第18章 綠葉充實枝幹 (4)
“郵件狂人”給自己定下“今日事，今日畢”的規矩，並不是說所有的事情都必須在今天處理完，因為那根本就是不可能的，他這句話指的是：所有的事情，在當天都必須找到處理的方法。
“郵件狂人”是這樣保證每天下班時都有一個空空如也的收件箱的：
“郵件狂人”怎樣對付浩繁的郵件？
◎設置垃圾郵件過濾器，並且保持隨時更新。
◎不使用工作郵箱訂閱郵件列表。
◎將電子郵件按照接收日期的方式排序。
◎采取三欄瀏覽郵件方式：Outlook2003中默認就是這樣的方式，最左邊是文件夾列表，中間一欄是發件人和郵件主題，最右邊是郵件內容。
以上四個步驟隻需在第一次使用Outlook時進行設置即可。
◎快速瀏覽一遍收件箱裏的所有郵件，采用主題閱讀的方式，將漏網的垃圾郵件刪除。如果你瀏覽到對你來說根本沒有價值的郵件也同時刪除。也就是說，這一遍瀏覽的主要目的就是刪除，或者不刪除。
◎再次瀏覽一遍收件箱，這次采用略讀的方式，掌握每封郵件的主要內容、目的，然後對它們進行分類存儲。如果遇到郵件主題並不能體現出郵件內容的，請你立即按照自己的想法修改郵件的主題。這一遍的瀏覽是考慮如何處理郵件，相信我，分兩遍瀏覽絕對比隻挨個處理要高效得多。
◎如果你的分類做得夠合理的話，你會發現，你的收件箱已經是空的了，所有的工作郵件都已經找到了容納他們的最佳場所。”
“看來要每天清空收件箱最重要的步驟就是建立合理的分類文件夾，對嗎？如果我沒有猜錯的話，這些分類郵件夾，就是我們的清單係統。”小強很有把握地說。
“完全正確，你很聰明，接下來我們就重點來聊聊“郵件狂人”的郵件分類吧。身邊的很多人都像你剛才說過的那樣，按照不同的項目建立不同的文件夾，這樣對你采取“下一步行動”是沒有任何意義的，因為這些文件夾並不能回答你“下一步應該做什麽”這個問題。“郵件狂人”采用這樣的郵件分類方式：
“郵件狂人”怎樣為郵件分類？
1.建立“@行動”文件夾：這裏是所有需要自己處理的郵件，比如別人需要你的一份報告，或者說別人谘詢你的一個問題。這個文件夾相當於前麵的“待辦事項”，隻不過是以“原材料”為任務內容的一種清單。當“郵件狂人”寫完了報告給他發送回去後，“郵件狂人”會將這封郵件挪到“@歸檔”文件夾，或者幹脆刪除。當然，他每天上班做的事情就是不斷地看看“@行動”文件夾裏有什麽需要做的事情，挑出來一件，搞定它，歸檔，再做下一件。
2.建立“@委辦”文件夾：工作中會遇到很多交付給別人處理的任務，而如何追蹤任務的進度，一直是比較令人頭疼的事情。比如，別人發E-mail過來問你“上月某項目的銷售量與我這裏統計的結果不相符，請檢查後回複”，我以前遇到這樣的郵件就會立即轉發給統計銷售量的小王，以為已經把“猴子”甩給了別人，而不再關心。實際上，猴子還是在自己身上，隻是暫時交給小王喂養而已，因為人家發E-mail過來詢問的是我而不是小王。所以我以前經常會收到這樣的郵件“上次讓你檢查銷售量的事情怎麽還沒有回複！？”但是“郵件狂人”不是這樣，他為自己建立了“@委辦”文件夾和過濾器，規則是郵件主題中含有“_委辦”字樣。當收到詢問銷售量的郵件之後，他同樣會立即轉發給小王，但同時會抄送一份給自己，在主題的最後加上“_委辦”，然後使用過濾器將這些郵件自動歸類到“@委辦”文件夾裏，這樣一來，當他每天回顧自己的文件夾時，就可以立即對所有的委辦事項進行跟蹤處理。
3.建立“@將來某時”文件夾：這個文件夾裏存放的事情比較雜，包括：
◎將來的某個時刻才能執行的事情：比如辦公室發來的E-mail提醒你下周三早晨9點有一個會議。
◎有待孵化的任務：比如領導層發來的E-mail告訴你需要你考慮一下手下的人員調整。因為這事情目前還沒有一個成熟的想法，隻能暫存到“@將來某時”文件夾。
