5 做到“一目了然”的製圖步驟002

越是龐大的信息，在分類、梳理上所花費的時間可能就越長。

倘若你所選擇的分類方法對讀者來說沒有意義，那麽極有可能需要重頭來過，之前的努力全部變成無用功。既然有這樣的風險，我們進行分類作業確實有些不踏實，那麽，該怎麽辦才好呢？

有一個方法可以幫助我們消除這種不安情緒，即“卡片分類”（card sorting）。卡片分類的目的，是提前搞清楚對方意圖從什麽角度去分類、理解複雜的信息。

具體的操作步驟如下所示。

卡片分類的步驟

1.將待分類信息的各個要素寫在卡片或便簽上。

2.不講究任何順序地隨意擺放寫有信息要素的卡片。

3.將信息接收方作為被實驗者集中起來，讓他們根據自己的直覺自由地對卡片進行分類，不設定任何限製條件，也不限製分類數量。

4. 匯總分類結果，調查分類標準的傾向。

因為實驗對象會按照自己喜歡的方式分類信息，所以通過這個方法，就能掌握他們理解信息的思路。

如果能從實驗結果找出某種規律或傾向，那麽這種方法讓其他人能輕易理解信息的可能性也就更高。

也就是說，通過分析結果可以獲得分類信息的提示。

這個實驗方法多用於對網站開發等體量龐大的信息的梳理。在製作圖表，需要處理較多的信息時，我們通過這個實驗也能輕鬆找到最佳的分類方法。

STEP 1　總結

信息分類具有強大的影響力

·信息的分類方法可以左右對方的行為

·對信息進行分類的過程，隱藏著衍生新概念的可能性

·改變分類方法展示事物，將成為創造全新價值的重要契機

信息的分類方法

·同時進行主題設定和信息分類

·參考5種信息分類方法

·在信息分類上遇到困難時，可以嚐試卡片分類

STEP 2　確定呈現方式　套用圖表的基本架構

攻克發現階段和加工階段

在上一節我們學習了同時進行主題設定和信息分類，確定圖表核心信息的具體方法。讓我們以此為基礎，進入下一階段吧。

新的目標是“確定呈現方式”。

按照DTM的思維順序，我們終於要進入發現（Discovery）和加工（Transforming）階段了。

在發現（Discovery）階段，我們需要圍繞主題尋找可供參考的示例，此時需要發揮我們強大的探究精神。

仔細觀察搜集到的資料的優點，同時找出那些不可借鑒的部分，再進入下一階段。

正如大家所了解的那樣，設定的主題不同，需要搜集的資料也會存在很大的區別。但是，不需要擔心，因為你手中已經握有可以攻克這一階段的武器了。讓我們來複習一下Chapter 2中“圖表的5個基本功能”（自第37頁起）吧。

然後，再參照Chapter 4的案例集（自第143頁起）。我想，這些將會對我們搜集資料大有幫助。希望大家能在此基礎上，耐心找到與你的主題相契合的案例。

發現（Discovery）階段之後，等待我們的便是加工（Transforming）階段。在這個階段，我們需要將想傳遞的信息套入搜集到的“架構”中。

需要注意的是，不選擇錯誤的架構，不使用質量粗糙的架構。

如果采用的是有凹陷和傷痕的模具，那麽即便選用上乘的材料，也做不出漂亮、優質的麵包，製圖亦是如此。

所以，大家一定要盡可能選擇最合適的架構。

隻需一些基礎知識，就能確定“具有傳達力的呈現方式”

