第四章 提升溝通傳輸率，防止信息損耗 過濾不必要的信息，談論重點內容

有家公司的老總準備在四天之後召開一個內部會議，於是就讓新來的秘書呈交一份大致的演講稿，主要是寫出一些相關的重點提示，而且公司老總一開始就決定在二十分鍾內結束會議。但是看到秘書提交的演說稿後，老總頓時傻眼了：上麵密密麻麻寫了兩萬多字。整個演講稿非常拖遝冗長，讓人幾乎抓狂。所以他最後還是決定脫稿演說，否則這麽多內容得花費一個多小時來讀。會議結束之後，老總果斷辭掉了這個秘書。

類似的情況在生活中並不少見，美國曾經推出一份詳細的《健康安全法案》，結果大家都被這個多達一千三百四十二頁的法案給嚇住了。事實上，按照民眾的理解，這個《健康安全法案》中有很多內容都是重複的，要麽就是一些囉唆且毫無邏輯的內容，缺乏可讀性。好在各種法案的製定經曆中，很少有這種內容龐雜的法案出現。

14世紀邏輯學家、聖方濟各會修士奧卡姆的威廉在他的《箴言書注》中說：“切勿浪費較多東西去做，用較少的東西，同樣可以做好的事情。”所以他提出了一個絕妙的定律：如無必要，勿增實體。

這就是著名的奧卡姆剃刀定律。按照這個定律的說法，解決問題的最佳方式就是盡可能地切除那些不必要的累贅，去除那些不必要的組織或者部分。奧卡姆剃刀定律並非一種極簡主義風格，但它卻建議人們保持簡單的風格。在溝通中也是如此，應該盡量反對囉唆的、煩瑣的言談，將溝通內容進行簡化處理，將一些不必要的內容刪除，將一些無價值的內容排除，確保溝通者直接談論那些最重要的信息。

著名的谘詢公司麥肯錫公司有一次為一家重要的大客戶做谘詢。谘詢完成之後，客戶公司的董事長走進電梯，對陪同的麥肯錫公司的項目負責人說：“你能不能和我大致談一下結果？”麵對這樣倉促的問題，毫無準備的項目負責人隻能支支吾吾地做出回答，而且明顯不夠精簡。當時電梯從三十樓下到一樓，因此留給負責人的時間隻有大約三十秒鍾，可是在這段時間內他沒有將事情講清楚。

等到電梯到達一樓之後，董事長搖著頭離開，麥肯錫公司也因此失去了一個重要客戶。這一次的失敗讓麥肯錫備受打擊，公司這才意識到高效表達以及信息總結和提煉的重要性。公司決定在內部進行整頓和培訓，要求所有員工必須在短時間內將自己應該表達的內容說清楚，凡事需要直奔主題和結果，刪除多餘的話，並將重要內容歸納在三條以內。這個要求就是著名的“麥肯錫30秒電梯理論”。

如今，這個理論風靡全球，溝通效率問題也成為大家關注的焦點。如何在最短時間內描述清楚自己的觀點，如何在最短時間內說服他人，成為個人表達水準的一個重要指標。這種短時間表達能力需要強大的信息壓縮和簡化能力，需要人們對相關信息進行篩選。

在過去信息不發達的年代裏，人們大部分時間都處於對信息極度渴求的狀態，而如今的世界處在信息大爆炸的時代，整個世界每天都會產生大量的信息，人們隨時隨地都可能處於大量的信息衝擊之下，電腦、手機、電視、雜誌，以及人們口耳相傳的信息，都影響著人們的判斷。這些信息衝擊著人們的思維方式和生活方式，也影響著人們的溝通方式。在溝通中，人們很有可能會夾雜很多無效信息以及價值不高的信息。社會學家經過研究，發現每個人每天接收到的大部分信息都沒有什麽價值，人們可能時刻都處於信息垃圾的包圍之中，不僅如此，人們也可能會將這些信息垃圾傳送給其他人。

如果想要達到高效溝通的目的，就要懂得把握好信息篩選的工作，過濾那些不必要的信息。這些信息主要包括以下兩種：

一、對方不喜歡也不感興趣的信息

對於任何人來說，有效信息的一個基本特點都是能夠迎合需求。如果信息絲毫不能引起他人的興趣，那麽這樣的信息就沒有任何存在的必要。有個水果供應商一直在談論自己的香蕉，說自己的產品多麽新鮮，但是聽眾卻隻想著購買芒果，這個時候供應商的話就變成了廢話。水果供應商應該專注於描述自己的芒果，談論芒果的品質和價格，這樣才能事半功倍。同樣地，和一個著急問路的人進行交流，最直接的方式就是給對方指路，而不是花費大量時間談論如今的交通狀況多麽糟糕，汽車和公交車哪一個更加方便。

二、沒有太多價值的信息

溝通雙方在談論某個話題時，有時候會花大量時間和精力膚淺地談論一些沒什麽太大價值的內容，就像人們單純地介紹和描述某一現象，而沒有針對這些現象進行深入剖析，沒有直接給出具體的解決方案一樣。有時候雙方之間的溝通會涉及大量與話題無關的事情，這樣就偏離了主題，會導致無效溝通的出現。比如談判雙方原本是針對彼此之間的矛盾進行交流，可是雙方大部分時間都在談論其他無關緊要的話題，導致整個溝通活動主次不分，浪費大量時間。

在溝通中，人們需要把握“二八原則”：在整個溝通體係中，隻有大約20%的信息是重要的，它們決定了80%的溝通效果，所以在有限的時間內，人們應當重點關注那20%的關鍵信息，或者說盡可能過濾那80%的低價值信息。

過濾信息是一種有效的簡化方式，隻有這樣，人們才能在最短時間內說完所有的重要內容，盡可能地表達更為完整的意思。