第六章：別讓自己成為緩慢的烏龜——經營你的時間與效率
時間，是我們每一個人最重要的資源，難怪人們常說：“時間就是金錢。”
開展時間管理學，研究時間觀念已成為現代管理的重要觀念。浪費時間，就是浪費金錢，就是降低效率。所以，我們更應該重視對時間管理的研究，用正確的時間觀念思考問題，講求效率，充當時間的主人，迎接未來的挑戰。
1 時間在你自己手中
從亞裏士多德到愛因斯坦，多少世紀以來許多科學家與哲學家都在探索時間的奧秘。時鍾不斷的走動，季節不斷的更替，我們在時間中生活。
時間，是我們每一個人最重要的資源，難怪人們常說：“時間就是金錢。”在我們周圍，到處都是忙忙碌碌的人們，他們為生意操心，為發財奔波，忙於公司的經營管理，應酬各式各樣的人，處理沒完沒了的繁瑣事務……每個人都想把時間的彈簧拉長一些，在時間的海綿中多擠出一點來。每個人每天都有24小時，可是許多人都覺得時間不夠用。
“為什麽時間總是那麽少？”
“我的時間又被占用了！”
“時間總是和我作對！”
“我挪不出時間。”
他們不斷的抱怨。他們沒有發現，其實時間一直在他們手中，占用時間的正是他們自己，使時間變少的也是他們自己。他們所說的那些話當中，正說明了時間是可以被自己管理的。
“為什麽時間總是那麽少？”——時間是可以量化的所有物
“我的時間又被占用了！”——時間可以被擁有
“時間總是和我作對！”——時間是一種心理狀態和能源
“我挪不出時間。”——時間可以被製造
這些話的隱喻已經告訴我們時間是可以被個人製造、擁有、使用的能源，是可以為個人所掌握的。
雖然每個人每天都擁有同樣多的時間，但是，有的人可以從累積的許多個24小時當中，創造出自己的成功與偉大，創造出較高的職位、較多的財富；有的人卻沒有辦法。我們當然不希望大家都把時間花在“如何做大官”、“如何賺大錢”上，然而，如何在每天短短的 24小時中去做一些大事，做出對公司、對社會有益、有貢獻的事，最重要的就體現在時間管理上。管理時間就是思考：時間應該如何利用？站在時間管理的觀點來看，一件事是否得到解決，固然很重要，但若要花很長的時間才把事情解決，則並不能算是很好的解決辦法。真正良好的時間管理，應該是在最短的時間內把事情完成，看起來好像沒有什麽事情要做，但卻是在做最重要的一件事-——思考。
西方有學者將現代的時間管理總結為三個字母——Q、F、N 。“Q”指更快（Quiker）,“F”指更高速(Faster),“N”指現在(Now)。在你進行時間管理時，就像是指揮一個樂隊，樂隊根據你的一舉一動掌握節奏和速度。你是時間的主人，時間對你是屈從的。如果把這種管理權讓渡了，你就有可能是時間和命運的奴隸。
在落後的管理觀念中，人們看不到時間的價值，不知道時間的作用。如車間裏工作成批閑聊；訂某一項合同，需要蓋上半年的橡皮圖章，而此時引進項目也已成為落後項目等等。成功與成就往往來自科學地安排時間。一個真正的成功者，往往具有守時的習慣。整個商業大廈，建立於嚴守時刻的基本原則之上，一個不能夠遵守時刻約定的人，將難以得到信任，也就難以在商業世界中立足。雖然說商業素質比守時的品質更寶貴，但無疑守時是必須的。所以成功的人，在時間管理上都是出色的。
把握時機，機不可失，時不再來，抓緊時間，可以創造機會。沒有機會的人，往往都是任何時間流逝的人。很多時候，機會對每一個人都是均等的，行動快的人得到了它，行動慢的人自己錯過了它。所以，要抓住機會，就必須與時間競爭。