那麽，如何才能選擇最合適的架構呢？這裏我想針對兩個出現頻率比較高的題目展開談一談，就是下麵這兩個主題。

確定呈現方式所需的基礎知識

·照片與插圖的區別

·選擇圖表的正確方法

基礎知識1　照片與插圖的區別

如何正確區分、使用照片和插圖

假設，當你遇到“這裏應該用照片呢，還是應該用插圖呢”的問題時，你能做出正確的判斷嗎？

當被部下問到“這裏應該用折線圖還是用柱形圖，哪一種的效果更好”時，你是否能自信地做出解答呢？

事實上，運用照片、插圖、圖表等元素的頻率是非常高的，它們也是呈現方式中極其關鍵的要點。如果能夠很好地運用這些元素，那麽應該會對你接下來編輯資料很有幫助。

照片和插圖有哪些不同

前麵我們並沒有提到有關照片的話題，但有時圖表也會用到照片，抑或是照片本身發揮了與圖表一樣的作用。此外，也會出現那種使用插圖更為恰當的情況。

究竟什麽時候該用照片，什麽時候該用插圖？不知你現在是不是已經一頭霧水了呢？

麵對照片和插圖，你是如何選擇的呢？也許很少有人能在對比它們各自的功能後做出判斷。

但事實上，這兩個元素在用途上有著非常明確的差異，隻要掌握了這一點，就能有效提高對方的理解度。

照片與插圖的區別，簡單來說就在於下麵這一點。

當介紹“什麽是年夜飯”時

比如，當需要向外國人介紹“年夜飯”這一具體形象時，照片就能派上大用場。如果需要對每一種食材加以解說，隻要在照片上畫線並附上說明，就足夠了，操作簡單，但也完全能讓讀者理解。

照片在“原原本本地傳遞實際的氛圍”時很合適，可以避免含混不清，做到毫無保留地詮釋最真實的狀態。

相反，如果是幾根線條簡單勾勒出的插圖，就很難直觀地詮釋出年夜飯誘人可口的感覺和豐富的色彩。

當介紹“注射器的使用方法”時

那麽，介紹注射器使用方法的說明書上，照片和插圖哪個元素更加恰當呢？

答案是，插圖。

舉例來說，手持注射器的護士的著裝、手表、戒指或者膚色等，對於“注射器的使用方法”這一主題來說全都是多餘的信息，患者的性別、年齡也沒有存在的意義。但是，照片卻會一次性傳遞出上述所有信息。