4.建立“@歸檔”文件夾：這個文件夾我們再熟悉不過了。“郵件狂人”在“@歸檔”文件夾下按照不同的項目建立了不同的文件夾，已經處理過的事情，或者是E-mail過來的項目資料，都可以分類存儲在裏麵。
關於這幾個文件夾的分類，可以參考我上次介紹“衣櫃整理法”時畫的那個流程圖。需要再聲明一次，清空收件箱並不意味著所有的事情都已經搞定，它僅僅代表著所有的事情都已經得到了妥善的處理。”
“明白了，嗬嗬，我看你對他這麽了解，這位“郵件狂人”不會就是你吧？”小強問。
“嗬嗬，都說了你是聰明人。好了，該出去吃飯了，隔壁新開了個弘揚大酒店不錯，我請你。”老付一邊說一邊站了起來，轉身拿了外套就要往出走。
“老付，你別客氣了，你傳授給我這麽多經驗，應該我請你！再說了，中場休息回來，我還想聽聽“交際草”和“掌櫃的”有什麽故事呢。”小強有點意猶未盡。
四、如果你是一位“交際草”（老付告訴小強一個秘密）
常常是最後一把鑰匙打開了門——
諺語
新開的酒店果然不錯，雖然都是一些家常菜，但是味道讓人記憶深刻。酒足飯飽之後，老付的話也就多了起來。老付說：“小強，你一定覺得很奇怪，為什麽我最近對你一直格外照顧，不僅和你分享我的成長經驗，還一直盯著你手頭的項目。”
“你肯定有你的理由，這個我不去關心。你的經驗對我來說，是最寶貴的東西。”
“其實我一直都很看好你，覺得你非常有可塑性，成長得也比較快，以你的知識結構和年齡來說，是非常不錯的了。告訴你個小秘密，你可不要沾沾自喜啊。”老付神秘兮兮地說。
“什麽秘密啊？說來聽聽。”小強頓時來了興趣。
“不僅我對你很照顧，王總也很看好你，所以你要加油嘍。來，幹一杯，預祝你早日實現自己的目標！”老付舉起了杯子。
“真的？？”小強一飲而盡，他不敢相信，但又不得不信，因為老付從來不開玩笑，他會對自己說的每句話負責。
“好了，埋單吧，咱回去了我給你介紹“交際草”和“掌櫃的”！”
“單我已經買過了，咱走吧。”小強說。
“你呀你……”老付笑著起身了，公司離吃飯的地方沒有多遠，半個小時之後，他們又回到了老付的辦公室。
“你認識咱們那個大客戶部的大忙人老王嗎？”老付邊擰著鑰匙邊問。
“還行吧，不是很熟，怎麽了？”
“他就是一位“交際草”，而且是生命力很旺盛的那種。”老付一屁股坐在舒服的皮椅裏說。
“是這樣啊，看來以後也要和他多接觸接觸，學習學習。”小強自然是坐在了老付的對麵。
“不知道你有沒有留意過，他平時是如何管理自己的時間，建立自己的清單的？”老付問。
“我和他不是很熟，但是我敢肯定的是他不是一位“郵件狂人”，因為他沒有多少E-mail，雖然拉來的項目很多，但都是移交到我們項目部就行，他隻負責建立與客戶的關係。”
“那是你對他還不了解，我們在一起工作有8年了，他每天需要處理的事很多，一點不亞於咱們。不要以為客戶是非常好搞定的，嗬嗬。
據我所知，他的清單係統也是由兩樣武器組成：1.日程表2.記事本。”
“日程表？為什麽他用日程表而我們不用呢？當時咱倆做過的時間日誌是否也是日程表的一種呢？”小強問。
“不，它們不一樣。時間日誌是你做完事情之後的記錄，主要用來分析你的時間使用情況，而日程表則是對你做什麽事情的安排，主要的作用是安排日程。之所以他需要用日程表，而咱們不需要用，是由工作中的角色決定的。這麽多年他一直使用這兩樣武器就充分說明了日程表和記事本是多麽地適合他。還記得那句話嗎？實踐是檢驗真理的唯一標準。”老付說。
“嗯，那你能分析一下他的工作角色有什麽特點嗎？什麽樣的人適合使用日程表呢？”小強問。
“與其說什麽樣的人適合使用日程表，不如說日程表適合存儲哪類信息。美國的時間管理專家DavidAllen認為這三種事務是適合寫在日程表裏的：
適合寫在日程表裏的三種事務