現代人從事企業工作，重要的是時間的管理，很多企業人十分辛苦，每天早出晚歸，疲於奔命，但如果加以認真研究，仍可發現，許多工作是在白白浪費時間。結果，大事抓不了，小事也抓不到，企業人應有自己的時間安排，抓住關鍵，掌握重點。
講話、開會也要講究成本經常開會，講話既多又長，並非優點。有效的會議，時間不多，又取得成效，日本一位著名企業家認為，在走廊上碰個麵，也可相當於開個會議的作用。“文山會海”無非是浪費了自己的時間，也浪費了別人的時間。這些時間，本來可以生產很多產品，這就是會議的成本。應該計算一下，有效益的會當然可以多開，如果沒有效益，還是應該減少這樣的會議。
開展時間管理學，研究時間觀念已成為現代管理的重要觀念。浪費時間，就是浪費金錢，就是降低效率。所以，我們更應該重視對時間管理的研究，用正確的時間觀念思考問題，講求效率，充當時間的主人，迎接未來的挑戰。
2、把浪費的時間找回來
每一天我們都過得不一樣，但如果以一個時間段來看，你對於時間的利用與分配卻是大致相同的。你也許常常會看表，知道每一個時刻，但你可能並不知道表盤上的時間是怎麽消失的，不清楚它們是怎麽被你用出去的，那麽，就來看看專家的研究。
我們日常的時間按活動內容來區分，大致可以分成六種：
睡眠的時間：睡眠的時間比別人多，是一種浪費。有人一天要睡八九小時，有人隻睡六小時，睡眠時間短，就比較有時間做其他事。如果把每天多餘的時間累計起來，將是一筆不小的無形資產。
交通的時間：也就是從居住處到達工作地點的時間。有人花很多時間走路上班，也許對身體有很多好處，但從另一方麵看，則可能代表沒有效率。因為時間在不知不覺中被浪費掉了。在較大的城市裏，許多人每天要花40分鍾搭車上班或上學，如果每天利用等車、坐車或開車的時間背英文單詞，一天20個，一年就可背上7000多個單詞。
工作的時間：這是日常生活中占用時間比較多的部分。
娛樂的時間：比如和家人一起相聚的時間，吃飯、運動、休閑的時間，社交的聚會時間等。
閱讀、看電視的時間：現在，大家都花很多時間看電視，看報紙，而較少花時間看雜誌，更沒有花時間看書。書和雜誌看得太少，我們的知識會漸漸變得十分淺薄。的資，報紙與電視雖然可以使我們知道來自各種知識領域不同的資訊，但是大都不夠深入，不足以構成知識體係的基礎。真正要深入解決問題，要從雜誌上千字、萬字的文章說明或專門書籍才能夠了解。要尋找更好的解決方法，說不定就要看整整一本或數本書了：
學習的時間：即使是已經工作的企業人，也需要不斷的進修來給自己充電，以增強其做事能力。事實上一個員工1年工作10個月，休假1個月，受訓1個月，會比在全年工作12個月的效果要來得好，這是因為休假使體力更充沛，而訓練則讓腦力更充實。
你的時間分配得如何呢？請按照上述的六個方麵，把你每天分別花的時間量寫上去，看看每一部分花了多少時間，記錄得越詳細越好。一個星期之後，比比看，分析一下哪些時間是可以縮短的，哪些時間是可以增長的。把這些都做完了，就能在合理利用的前提下，有效分配資源，加強個人的時間管理。
一般情況下，浪費的時間有以下幾種：
**的時間：每次你醒來後卻不起來，既無法獲得休息，又無法真正工作。
準備的時間：你花了太多的時間穿衣服、化妝、上洗手間。
等待的時間：每天總有那麽一段時間是你在等待，等車、等人、等時間……事先約定具體的時間或者在等待的同時做些有意義的事情，都不失為彌補的好辦法。
