第17章 綠葉充實枝幹 (3)
◎優先級：在“任務清單”裏，不同任務的重要級別不一樣，因此，它們對應的“下一步行動”我有時也會標上優先級，不過也僅僅是有時。通常情況下，哪個任務是最重要的，我早已了然於心，所以在下一步行動清單上選擇行動時我會優先選擇最重要的“下一步行動”。
◎情境：情境是一個非常重要的概念，它對應於我們平時的“場合”，比如“辦公室”、“計算機”、“電話機”、“會議”，等等。簡單說來，情境可以幫助我們將可以在同一個場合執行的行動匯集起來一起執行。這樣至少有兩個好處：第一，不用切換場合，避免注意力分散，比如你可以對比一下，先試試打一通電話，然後寫會兒代碼，然後再打一通電話，再寫會兒代碼；再試試一次打完所有的電話，然後一直在電腦前寫代碼，哪一種效率更高？或許當你一通電話回來的時候甚至忘了剛才代碼寫到哪了。第二，可以省掉很多重複動作，比如你要打4通電話，如果不利用情境的方法，至少要重複拿出、放下電話4次；如果你要寫4封E-mail，至少要重複坐在電腦旁、打開電子郵件程序、發送郵件4次。不僅浪費時間，還幹擾了我們的思路。
◎頭腦風暴：我一般要求自己對“下一步行動”的描述做到言簡意賅，基本上就用小時候學會的5W方法，即為什麽？誰？什麽時候？在哪？做什麽？然後右邊空下的那一大片地方就用來做“頭腦風暴”。因為我一有空的時候就會拿出下一步行動清單瀏覽一下，所以隨時都會產生一些好的點子，比如“周五下午在書店買本地圖冊”，瀏覽它的時候我突然想到老同學那裏有個GPS，用它來做導航豈不是更好？於是我會把這一信息寫在下一步行動清單上。如果你看過我的清單你就會發現，上麵各種各樣的符號、idea都有，可以說我隨時保持“在線”狀態！
就像我前麵說過的，任何一種方法都要靠自己的實踐去檢驗，適合我的方法不一定就適合你，但是至少值得你試一試。”
“謝謝你，老付，我一直覺得，要想提高自己，最有效的方法就是交流，交流可以讓我們成長得更快，交流可以讓我們少走彎路。”小強邊在紙上做記錄邊說。
“前麵一口氣講了那麽多，咱們來整理一下思路吧，我向你推薦的“筷子式清單”真的很實用，隻需要三個步驟：使用“筷子式清單”的三個步驟
1.列出任務清單：按照我們曾經說過的流程圖，把收集籃裏的東西孵化成任務。
2.對任務進行分解：把那些需要多個步驟才能完成的事情在任務清單上進行分解，並且找出“下一步行動”。
3.管理並執行“下一步行動”：下一步行動清單最好隨身攜帶，一有空的時候就瀏覽一下，利用好零碎的時間，推動整個任務向前進展。
關於“筷子式清單”就這麽多了，嗬嗬，這非常適合一個項目執行者使用。”
如何定製你的清單係統？（老付的超級經驗之談）
“嗯，這一點毋庸置疑。不過，老付，我還對一件事情非常好奇。”小強說。
“什麽事？”
““筷子式清單”是你在剛進公司時使用的清單係統對吧？”
“對，這個清單係統我用的時間最長，怎麽啦？”老付有些不解。
“我很好奇你一共使用過多少種清單係統？你現在用的是什麽清單係統？還有，王總使用的是什麽清單係統？還有，當我覺得現在的清單係統不適合我時，如何找到新的清單係統？嗬嗬，我的好奇心強了一些，別見怪。”
“這很正常，說明你求知欲很強。這些清單係統本身並不是需要保密的東西，事實上，知道這些清單係統的人不在少數，隻是很少有人能發現它們的價值並且認真去實踐罷了。
所謂“道生一，一生二，二生三，三生萬物”，清單係統的種類真的並不多，絕大多數的清單係統都是從幾個基本類型衍生出來的，當你覺得現在的清單係統不適合你時，必然是因為你的環境發生了巨大的變化，比如你達成目標，當上了項目主管，或者說你換了新的工作等。聽起來有點像“生產力和生產關係”，是吧？其實它們的道理是完全相同的，我們很容易就可以發覺，“哦，現在這種清單係統已經不適合我了”，但是問題的難點在於“我現在需要什麽樣的清單係統呢？”我也曾經為此十分茫然，試圖尋找一個方法能像製作蛋糕那樣設定好“多大”、“什麽味兒”、“上麵寫什麽字”就可以輕鬆定製出自己的清單係統。”
