第15章 綠葉充實枝幹 (1)
枝幹在生長的同時，綠葉也在生長。綠葉充實了大樹，為大樹帶來生氣。
如果你一直在實踐這些時間管理的方法，也許你會發現其中有一些方法並不那麽適合自己，用起來並不順手。這是一個可喜的現象，你開始發現問題了，這是你完善自己的時間管理係統的契機。每個人的情況不一樣，適合的時間管理方式也不一樣。你需要在自己的實踐過程中去優化以及個性化自己的時間管理係統。
“便利貼先生”、“郵件狂人”、“交際草”、“掌櫃的”——哪種角色最像你？或者他們的哪一麵像你？看一看他們的清單係統，你一定會受到啟發。
臨時事務讓你猝不及防？
電子郵件讓你窮於應付？
拜訪客戶讓你煩躁不安？
文件報表讓你顧此失彼？
你需要建立自己的清單係統！
一、“項目”、“任務”、“下一步行動”的區別（小強發現了新問題）
誰有生活理想和實現它的計劃，誰便善於沉默；誰沒有這些，誰便隻好誇誇其談——
埃爾溫斯特裏馬特
小強在這個公司已經工作5年了，偶爾閑下來喝杯咖啡的時候，從25樓的辦公室向遠處望去，常常會發出一些感慨：白駒過隙，時光飛逝。人生有幾個5年是可以用來為家庭和理想打拚的？
新的一天又開始了，這是一個周五的早晨，外麵淅瀝瀝地下著小雨。不知道是不是因為天氣的原因，王總辦公室的門居然是緊閉著的，這說明他今天早晨沒有來辦公室。這可真是一件新鮮事，閑來無事的小強又和老付用MSN聊起來了：
“Hi，真新鮮了，王總居然沒來。他不是每天都提前一小時到公司的嗎？”小強說。
“哦，我剛和他聯係過了，他家裏有點事，今天來不了了。”
“原來這樣，我其實一直很好奇，王總為什麽每天都來那麽早，有必要嗎？”小強問。
“當然有必要啦。你可能還不知道吧，王總有這樣一個習慣：每天六點起床，然後用半個小時鍛煉身體，然後提前一小時到公司。因為走得比別人早，路上不會堵車，光這一項就節約了他40分鍾的時間。到公司以後，在咱們還沒來的時候，他就已經將當天的任務進行了劃分，比如：
◎哪些工作交給市場部去做？
◎哪些事情交給技術部去完成？
◎哪些事需要給財務部交代？
◎需要跟蹤那幾個項目？
◎需要閱讀哪些資料？
◎需要解讀哪些財務報表？
◎交給哪些人辦的哪些事已經到期了？
等咱們到辦公室剛倒上一杯咖啡，老總就用E-mail發來了當天的工作任務。已經好幾年了，天天如此，嗬嗬～～”
“……我看你像是他肚子裏的蛔蟲。”小強說。
“那是當然，這是我們幾年前喝酒時，我給他的建議。”
“老總果然是老總，他不一定要有很強的專業能力，但是他一定要慧眼識珠，知人善用！！不簡單，不簡單……”
“：）”老付回過來一個笑臉。
“對了，老付，我還想請教你個事兒呢～”
“請講。”
“上次咱們聊到“衣櫃整理法”的時候，你提到“收集籃”、“將來某時/也許清單”、“待辦事項清單”、“項目清單”，這樣的“3+1”清單模式，還記得嗎？”小強問。
“當然記得，怎麽了？”
““將來某時/也許清單”我比較明白他的意思，但是“待辦事項清單”和“項目清單”我就不太明白它們之間到底有什麽區別，我現在經常為一件事情到底應該放到“待辦事項清單”裏還是“項目清單”裏而猶豫不決。我隻是模模糊糊地知道它們的區別，但是卻講不出來，你能幫幫我嗎？help！”小強發過去一個求救的圖釋。
“當然可以，你是想知道“項目”、“任務”、“下一步行動”的區別，對嗎？”老付回答。
“嗯，是這樣的。”
“OK，其實簡單地說：
◎“項目”是一個多元的組合，其中包含任務，成果等
◎“任務”是一個由單個行動組成的事件
◎“行動”則是指單個的步驟
我給你舉個例子你就明白了：
幾個好友打算利用五一的時間出去旅遊，為此他們準備了地圖，參考了別人的遊記，提前預訂了火車票和賓館，帶上了必備物品，之後他們下海上山玩得不亦樂乎，回來之後整理自己的心得。如果用“衣櫃整理法”進行計劃，應該是這樣的。”老付說著在紙上寫起來。