◎在某一個確切的時間裏采取的行動。這指的就是你和別人的約會，或者說是你的承諾。比如說，你和別人約好周日下午6點在公司門口見麵，這既是你的約會，也是你的承諾，如果你到時候爽約，對方的心裏可不好受。
◎在某一個確切的日期裏采取的行動。這指的是已經確定了某天做某件事情，但是具體是在早晨還是中午還是晚上並沒有確定下來。比如說明天你一定要找小張談一件事情，但是得在對方有空時才能談，因此，這件事情可以當做一項“非特定時間”的任務寫在日程表裏。
◎在某一個確切的日期裏將要獲取的信息。這指的是在某一個特定的日子裏你希望了解的情況，但不一定非要采取什麽行動。比如說，小張休年假了，你需要在他回來上班的第一天關心一下他的假期過得怎麽樣；或者說你的同事出差了，你想在他一下火車的時候詢問一下那邊的天氣以及整個旅途怎麽樣，都可以寫進日程表裏。
由此可見，日程表更適合像老王這樣的“交際草”，因為他們遇到的事情大多是符合剛才提到的那三種類型的，舉個例子，他們典型的一天是這樣的：
“交際草”的一天
AM8：30早晨9：30之前為張總安排好住宿、行程、需要溝通的問題、需要簽署的商務協議
10：00去機場接從北京來的張總，在車上與供貨商針對質量問題進行溝通
11：30請張總吃本地的特色小吃
12：30送張總回賓館
PM13：00將湖北的項目標書，遞交上級主管王總審核
14：30長沙的薑總今天過生日，祝他生日快樂
15：00幫助集團公司副總解決一些私人事務
18：00和最近才認識的廣告公司朱總一起吃晚飯
20：00回家之前打電話問候前兩天見過麵的市政府的李主任，加深印象
就從他典型的一天來看，他這樣的“交際草”有這樣的特點：
“交際草”的三個特點
◎每天80%的時間都不在公司，在外麵應酬。
◎幾乎每天的事務都有確切的時間，80%的時候都用不到“將來某時”、“委辦”、“歸檔”。
◎有很多需要定時提醒的事務，比如說記住對方的生日或者上次與對方見麵的日子。
綜上所述，他的時間管理工具需要方便攜帶並且是以時間為線索進行排程，你想想，除了日程表，還有什麽更適合他呢？”
“或許是那樣，但是這些事情不能寫在清單裏嗎？”小強有些迷惑不解。
“當然可以寫在待辦事項清單裏，但是日程表比待辦事項清單更適合存儲這些事務，就像我們要製作一塊電路板，手工一個元件一個元件往上焊當然可以，但是這樣重複機械的事情更適合可編程的高精度機械臂去完成。”
“哦，我明白了。不過我沒有注意過，他平時的日程表裝在哪裏？”小強問。
“嗯，現在的很多東西都具備日程表的功能，比如說PDA或者智能手機、Gmail那樣的在線網站，當然還有傳統的紙質日程表。不同平台上的日程表有它自己獨特的魅力，比如說：
三種不同的日程表
1.PDA或者智能手機：智能手機是最適合隨身攜帶的日程表平台，並且因為他集合了手機和個人信息管理功能，因此帶上它一點都不顯得多餘。Palm650就是智能手機中的佼佼者，它的處理速度非常快，並且由日程表、任務管理器、備忘錄、聯係人組成的“四大天王”所向披靡。Palm650的日程表是我見過的最直觀、功能最實用的日程表程序，它所具備的功能有：
◎可設置事件提前提醒時間，比如可以選擇在8點會議開始之前的5分鍾或者1分鍾提醒你。
◎可設置事件處理的地點，這個功能也就是咱們前麵探討過的“情境”。
◎可設置重複性，周期可以是每天、每周、每隔一周、每個月、每年，等等，或者你也可以自定義重複周期。
◎可以勾選“私人記錄”，有效保護你的。
◎可以選擇多種視圖模式，比如當日視圖、當周視圖、當月視圖。
◎它還支持設置“非特定時間”處理的事件。
2.在線網站：包括Google在內的很多在線網站都引入了日程表的功能，同時它們都非常注意將“郵件”直接轉化成“日程”。然後通過給手機發短信的方式來為你做出提醒。