第19章 綠葉充實枝幹 (5)
3.紙質日程表：這是比較傳統的日程表。紙質日程表種類很多，不知道你注意沒有，其實你桌子上擺的台曆就是一個“紙質日程表”，此外還有那種側麵有月份標簽的記事本，以及像月曆那樣的日程表。紙質的日程表書寫的範圍比較有限，並且不能提供定時提醒的功能，所以現在大多數人使用紙質的清單而非紙質的日程表。”
“那老王到底使用的是哪種日程表呢？”小強問。
“他使用的就是Palm650。我和他認識有8年了，他也是一步一步思考、實踐、再思考、再實踐才最終確定下來最適合他的時間管理係統。”
“好像不對啊，我有時候見他在一個小本子上寫來寫去的，還經常拿出來看。”小強一個指頭摸著下巴說。
“真健忘，我剛才不是說過了嗎？單靠日程表是不能涵蓋工作中的各種事務的，隻有前麵提過的那三種類型的“行動”才適合放在日程表裏。如果他有一件還沒有孵化的任務，該怎麽處理呢？比如製作標書，這是一個項目而非行動，就不能寫在日程表上。這時候，他需要記事本的幫助。我們在設計自己的清單係統時，務必要保證所有的事，都能在你的係統裏找到一個合適的容身之所，這樣你才有可能達到“心如止水”的境界。我之所以說他“生命力旺盛”就是指他的清單係統做得非常出色、圓滿。
兩樣武器是這樣使用的：
1.日程表：幾乎所有的行動都可以寫在日程表裏，並且設置好提前提醒時間。如果是開會可能設置的是5分鍾；如果是與某人的約會，可能設置的是提前30分鍾。執行這個行動需要的資料可以加在備注裏，比如說需要攜帶標書、合同等。
2.記事本：主要用來進行任務的孵化，也可以用來進行頭腦風暴。比如說要製作標書，他會在某一頁寫上“製作標書”，然後進行樹形的任務分解：“對招標書進行分析”、“準備公司的資料”、“確定產品和相關設備的技術指標及報價”，等等。然後他可能會在任務的後麵寫上由誰去執行，有什麽需要注意的地方。對於那種能確定下來執行時間的行動，可以立即輸入到日程表裏，這樣就相當於另類的“筷子式清單”，嗬嗬。”
“哦，原來是這樣。看起來日程表的使用比起“筷子式清單”係統好像要簡單一些。”小強說。
“你這樣想就不對了，如何使用日程表，也是一門學問：
使用日程表應該注意的兩點
1.日程表是一塊“聖地”：“聖地”的意思就是，你要麽不要寫到日程表裏，如果寫進去了就一定要按照計劃執行。我以前說過，不知道你是否還記得，我們的時間管理工具，一定是一個“可信賴”的係統，“下一步行動清單”和“日程表”都是神聖不可侵犯的。當你的“聖地”不再神聖的時候，你將又回到以前茫然的生活中，不知道該以什麽為標準，該以什麽為準則。咱們還是需要有信仰的。
2.日程表排得太滿是“誤區”：很多人把自己的日程表寫得太滿，比如早晨7：00起床、8：00上班、8：30開會、9：00找資料。這樣做有幾個缺點：
◎排得太滿壓力太大：日程表是“神聖”的，寫在上麵的事情都要按時完成，如果排得太滿，我們的工作就失去了彈性。那些可以今天完成，也可以明天完成，或者每天、每周都要做的事情，可以考慮不寫入日程表。
◎排得太滿失去意義：如果你每天日程表上的事情，都有一件或者兩件不能按時完成，那麽你的日程表將失去意義，因為你已經告訴自己，可以按照日程表執行，也可以不按照日程表執行。當你不信任它的時候，它就失去了意義。
其實我對日程表上的清單係統，也沒有更深入的經驗，建議你有空多和老王聊一聊，獲得第一手資料。如果你是一位“交際草”的話，你一定要像他一樣，做一顆生命力旺盛的“交際草”。”
“嗬嗬，我看啊，還是算了。不論從性格來說，還是從職業規劃來說，我都不太適合“交際草”這個角色。”
五、如果你是一位“掌櫃的”（猜猜這位“掌櫃的”是誰）
“不知道下麵這位“掌櫃的”你有沒有興趣？”老付問。
““掌櫃的”我知道，就是“拿事的”嘛！”
“沒錯，像《武林外傳》裏的佟湘玉就是一掌櫃的。這掌櫃的可不好當啊，既要協調團隊關係，還要掌握平衡收支；既要勤看賬本，又要保存各種字據。”