五一旅遊（項目）
1.1準備地圖（任務）
1.1.1周五下午在書店買本地圖冊（行動）
1.2參考遊記（任務）
1.2.1在攜程網上找別人的遊記（行動）
1.2.2在Google上搜索旅遊攻略（行動）
1.3預訂火車票（任務）
1.3.1交給張某負責，周六下午3點詢問結果（行動）
1.4預訂賓館（任務）
1.4.1在網上尋找目標賓館並列成清單（行動）
1.4.2周五早晨10點開始電話聯係，確定賓館（行動）
1.5準備物品（任務）
1.5.1準備吃的（行動）
1.5.2準備喝的（行動）
1.5.3準備用的（任務）
1.5.3.1相機（行動）
1.5.3.2信用卡（行動）
1.6心得體會（成果）
1.6.1拿出隨身攜帶的筆記本，把旅遊時寫下的東西整理到計算機上（行動）
1.6.2把照片上傳到網絡（行動）
1.6.3寫Blog（行動）
“從中可以看出，這個計劃有下麵這些特點：
1.項目包括任務和成果兩部分，這就是任務和項目的區別。
2.任務和任務是可以嵌套的。
3.行動都是可以直接執行的。
怎麽樣？夠清楚了吧？”老付寫完問小強。
“清楚了，清楚了。老付，你太偉大了！舉的這個例子太生動了！要是所有的教科書能像你這麽寫就好了。”小強顯得很激動。
“和人交流，最重要的就是能讓對方聽明白你說什麽，講那麽多大道理隻能說明在背課本，你說對不對？嗬嗬～”
“說得沒錯，嗬嗬。不好意思，可能要占用你好不容易才有的一個比較清閑的周五，我能到你辦公室和你好好聊聊嗎？”
“當然可以啊，我們有一早上的時間，現在就過來吧，我等你。”
“好嘞！”敲完這句話，小強鎖定了電腦，一路小跑到了老付的辦公室。
二、如果你是一位“便利貼先生”
成功不在於你盡力地去模仿別人，而在於你順其自然地做自己——
佚名
“老付，能借用一點你的時間嗎？”小強在門口問。這也是小強最近才養成的習慣，以前他自己並不認為時間有多重要，甚至認為自己年輕就有權利揮霍時間，因此，也就不注意珍惜別人的時間，總是不管別人有沒有事情就強行占用別人的時間，結果鬧得大家不歡而散。
“當然可以啦，今天早晨挺閑，王總不在，大家都“偷得浮生半日閑”啊，嗬嗬。”
得到了老付的允許，小強這才走進老付的辦公室，邊走邊說：“老付，還是想問問你關於清單的事情，我覺得這是個很重要的東西，是我每天都真正會用到的東西，所以你別嫌煩啊。”小強說著，在老付寬大辦公桌對麵的椅子上坐下。
“沒關係，有問題是正常的，沒問題反而是不正常的，記得當時咱倆聊“衣櫃整理法”的時候就說過，有問題可以隨時來找我，嗬嗬。”老付說。
“坦白地說，我在練習的過程中，總覺得“3＋1”清單係統不是很適合我，原因有這幾個：“3＋1”清單係統為什麽不適合小強？
1.“將來某時/也許”清單對我來說用處不大，因為我的角色是一個任務的執行者，所有到我手上的事情都是必須近期解決的問題，我用了“3+1”清單係統將近一個月，上麵就寫了一項內容，還是你上次給我做示範寫下的那條“哪天有空去打羽毛球”。
2.“待辦事項”清單也有一個問題，他將我的任務和“下一步行動”揉在一起寫在紙上，比如“製定項目獎勵方案”和“檢查郵箱”，這讓我覺得很不方便，總感覺自己的工作節奏被打亂了。你看，我正在處理一個個可以執行的單個步驟的任務時，突然來一個需要進行分解之後才能處理的任務，這就像踩了一腳急刹車一樣，結果是我被拋出車外。
3.最後是“項目”清單，我覺得這也根本不適合我，因為我隻是一個項目執行者，隻對自己的項目負責，我根本不需要那麽多的文件夾去存儲項目資料，我覺得這是你或者王總應該做的事情，老付你說對嗎？
其實說起來，最適合我的還是收集籃，用起來相當順手，總是能在不打擾我當前工作思路的前提下，迅速收集到各種信息。”
