第15個信念 讓自己更有效率
樹立你的時間觀念
如何樹立現代管理的時間觀念?
把握時機。機不可失，時不再來，抓緊時間，可以創造機會。沒有機會的人，往往都是 任時間流逝的人。很多時候，機會對每一個人都是均等的，行動快的人得到了它，行動慢的人自己錯過了它。所以，要抓住機會，就必須與時間賽跑。
要管理好自己的時間。現代人從事企業工作，重要的是時間的管理，很多人十分辛苦，每天早出晚歸，疲於奔命，但如果認真研究，仍可發現，許多工作是在白白浪費時間。結果，大事抓不了，小事也抓不到，企業人應有自己的時間安排，抓住關鍵，掌握重點。
時間觀念已成為現代管理的重要觀念，浪費時間，就是浪費金錢，就是降低效率。應該重視對時間管理學的研究，設立專門的時間管理學課程，讓每一個人都用正確的時間觀念思考問題，講求效率，充當時間的主人，迎接未來的挑戰。
職業人士人節約時間的秘訣：
1．處理公務切忌先辦小的，後辦大的，應先做最重要的事。
2．用大部分時間去處理最難辦的事。
3．把一部分事交給秘書去做。
4．能打電話解決的問題就打電話，少寫信，必須寫信時就盡量寫短信。
5．減少會議。
6．擬好工作時間表。
7．分析自己利用時間的情況：多少時間被浪費了。
8．盡量利用空餘時間看文件。
時間是常數，隻要運用得當，便能從時間中產生巨大的經濟效益。
合理進行目標管理
著名的經濟學家和管理學者彼得·德魯克在1955年創造了“目標管理”這個名詞。從此以後，這個名詞就成為全商界領袖的詞匯。1973年的美國聯邦管理預算局局長波衣·艾希開始把這個觀念引入聯邦政府。在一些大公司裏，尤其是在中下階層，“目標管理”的觀念推展得很慢，因為這個觀念威脅著官僚體係的三個基本支柱：傳統、中央管製和官僚作風。
目標管理，是依特定目標而不是依程序和規定來思考。這個觀念鼓勵思考這樣的問題：“我們究竟要努力做到什麽?”“我們為什麽做這件事?”，以及“有沒有更好的途徑?”而不去問：“這是上麵要我們做的嗎?”“這是不是能使我們的部門雇用更多的人、擁有更大的權力?”
製定特定目標，以及支配時間去做最能達到這些目標的活動，是任何機構求得效率的要訣。勞倫斯·彼得解釋：“在缺乏一項確切的目標之下，管理方麵一項典型的反應是增加輸入——雇用更多的人，監督員工更辛苦地工作，提升員工的資格。缺乏目標來確定程序，個人就可能隻會增加輸入，忙於做些無用的活動，卻不能做出任何事情來。”
艾希指出：“目標管理不是一大堆報告，不是一連串會議。那是一種新的風格，不是新的程序。這是那些要從投注的時間裏獲得最大效果的人所運用的風格。”
隻要你為自己定下辦每一件事情的期限，並且盡量去遵守它，就能大大提升你的效率。隻要加上一點點的壓力，大多數的人就會把工作做得更好，而自我定下的期限就可以提供你 所需要的壓力，使你繼續將工作完成。隻有在你為一項工作定下一個期限之後，你才會有一個真正的行動計劃，否則那隻是一個模糊的希望——你想在某一個時間做某件事情而已。
記著這樣的定律：“工作會展延到填滿所有的時間。”由此可知，派給自己或別人的任務，永遠不可以沒有期限。
有時把你的期限宣布出來也有幫助，別人會因此期盼你在某個時間之前把工作做好，這可以增加工作的動力。
如果工作很複雜，你可以給自己定出幾個一段一段的期限。如此你就可以用穩定的進度來做這件事，而不必在最後時刻拚命地趕工。
尊重你的期限。如果你養成了拖延限期的習慣，期限就會失去功效，不但不能激發你自己，也不足以刺激你的左右的人。
如果你要別人去做一些事情，而他們沒有做好，那你就不要問自己：“今天的人是怎麽一回事?”而要問自己：“我是怎麽一回事?我做了什麽(或沒有做到什麽)，使得這些人給我的隻是空口白話?”