娛樂的時間：適當的娛樂可以放鬆，但不能過度，否則，明天的時間也會被它占用。
把這些浪費的時間，從你的計劃表中剔除出去，你會體會到未曾有過的節省的快樂。
美國管理顧問史密特先生提出了“每周時間分析表”的觀念，對於你的“剔除”工作也許會有幫助。這個觀念是許多美國時間管理專家都承認的重要分析表，它要求人們實地去分析過去這一周的時間是如何度過的。每天的活動有哪些?睡眠的時間有多少?當我們專心做事的時候，我們把所有精神通通投入，事情就可以做得更好。
每周時間分析表
活動項目時數／每周時數／每周
睡眠
上班前準備(穿衣、漱洗、早餐)
工作及上下班時間
與家人相聚時間
家庭作業(帶回家的工作)
晚餐
運動
休閑、嗜好
閱讀(報紙、雜誌、書籍)
與事業有關的研究、進修
看電視社交、朋友聚會
其他
總計
3、時間管理三大法則之一：計劃
很多人認為，與其把時間都花在對於未來的計劃上，不如腳踏實地的苦幹。實幹固然很重要，但合理的計劃卻可以讓我們事半功倍。如果說實幹是汽車的發動機，那計劃就是汽車的方向盤和地圖。脫離了方向盤和地圖，汽車固然可能達到目的地，但中間難免會走彎路，浪費了精力和時間。隻有照著計劃前進，才能快速有效的實現目標。
沒有任何事比事前計劃更能把時間做生產性的運用。研究證實了一項常識：用更多的時間為一項工作做事前計劃，做這項工作所用的總時間就會減少。所以，不要讓今天繁忙的工作把你的計劃時間從你的工作時間表中擠出去。
計劃可以分為兩種：長期的計劃與短期的計劃。
長期性的工作常讓你很頭疼，因為它們往往難以預期，一開始認為可以很快完成的工作，最後可能不但必須延期，還耗費了你很多精力。對待長期的計劃，有以下幾點：
第一步，設立總的目標。這一步的關鍵在於不僅要把觀念或信條確定下來，而且要使其具體化，將總目標分解細化，使其成為指導工作的方針和努力的方向。 第二步，進行預測。在進行計劃時，要考慮對客觀環境的分析預測，離開了客觀環境，長期發展計劃則不啻為沙上建塔，空中造樓。尤其當計劃延續時間很長時，要注意分析客觀環境的變化。
第四步，設立階段計劃。把長期的工作分割開來。由於長期性工作費時費力，人們容易失去工作的誘因，因此自己設定幾個進度，並規定好它們的截止時間，反而是更有力的自我激勵的方式。 第五步，每周訂下固定的若幹時間專門處理長期性的工作。剛開始不要訂下太長的時間，否則容易引起自己的挫折感，應該積少成多，逐漸有成。
第六步，事先找出下回工作時的重點。知道下次工作重點，一直有意識或無意識地想到它，等到下次真正要工作時，就會很熟悉。
第七步，養成固定的工作習慣。如果事先規定自己每周或每天的某個時候，必須從事哪些花費多時的長期性工作，久而久之，一到那個時候會主動地空出時間去做它，這就是習慣的力量。
第八步，偶爾轉變工作的角度。長期從事某一工作，容易使人覺得疲憊、毫無成就感而減低對工作的興致。所以換換角度容易提高對工作的興致。
對於短期的計劃，我們可以每隔一個時間段檢查它一下。