“不要告訴我你到現在還沒有找到。”小強說。
“幸運的是，我找到了，嗬嗬。”老付將兩手交叉放在腦後，享受著成功的樂趣。
“Yes！我比你還幸運，可以“不勞而獲”了，嗬嗬。”小強晃了晃拳頭。
“我發現這種東西啊，沒有幾年的經驗是沒法提煉出來的。幾年前我想破了腦袋也找不到定製清單的方法，但前不久，它卻自己浮出水麵了。當然，我的方法不一定正確，隻是我自己經驗的結晶，你剛好幫我完善完善。”
“別繞圈子了，趕緊說說吧，我這兒還等著呢。”
“簡單地講，我將清單歸結成了幾個基本類型：
清單的四種類型
1.“便利貼先生”
2.“郵件狂人”
3.“交際草”
4.“掌櫃的”
歸結這幾種類型的依據分別是：
1.角色：角色是定製清單的一個最重要的因素，比如你的、我的和王總的清單係統絕對是有天壤之別的，但這並不是說誰的清單係統更高級或者說更強大，隻能說明角色不同，適合的清單類型也不相同。
2.材料：這裏的材料指的是放到收集籃裏的材料，使用“衣櫃整理法”時間長了以後你就會發現，平常自己收集的哪一類材料更多一些，E-mail？報表？還是別的什麽？
3.環境：你的清單係統是需要根據你的環境而變化的，比如你工作時80%的時間都是在電腦前，那麽顯然你可以嚐試一些數字清單，如果80%的時間都在外麵跑業務，顯然數字清單就不適合你了。
角色材料環境
便利貼先生任務執行者形形色色，比如：電話、口頭、MSN等隨任務而定
郵件狂人項目管理者通過E-mail和項目成員溝通辦公室
交際草市場營銷者各種各樣的約會社交場合
掌櫃的企業決策者紙質資料，比如：財務報表、待批閱文件等辦公室
“這幾種類型還都挺有意思的，就像是在職場上成長的曆程。你看，開始是“便利貼”先生，淨幹一些雜事；幹的差不多了，就可以選擇自己的發展方向了，不管是項目管理還是市場營銷都是不錯的選擇；最後，當你修煉得道的時候，就可以參與企業的決策了。看來真的是在不同的位置就有不同的環境，在不同的環境就有不同的思維模式，有不同的思維模式就有不同的清單係統！”小強有些興奮地說。
“對嘍，就是這樣，嗬嗬。不過有一點要搞清楚，這幾種清單絕不是按照藍領、白領、金領這樣分類的，而是根據角色、材料和環境，別把自己限製得太死了。”老付提醒小強。
“嗯，剛剛我已經對“便利貼先生”的清單係統有了一個大致的了解，你能不能順便講講其他三種類型的清單係統？”小強問。
“這個，還是算了吧，等你真正需要的時候也來得及。”老付看了看表，差不多到了該吃飯的時間了。
“別啊，再講一個嘛。”在比自己大十來歲的老付麵前，小強耍起了小孩脾氣。別說，這招對老付還挺管用，他們繼續聊了起來。
三、如果你是一位“郵件狂人”
千淘萬漉雖辛苦,吹盡狂沙始到金——
劉禹錫
“好，那就講講“郵件狂人”的故事吧。這個“郵件狂人”真的很不簡單，每天要收到超過80封E-mail，如果我是他，一看到這麽多郵件就暈過去了。你可能會問，他每天這麽多郵件都從哪裏來的呢？我們這位“郵件狂人”比較辛苦，同時管理著8個項目，這8個項目的負責人全部都通過E-mail和他進行溝通。”
“那他為什麽不選擇其他方式呢？”小強有些迷惑不解。
“這個問題問得好，其實通過E-mail與各個項目的負責人進行溝通也是最後才定下來的方式。剛開始時，這位“郵件狂人”剛剛當上項目主管，還是繼續按照以前的方式進行日常工作的管理，任何人有事情找他都可以直接給他打電話聯係，但是時間長了他就受不了了：
“電話狂人”的悲慘生活