原因很可能是你過去對他們的訓練使他們這樣做。不論這個人是一名下屬、一位同事、一個朋友，甚至是你的老板，這個人通常都會問他或她自己，你“忘記”這件工作的可能性有多大——根據過去和你相處的經驗。如果你已經建立了一套追蹤查詢的模式，你交給他們做的工作就一定會得到優先處理的待遇。但如果他們根據過去的經驗而認定你可能不會去追蹤查詢，你所交代的工作就會落到最後，而且很可能會永遠留在那裏。
為了提醒你自己去追蹤查詢，以及間接地使人相信你是認真的，可以使用一種表格，記 下你交代工作的蹤跡和完成限期。每當你參加一項會議就帶著這一張表；這很容易就追查出事項是什麽，以及避免責任屬誰的誤解。當然，把這種表格貼在公告欄上也很有幫助。在大多數情況之下，別人知道你有這麽一張表，並且知道你會以這張表作為追蹤查詢的根據，就足以推動別人去做你所交代的工作。
依賴記錄而不依賴記憶，可以大大增加你交代的工作按期完成的機會。
不過你要記著，追蹤查詢隻是整個過程中的一部分。行為修正專家強調在訓練過程中最重要的，是當工作做好而不是沒有做的時候，你會有什麽樣的表示。因此，下屬在限期之前把你交代的工作做好的時候，你要提出來，並且感謝他提早完成。行為學家稱這為積極的鼓勵；分析心理學家稱這為撫慰；其他的人稱這為普通的禮貌。不論怎麽說，這種做法能夠發 揮奇妙的作用。
一口氣談了這麽多，一分鍾經理通過簡單而明了的事實和理論向斯蒂芬闡述了一個熟悉而又陌生的領域。
“太棒了！”斯蒂芬還沉浸在剛才一分鍾經理的精彩的談話中，“真的沒想到其中還有這麽多的學問。”
“嗬嗬!”一分鍾經理人喝了一口咖啡滋潤了一下喉嚨：“很高興年輕人你能對這個話題感興趣，時間管理還有很多的技巧，我相信你如果用心去學習和領悟，你會發現，生活原來可以這樣。不過，我以為你也沒有必要囫圇吞棗，慢慢地將這些原理真正滲透到你的工作和生活中去吧!”……到了握手告別的時候，斯蒂芬和一分鍾經理人約定下星期在老地方見麵。
告別了一分鍾經理人，斯蒂芬開始在工作中運用學到的第一個法則。每天，斯蒂芬都會認真確定自己的工作目標，然後再按照既定目標開始工作，斯蒂芬發現自己的工作開始有目的了，而不是毫無目標的四處瞎撞。
斯蒂芬為自己進步而驕傲，也急切地等待和一分鍾經理人的再一次見麵……
第三次和一分鍾經理人會麵，斯蒂芬已經顯得輕鬆多了。雖然今天有一個比較大的客戶需要拜訪，但斯蒂芬還是先赴一分鍾經理人的約會。斯蒂芬向一分鍾經理人介紹了自己這些日子的感受和進步，並表示了自己的謝意。一分鍾經理對此相當滿意，當然也大為讚賞斯蒂芬那種果斷而幹脆利落的性格。在輕鬆的氣氛中，斯蒂芬也把早上推掉拜訪一個大客戶而赴約的事情在不經意間說了出來以表示自己的誠意。但是看上去一分鍾經理人並沒有顯露出對斯蒂芬這種做法的欣賞，相反，他沉默了一會兒，說道：“年輕人也許我們今天該談談第二個話題了：分清輕重緩急。”斯蒂芬用一雙不解的眼睛看著一分鍾經理人。
一分鍾經理傑爾先生慢慢地說道：“根據你的人生目標，你就可以把所要做的事情製定一個順序，有助你實現目標的，你就把它放在前麵，依次為之。把所有的事情都排一個順序，並把它記在一張紙上，就成了事情表，養成這樣一個良好習慣，會使你每做一件事，就向你的目標靠近一步。”
克服拖延
時間在飛逝。據美國人司徒森多收集的3500種有關過程和現象的時間數據表明： 基本粒子——中介子的壽命為0000 002秒；宇宙飛船飛往月球的途中，每飛一公裏需要0．1秒；月光到達地球的時間是1．25秒。如果辦事拖拖拉拉，那就不可能在事業上有任何造就。 體育界有句名言：既要上場比賽，就要力爭優勝。
凡事拖不得，而戒“拖”的妙方就是學會如何同正在想溜走的“現在”打交道。在每個人的生命的長河裏，都泛著分分秒秒光陰的波浪，它們稍縱即逝，卻又“法力無邊”，能把 你推向成功的彼岸，也會引你觸礁覆沒在險灘。時間中惟有“現在”最寶貴，抓住了“現在”，亦即抓住了時間，成功就會向你招手。而“拖”卻是影響你抓住“現在”的最大障礙，就像你成功航線上的礁石。有的人經常為一種不可名狀的期待所困擾，總覺得來日方長，“現在”無足輕重，隻有“未來”才會有無限風光。對於這種“現在”隻是“賒賬”，“未來”決定一切的觀念。我們應當堅決予以杜絕，記住人生苦短，真正做起事情來，時間永遠顯得那麽少。
所以，我們不但要研究如何合理安排時間，提高時間效能，還要研究怎樣才能不浪費時間，這才是研究時間管理的目的。
工作，都是十分艱苦的勞動，需要的是勤奮，懶惰的人將一事無成。須知知識財富有個特性，不經過自己艱苦的思維活動，就不能成為自己的東西。中國古時候有一個懶文人，怕 讀書費腦筋，就把書燒成灰，包在餃子裏吃下肚去，以為這樣就是讀書的最好方法。到應考 時，他預先請人把試卷寫好，如法炮製，吃進肚裏。你想，他即使燒掉國家圖書館的書，都 吃到肚子裏，又有什麽用呢?
