4.時間管理的發展脈絡

許多人都對時間管理感到陌生，但事實上時間管理已經經曆了好幾個發展階段，而這些不同的階段也是時間管理理論發展的不同階段。

——第一代時間管理理論

第一代的理論看重時間的增加以及備忘錄的運用，管理者側重如何在忙碌中調配時間與精力。在這一代的理論中，管理者非常看重時間的增加，這種增加在於當人們感覺任務繁重，無法在規定的工作時間內完成任務時，就會采取加班加點的方式，以此來延長工作時間。在很多企業中，管理者會要求員工加班，這是最原始也最直接的時間管理方式，一些自覺性比較高且比較勤奮的人，也經常會通過加班的方式來爭取更多的時間。

備忘錄就是將所要做的項目逐條列出來，製成一個相對簡單的工作任務清單，工作者每完成一件工作，就用筆勾掉一件，從而確保時間利用得到控製和管理。一般來說，工作比較忙的人，會采用這種方式。

第一代的時間管理理論比較粗獷，時間管理不夠精細。比如增加工作時間並不能從本質上提升效率，而且時間往往是有限度的，過度增加工作時間必定會壓縮休息時間，從使用效率的角度來說，過分看重加班往往會造成時間上的浪費。備忘錄的存在隻是單純地進行一個記錄，對於工作效率的提升同樣沒有多少幫助。總體來說，第一代時間管理理論的應變能力很強，但是卻缺乏整體上的規劃。

——第二代時間管理理論

第二代理論側重行事曆時間管理法，它強調工作計劃和時間表，管理者明顯意識到時間管理需要側重規劃未來，因此在工作之前會將所有要做的工作全部列出來，製作成一個清單，然後對自己所要做的每一項任務都製訂一個時間安排。比如早上6點~7點應該做什麽，午後3點~5點應該做什麽，當每一件工作任務都設定好開始和結束的時間後，整個工作計劃變得有條不紊。

計劃往往是工作的一個重要組成部分，當工作計劃製訂之後，整個工作流程會顯得更加順暢，不過這些計劃往往不夠精細，隻是設定了一個大致的工作安排和時間期限，而沒有側重描述各項工作的主次和順序，這樣就會導致人們經常將重要的事情落下，而將那些次要或者根本沒有什麽價值的工作優先進行解決。

——第三代時間管理理論

第三代理論講求優先順序的觀念以此來提升辦事效率，一般來說，當工作任務繁多，甚至沒有辦法在規定時間內做完的時候，管理者會依據輕重緩急來做事，決定自己應該先做什麽事，後做什麽事，重點做什麽事，什麽事情可以適當靠後，以及什麽事情做不做無所謂。為了明確自己的工作順序，一般會采取四象限法來設置。

著名管理學家史蒂芬·柯維是時間管理四象限法這一理論的創始人，所謂四象限法實際上就是按照輕重緩急劃定四個象限：第一個象限是重要且緊急的事情（解決財務危機、應對客戶投訴、臨時參加重要會議、處理突發狀況）；第二個象限是重要但不緊急的事情（進行培訓、製定規章製度、與客戶建立聯係）；第三個象限是緊急但不重要的事情（客人的來電、上廁所）；第四個象限是既不緊急也不重要的事情（閑聊、逛超市、寫博客）。

比如有一個人某一天要做的事，包括向老板匯報工作，對當月的工作做一個大致的總結，逛超市，接聽朋友的電話，這些不同類型的任務原本可以安排在不同的時間段來解決，不過為了保證一個更合理的安排，就需要對相關任務編排順序。向老板匯報工作非常重要，而且也比較緊急，因此需要盡早完成，最好早上一去公司上班，就要立即趕往老板的辦公室匯報。工作總結比較重要，但是並不急於一時，它們需要花費一天甚至幾天的時間來完成，因此可以在匯報完之後去做。朋友的電話突然打來，屬於緊急但不重要的事，這類事在工作繁忙的時候可以適當緩一緩，在空閑時則可以直接接聽。逛超市並不重要，也不緊急，完全可以在下班之後去做。

有時候工作任務很多，甚至多到做不完，那麽就可以相應地按照四象限法來進行劃分和排序，把重要的事情先做了，一些無關緊要的工作完全可以放在最後去做，沒時間的話幹脆就不要去做。第三代理論理清了工作的順序，確保在有限的時間裏創造出更多的價值，但是往往缺乏遠見。

——第四代時間管理理論

第四代理論從根本上否定“時間管理”這個名詞，強調對個人進行管理。管理者不再過分看重時間與事務的安排，而是將重心放在維持產出與產能的平衡上。在這個發展階段，時間管理更加注重健康、工作、心智、人際關係、理財、家庭、心靈思考、休閑等方麵。

最著名的是強調一切以自然法則為中心的羅盤理論。這一理論認為一個人的決定要麽離個人製訂的目標很遠，要麽就離個人的目標很近，因此它摒棄了傳統上追求更快、更好、更具有效率的觀念，將片麵追求速度改為尋找正確的方向，也就是說將“做多快”變成“從哪兒開始做”，它側重於提供一個接近目標的方向，所以這種管理理論強調每一天、每一個時段的行動都要與未來的目標很接近。

隨著時間越來越受重視，時間管理理論也越來越完善，不過德國管理學教授約翰·胡格在總結前四代時間管理理論的時候，意識到了一個重要的問題：人們通常會迫於時間的壓力，想辦法提高效率、追求效能、挖掘潛能、平衡工作和生活，以此來達到緩解時間壓力的目的，這幾乎是前四代時間管理的原則與核心內容。事實上，這些方法在一定程度上起到了作用，但在更多時候，人們依然沒有感覺到自己的生活和工作中的時間安排有多大改善，混亂無序的狀態依然經常會出現。

胡格教授對此提出了自己的看法，他認為造成時間浪費、短缺和無序狀態的原因在於人們一直都在主張“以自我為中心”的生活模式，在這個模式中所有的時間安排都過於主觀，而這並不是真正高效的時間管理方式，因為外在的因素同樣會影響和破壞時間的利用效率，所以人們需要將他人也納入到自我的時間管理之中，這樣才能實現全方位的平衡，從而在根本上解決對時間的困惑。

胡格教授將自己的觀點當成第五代時間管理理論的核心，不過從時間管理的發展曆程來看，目前胡格教授的理論想要成為真正的第五代時間管理理論，還需要獲得更多的認同，但即便如此，他也為時間管理的發展做出了重大貢獻。

當然無論社會如何發展，環境如何變化，時間管理在不同時期都產生過重要的作用，而且在很多時候，人們並沒有刻意將這幾個不同的理論區別開來對待，而是將其靈活運用，甚至綜合起來使用，從而確保在合適的場合下發揮最大的效益。