“嗬嗬，我曾經以為領導是最好當的。”小強不好意思地說。
“那是你對這個角色還不太了解。人生在世，真的沒有一件事情是那麽容易就可以做到的。每個人的角色、地位、環境不同，麵臨的挑戰也不同。就像小的時候玩遊戲機，剛開始的時候碰到任何一個小野怪都要使出渾身解數去對付，隨著經驗值的增長，打那些小怪已經可以一擊斃命了，但這時候身邊又冒出來另外一堆高級怪，仍然需要你使出渾身解數去應付。記住，當你提升自己的能力時，你麵臨的困難也升級了。”
“嗯，“掌櫃的”用的清單係統和咱們的一樣嗎？”小強問。
“據我所知，略有不同。
咱們還是照例分析一下“掌櫃的”這個角色有什麽特點：
“掌櫃的”有哪些特點？
1.紙質的資料較多：“掌櫃的”一般都隻接受來自幾個關鍵部門的管理層的報告，比如財務部、項目部、市場部、人力資源部，等等。在大部分情況下，這些部門的頭兒不可能隻給“掌櫃的”發一封E-mail了事，除非是像微軟這樣頂尖的高科技公司。財務部會拿著這個月的資產負債表、現金流量表去“掌櫃的”辦公室，項目部會拿著各個項目的進度以及需要定奪的方案去“掌櫃的”辦公室，市場部則不可避免地要拿銷售報表去“掌櫃的”辦公室聽聽他的看法。因此，我們前麵提到的所有清單係統都不太適合他，因為他接觸到的80%的事務都是和紙質資料相關的。
2.回顧的次數較多：“掌櫃的”做任何一個決定可不像咱們這樣，他需要考慮得更長遠一些，要從戰略的角度去思考，而這絕不是僅憑直覺就可以決定的事情。比如，“掌櫃的”可能需要把現金流量表翻過來倒過去看上七八遍，才會決定要縮減商務開支，因此，現金流量表會被他放進去、拿出來很多次。如果沒有一個很好的係統去保存的話，他的辦公室肯定會一團糟。不過，你見過幾個“掌櫃的”辦公室是一團糟的？能坐上那個位置，他們一定有自己的一整套方法。
今天我給你介紹一種我見過的最常用到的文件管理係統：43個文件夾。”
“43個文件夾？需要那麽多嗎？”小強問。
“當然需要了，我給你算算啊：每月的31天如果每天一個文件夾這就是31個文件夾了，再加上12個月，合起來不就43個文件夾了？”
“哦，原來是這樣啊。那對文件夾有什麽要求嗎？”小強又問。
“那倒沒什麽要求，隻要你找一個足夠大的抽屜，然後找43個能貼上標簽的文件夾就行，重點是要：“43文件夾”使用要點
◎方便瀏覽標簽：1號到31號，1月到12月，這些便簽需要貼在文件夾上我們可以一眼看到的地方。你可以選擇一些側麵能夠插入小標簽的文件夾，也可以買一些可粘貼的標簽紙，貼在文件夾的側麵，貼的位置不要重複，建議你可以看看你的書櫃是如何容納整齊的書籍的。
◎方便取出和放入：一般情況下，所有的文件夾放入抽屜之後要寬鬆一些，取出和放入時能做到一次到位。”
“具體的使用方法是怎樣的呢？”小強問。
“OK，現在假如你已經準備好了43個文件夾，然後就要這樣做了：
“43文件夾”的使用方法
1.其中31個文件作為每日文件夾，在它們的側麵分別貼上“1”到“31”的序列標簽；剩下的12個文件夾作為每月文件夾，在它們的側麵分別貼上1—12月的標簽。
2.31個每日文件夾以當天的文件夾為首依次排列。（如果當天是10月5日，那第一個文件夾的編碼應該是“5”，1—4號則依次排在31號文件夾後麵。)
3.12個每月文件夾以當月文件夾為首依次排列。（如果當月是10月，那第一個文件夾應該是貼著“10月”標簽的文件夾，1—9月文件夾依次排在12月文件夾之後）。
4.每天，取出當天文件夾裏的事情放入工作籃進行處理，待文件夾中的事情處理完畢之後，就將此文件夾排列到所有每日文件夾的最後麵，依此循環。
5.同樣的道理，當月文件夾裏的事情處理完畢之後，就把此文件夾放在所有每月文件夾的最後麵，依此循環。
這個方法其實是來自於時間管理大師DavidAllen。”
“聽起來好像比較複雜啊，能舉個例子說明一下嗎？”小強問。