如果你要想成功，就一定要戒懶，否則，多麽好的設想、計劃，就宛如細小的泉水滾落積水深潭一樣，難得再奔躍向前。那麽，所謂成功、攀高峰也隻能是一句空話。
善於把握零碎時間
爭取時間的惟一方法是善用時間。
把零碎時間用來從事零碎的工作，從而最大限度地提高工作效率。比如在車上時，在等 待時，可用於學習，用於思考，用於簡短地計劃下一個行動等等。充分利用零碎時間，短期 內也許沒有什麽明顯的感覺，但長年累月，將會有驚人的成效。
世界上真不知有多少可以建功立業的人，隻因為把難得的時間輕輕放過而默默無聞。
滴水成河。用“分”來計算時間的人，比用“時”來計算時間的人，時間多59倍。
達特茅斯醫藥學院睡眠診所主任彼得·哈瑞博士的研究表明：大多數成年人每天平均睡 眠在7～7.5小時，但是對很多人來說，6個甚至5個小時的睡眠，就已經足夠了。超過你需要的睡眠隻是把時間耗掉而已，對健康不但無益而且可能有害。
哈瑞博士說：“要找出你需要多少睡眠，你應該以不同的睡眠長度來做試驗，每一種試驗一或兩個星期。如果你隻睡5個小時，仍然覺得心智敏捷，工作有效率，那就用不著強迫自己躺在**7個小時。如果你睡了8個小時，仍然覺得軟弱無力，難於集中精神，那你可能就是那些需要10個小時睡眠的人之一。”
根據維吉尼亞大學精神病學係睡眠試驗室主任羅勃·範卡索博士所說，人所需要睡眠長度的不同，似乎和新陳代謝、秉性，以及從白天活動中得到的樂趣有關。他說：“做無聊而令人厭煩的工作，會使人以更多的睡眠，來避免麵對每天冗長而乏味的例行工作。因此，我 不會要求每一個人都製定一個同樣的睡眠時間表，但是大多數的人就是比平時少睡很多，仍然能夠過得不錯。”
還應該注意到的就是有些情況會影響人的睡眠：在感到特別有壓力或生病的時候，人就會需要更多的睡眠。
很多成功的人認為他們成功的一項重要因素，是他們遵從了富蘭克林的建議而獲得更多時間。富蘭克林的建議是：“懶人睡覺時，你要刻苦奮進。”例如，已故希臘船業巨子奧納西斯常常在清晨五點鍾就起床了，並且認為這個良好的習慣幫助他成功。新奧爾良著名的歐吉斯納診所的阿爾頓·歐吉斯綱博士，發現他一天隻要睡4個小時就足夠了；而著名的心髒外科醫生麥克·戴貝克也有同樣的發現。(他們兩個人都采取一種隻睡4小時的做法，但是白 天如果覺得疲倦了，就小睡5～10分鍾。)發明家富勒曾經采取每3個小時小睡半小時，24小時合起來隻睡4個小時的做法，實行了一陣以後，因為有礙業務，才放棄了這種做法。
當然，這些都是特殊的人。如果你隻睡6個小時仍然覺得很好，那就不必睡8個小時。一天節省兩個小時，星期一到星期五就節省了10個小時，每個月就是四十多個小時——每個月比別人多一個星期。
如果認為這樣野心太大了，那麽想想看每晚少睡一個小時會怎麽樣：等於是一年比別人 多6個星期，以一生工作時間來算，就是多五年。
所以我們需要的是：起來工作吧!