插圖可以預先過濾掉不必要的信息。

隻要描述必要信息就足夠了。如此一來，就能夠讓對方將注意力集中在理解注射器的使用方法上。

非必要信息帶來的負麵影響

那些多餘的、非必要的信息給人們帶來的影響之大，超乎我們的想象。

當你用老年人的照片時，消費者也許會產生“這個產品是老年人專用的嗎”的疑問；如果使用男性照片，消費者或許又會產生“是不是有其他女性專用的產品”的猜測。

抱有“怎麽會有人這麽笨”的偏見是極其危險的。

大多數情況下，之所以會造成誤解或引起混亂，恰恰是因為信息的提供方和接收方在知識和常識上存在差異。

讀者在第一次接觸某個信息時，他們對這個信息是一無所知的。

我想你也有過看了使用說明書卻不知所雲、充滿疑惑的經曆。

讓信息的提供方想不到的是，信息的接收方其實很苦惱……這種情況並不少見。

這種情況有時還會造成意外事故、問題和延誤。

即使信息提供方就在眼前，能夠當場答疑解惑，也不能保證對方能夠將自己心中所有的疑惑毫無保留地表達出來。

正如學生們的學習能力存在差距一樣，即便用同一份資料進行完全相同的講解，學生們的理解也各不相同。

所以你必須假設對方是在理解尚不透徹的狀態下接收信息的。

照片or插圖？你應該選擇哪一個？

為了避免造成誤解或引起混亂，事先對圖畫元素進行細致的確認變得至關重要。

但是，就像剛才的示例一樣，有時隻要回到原點，將照片變為插圖，或是用照片替換插圖，就能有效避開困難。靜下心來認真思考，可謂意義重大。

你想要傳遞的信息，是需要照片的特性還是插圖的特性呢？在開始製作圖表之前，先留出一點時間，靜下心來思考一下這個問題吧。

照片和插圖的選擇切忌依賴個人喜好或機緣巧合，一定要根據目的靈活選用。

請務必牢記，這種做法能夠有效緩解對方的不安情緒。

基礎知識2　圖表具備傳達力的關鍵在於功能和目的

你是否選擇了具備傳達力的圖表

很多情況下，我們需要在資料裏添加圖表。

隻要使用相應的圖表設計軟件就能簡單快捷地製成各種圖表，抑或是隻需附上圖表，就能在資料編製過程中獲得成就感，甚至會覺得資料變美觀了許多。

也是出於這些原因，很多人會積極地在資料中添加表格。不僅是我們自己製作的資料，我們每天接收到的資料中也有很多附有“五顏六色”的圖表。或許可以說，圖表是最具親和力的資料了吧。

但是，你的圖表究竟用對了嗎？

這裏，我想針對大家平時工作中最常用到的5種圖表加以說明。接下來就一起依次進行驗證吧。

本書所采用的5種圖表

·餅狀圖

·分離型柱形圖

·折線圖

·柱形圖

·數值一覽表

每種圖表都有與其用途相對應的功能

你平時經常使用哪種圖表呢？比起青睞某一種圖表，根據目的靈活地選用圖表很重要。

那麽，究竟應該在什麽時候用哪種圖表呢？

每種圖表都有各自的功能，所以選擇與目的契合的圖表就變得至關重要。

那麽，你是否能充滿自信地說自己對每一種圖表的用途和使用方法都了如指掌呢？

在心裏默念“當然了”的人，不妨做一次自我測驗—將前麵列舉的5種圖表的用途寫在紙上。每一種圖表都是為傳達何種信息而存在的呢？

請用一行文字總結每種圖表的用途。你是否真的掌握了它們的用途呢？

我將從106頁開始，對各種圖表進行解釋說明，同時揭曉上述自我測驗的答案。

對圖表的使用方法沒有自信也沒關係

也許有人對圖表的使用方法並不自信。

但是，無須擔心。之所以會這樣說，是因為即便使用圖表已經成為商務人士的家常便飯，但其中的大多數人並沒有真正理解如何才能正確使用圖表。

翻閱各種公開發布的資料就能發現，即使是那些人們口中的精英，也會出現很多低級錯誤。不過，大家確實也並沒有什麽機會學習圖表的正確用途和使用方法，所以形成現在這種狀態也在情理之中，說到底是因為沒有人來教授相關的專業知識。

放眼望去，在我們周圍，給人一種“創作者真正想要傳達的信息未必能準確傳遞給對方……”感覺的資料可以說比比皆是。

會在幻燈片、閱讀資料中使用圖表的人，請務必記住接下來要介紹的圖表的基本使用原則。

借助相應的知識就能解決

“圖表？這麽基本的東西，不用你教我也明白。”

提到圖表的使用方法，也許有人會信誓旦旦地反駁。但越是盲目自信越會因固執於毫無科學道理可言的個人方法論，讓接收信息的人感到為難。說不定你也是其中之一。

“隻要站在對方的角度思考，答案自然就會浮現”，這其實是一個徹頭徹尾的偽命題。就算站在讀者的角度思考，也無法得出正確答案。

如果表達不清楚，就需要“能夠表達清楚的知識”。

那麽，接下來開始介紹5種具有代表性的圖表的特征。

①餅狀圖　隻用於傳達“占整體的比例”

