第16章 綠葉充實枝幹 (2)
“好啦，老付，你就別繞彎子了，到底是什麽建議，快說啊！”小強已經等不及了。
“我強烈建議你使用“筷子式清單”。這是我以前剛到公司時用過的清單係統，那時候它用起來很方便，現在我推薦給你使用，希望它同樣適合你。”老付說著，在紙上隨意地畫了兩條直線。
“對了，當初我們聊到“衣櫃整理法”的時候不是提到了很多類型的清單嗎？還記得吧？”
“當然記得，“將來某時/也許”、“待辦事項”、“項目”，等等。”小強說。
“OK，很好，不知道你發現沒有，其實這三種清單的類型是相似的，他們都屬於“需要多個步驟才能完成的任務”，因此，我們完全可以把它們揉合在一起使用。這特別適合於像你這樣的“任務執行者”。我們來看看什麽是“筷子式清單”吧：
“筷子式清單”由兩根筷子組成：一根是“任務清單””老付指著紙上的一根直線說，“另一根是“下一步行動清單”。”老付又指向另一根直線說，“這兩根筷子合在一起，才構成了我們的“筷子式清單”，因為它們是不能合並也不能分開的。為什麽這樣說呢？你知道嗎？”老付問。
“嗯——會不會是因為他們的高度不同？”小強回答。
“一語中的，嗬嗬。不過我們還是有必要把它們兩個放在一起進行詳細的比較：
兩根“筷子”的比較
任務清單：
1.它幫助我們“做正確的事”，你可以想象一下你每天工作的時候都是一位大將軍，你的士兵就是你的時間和精力，當你利用他們攻城拔寨的同時需要考慮，哪些地方是咽喉要地？要先進攻哪裏然後進攻哪裏？什麽時候應該進攻？什麽時候應該防守？顯然，任務清單能讓我們從戰略上總覽全局。
2.我們對它需要采取的行動是“管理”，比如，你有一個“編寫計劃書”的任務，那麽你需要做的是立即將它分解成若幹可執行的步驟，然後考慮何時、何地去執行，在這期間，你還要對這些單個步驟進行添加、刪除、修改。
3.任務清單的內容主要來自收集籃的孵化，這可以參考我上次在咖啡館給你畫的“衣櫃整理法”的流程圖。
4.對於任務清單我一般是采用樹形結構，這樣有兩個好處，第一，對於任務的分解可以做到一目了然；第二，符合大腦的思維邏輯，易於接受。對於這樣的樹形結構我一般都是使用專門的軟件進行管理，因為在對任務的分解過程中，可能會隨時增加、刪除、修改，這些用電腦軟件實現起來比較方便。我推薦你使用Bonsai或者ListPro。
5.任務清單的最末節是為下一步行動清單提供素材，比如前麵五一旅遊的例子，我最終會把所有可執行的單個步驟匯總起來，形成一張“下一步行動清單”。
6.必須要注意的是，千萬不要忘了回顧你的任務清單。這是保證你行駛在正確軌道上的關鍵。
下一步行動清單：
1.它幫助我們“把事做正確”。剛剛我們當過了威風的大將軍，現在要做兢兢業業的小卒了。接過大將軍的命令之後，沒什麽好說的了，帶上我們的武器，穿上我們的盔甲，朝著大將軍鞭子指的方向衝殺過去，想盡一切辦法幹掉眼前的敵人，一次衝鋒不行就兩次，兩次不行就三次，直到大將軍鳴金收兵。顯然，下一步行動清單就是要我們專注地采取正確的行動。
2.我們對它需要采取的行動是“執行”，根據我自己的經驗來說，通常是從長長的下一步行動清單裏，挑選一個適合現在做的事情，然後盡力完成，就這麽簡單。比如，在開會之前有10分鍾的空閑時間，於是我打開行動清單看看，哦，裏麵有5個需要電話聯係的事情，剛好可以利用這10分鍾的時間，將這5件事情一次搞定。我同樣強烈建議你將能在一個場合中處理的事情，集中在一起處理，比如你可以將所有需要發E-mail的東西集中起來一次處理，也可以將所有需要向領導匯報的事情集中在一起，一次搞定。這樣是最高效的選擇。
3.下一步行動清單的內容來自兩個方麵，一方麵是任務清單，這個我們剛剛說過了，另一方麵是收集籃，我們通常會收集到一些單個步驟的行動，比如“登錄郵箱接收來自小陳的郵件”。