在大都市，人們每天用於上下班路途上的時間是非常可觀的。在美國上班時間平均單程 是22分鍾，而在人口一百萬或更多的大城市，32％的人住在距離上班地點35分鍾車程的地方。
任何事情要在你一生中用去這麽多的時間，都值得你特別注意。很明顯的，有兩方麵值得你考慮一下：
1．是否能減短交通時間?
威爾克先生開車上班35分鍾。他的朋友布朗先生住在距離上班地點隻有15分鍾車程的地方。威爾克先生並不覺得其中的差異有什麽特別意義——“隻多幾裏地而已，早已習慣了。”但是我們來算一算，20分鍾的差異表示一天40分鍾，一個星期三個半小時。以一個星期工作40小時來計算，在上班路途上威爾克先生“一年”要比布朗先生多用“四個星期”的時間。
在選購房屋的時候，上班時間當然不是最重要的考慮因素，但隻有5～10分鍾車程的差異，長年累月積聚起來，差異就大了。能源危機倒是能刺激每一個人更認真地長遠考慮上班距離。
2．是否能有效地利用交通時間?
聽車上收音機任意播放的節目並不是利用這段時間的最好辦法。更有效的運用包括：在早晨業務匯報之前，把有關事項先想清楚；分析業務、私人問題或機會；在心裏麵為一天的工作先計劃一番；聽聽用來增長你專業技術的錄音帶。不過，聽聽新聞報導甚至音樂錄音帶，也都是利用這段時間的好辦法。
重要的是避免由惰性或習慣來決定如何利用上下班的時間。
要有意識地決定在這段時間裏，把注意力投注在什麽方向。我們就會驚異地發現，不浪費這段時間會獲得多寶貴的益處。
不要把一些短暫的時刻(約了一起吃中飯的人遲到時，或在銀行排隊，向前移動緩慢時)視為虛耗掉的時間，而要當成意外的收獲，可做一些平常要延緩去做的某些事情。
推銷員常常發現在接待室等待和顧客麵談的時間，足夠他辦完所有紙上作業：寫一份和上一位顧客麵談的報告、寫給顧客以及可能成為顧客的人的信件，計劃以後拜訪哪些人，填 寫支出費用報告等等。每一個人都可以找些適當的小工作，利用這種零碎時間來完成，隻要 把必備的表格或資料帶在手邊就可以了。
不要認為這種零碎的時間隻能用來辦些例行紙上作業或次優先的雜務。最優先的工作也 可以在這少許的時間裏來做。如果把主要工作分為許多小的“立即可做的工作”，我們隨時 都可以有費時短卻重要的工作可做。
因此，如果時間因為別人沒效率而浪費掉了，要記著：這還是自己的過失，不是別人的。
對一名速記員或對一部錄音機口授，哪一種情形更有效，永遠沒有令每一個人都滿意的答案。有些人對著一支冰冷而沒有人性的麥克風口授，總有一種心理上的障礙，而寧願對著一個人講話。許多速記員花了很多小時克服修正速記的困難，對於錄音盤、錄音帶當然會表示出一種敵意。
利用錄音機的好處是非常明顯的。它能讓我們用自己的能力來口授，必要時我們也可以停下來，有充裕的時間去查詢資料或組織我們的想法，而不會浪費別人的時間。例如，威廉·伯克萊二世一個星期接到大約六百封信，大部分都由他親自回答，其中有不少信是他在開車上下班的途中想出來的。
最沒有效率的通信方法，是自己寫長信，然後交給別人抄寫。丹尼爾·胡威曾做過一次調查，發現40％的美國高級經理人中仍然用這種老方法。如果你沒有一部口授錄音機，而心理上又不習慣向速記員口授信件，那就口授要旨大意，由速記員寫成這封完整的信或至少寫成草稿。很多忙人都利用這種辦法處理信件。
用口授錄音機的一項警告：要保持簡要。因為很多人對錄音機講話很容易有說廢話的傾向。
假定你是一位盡責的職員，而目前公司卻沒有足夠的重要工作讓大家都忙起來。那該怎麽辦?為了覺得自己很有用處，就開始找些多少有一點價值的工作做。你可以安排一次意見調查、準備一次測驗、修改政策手冊、重新組織檔案係統、改變標準人事表格、製造一些繁瑣文件、設計一個委員會、召集一次會議，以及任何足以使你和別人看不出自己根本沒有什麽要忙的事。