最不具傳達力的圖表

無論是我們收到的資料，還是我們自己做的資料，餅狀圖的出現頻次都是極高的。但事實上，沒能達到創作者的期待值，且最難傳遞信息主題的恰恰是餅狀圖。

之所以這樣說，是因為一旦使用方法不正確，餅狀圖就會喪失它原本的作用。所以，餅狀圖也就成為最容易被用錯的圖表。

大多數人會出於對比圓中某兩個部分的占比大小的目的選擇餅狀圖。其實，這種做法是錯誤的。那麽，正確的使用方法又是什麽呢？

餅狀圖隻能用於傳達“占整體的比例”這一主題。

這是基本原則。餅狀圖所要傳達的是“與整體相比，某個部分占據了多少比例”，而並非某一部分的占比究竟是大於還是小於其他部分。這樣說是有原因的。

餅狀圖不具備傳達力的理由

餅狀圖的形狀就決定了人們很難對比各個部分在數量上的差異。

人們必須掌握多個扇形的麵積，但是要想正確對比朝向不同的幾個扇形的麵積以及弧長，可以說是一項難度極高的工作。

請看圖21。讓我們來試著思考一下A與C在大小上的差距。你能想象出A的麵積是C的幾倍嗎？

即使回答不上來，錯也不在你，問題出在圖表身上（順便告訴你，答案恰好是5倍）。

餅狀圖在比較占比差異上，效果其實是微乎其微的。

那麽，我們來挑戰另一個類似的問題吧。

還是圖21，請問B部分究竟是大於還是小於A部分的一半呢？

想必大家依舊很難回答。正確答案是，“大於”。

B的占比是28.5%， A是55%。可能有些多餘，順便告訴大家A是D的10倍（D的占比是5.5%）。但是，人們在看到這張圖後，絕對無法從中讀取這些信息。就連大致的數字信息都難以傳遞的圖表，又有什麽意義呢？

在這裏，我們可以換個角度思考。

比如，我們來觀察一下相對於圖21的整個圓，A的占比。如果隻是要你回答A的占比，應該很容易就能想象得到吧。

你瞬間就能看明白A的占比超過了整個圓的一半。就像前麵告訴大家的那樣，A的占比是55%。

那麽，為什麽一下子就能看明白呢？答案很簡單。

因為我們可以用掛鍾上12點、3點、6點、9點的位置關係來模擬數量關係。

我們往往會下意識地核算數量。

餅狀圖雖然並不適用於各個部分間的對比，卻能直觀地傳遞出“整體與部分的比重關係”。

切忌分割出過多數據項

最後，我想跟大家強調一個注意事項。

餅狀圖的分割數盡量控製在最少。

也有專家提倡“將餅狀圖的分割數控製在6個以下”。

請看圖22，這是一個分成了9個部分的餅狀圖。

可以看出製圖者羅列了多個相互之間很難對比的要素，所以整體效果極不理想。

我們必須集中精神傳達那個已經確定好的主題。

讓對方通過餅狀圖對比兩個部分間的差異，是非常困難的。

所以，當要素較多時，我們需要通過合並近似項等方式減少分割數。

②分離型柱形圖　隻用於傳達“比例的差異”

與餅狀圖互補的功能

分離型柱形圖隻能用於傳達“比例的差異”，這一功能恰好能與餅狀圖的弱勢互補。

分離型柱形圖是通過將一根數據柱分割成多個部分的方式來呈現比例的，所以更適合比較各個部分的比例。

比起餅狀圖所創造出的二次元的“大小”，用一次元的“長度”對比會更為簡單。隻要看哪根數據柱更長就足夠了。

請看圖23。C占比22%， D占比20%。雖然僅有2%的差異，但應該一眼就能看出來C的占比略大於D。

同樣的數據，如果用餅狀圖來呈現會如何呢？對比圖24，想必答案不言自明，我們很難直觀地把握圖24中C和D的差異。

分離型柱形圖有橫向的也有縱向的，還具有可以隨意調整各數據柱長度的優點。

但也要注意，分離型柱形圖很難清晰地傳達“部分與整體的比重關係”。

在分離型柱形圖中，某個部分究竟占整體的三分之一還是四分之一都很難分辨清楚。請大家再觀察一次圖23。

你能看出B的占比是多少嗎？

類似的數據，如果是用餅狀圖，就能做到一目了然。

比如，圖24的B部分，我們能大致推測其占比約為25%。如果要對比整體和部分，請一定要用餅狀圖。

而在同一張分離型柱形圖中，讀取位於端部的項目（橫向柱形圖的左端或右端，縱向柱形圖的上端或下端）的占比情況會更容易一些。以圖23為例，比起B和C， A的占比大小應該更容易讀取。A的占比正好是三分之一，也就是33%，你看出來了嗎？