(1)每日之末。你最好在每天醒來之時知道今天該幹什麽，先幹什麽。所以，每日之末，擬訂一個要在明天達到的成果和如何進行的簡要計劃，按重要程序順序排列，把重要項目編上號碼。 (2)每周之末。一周是一個工作階段的結束。在每周的最後一個工作日之末，花點時間檢查一下本周的主要活動，同上次計劃的成果進行比較，找出可以改進之處，並擬訂出下周各項工作的計劃。詳細的話，也可擬訂出下周每天要達到的一項或幾項主要目標。 (3)每月之末。與一周一樣，總結本月的重大事件，反思，並擬訂出下個月要達到的一些主要目標。可以計劃出下月的每一周你要達到哪一項主要目標。 (4)每季之末。檢查本季成果，同預期計劃比較，確定補救措施和改進方案。確定下季每月工作要點。
依次類推……
需要注意的是，同時進行數個計劃容易顧此失彼，不僅完成的時間要延長，而且其品質也無法控製得當。所以最好根據工作的緊急性、成功的可能性、重要性、預期效果所需時間來決定計劃的輕重緩急，否則一箭“數”雕，隻能使質量每況愈下而已。
不要再吝惜你製訂計劃的時間了，這可是一種時間投資哦！
4、時間管理三大法則之二：行動
現在，你已擬出了你的計劃，你可以心無旁鶩地采取行動了。
“冰塊放在電冰箱裏就不會化掉，而一個人的時間這塊‘冰’，卻是任何電冰箱也無法阻止它融化。它不停地在化、在淌，越化越少了。一切願意使自己的生命有更大的價值的人，千萬要抓住“現在”，使自己生命中的一分一秒轉化為“凝固了的時間”!子在川上曰：“逝者如斯夫！”類似的有西班牙作家塞萬提斯的名言：“時間像奔騰澎湃的急湍。”因此，把握住今天，就要抓緊現在。
時間包括三個部分，“過去”是已經逝去的時間；“未來”是尚未到來的時間；“現在”是現實的時間，存在的時間。應該說，“現在”這個部分的時間最寶貴、最重要。因為“無限的‘過去’都以‘現在’為歸宿，無限的‘未來’都以‘現在’為淵源”。“過去”是“現在”發展的基礎，“現在”又是向“將來”發展的起點，現在把握不住，將來更無從談起。誰放棄了現在，便為葬送將來開了先例。“現在”的重要性還在於因為它最容易喪失，所以倍覺它可貴。
我們每個人都要樹立“今天”的觀念。隻要能抓住今天，就能抓住成功。有人建議愛迪生“為科學休假十年”。愛迪生回答說：“科學是永無一日休息的，在已過的億萬多年間，它於每分鍾都工作，並且還要如此繼續工作下去。”他們在時間上計較一分一秒的得失。愛迪生在1871年聖誕節結婚那天，剛舉行完婚禮，他突然想到了解決當時還沒試驗成功的自動電機問題的症結，便悄聲對新娘瑪麗說：“親愛的，我有點要緊的事要走，待會兒準時回來陪你吃飯。”直到半夜時分，他還在聚精會神地幹活兒，直到家人找來，愛迪生才大夢初醒。愛迪生活了85歲，僅在美國國家專利局登記過的就有1328項科學發明，平均每15天就有一項發明。他的時間就是這麽被節省出來的。
“不教一日閑過”，對於年輕一代人來說，尤為重要。“一日工作是一日功，一日不工作十日空”。我們不能一味地感歎歲月之虛擲，年華之流逝，讓寶貴的時間，在躑躕蹉跎中白白地流過。人生易老，時不我待。必須抓緊每一天，才能使生命之光閃耀異彩，才能在白發蒼蒼的時候，理直氣壯地回答：我沒有虛度年華。
抓“現在”，就要有緊迫感。抓“現在”，必須立足於抓分秒。對於時間，人們隻能從現在中去掌握它。現實的一分鍾，是比想象中的十年更長的一段時間，古今中外一切事業上有成就的人，都是積秒建功、積秒創業的人。
隻要你開始逐步進行，你就會發現，其實完成工作並不是十分困難的。你還會發現，逐步完成工作會帶給你諸多好處，如晉升、加薪和其他各種良機。
