我們的決定是不改變計劃，那最好不要直接告訴他“我要寫一份策劃書，還要和家人吃飯，而且我非常討厭臨時事件，所以我不能去陪客戶吃飯。”我想如果你這樣回答，你就離被炒魷魚不遠了。
沒有人會喜歡被別人拒絕，不管是愛情表白還是吃飯邀請，尤其如果對方是上司的話，會很尷尬，下不了台。拒絕別人也是一門藝術，我們可以采取“我非常想去，但是……”這樣的句式，並且要仔細斟酌你拒絕對方的理由。這時候你撒一個善意的謊言是不會有人怪你的。比如說你可以這樣回答：“我非常想去，而且我也知道這個客戶非常重要，但是我已經答應了老婆，並且已經定好了晚上的電影票，您看……”在下班時間用家庭的理由當擋箭牌，一般還都是比較奏效的，一個聰明的老板是不會再堅持的。
但有一點要注意，在拒絕的時候一定要委婉而且堅決，千萬不要說“我想應該可以吧，我給家裏打個電話問問”。對方看你並不是堅決地拒絕，一定認為你並沒有什麽特別重要的事情，等你再給對方回話的時候，他會認為你所有的理由都是借口。
原則三：爭取下次機會
如果你真的拒絕了一次非常重要的邀請，一定要爭取下次機會。不過根據我的經驗，絕大多數的人都會說：“OK，那下次再聯絡吧。”所以你在拒絕對方的那個時刻最好不要提下次見麵的時間，我們應該做的是：
1.在第二天詢問前天晚上的情況，一定要表達出自己的關心和惋惜，還要提及一點，這次完全是因為日程的衝突，這樣對方下次就知道該怎麽做了。
2.在一周內打電話告訴對方，如果下次有這樣的機會自己一定不會錯過。”
“哈哈，這招用在你身上最合適，以後我拒絕你的時候，你可一定要體諒我啊。”小強笑著說。
“一個聰明的上司是不會因此改變對你的看法的，放心好了。”
調整自己遭遇“突襲”時的情緒
“可是我現在已經養成了組織、計劃的習慣，當有臨時突發任務出現的時候就非常煩躁，心神不寧，感覺像是換了一個人。”小強說。
“我也經曆過那個階段。老實說，確實很痛苦。美國密歇根大學心理學家南迪內森的一項研究發現，一般人的一生平均有十分之三的時間處於情緒不佳的狀態，因此，人們常常需要與那些消極的情緒作鬥爭。我們的生活離不開情緒，它是我們對外麵世界正常的心理反應，我們要做的隻是不讓自己成為情緒的奴隸，不能讓那些消極的心境左右我們的生活。所以，你必須學會調整你的情緒。”
“暈，好像我是沿著你的腳印走路。那快說說，如何調整自己的情緒呢？”
“嗬嗬，隻是這一段路我恰好不久前走過而已，重合是短暫的，各自有各自的人生。廢話不說了。遭遇臨時突發事件時如何調整自己的情緒？
方法一立即放鬆：當你接到一項臨時突發任務時，千萬不要帶著情緒立即著手去幹，隻有機器人才會在你點了按鈕之後立即開始工作。在放鬆的時候我們需要做三件事：
1.站起來活動活動
2.安撫自己的情緒
3.思考接下來該怎麽做
我相信不論是誰，接到臨時突發任務都會有些情緒，即使嘴上不說，心裏一定會失去平衡，就像把石頭扔進平靜的湖麵一樣。因此，我們首先要做的，就是讓湖麵恢複平靜。有些人的適應能力強，或者是已經養成了習慣，能很快平靜如初，有些人則不行，這和性格也有一定的關係。如果放鬆2分鍾後，你仍然沒有平靜下來的話，隻能試試接下來的這些方法。
方法二做好最壞的打算：任何時候，做好最壞的打算絕對沒有壞處。當我遇到那些讓人反胃的臨時突發事件時，總是會想，“原先的計劃稍微調整一下會怎麽樣？”想來想去，好像世界不會毀滅，人類也不會滅亡，於是心態就會好很多了。