1.得了“電話恐懼症”：光接電話就是一件很恐怖的事情，僅僅手下這8個項目經理就每天10個電話進行輪番轟炸，並且是不分早晚，隻要遇到事情，不管輕重緩急，先給“郵件狂人”撥個電話再說。時間長了，“郵件狂人”總是莫名其妙地產生錯覺，仿佛聽見電話在響，可實際上並沒有電話進來，
2.得了“健忘症”：剛剛當上項目主管的時候，“郵件狂人”和他手下的項目負責人最常見的對白就是“我上次給您電話裏不是匯報過嗎？”“是嗎？我怎麽不記得？麻煩你再說一次吧”。大家都以為他得了健忘症，事實上，記得每次談話的內容對他來說就是“不可能完成的任務”。
3.得了“神經衰弱”：這位“郵件狂人”經常覺得好像有什麽事情沒有搞定，有什麽事情忘了處理，所以天天晚上睡不著覺，逼著自己把整個白天的事情統統回憶一遍，然後才能躺下。
你不能不說“郵件狂人”工作認真負責，但就是因為沒有一個適當的日常工作組織方法，造成了工作效率的嚴重低下、下屬對他的質疑、老總對他的失望。
好在這位“郵件狂人”還是非常善於思考的，在痛定思痛之後，他給自己和所有的項目負責人定下了這些規矩：
◎所有項目負責人通過電子郵件進行工作匯報。
◎如果事情並非重要而且緊急的，一律寫成E-mail進行交流。
◎E-mail要言簡意賅，說明問題即可。
◎E-mail標題應采用“項目名—主題”的形式，並且標明重要級。
◎今日事，今日畢，自己每天清空收件箱，決不讓未處理的郵件留到第二天。”
“他這樣做有什麽好處呢？能解決他以前的問題嗎？”小強問。
“他這樣做的好處還真不少：
“郵件狂人”嚐到的甜頭
1.由於電子郵件是一種“非即時性”的東西，接收的電子郵件可以集中處理而接聽電話不能。因此，“郵件狂人”可以運用上次我給你說過的“情境”來給自己的工作日設定若幹個時段專門用來處理工作郵件，比如早、中、晚三個時段，這樣既能讓自己更加專注，也有利於收攏自己的思路。你可以自己做個實驗，10封郵件一次處理和分5次處理，哪一個更高效。
2.電子郵件可以很方便地歸檔，你可以為每個項目建立一個文件夾，將項目和項目隔離開來，這樣一來，資料變得有條理，自己的大腦也會變得清晰。像比爾蓋茨那樣的牛人，就必須做到在很短的時間內迅速切換到不同的項目，比如，上一個到他辦公室的人談完了“微軟Vista操作係統的構架”，下一個人緊接著談“如何應對Linux的挑戰”，比爾蓋茨就可以在大腦中關閉Vista文件夾，迅速打開Linux文件夾尋找思路。
3.電子郵件易於查找。不論是在線郵箱如Gmail，還是離線郵件處理軟件如Outlook，都支持對郵件內容和主題的迅速搜索。當某項目負責人不慎丟失了技術方案時，你可以花5秒鍾的時間搜索到那封郵件，再次發送給他，並附上一句“注意保存”。
4.電子郵件可以孵化任務。現在的電子郵件管理軟件如Outlook，能支持將收到的郵件直接處理為“待辦事項”、“日程安排”，等等，和我們的“衣櫃整理法”契合度很高，也就是說，“郵件狂人”可以方便地使用Outlook搞定“衣櫃整理法”的完整流程。
自從執行這些規矩以後，“郵件狂人”明顯感覺到壓力小多了，有了完整的時間可以從戰略的高度思考項目的組織和規劃，下屬和老總都慢慢地改變了對他的印象。”
“的確是不錯的方法，但是如果這麽多郵件處理不好的話，仍然是一個大問題，仍然不能做到“無壓工作”，對嗎？”小強問。
“是的，沒錯，如果你是一位“郵件狂人”的話，你會怎麽處理呢？”老付這次反問了小強一句。
“如果是我，可能會建立若幹過濾器。他不是要求在標題上注明“項目“嗎？我就根據這個，為每個項目建立一個文件夾，這個方法你覺得怎麽樣？”
“這個方法好是好，可是缺少主動性，看起來更像是一個歸檔係統，咱們來看看這位“郵件狂人”是如何處理的吧。
今日事，今日畢