出於這個原因，在使用分離型柱形圖時，“若能將想要強調的數值放置在端部，可以在某種程度上提高傳達力”。請務必將這一點銘記於心。

分離型柱形圖的使用技巧

另外，分離型柱形圖與餅狀圖一樣，是呈現比重的圖表，但是在某些情況下，也可用於呈現具體數值。

即，將分離型柱形圖的數據柱全長合計為某個具體數值，對多個分離型柱形圖進行比較。

請看圖25，這是一張表示兩個群體的人數和年齡占比的圖表。既能直觀地詮釋整體規模的大小，同時又能表達占比的多寡。這張圖還有意突出了“30～39歲”的具體人數。

當涉及具體數值和占比兩種數值信息時，希望大家在做圖時一定要花點心思，保證清晰明了地傳達信息。

③折線圖　隻用於傳達“沿時間軸的變化趨勢”

折線圖的關鍵詞是“時間軸”

折線圖僅能用於傳遞“沿時間軸的變化趨勢”。

這是唯一的保險之策。出於其他目的使用折線圖時，需要仔細確認是否正確且毫無違和感地傳遞了相應的信息。

有人會在傳遞最大值、最小值、數值間差異等信息時選擇使用折線圖，但這種做法其實是錯誤的。

要表示數值間的差異，就用柱形圖，這是基本的原則。

請大家對比圖26和圖27。同樣是對比各國間數值的差異，圖27更直觀，而圖26卻並沒有傳遞出“對比”的意思。

折線圖的唯一目的是傳遞從一個時間點到下一個時間點，再到下一個時間點之間動態的數據變化。

隻有在需要持續呈現隨著時間變化而推移的數值時，才能最大化地實現折線圖的價值，絕不是對比數值那麽簡單。

關鍵是連續性。折線圖是為檢驗趨勢、傾向以及變遷而存在的圖表。

因此，也不一定非要將坐標軸的基準值定為零，上下浮動的節奏以及浮動幅度才是折線圖的看點。

注意時間軸的刻度劃分

另外，大家在製圖時一定要對時間的刻度多加關注。

必須等間距劃分時間軸。

如果在同一張圖中，數值刻度一會兒是1年，一會兒是10年，毫無規則可言的話，對方就無法準確理解數據的變化趨勢。

請大家對比圖28和圖29，數據資料完全相同。

但是，與圖28相比，圖29會給人一種近幾年銷售額驟增的感覺，因為創作者在橫坐標時間軸刻度上動了些手腳，也許你也已經發現了。這種小把戲很容易被人看穿，過往建立起的信用也會因此瞬間崩塌。

無論是10年、1年，還是0.01秒，一旦確定了某個刻度，就要貫徹始終，隻有這樣，才能保證圖表的正確性。

④柱形圖　隻用於傳達“數值差異”