誰是“便利貼先生”？
“但是你也不能光收集，不處理啊，那就是我前麵說的“收藏家”了。
其實我注意過你以前工作時候的樣子，一到你的辦公桌，好家夥，黃的、紅的便利貼滿工作間都是，給我的感覺就像是貼著一打賬單似的。試想一下，你每次工作之餘抬起疲勞的雙眼一看，天哪，那麽多的黃燈、紅燈，它們仿佛是拿著鞭子的奴隸主，邊抽你邊嗬斥著你：“快點，快點，你還欠很多人的債沒還呢！”唉，真是欲生不能，欲死不行啊。在這樣的環境下，你能出色地完成工作嗎？你能保持良好的心態嗎？
我一直認為，所謂的時間管理，所謂的高效工作，所謂的無壓工作，並不是要讓你在單位時間內完成比以前更多的事情，而是能讓你把握住重點，保持平和的心態。要知道，工作隻是謀求更好生活的一種途徑而已，千萬不要本末倒置。
（時間管理並不是要讓你在單位時間內完成比以前更多的事情，而是能讓你把握住重點，保持平和的心態。）
其實在我們的身邊有很多像你這樣的“便利貼”先生，他們對待工作都有著同樣的特點：
“便利貼”先生的三個特點
1.喜歡把任務隨手寫在便利貼上：這是一個非常不好的習慣，和你隨地亂扔紙屑是一個道理。這樣的人對工作缺乏組織。比如我讓你完成一份計劃書，你隨手抓起一張紙刷刷兩筆寫在上麵，然後繼續埋頭做你手頭的工作。過一會兒，別人請你把上個月的銷售記錄E-mail過去，你又隨手抓起一張紙刷刷兩筆寫在上麵，仍然埋頭工作。當手頭的工作結束時你就會很茫然，心裏想，剛才好像有人要我寫一份銷售記錄？我清楚地記得寫在了一張紙上，可是那張紙在哪呢？算了，等想起來了再說。你看，你不僅僅拖延了兩項工作任務，而且等到月底的時候還要承擔拖延造成的壓力。本來是兩件重要但是不緊急或者緊急不重要的事情，結果在你這裏就升級成了重要而且緊急的事情，拖延和壓力就是這樣產生的。
2.對自己的要求僅僅是完成工作：這是一種典型的“便利貼”心態。我前麵提到過“工作隻是謀求更好生活的一種途徑”，你需要注意“更好”這兩個字。所謂逆水行舟，不進則退，如果我們僅僅把工作當成便利貼，完成一項任務，一揉，一扔，然後上網聊天，那你自己最終的命運也隻能是被別人一揉，一扔。我們應該周期性地回顧那些重要的任務，總結自己的得失，看看下一次能不能做得更好，這才是一個健康、積極的心態。
3.對所有的事情來者不拒：如果你是“工作機器”的心態，那就很難拒絕同事們的要求，他們會越來越喜歡將一些枯燥、單調、沒有技術含量的任務交給你去做，而自己去完成那些有挑戰性的事情。你這時也覺得無所謂，反正工作就是上班、工作、下班嘛，至於完成的是什麽工作，管他呢。就這樣，在同樣一個公司裏，你很快淪落到幹力氣活的境地，而別人則每天都在挑戰自己。更可怕的是，你的上級主管很快會發現你是一個可有可無的可憐蟲，隨時準備對著你的屁股踢上一腳。”
“聽你這麽一說，真夠殘酷的！可我自己又確實有點像你說的“便利貼”先生……”小強撓著頭，難為情地說。
“如果你是一位“便利貼先生”，那麽我可以給你一個建議嗎？”
“老付，別那麽客氣啦，有什麽建議說吧，我很想聽聽。”
筷子式清單：大處著眼，小處著手（老付教新招）
“其實你前麵對自己的分析非常透徹，“3+1”清單係統可能的確不適合你。我想說的是，每個人都可能有屬於自己的清單係統，我也隻能是根據我對你的了解，對你提出一些建議，這些建議必須要你在自己的實踐中進行檢驗和優化，才能成為真正屬於你的東西。因此，在學習包括時間管理在內的所有知識和技巧時，一定不要忘了去實踐，你不實踐，那些知識還是屬於作者；你去實踐了，那些知識就屬於你。不要被網上和圖書館裏各種各樣的理論蒙住了眼睛，更不要因為崇拜作者和追趕時髦去讀書，去學習。記住，實踐是檢驗真理的唯一標準。”
（在學習包括時間管理在內的所有知識和技巧時，一定不要忘了去實踐。）