另外，及早動手，你就會有更多的時間去處理意料不到的事情，獲得更多的資料，或做其他更需要你去做的工作。假如最後期限是明天，而你又非要等到最後一分鍾才動手，那麽，上述那些額外工作就會使你的工作速度減慢，甚至錯過最後期限。
要立刻行動，就要克服拖延。拖延是影響你抓住“現在”的最大敵人，就像你成功航線上的礁石。有的人總覺得來日方長，“現在”無足輕重，隻有“將來”才會有無限風光，才能決定一切。這種觀念隻是在向“現在” “賒賬”，終有一天，債務必須償還。
工作，是十分艱苦的勞動，需要的是勤奮，懶惰的人將一事無成。須知，知識財富不經過自己艱苦的思維活動，就不能成為自己的東西。中國古時候有一個懶惰的文人，怕讀書費腦筋，就把書燒成灰，包在餃子裏吃下去，以為這樣就是讀書的最好方法。到應考時，他也預先請人把試卷寫好，如法炮製，吃進肚裏。他真是“一肚子文章了”。所以，如果你要想要立刻行動，就一定要戒懶，否則，多麽好的設想、計劃，都宛如細小的泉水滾落積水深潭一樣，難得再奔躍向前，所謂成功、攀高峰也隻能是一句空話。
所以，我們不但要研究如何合理安排時間，提高時間效能，還要研究怎樣才能不浪費時間，把計劃付諸實現。
5、時間管理三大法則之三：節奏
生活好比一部交響樂曲，有快慢、強弱、張弛等交替出現的旋律。人們在生活的旋律中也是如此。因此，在進行時間管理時，掌握合適的節奏至關重要。
首先，掌握快節奏。
有的人無論幹什麽，都是手腳利索，效率極高；有的人則慢慢騰騰、磨磨蹭蹭。猶如音樂中的節拍，前者一個八分音符唱半拍，後者一個四分音符唱一拍。前者比後者快一倍。由此推而廣之，人們如果能把起床穿衣、洗臉漱口、吃飯走路等全部生活節奏都由原來的“四分音符”變為“八分音符”，那麽，人們要多做多少工作呢!
現在世界正進入信息時代。信息，離開了“快”，其價值就不免七折八扣，甚至等於零。市場上，一個信息獲得的遲早，可能使一些企業財運亨通或倒閉破產。科學技術上一個新發現或發明公布的先後，可能影響到首創權，或者專利的歸屬。
快節奏工作的第一法則是具備動力。懂得如何去聚集它、如何去節儉地集中地使用它固然重要，但首先必須具備它。其次，控製時間過剩。英國社會學家巴金生在《巴金生定律》一書中指出，如果高級科技人員時間過剩，就會使他們產生不信任感，以致去開拓那些有害的時間消耗來愚弄自己，或者成為一個幹什麽都慢慢騰騰的慢性子。但時間過剩並不可怕，它的產生是正常的，因為任何人對於時間的需求絕不可能是始終如一的。關鍵在於控製時間過剩並及時地使它向有利方麵轉化。
養成習慣，始終不要懈怠一個偉大的哲學家說過：“習慣真是一種頑強而巨大的力量，它可以主宰人生。”在快節奏生活和工作成為習慣前的時候為止，不要出現任何意外。因為人的心理規律是這樣的，在新的條件反射形成的暫時神經聯係“定型”之前，總是不穩定的；而舊的條件反射形成的神經聯係“定型”在徹底瓦解之前，又總具有某種回歸的本能。正如魯姆士所說：“每一回破例，就像你辛辛苦苦繞起來的一團線掉下地一樣，一回滑手所放鬆的線，比你許多回才能繞上去的還要多。”所以快節奏習慣在形成之前，不能有絲毫懈怠。
常敲警鍾，推動工作一些時間研究專家，指導人們常做這樣的假設，比如，“如果我現在知道六個月後我會突然失去學習和工作的能力，在這之前我該以怎樣的速度工作”，或者“每天的生活都當它第二天就要死亡那樣安排”。著名女學者海倫·凱勒，自幼因猩紅熱瞎了眼睛和聾了耳朵，她在一篇《假如給我三天光明》一文中，針對人們認為來日方長的時候，就不珍惜今天的光陰，而常常飽食終日，無所事事，由於失去了時間的壓力，幹什麽都慢吞吞，心靈麻木了、呆滯了，向生活的這種庸碌之輩敲響警鍾。她機智地設問：“假如你隻有三天的光明，你將如何使用你的眼睛?”用這樣的問題啟發人們去思考，呼喚人們快節奏地；工作，把活著的每天都看作是生命的最後一天，以便充分地顯示生命的價值。
