4.溝通的固化、日常化、體係化

想要保證團隊內部出現良性的對話，想要保證團隊內部擁有更加出色的溝通文化，就一定要讓溝通成為團隊內部不可或缺的一個組成部分。那麽一個良好的溝通團隊應該是怎樣的呢？或者說如何才能打造一個更好的溝通氛圍？這個問題往往會困擾團隊的管理者，有人說隻要讓團隊成員提升溝通意識，掌握各種溝通技巧就行，但是構建一個良好的溝通氛圍，首先不在於讓大家了解該如何去溝通，而在於如何引導大家正確地看待和對待溝通這件事，這裏就關乎打造溝通文化的問題。

從管理的角度來說，溝通文化的形成往往涉及方方麵麵的東西，不過如果對相關內容進行簡化，那麽隻要做到三個方麵就可以打造一個相對完善的溝通文化，即溝通的固化、溝通的日常化，以及溝通的體係化。

固化

雖然溝通大多時候都是出於自發自願，但是對於一個團隊來說，內部溝通應該作為一個管理環節以及一個基本任務來落實，既然是管理中的一個重要環節，是一項基本任務，那麽就要在某種程度上進行固化，形成一個常規的有規律的操作習慣。其中最常見的固化方式就是製度化，簡單來說就是必須寫入規章製度或者條例之中，成為必須要做或者遵守的事項。

比如，團隊必須規定一些重要的、大型的會議的定期召開，必須明確規定開會的地點和時間。現如今大多數企業都有固定的內部會議，尤其是每個月、每個季度或者年底的大會，相關人員不準無故缺席，這些大會甚至還會納入績效考核之中。

還有就是流程的控製中常常涉及監督和反饋，它們同樣是非常重要的溝通方式，也是團隊成員應盡的義務，這些溝通方式往往會對執行產生深遠的影響。任何一個正規的完整的團隊，都必須將管理者的監督以及執行者的信息反饋納入規章製度中。比如，許多公司明確要求相關項目的負責人需要多次審核和監督流程，並且做好相應的記錄，擬定一份報告；執行者同樣需要在執行完一個環節後及時反饋信息，提交工作報告。

一些必要的溝通是需要作出明確規定的，不得隨意更改。不過溝通的範圍非常廣，而很多溝通交流都是非正式的，因此製度化並不意味著所有的溝通都要作出製度上的規定，比如像同事之間的交流以及上下級之間非正式的閑聊都沒有必要製度化，規定同事之間每天需要說幾句話或者交流幾分鍾，或者規定上下級之間的所有交談都要做記錄，這些奇怪且不合理的製度顯然無法真正落實。

日常化

我們每天都要說話，都在傳遞和接受信息，這些都是溝通的方式，從這一方麵來說，溝通原本就是日常生活的一個重要組成部分。對於團隊來說，溝通同樣需要做到無處不在，無論是下達指令、接受命令、信息共享、信息反饋、工作報告，都需要貫徹到底、執行到位。

溝通不僅僅要融入工作的各個方麵，融入每一個環節和細節當中，還需要貫穿在整個流程當中，甚至融入整個體係運轉之中。這就意味著，無論大事小事都要進行溝通，一些規定的溝通事項必須及時溝通，一些規定之外的信息交流也同樣可以落實，總之，無論有事沒事都盡量加強交流，避免出現“大事主動溝通，小事三緘其口”“有事成同事，沒事成路人”的尷尬局麵。可以說，真正良好的溝通氛圍應該是自然、流暢的，隻有保持自然，溝通才會產生更大的作用。

溝通的日常化，更多的是一種態度和意識，更是一種內部文化，想要做到這一點，需要團隊全體成員養成良好的意識，平時要主動與人溝通和交流，這種交流並不局限於工作上的信息交流、辯論、匯報和監督，還包括一些生活話題的交流。

而為了做到日常化交流，團隊內部還需要保持信息通道的暢通，比如上下級之間應該時刻保持可以溝通的狀態，從而方便隨時隨地進行交流。很多管理者都要求自己的成員24小時開機，這樣就可以在任何時刻都保持聯係狀態；一些內部交流的平台也需要保持開放狀態，這樣團隊成員就可以及時在平台上發送和接收信息，像公司的內網或者內部的社交平台，最好保持全天候的開放狀態，方便人們查詢資料、分享信息。

體係化

任何一個團隊，想要提升內部的溝通氛圍和溝通效率，就一定要確保溝通形成一個體係，這個體係中不僅包括了“誰和誰進行溝通”“溝通的渠道”“溝通的製度”“溝通的意願”，還包括“溝通的文化氛圍”，所有與溝通相關的內容幾乎都可以劃歸到這個體係當中去。

打造一個體係，主要在於解決三個核心問題：第一，解決“讓誰做”的問題；第二，解決“和誰一起做”的問題；第三，解決“為誰做”的問題。

“讓誰做”的問題主要在於一種授權，管理者準備將工作以及相關的執行權限交給誰，或者他們認為交給誰是最合適的，在授權和任務托付的這個過程中，就需要認真進行溝通，就需要將相關的要求詳細告知執行者。這種授權模式幾乎撐起了整個團隊的內部運作，因為大部分的工作都要經過授權來完成，管理者一個人是無法完成所有工作的。

“和誰一起做”主要在於追求合作，而尋求合作就需要打破部門牆，部門牆是阻礙內部合作的最大障礙，許多團隊的執行力比較低，工作效率不高，就是因為部門牆太多、太厚，以至於內部合作層層受阻，內部成員陷於單打獨鬥之中。一個合理的溝通體係就需要打破部門牆，將所有人聯係在一起。

“為誰做”的目的是打破本位主義的思維局限，本位主義會導致各部門、各成員陷入個人主義，凡事以個人利益為主，而置其他人的利益尤其是團隊利益於不顧，這樣就會打破內部的平衡與合作，導致團隊陷入分離的狀態。打造一個健康的完善的溝通體係，就需要破除本位主義，就需要讓所有人從大局出發，站在團隊的高度上來看待發展問題，需要所有人保持同一個方向和目標。

從總體上說，固化是一種保證，日常化是一種狀態，體係化則是一個最終的目標，隻有做到這三點，團隊內部的溝通才會完善，才會更加高效合理。