怎麽做才不會讓部下的“工作”變成“作業”？

領導者指派工作給部下時，是否在一開始就把目的交代清楚，將決定那會成為一項工作，還是成為一項作業。

舉例而言，上司指派部下影印文件的時候，必須明確地告知對方“影印文件的目的是什麽”。

如果不交代清楚的話，部下就會想也不想地把他拿到的資料原原本本拿去影印。如此一來，這個工作就隻能算是一項影印作業而已。

“這是下午的會議要用的，麻煩按照人數幫我拿去影印。”

如果能像這樣事先告知目的，部下就會思考他應該在幾點以前影印完幾份文件。更有心者甚至會想“這是公司內部會議要用的文件，所以用雙麵影印比較節省”或是“用廢棄文件的背麵影印就可以了吧”。

“這是待會兒客戶兩點來的時候要用的。”

如果部下聽到的是這句話，應該會自然聯想到“可能需要用彩色影印，這樣圖表看得比較清楚。”或是“得把文件裝訂得整齊一點才可以。”

“讓部下自己思考工作的目的，他們才會有所成長。”有些領導者或許有這樣的想法。不過，我個人對此持反對意見。

因為如果每一項單純的工作都要讓部下去思考目的，未免太浪費時間了。盡管有必要讓部下思考構成工作主幹的重要事項或那項工作的本質究竟是什麽，但如果什麽事情都要思考的話，根本沒辦法做事了。

在工作上，效率也是很重要的，所以一開始就應該告知其目的，借由對目的的認知讓該任務成為一項工作而非作業，並通過這種方式讓部下以最快的速度完成最好的工作，我想這才是比較重要的事。

無印良品的指導手冊“MUJIGRAM”，也是在一開頭就寫明目的。

例如，在服裝相關的工作中，包含“折衣服”這個項目，當顧客把衣服攤開來看，或是把衣服拿去試穿之後，員工必須把擺回賣場的商品重新折好歸位。

這是一項沒完沒了的工作，營業時間結束後，也必須不斷地折疊衣物，好讓賣場恢複整齊，如果把“折衣服”當作一項作業的話，做起來一定會相當枯燥乏味。

那麽折衣服的目的究竟是什麽呢？那就是打造出讓顧客容易瀏覽、容易拿取、容易試穿並且願意購買的方便環境。一旦了解這些工作的目的是為了提高顧客的方便性，負責人就知道自己為什麽要做這項工作，於是上頭交代的這項作業便轉變成了自發性的工作。

事實上，一開始的時候MUJIGRAM上並未載明工作的目的，直到後來有第一線的員工反應：“希望能夠寫清楚各項工作的目的是什麽。”於是才把目的補充進去。

假如你的上司不曾告知工作的目的，下次不妨主動開口詢問：“請問這項工作的目的是什麽？”我想大部分的主管應該都會不吝告知才是。

反之，假如你是領導者的話，為了不讓工作成為部下的作業，同時也為了鼓勵部下在工作上發揮創意，下一回當你指派工作的時候，請務必記得告訴部下工作的目的。

領導者告知部下工作的目的，並給予一定程度的自由裁量權，先讓部下自行判斷，再親自確認結果，這樣的工作指派方式，才不會使得工作變成作業。