第二，行動要有輕重緩急。
美國決策大師皮爾斯·卡特有一句名言：“決策的最佳時機並不僅僅是快速，而是適速”。 懂得輕重緩急的節奏可以將良好的想法轉化為有效的承諾，將遠見卓識轉化成實際行動。
確定先做的事對於任何人似乎都並不困難，使人犯難的是決定“後做的事”，也就是決定什麽不應該做。事情不可推遲，隻可放棄。重拾先前不得不推遲的舊事，不管當時它看來是多麽可取，幾乎始終是一個嚴重錯誤。這也是人們如此不願意確定後做的事的原因所在。 確定你行動輕重緩急的要點是，它們必須是自覺地和有意識地進行的。你寧可做出並執行一個錯誤的決定，也不要因為痛苦費力或令人不快而逃避這一工作。 輕者當緩，重者當急，關鍵決策，更是一刻也不能忽視。事實上，這本身既是一件硬性工作，也是一件彈性工作，但不能眉毛胡子一把抓，更不能固執行事，應該采取靈活的方法，控製好過程，該先就先，該後就後，。
第三，形成自己的工作規律。
根據人們對時間的使用，人可以分為有白天型和夜貓子型。白天型或是夜貓子型都視個人的情況而定。不考慮個別的條件，是無法斷定白天型好或是夜貓子型好的。要緊的是“在最適合自己的時間裏處理好事”，才會提高效率。事實上，某些大出版社的編輯，就是在清晨六點上班。因此，他的同事到了半夜一、二點還在加班，而他下午四點就下班了。對他而言，這樣不僅頭腦清楚，而且效果也好。
第四，掌握自己最有效率的時間。
有人說，人的腦力巔峰是在上午至下午五點，所以最重要的工作應該配合這個時間來做。然而，並不是每個人都適合這個時間。有的人腦力巔峰是在中午十三點到下午六點，也有下午六點到淩晨二點的。事實上，人的一天之中，頭腦最靈活的時間，因人而異。要緊的是自己要找出自己的巔峰是那裏，低潮在那裏，並且好好運用它。在低潮時，可以做些簡單的事，接接不重要的電話，或是看看報紙；而巔峰時間，就應該花費精力去做最重要的事，同時，巔峰時間必須不受到別人打擾。每個人都有這種經驗，早上剛醒時，腦筋還很迷糊。但過了十分鍾或是幾小時，頭腦就清楚了，這種迷糊時間就應該拿來洗洗臉，看看報紙，等待頭腦清楚的巔峰時間。
第五，保持你的生活步調。經常有人說，有重要考試的當天，想早起，隻要前一天早上早起就可以了。因為前一天早起，晚上一定會早睡，考試當天就不會睡過頭了。但是，這種方法打亂了你的生活步調，腦筋就會變得不靈活。遇到這種情形，應該從考試當天的前一周起，慢慢地改變生活的步調，每天早上提早一點起床，才不會因為生活步調急劇變化，而造成腦筋的不靈活。
在物理學中，有一項“慣性法則”。就是靜止的物體，沒有外力推動，就會持續靜止，而直線運動中的物體，不加外力，就會持續直線運動。工作或念書的步調，和直線運動相似。下決心每天早上早點起床念一小時書，這個決心在培養成習慣的過程中，多少會伴隨著痛苦。但是，若持續一段日子，每天早上念一小時書會變得理所當然，也不會再覺得痛苦了。
這中間最難的是從靜止到直線運動的刹那。在這個時候要有相當大的精神毅力，但是隻要付出努力，終究是會看到成果的。可是，若中途泄氣的話，即使是飛機也無法從跑道起飛。