方法三默念口訣：就像《武林外傳》裏郭芙蓉念的口訣那樣：“生活如此美好，我卻如此暴躁，不好，不好。”雖然有些人把這個當做搞笑，但是根據我的親身經驗，這樣對自己進行心理暗示的方法是非常有效的。我們心態失衡，失去理智的時候，其實就是那一瞬間，當火苗要起來的時候，用這個方法強行撲滅，立竿見影。我當時念的口訣是：“工作是別人的，身體是自己的，別為了別人的工作傷害了自己的身體，切記，切記。”
方法四要改變情緒，先改變自己：要改變情緒，最快的方法就是改變身體狀態。要有顛峰的情緒，先要有顛峰的動作。要有巔峰的動作，先要有強烈、誇張的表情、呼吸狀態和走路方法。一個人的肢體動作可以創造情緒。這是身心互動的原理。進一步說，要有愉快的情緒，先要有愉快的動作。要有愉快的動作，先要有強烈、誇張的表情、呼吸狀態和走路方法。比如想要自信怎麽辦？假裝你很有自信，做出自信的動作：雄赳赳，氣昂昂，雙眼有神，走路快速，腰板挺直。想想成功的人是怎麽做的？他們通常都很有朝氣，氣定神閑。你也要這麽做，隻要你能做出來，就能感受到自信的情緒了。一個人得先像成功者，才會慢慢走向成功。所以，要改變情緒，最簡單易行的方法：保持微笑。
方法五積極樂觀：“一些人往往將自己的消極情緒和思想等同於現實本身。”心理學家米切爾霍德斯說，“其實，我們周圍的環境從本質上說是中性的，是我們給它們加上了或積極或消極的價值，問題的關鍵是你傾向選擇哪一種？”霍德斯做了一個極為有趣的實驗，他將同一張卡通漫畫顯示給兩組被試者看，其中一組的人員被要求用牙齒咬著一支鋼筆，這個姿勢就仿佛在微笑一樣；另一組人員則必須將筆用嘴唇銜著，顯然，這種姿勢使他們難以露出笑容。結果，霍德斯教授發現前一組比後一組被試者認為漫畫更可笑。這個實驗表明我們心情的不同往往不是由事物本身決定的，而是取決於我們看待事物的不同方式。”
“這個東西挺有用的，我得趕緊記下來。”小強問服務員要了筆、紙，根據自己的回憶，記錄下了要點。
應對臨時突發事件的原則
“記完了沒？”老付問。
“不好意思，寫完了，你繼續說吧，下次應該帶個錄音筆過來，嗬嗬。”
“其實方法都是自己找到的，我介紹給你的方法不過是我的一些經驗總結而已，你完全可以根據自己的實際情況尋找更合適的方法。”
“前人種樹，後人乘涼，先消化了你這些寶貴經驗再說，嗬嗬。”
“嗯，也好，我們應對生活中的臨時突發事件是可以遵循一些原則的，隻要把握好了這些原則，你就能順暢地處理那些突發事件。”
“哪些原則？”小強頭也沒抬地問。
應對臨時突發事件的原則
“第一，不要讓臨時突發事件影響你的情緒：情緒和節奏是最重要的，不管是在足球賽場，還是在社會舞台。時間管理的目的就是讓我們達到心如止水的境界。我們如此討厭臨時突發事件就是因為它總是能輕易地擾亂我們的情緒。諸多臨時突發事件就像不停地投擲到水潭裏的石塊。水麵怎能恢複平靜？我想大多數人都意識到了：我們不僅需要一套像“衣櫃整理法”這樣優秀的事務處理係統，更需要一個健壯的情緒管理係統。或許可以說：我們需要通過鍛煉來提高我們的EQ。關於這個話題，我們以後再展開來說。現在隻需要讓你知道一點：我們需要管理自己的情緒，並且管理技巧是可以通過鍛煉不斷提高的！！