能夠直觀且準確地傳達差異的圖表

柱形圖是最便捷的圖表形式，任何人都能在一瞬間理解它想傳達的信息。但是，柱形圖的功能是有限的。

柱形圖的全部功能隻在傳達“數值差異”。

在製作柱形圖時，必須嚴格遵守以下兩條準則。

·必須以零為基準值

·不可省略數據柱的長度

讓我們在對比圖30和圖31的過程中正確理解這兩條準則吧。

這兩張圖指出了那些沒有理解柱形圖功能的人經常會犯的錯誤。柱形圖是能夠直觀且準確傳達“數值差異”的圖表。

比如，圖30中兩根數據柱看起來有2倍的差。但是實際上差距並沒有這麽大，就是因為省略了數據柱的長度，才會扭曲了圖表的量感，讓人產生錯覺。

按原本的比例呈現圖30的數據柱，就是圖31。

就像這個例子一樣，有時製圖者會被誇大圖表呈現效果的**所支配，然後不知不覺就會動些手腳。

但是，這種做法不僅會讓信息接收者產生錯誤的認識，一旦被看穿，對方還會產生“差點就上當了”的想法，以失去信任告終。所以一定多加注意。

這種時候，就要思考有沒有其他更合適的呈現方法。

如果不能準確傳達出數值間的差異，圖表豈不是失去了意義？所以我們要及時幹預，有效提升資料的可信度。

即使采用了圖表來呈現數據，也不一定會產生期望中的效果，我們要在深刻認識這一點的基礎上，思考如何優化呈現方式。

如果用圖表很容易產生誤解，不如直接用數字呈現。

柱形圖有兩種。一種是有時間軸的，另一種是沒有時間軸的

柱形圖大致可以分成兩類。

即有時間軸的和沒有時間軸的。

前者適用於確認各個時間段的數值。

當各個數值本身的意義大於整體的變化趨勢和推移時，就是柱形圖大顯身手的時刻了。

也許有人會疑惑，在柱形圖與折線圖中應該選哪個？但事實上這兩種圖表是有明顯區別的。

柱形圖的作用是正確表示每一個數值。

因此，柱形圖並不適合用來展示數值與數值間的關聯性和連續性，這種情況下的最佳選擇是折線圖。

比如，要表示過去三個月平均股價的漲跌趨勢，那麽就應該選擇折線圖。如果要展示近一周收盤價的具體數值，選用柱形圖會更恰當。美國著名信息圖表專家奈傑爾·霍姆斯（Nigel Holmes）在其著作中寫道，在展示趨勢與數值時，要強調的重點是不同的。明確你的著眼點，選擇與目的契合的圖表，有助於對方充分理解信息。

另一方麵，不含時間軸的柱形圖適用於用同一個尺度去衡量或對比多個數據集合。

比如，“各個國家的石油產量”和“各年度咖啡消費量”等主題都能讓柱形圖大放異彩。

現在你的大腦中應該已經有了一個完整的圖表形象了。

⑤數值一覽表　隻用於傳達“具體數值”

選用圖表時的“無奈之舉”

數值一覽表用於原原本本地展示具體數值。

當你要在某一個位置展示大量的數值信息或資料版麵上沒有過多空間時，就可以選擇數值一覽表。

但是，人們讀取這種圖表需要花費大量的時間和精力，大多數人不喜歡具體的數字。

即使在幻燈片中投影數值表，對方能夠靜下心來仔細閱讀的可能性也是極低的。

因為對大多數人來說，數字本身就不具備直觀理解的特點。大多數情況下，創作者會盡可能回避數值的簡單羅列。

如果有其他的圖表可供選擇的話，還是建議大家優先考慮其他呈現方式。

一覽表是沒有其他方法時的“無奈之舉”。

但有時，直接展示具體數值會比其他視覺化圖表更容易理解，因為選用折線圖或柱形圖時，可能會出現多個數值在視覺上有所重合的問題。

這種情況下，直接羅列數值可以將混亂控製在最小範圍。

比起過於複雜、難以讀取的圖表，數值一覽表作為信息的價值會更高。

數值一覽表可以應用於以下情形。

數值一覽表的用途

·用於展示由多個數值單位構成的信息

例：電腦設備的型號

·信息數量龐大，但各接收方隻使用其中的一部分時

例：各年齡段月度保險費繳納明細

·做成視覺化圖表會太過複雜時

例：一次性展示多種數值變化的圖表

製作一覽表時的小訣竅

在數值表中羅列數字，是有一些小訣竅的。如果能用對方容易理解的方式羅列的話，信息的傳達效率會得到顯著提高。

也許並不能應用於所有數值表，但大家不妨試一下。

讓數值一覽表變得清晰易懂的訣竅

·去掉邊框

·附上平均值

·縱向羅列數值

·取整數

·去掉邊框

製作數值表時，很多人會用到網格或邊框。但事實上，沒有網格或邊框的表格更容易讓對方理解，因為在對比數值時，網格會妨礙讀者的視線移動。將一覽表的邊框控製在最小數量，才能減少對方讀取數據時的負擔。