中途的努力是必須堅持的。飛機一旦離開陸地，到了一萬米的上空，它不再需要大量起飛時必須的能源也可以持續飛行。但是，上了軌道之後，若說“今天情況特殊”而亂了習慣的話，馬上就會完蛋。因為，墜落中的飛機要再次上軌道，必須要有高超的技術和堅強的意誌，也就是要有極大的毅力。
計劃，指明了方向和過程；行動，付諸了實現；節奏，則保證了一切有序的進行。時間，有了計劃，就避免了浪費；有了行動，就趕走了空白；有了節奏，就可以張弛有度，管理得法。
6、烏龜變兔子——走出低效的怪圈
人們常為自己的緩慢現象而感到痛苦不堪，不是時間太少，而是做得太慢。這就是效率的問題了。效率是衡量成敗的惟一標準。要想讓自己成為一個成功的人，必須先成為一個有效率的人。
管理學家認為，領導者頭腦裏經常居於最高位置的想法應是："我是不是在做一件工資、職務和能力都比我低的人也能做的工作呢?"美國麻省理工學院的摩文為了掌握企業管理人員的時間利用問題，曾花費了6年的時間對30多名經理及管理人員進行調查，發現多數成功的經理都具有兩點共同之處：一是精於安排自己的時間；二是善於限定自己的工作範圍。由此說來，一個企業人能否有效地、高效率地支配時間，是衡量其素質高低的重要標準。企業人如果隻是陷入了一般的事務中，雖然增加了時間的使用數量，但卻沒有提高時間的使用質量，必將是一事無成。
飛利浦台灣公司總經理羅克海就是一個講究效率的人。他在建設台灣第一個飛利浦工廠的時候，僅用了12個月就完工了，比原計劃提早了半年，而且開工不到一年，就生產了100萬個彩色顯象管。這讓荷蘭總公司驚歎不已，並決定在全球推行這種高效的模式。
要做到高效，首先就必須要能夠適應現狀，應當明白： (1)自己站在什麽立場 (2)什麽是自己非做不可的事 其次，練就一些提高效率的方法：
集中精神。
誰也無法長時間保持精神的集中，不論是工作或娛樂，一個人能夠集中精神做事的時間絕對是有限的。如果能了解自己集中精神做事的最高時限，將有助於工作效率的提升。清楚自己的最高時限，就不會無意義地把工作延長至三四個小時，而勉強延長工作的時間，隻是徒增體力、腦力的負擔，沒有工作效率可言。如果你的最大時限是90分鍾的話，那麽不妨就在每90分鍾以後都做個休息。休息是為了以後做得更好，在適度的充電之後，更能提高工作效率。如果你的最大時限隻有20分鍾，也沒有關係，隻要能發揮最大的工作效率就可以。
適度地變換工作內容。
數學做累了，可以改念英語。書寫的工作做累了，可以改成閱讀資料。變換的內容雖然因人而異，但最重要的是記住“不可能永遠保持集中力”的原則，為了保持工作效率，稍微費心於工作內容的求新與求變才行。
（3）處理公事時切忌先小後大，先易後難、先簡後繁，一定要按事情的重要程度分類，先辦當天最重要的事情，然後再辦其他事情。
（4）在心情最好、精力最充沛的時候去處理最難辦的事情。
（5）擬好工作時間表。
（6）經常分析自己對時間的利用情況，使之更趨合理。
（7）減少不必要的報告文字，簡化簽字、蓋章和接風等迎送禮儀。
（8）把傳閱的文件壓到最低限度。
（9）盡量利用空閑時間，