4.下一步行動清單一般采用列表的形式，我會將若幹“下一步行動”一條一條寫在清單上，然後完成一項，劃掉一項，這樣的感覺很爽。
我一般將所有的“下一步行動”直接寫在紙上，這樣有利於隨身攜帶和隨時瀏覽，比如乘坐飛機時，我就可以把隨身攜帶的下一步行動清單拿出來，看看有沒有可以現在執行的；可能等我下飛機的時候，已經搞定了好幾項任務。”
任務清單與下一步行動清單的區別
任務清單下一步行動清單
目的做正確的事把事做正確
行動管理執行
高度總體把握細節完善
來源收集籃孵化出的任務來自收集籃和分解後的任務清單
結構樹形列表
關係為下一步行動清單提供素材推動任務清單的順利進行
工具軟件紙張
是否需要周回顧需要不需要
“講得真不錯！老付，你說的那些我都能理解，可是要行動起來就沒那麽容易了。你能陪我一起進行一次實戰演練嗎？”小強問。
“沒問題。拿什麽舉例呢？還是用前麵的“五一旅遊”吧。咱們來看看，比如，這個是咱們的收集籃。”老付一邊說一邊畫起來。
收集籃
2XXXXXXXXXXXXXXX
3XXXXXXXX
4XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
5XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
6XXXXXXXX
7計劃五一旅遊
8XXXXXXXXXXXXXXXXXX
9XXXXXXXXXXX
“因為收集籃是要每天清空的，所以我一般都是拿一本比較容易撕掉的活頁記事本當做收集籃，抬頭寫上日期，下麵就可以寫收集到的內容了。而且平時我比較注意收集咱們辦公室打印時廢掉的A4紙，把他們裝訂起來以後，也是一個不錯的收集籃，嗬嗬。”
“怪不得，我們還都以為你是在收集我們浪費辦公用品的證據，嚇死人了！”小強說。
“嗬嗬，當然，一舉兩得嘛，尤其是你要注意哦，發現你浪費的比較多。”老付詭異地說。
“一定改正，一定改正，不僅如此，我還要和你“搶生意”呢，以後咱辦公室的廢A4紙歸我，怎麽樣？嘿嘿。”小強說。
“好啊，今天正式任命你為“回收站站長”，嗬嗬。咱們還是言歸正傳吧，我會在自己有空的時候看看收集籃有沒有可以孵化的項目，比如我在中午休息的時候掃了一眼收集籃，發現現在正是執行“計劃五一旅遊”的好時候，於是我把它從“收集籃”挪到“任務清單”：
首先，打開我在電腦上的“任務清單”軟件，比如說Bonsai。”
任務清單
1.本月需完成事務
1.1XXXXXXX
1.2XXXXX
1.3XXXXXXXXXX
2.新產品銷售策略
2.1XXXXX
2.2XXXXXXXXXXXXXXXX
2.2.1XXXXXXXX
2.3XXXXXXXXXXXX
2.4XXXXXXXXXXXXXX
3.五一旅遊計劃
4.XXXXXXXXXXXXXX
5.XXXXXXX
“你可以看到，裏麵已經有一些項目和任務，並且都是呈樹形結構，Bonsai還支持將一個目錄樹卷起或者展開，這些都讓我瀏覽和回顧起來一目了然。
我們把“五一旅遊計劃”寫進任務清單之後，就可以立即開始在任務清單上做任務分解了，這是使用電腦軟件做任務清單的另一個優勢。分解之後的任務清單看起來應該是這個樣子——哦，對了，分解任務時別忘了我們以前說過的描述原則。”
任務清單
1本月需完成事務
1.1XXXXXXX
1.2XXXXX
1.3XXXXXXXXXX
2新產品銷售策略
2.1XXXXX
2.2XXXXXXXXXXXXXXXX
2.2.1XXXXXXXX
2.3XXXXXXXXXXXX
2.4XXXXXXXXXXXXXX
3五一旅遊計劃
3.1準備地圖
3.1.1周五下午在書店買本地圖冊
3.2參考遊記
3.2.1在攜程網上找遊記
3.2.2上Google搜索旅遊攻略
3.3預訂火車票
3.3.1交給張某負責，周六下午3點詢問結果
3.4預訂賓館
3.4.1在網上尋找目標賓館並列成清單