請看圖32，這是一張隨處可見的框線表格。緊接著再觀察圖33，這張圖表去除了部分邊框。隻是這一點差異，就讓整張表格變得清爽了許多，閱讀圖表時的視線移動也變順暢了。

也有人認為去掉邊框，行與列會變得模糊不清，並為此感到不安。但事實恰好相反，橫橫豎豎的邊框反而會阻礙我們的視線。

·附上平均值

如果在羅列全球發電量時能夠一並附上平均值，那麽就能給各個數值賦予一定的意義。

請看圖34，表格的最下方增加了一行平均值。由此，讀者就能理解各國的發電量與平均值相比處於什麽水平，也能讀取到除各國排序以外的信息。

當然，有時平均值也不那麽重要，最多可以用作一個大概的衡量標準。

如果加上平均值有一定的意義，那麽請一定要應用在你的圖表製作中。

·縱向羅列數值

當以對比為目的羅列數值時，建議采用縱向羅列的方式。

一般來說，比起橫向羅列，縱向羅列的數值更易對比。

請看圖35，和前麵的表格相比，這張圖表將行和列的信息進行了互換，由此會引發什麽樣的變化呢？請大家一定要深刻分析你對這張表格的印象。

有沒有感覺每個國家發電量的變化都變得清晰了許多。你現在應該在以國家為單位觀察中國、日本等在發電量上的增長。人們往往習慣於縱向對比數字。

那麽，前麵的圖34又適用於哪種情形呢？答案是，適用於國家與國家之間的對比，比如“中國與日本的差距有多大”。

正如表格所示，隻是單純地將行和列的信息對調，數值表就能傳遞出完全不同的信息。

請一定采用與你想表達的主題相契合的方法製作表格。

·取整數

當圖表中涉及的數值較大時，數字盡可能用整數，如此一來對方將更容易把握信息的總體情況。

比如，隻要將末位四舍五入就能削弱數據的嚴密性，有助於整體性的理解。圖36就是典型的範例。

當信息傳遞追求的隻是對大方向的把握，而並非數字的細枝末節時，就可以通過這個方法減輕信息接收方的負擔。

即便如此，仍是“無奈之舉”

經過上麵的介紹，大家應該都能明白，即便是在做數值一覽表的時候，隻要借助一些基礎知識就能提高對方的理解度，改變人們對信息的印象。

但是，還是要再強調一次。

數值表不僅枯燥無趣，還要求對方勞心勞力地去讀取一定的信息，很多人看到數值表都會有抵觸情緒，有人甚至會選擇無視。

如果有其他的呈現方式，請優先選擇那個方法。當其他方式不可行時，再盡最大努力使數值一覽表保持清晰易懂。

請大家一定要記住，選擇數值一覽表終歸隻是個“無奈之舉”。

STEP 2　總結

區分使用照片和插圖

·不能根據個人喜好或機緣巧合選用

·根據照片和插圖的特性，選用與信息主題相契合的素材

·不必要的信息會產生意想不到的負麵影響

正確的圖表選用方法

·理解每一種圖表的功能

·選擇與要傳遞的信息主題相符的圖表

①餅狀圖：傳達“占整體的比例”

②分離型柱形圖：傳達“比例的差異”

③折線圖：傳達“沿時間軸的變化趨勢”

④柱形圖：傳達“數值差異”