如果根本就找不到什麽建設性的工作，就可能會專找別的部門或別人的碴。
所有這些騷亂和無事找事，都是因為機構裏有太多的人員。
“曾經有一段時間，我也認為休息等於浪費時間，但是後來我發現不注意休息的直接後 果是工作效率的低下，”斯蒂芬感慨地說：“中國古人講：‘一張一弛，文武之道也。’身處激烈的競爭之中，每一個人如上緊發條的鍾表。確實應該記住：弦繃得太緊，會斷的。而注意工作中的調節與休息，不但於自己健康有益，對事業也是大有好處的。”
有很多人，總是強迫自己無休止地工作，他們對工作沉迷上癮，正如人們會對酒精沉迷上癮一樣。他們被稱之為工作狂。他們拒絕休假，公文包裏塞滿了要辦的公文。如果要讓他們停下來休息片刻，他們會認為純粹是浪費時間。這些人都成功了嗎?沒有，他們中很多人不但沒有成功，相反使自己身心交瘁，有的甚至疏遠了親人，造成家庭的破裂。
確實，事業的成功是很重要的，但如果為此犧牲了健康和家庭，也是很遺憾的。在現代人的工作中，一個成功的人是會合理安排時間，注意有張有弛的。他們注重各種形式的鍛煉，以保持旺盛精力去應付艱巨的事業、工作。他們也注意給自己留出與家人共享天倫之樂的時間。可以說這才是一個現代人的生活方式。
在一天的工作之後，人在心理和體力兩方麵都需要擺脫一下工作。如果經常將公文包帶回家繼續挑燈夜戰，其結果是越來越沒有精力在白天處理好事務。且也會使之減低在辦公室裏把工作做完的衝勁，因為他會想：“如果白天做不完，我可以在晚上繼續。”久而久之，就會養成一種拖延的毛病。
因此，“班上事，班上畢”。除非有緊急的事務，不然，就不必把工作帶回家。你將享有一段舒適的晚間休息時間和一晚上與家人同樂的美好時光，這將是一件非常美妙的事情!
調節不一定需要休息，從腦力勞動轉換去做幾分鍾體力勞動，從坐姿變為立姿，繞著辦公室走一兩圈，都可以迅速恢複精力。
另一方麵人類的心靈需要安靜、獨處與平和的時間，以利於忘記競爭的壓力。因此，不妨在自己繁忙的時間表上，安排幾分鍾或十幾分鍾靜坐默想的時間，以獲得內心的平靜，讓自己擺脫競爭的忙碌和工作的壓力，退一步向前看看自己究竟在做什麽。
另外小睡也是一種有效的休息和恢複精力的方法。小睡與正常睡眠不矛盾，它因人而異，有時打個盹兒就能起到作用。通常正常的睡眠以能恢複體力即可，不可貪睡；而白天的小睡則是一種既不多占時間又是有效地恢複體力的休息方法。
不要忘記休息的威力
一般公司的上班時間，如果包含午休的一個小時的話，通常都有八個小時。所以八點鍾 上班的公司，辦公時間大概就是：上午三小時，下午四小時。
相信許多人都有同樣的經驗，上午的三個小時還沒有什麽問題，下午便常常感到疲勞。 開始感到倦怠，工作的效率便會降低。這種時候最需要的是以適度的休息恢複精神。
我們很讚同適度的休息，而且認為：不論麵對如何緊要的工作，一旦發現自己疲倦了就 應該停下來休息休息，讓緊張的身心得到喘息的機會。因為，若明知自己的體力極限已至， 卻還勉強自己繼續工作，除了會陷入工作的低潮之外，對自己一無益處。天下再沒有比這更 蠢的事了。
休息是為了走更遠的路，我們主張疲憊的時候稍做休息。但是休息也絕不是要你放肆地 放鬆自己。依據經驗，坐辦公室的人在工作中感到疲勞的時候，隻需要停下來稍稍活動一下 筋骨就可以了。在走廊散散步，做些簡單的體操等等，如果情況不允許的話，甚至隻要在原 地伸伸懶腰、打打嗬欠也足夠了。不過有些工作的確是不方便當場伸懶腰、打嗬欠的。在這 種情況下，你不妨到洗手間，舒舒服服地伸個大懶腰、打個大嗬欠，甚至洗把臉。