第二，重視“再次放入收集籃”的步驟：如果你想輕鬆地麵對臨時突發事件，你就必須重視“再次放入收集籃”這個步驟。當前的任務處理到一半，突然插進來另一項臨時突發任務，這個時候我們不能破壞“衣櫃整理法”，所以，我們應該將做到一半的任務當做一個新的任務再次放入收集籃裏。具體如何將它處理成新的任務，這個我們一會兒再談。這個步驟是一個細節，但是真的非常必要。
第三，向周圍人推薦自己使用的時間管理方法：如果你的領導或者你的同事非常喜歡“突然襲擊”你，該怎麽辦？與其被動承受或者激烈地摩擦，不如主動出擊，讓他們成為自己時間管理方法的門徒。很顯然，隻有當周圍人都有了“按照日程表做事”的好習慣之後，才能夠保證自己較少被臨時突發事件幹擾。這也是我花費如此大的力氣和你討論自己方法的原因之一，嗬嗬。”
“有點像布道的感覺。”小強說。
“那句話怎麽說來著——“與人方便，自己方便”。”
應對臨時突發事件的具體步驟
“老付，那麽應對臨時突發事件的具體步驟是怎樣的呢？”
“問得好，生活就是充滿了種種意外，生活中的臨時突發事件是層出不窮的，其實歸根結底，原因隻有一個：人是群居動物，人生活在社會中，這就決定了你的時間有一部分是需要由別人決定的。
舉個例子來說：你本來打算周一早晨在辦公室完成一個采購計劃，但周六晚上領導給你打電話說：“小強，下周一到河北出趟差，搞定××項目。”這時候你能怎麽辦呢？難道你要告訴領導：“對不起，我打算下周一寫采購計劃的，你應該在我上周製訂這個計劃的時候通知我！”領導會告訴你：“對不起，我的公司不需要你這樣的可憐蟲。”嗬嗬，又扯遠了，我們還是聊聊如何應對生活中的臨時突發事件吧——
如果臨時突發事件估計完成時間在兩分鍾之內的話，還是立即去完成它，比如：
◎打一個回訪電話
◎給老板衝一杯咖啡
◎到隔壁辦公室取一份文件
◎讓×××編寫項目計劃
◎上廁所
這樣做的原因是DavidAllen說過的一段話：“2分鍾基本上是一道時間分界線，即從這裏開始你對某些情況進行歸檔保存所花費的時間，遠遠地超出了當你第一次發現這個問題時就動手解決所需要的時間。換句話說，這是一條提高效率的捷徑。”
這裏麵需要注意一個問題，如果上麵交代下來一件突發事件是需要別人完成的，那就第一時間安排出去，這和其他依照“兩分鍾原則”處理的事情不同的地方在於：需要花費一點時間寫在你的等待清單裏，以便提醒自己此後監督此事的進展。
接下來我要向你隆重介紹的是我自己的臨時突發事件處理流程圖，來，給我張紙，我給你畫下來。”
“哇塞，太棒了，等了半天，就等這個流程圖呢！”小強興奮地說，急忙給老付遞過去筆、紙。
“如果經過評估，臨時突發事件確實是一件需要優先處理的事件，應該做下麵幾個工作以保證我們不會丟失當前手頭工作的進度和思路，給大腦來個快照：
1.當前工作進度。你手頭工作做到什麽程度了？比如：正在遠程處理某客戶的軟件問題。
2.目前的想法。你對手頭的工作目前有什麽想法？比如：有可能是客戶下載了某殺毒軟件或者中病毒。
3.打算如何處理。你手頭工作打算如何處理？比如：如果自己解決不了就隻能上門服務，或者轉交給他人。
4.有條件就錄音。把大腦裏所有關於手頭工作的東西全部說出來。
5.“下一步行動”。關於手頭工作的“下一步行動”是什麽？比如：關閉所有可疑進程，然後打開軟件再測試一次。
把這些都寫在手邊的便簽本上，保存完當前工作的進度之後就可以開始著手處理臨時突發事件了。”