3.4.2周五早晨10點開始電話聯係，確定賓館
3.5準備物品
3.5.1準備吃的
3.5.2準備喝的
3.5.3準備用的
3.5.3.1準備相機
3.5.3.2準備信用卡
3.6成果
4XXXXXXXXXXXXXX
5XXXXXXX
““成果”部分，當然是留到旅遊回來之後再填，填完之後整個項目就結束了，可以把它卷起來，這樣就不會占地方了。如果你使用的也是Bonsai的話，可以在“五一旅遊計劃”前勾選“完成”標記。
在此不得不提一下Bonsai的過濾器功能，它在我進行任務回顧的時候是非常實用的，Bonsai可以在建立任務時設置下麵幾種屬性：
◎狀態：完成、未完成、進行中
◎類型：項目、任務
◎優先級：高、中、低
◎關鍵字：選擇指定的關鍵字
◎時間：開始時間、結束時間
◎情境：可根據任務需要在什麽環境中處理進行設置，比如辦公室、電話機、等車時……
然後根據這些屬性，可以建立各種各樣的過濾器，比如：
◎下周要做：開始時間是下周的任務，這周有空的時候就可以做做準備
◎今天要完成：結束日期是今天的所有任務，必須要在今天完成
◎所有項目：隻把所有項目列出來，方便我進行回顧和深入思考
◎電話處理：列出所有情境是“電話機”的任務，方便一次性搞定所有電話任務
◎E-mail：需要E-mail處理的事情全部列出來
……
OK，談起讓人興奮的東西就停不下來，嗬嗬，不好意思，繞遠了。”
“沒關係，沒關係，這款軟件我還沒有用過，我一會兒就去下載一個試試。”小強趕緊刷刷幾筆將這件事放在自己的收集籃裏。
“試用之後別忘了支持正版，嗬嗬。OK，我們的計劃分解做得差不多了，接下來拿出下一步行動清單。
我的下一步行動清單是一個質量比較不錯的小號多功能記事本。在這個記事本裏可以存放名片，可以別一支筆，但它的最大特點是在側麵有月份的標簽，讓我可以迅速地翻到某個月進行記錄，這也是完全符合下一步行動清單的特點的。我們現在可以將“五一旅遊計劃”的下一步行動挪到清單裏。”
下一步行動清單
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XXXXXXXXXXXXX
XXXXXXXXXX
XXXXXXXXXX
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周五下午在書店買本地圖冊
在攜程網上找遊記
上Google搜索旅遊攻略
讓張某預訂火車票，周六下午3點詢問結果
在網上尋找目標賓館並列成清單
周五早晨10點開始電話聯係，確定賓館
準備吃的
準備喝的
準備相機
準備信用卡
XXXXXXXXXXX
XXXXXXXX
“接下來，我們就可以通過執行“下一步行動”去推動任務清單的運行。舉個形象點的例子來說，下一步行動清單就是一個小齒輪，任務清單就是一個大齒輪，它們緊緊地咬合在一起，小齒輪每轉幾圈就帶動著大齒輪轉一圈，就這樣，小齒輪帶動著大齒輪，大齒輪帶動著整部車前進。”
“不過我還是不太懂該如何使用下一步行動清單啊。”小強耐心地等著老付說完之後問。
“OK，我和你分享我的經驗吧，我是這樣使用它的：
老付這樣使用下一步行動清單
1.隨身攜帶：我的任務清單一直在電腦裏保存著，但是下一步行動清單一定是隨身攜帶的，喏，也就是這個筆記本，上麵有我所有可以立即去執行的“下一步行動”。每當我閑下來，或者打算做些什麽的時候，我會問自己“接下來做什麽？”然後習慣性地拿出下一步行動清單，挑選一個合適的事情立即去做。這樣的方法讓我提高了不少效率。比如在等車時，我會把下一步行動清單拿出來，發現上麵有4個需要回複的電話，那我就可以利用這5分鍾的時間解決一件事情。真的不敢計算啊，以前浪費那麽多5分鍾、10分鍾的零碎時間，如果能把它們集合起來，我起碼多出整整一個月的生命。
2.擴展功能：我在使用下一步行動清單時，還有一些特殊的用法，索性一次和你分享了。