“行，那咱們先從“掌櫃的”某天早晨說起。11月2日大清早，“掌櫃的”推開辦公室的門，助理抱了一堆文件跟了進來，告訴他，有這麽幾件事情需要他處理：
待處理事務
上月的財務報表，包括現金流量表和負債表
下周一需要出席一個論壇，發表一個演講
人力資源部提出的崗位調整計劃
新項目的合同，需要今天簽字
“掌櫃的”讓助理將資料放在辦公桌上，自己不慌不忙地先坐到自己的老板椅上定定神，然後喝上一口助理泡好的茶。這時他先不去理會桌上的那些資料，而是先從“43文件夾”取出今天的文件夾看看裏麵有些什麽，運氣不錯，裏麵空空如也；再看看“11月”這個文件夾，也是一樣。於是他開始將注意力集中在桌麵上放置的一堆資料上。
他先把所有的資料瀏覽一遍，哪些是重要的，哪些是緊急的都心裏有個數，然後把需要今天之內處理的緊急重要事務取出來，是今天就要簽字的新項目的合同。在仔細地看過內容之後，他簽上了自己的名字，然後放到一邊，開始看下一個。他瀏覽了一下助理已經寫好的演講稿，覺得沒什麽問題，然後就打開“43文件夾”將這份演講稿放在了下周一的文件夾裏。
這時就再沒有需要當天處理的事情了。於是他拿出重要的事情來看。“人力資源部提出的崗位調整計劃”是一個非常重要而且非常複雜的事情，深入思考一番之後，覺得現在還不是下決定的時候，得過兩天再看看，於是他把這份崗位調整計劃放在了“11月”這個文件夾裏，這代表著這是一件需要在這個月內隨時考慮的事情。
然後“掌櫃的”又拿起上個月的財務報表仔細研究，但在這時一個電話進來，他需要臨時出去一下，於是他打算把這件事情放到明天去處理，於是他將“上月的財務報表”放在了3號文件夾裏，代表這是明天的事情。同時，他將已經處理過的重要事務，比如“新項目合同”的複印件放在了11月的文件夾裏準備日後歸檔。
到了第二天，他拿出“11月”和“3號”這兩個文件夾，將“財務報表”和“崗位調整計劃”拿出來研究一下。“崗位調整計劃”仍然不成熟，繼續放回“11月”文件夾；“財務報表”是可以今天看看的。在研讀財務報表的過程中發現營銷部最近的業績不怎麽樣，於是他利用2分鍾的時間立即寫下一張紙條“召開銷售部會議，討論銷售業績”，放到桌上的一堆文件上，繼續看財務報表。看完之後開始挨個處理桌子上的文件，當他看到那張紙條時，給助理打電話，通知其組織這次會議。
轉眼間到了月底，這時候他會把整月收集來的文檔資料加以整理，沒有保留價值的就丟掉，需要保留的，就集中起來放在“11月”的文件夾裏，如果這時候發現“崗位調整計劃”仍然沒有落到實處，那就先把它轉移到“12月”文件夾裏，這樣做的目的是把“1號”到“31號”的所有文件夾都清空。當“43文件夾”使用一年之後，就要將所有月份文件夾裏的資料都整理出來，進行歸檔。
基本上“43文件夾”就是這樣使用的。明白了嗎？”
“聽明白了，嗬嗬，老付，你很會講故事嘛。”小強笑著說。
“那你猜猜這位“掌櫃的”是誰？”老付問。
“這還用猜嗎？”
“嗬嗬。我們最好的助手——清單咱倆已經探討得差不多了，這時你可能會有這樣的疑問“我從來沒有使用過任何清單係統，但是我每天的工作仍然是井井有條的啊”，其實這說明你已經有了一個相當不錯的清單係統了，隻不過連你自己都沒有發覺。希望你能將它提煉出來，咱們一起分享，一起成長。嗬嗬，差不多該下班了，真是充實的一天啊。”老付邊說邊伸起了懶腰。
“是啊，嗬嗬，辛苦你了。還有二十分鍾，你先休息會兒，我出去把剛學到的東西記下來。”小強站起來轉身將椅子放好後出了辦公室的門。
老付看著小強的背影微微地笑了，他仿佛從小強的身上看到了剛進公司的自己，那時候他也是一樣，謙虛地學習業務，努力地學習做人，踏踏實實地成長。不過有所不同的是，他當時年輕氣盛，沒有發現身邊的良師益友，一個人辛辛苦苦地成長，讓自己浪費了不少大好時光……
“怎麽搞的，開始懷舊起來了，我還沒老呢。”老付在心裏說。