如果發現自己跟不上進度時，為了避免形成低效的惡性循環，你應采取以下措施： （1）立刻向上級匯報。 （2）向上級報告問題的時候，應當有一個補救行動的計劃。上級希望知道問題，但更希望知道解決問題的方法。 （3）揭示引起延誤的原因。隻有知道了症結所在，才能解決問題。 （4）進行調整。 （5）召開一個部門會議，征求大家的建議。 （6）如果不能糾正整個問題，就尋求妥協的辦法。 （7）如果別無他法，失去的時間不可挽回，就向上級提交一份修訂過程的日程表。
掌握了這些方法，你的效率就會一步步提高。從烏龜變成兔子，其實並不需要很長的時間。
經營能力測試6——有效地利用時間
一切節約，歸根到底，都是時間的節約。時間對任何人、任何事都一視同仁，既寬厚大方，又吝嗇專製。有效地利用時間時，它顯得寬厚大方；無所顧忌地浪費它時，它就顯得吝嗇專製。因此，你必須先學會如何有效地利用時間，節約時間，從而倍增你的人生。
美國麻省理工學院對3000名經理做了調查研究，發現凡是優秀的經理都能做到精於安排時間，使時間的浪費減少到最低限度。《有效的管理者》一書的作者杜拉克說：“‘認識你的時間’是每個人隻要肯做就能做到的。這是一個人走向成功的有效的自由之路。”
“凡事經合理安排才有序，有序才能出成果。”這句話同樣可以運用到你的時間上。所有的成功人士在做事前都有一個時序表。海倫·格利·布朗說： “你可能非常努力工作，甚至因此在一天結束後感到沾沾自喜。但是，除非你知道事情的先後順序，否則你可能比開始工作時距離你的目標更遠。”因此，你要為你自己製作一個日程表。但你必須了解，你的日程表上的所有事情並非同等重要，不應對它們一視同仁。你應當按“先重後輕、先急後緩”的原則處理。
[自訓方式]
1製作短期優先順序表
(1)拿一張紙，寫下你明天要做的3件最重要的事。
(2)對這3件事，你認為哪一件最重要，哪一件次之，哪一件相對來說最不重要，用“123”或“ABC”標明。
(3)次日早上第一件事是把紙拿出來，做標有“1”或“A”的事。堅持辦完最重要的事，接著做第二件、第三件。完成不了不要緊，隻要努力，總是做對你來說最重要的事。
(4)每天都堅持這樣做。試用此方法一個月，你會有意想不到 66收獲：精力充沛了許多、進取心強大了許多。同時，你還會發現，你竟做了平時幾個月都不能做完的事。
2製作長期優先順序表
(1)拿出幾張白紙，寫出此生你要完成的有意義的大事。越多越好。每寫出一件事，假設可得100元，看看你能寫多少個。
(2)排出先後順序，標明序號，並注明期限。
(3)定期拿出此計劃表查看，以自勵和自我督促。
(4)持之以恒。
3製定可行的待辦計劃
(1)準備一本比較厚的計劃表或萬用手冊。
(2)每晚熄燈前寫下第二天應工作的內容：短期計劃表——與短期優先順序表不衝突。計劃表應簡單明了。別依賴隨處塗鴉的紙片記錄、桌上的即時貼或是用膠水粘在冰箱上的字條。那反而會亂上加亂。最好全部記在能隨身攜帶的萬用手冊上，可以在任何時候查看。必要時可以利用即時貼或便條作為額外的提醒媒介。
(3)早上起床後的第一件事就是查看計劃表。如果你確定要做的事都列在計劃表上，而且每天固定檢查，就絕不會因為“忘記”而遲延了任務。
(4)限製計劃表上的項目。範圍應該廣泛，但絕不能像百科全書，否則很可能力不從心。
不妨用“方式廠確定一天要幹的最重要的3件事。零碎事可用零散時間完成。
(5)在計劃項目旁注明日期與時間。拿破侖·希爾認為，時間日記並不是靈丹妙藥，隻有真正下決心完成計劃表上的事，時間日記才能起到很大的作用。而下定決心的最好辦法就是製訂完成計劃表上每項工作的時間。