⑤數值一覽表：傳達“具體數值”（僅作為沒有其他選擇時的手段）

STEP 3　收尾　提升渲染力的訣竅

吸引對方注意的訣竅

前麵我們談到了設定主題和確定呈現方式的具體做法，距離完成圖表製作，還剩最後一步。

即，收尾。

在DTM思維方式中，完善（Making）就是最終階段。隻要攻克了這一關，就意味著完成了圖表製作的所有工序。

在這個階段，我們隻需要進行一些相對簡單的工作即可。比起動腦，更多的是動手。離大功告成，隻剩最後一步。

回想一下，無論是設定主題還是確定呈現方式，基本都是在大腦中對各種材料或元素進行分解、組合等。

而收尾，則是要確認已經成形的圖表還有沒有什麽問題。

就好比工廠出貨前的質檢工序。剩下的不過是一些簡單的微調。話雖如此，這項工作卻將成為吸引對方注意的原動力。雖說是些簡單工作，但也絕不能懈怠。

接下來要介紹的收尾工作，大致可以分為以下三項。

如果能很好地平衡這三項收尾工作，就能大幅提高資料的完成度。下麵就讓我們依次展開學習。

首先是圖表的收尾。

1.圖表的收尾

說實話，基本的圖表製作方法其實都已經介紹完了。想必你對圖表製作方法的思維方式、作業順序等基本要點都有了充分的理解和認識。

但是，還有幾個要點是最後一個階段中不可或缺的。接下來，我將為大家詳細介紹。

圖表收尾工作中不可缺少的3項工作

①弱化影響力

②否定多樣性

③不盲目自信

①弱化影響力

此刻，你製作圖表的目的應該是增強視覺上的影響力吧。所以也許有人會感到費解，既然如此為什麽又開始討論“弱化影響力”呢？

但事實上，這是每一個設計師都了解的常識性作業。

沒有設計經驗的人或是剛開始學習設計的學生最容易出現的代表性問題就是強調所有信息內容。

這樣做，起到的完全是反作用。

在確定了圖表的主題之後，為了突出主題，就必須犧牲其他要素。也就是相對地弱化除主題外的要素，這項作業其實並不難。

以下幾個弱化影響力的方法，效果最立竿見影。

弱化影響力的主要方法

·弱化顏色

·改用較細的線條

·改變字號和字體粗細

·縮小要素的尺寸

同時，要強化與主題相關的部分。

請對比圖37和圖38。

圖37過分強調所有要素，反倒給人一種含混不清的印象。

而圖38為了突出“資金流向”這一主題，有意地弱化了其餘部分。通過有效控製需要突出和弱化的部分，對方就可以按照創作者期待的順序閱讀理解圖示。

“想強調所有要素”是大家的真實想法，但請一定要克製。

不管怎麽說，製圖的首要目的都是傳達主題。隻有主題傳達到位了，才能正確傳達其餘的信息。

②否定多樣性

否定多樣性法針對的並不是社會環境，而是圖表製作的思維方式。圖表中往往含有多個要素，而倘若這些要素以毫無脈絡的多樣化形式存在的話，就會妨礙對方正確理解信息內容。我們的目的就是解決這一問題。

這裏提供以下兩個解決方法。

梳理、呈現多樣化要素的方法

·明確分類的區別

·保持一貫性

·明確分類的區別

明確分類的區別，是指確保不同種類的信息用完全不同的方式呈現。反之，同一種類的信息就要讓它們看起來是一致的。

要貫徹落實這一點。

第一次看到信息的人們，對你分類的信息項目一無所知。

首先要傳達的就是信息分類。因為信息分類與主題有著密切的關係。

但是，在製作圖表的過程中，我們的頭腦裏往往會浮現出各種各樣的想法。每每靈感閃現，就要加上某些要素，慢慢地，圖表的秩序也就被打亂了。

所以，在收尾階段我們需要找到那些不統一、不整齊的部分，再一次明確各個類別間的區別。

隻要能在一開始就傳達主題和信息分類，那麽順暢地傳達剩餘信息的渠道也就打通了。

就像檢查作業一樣。

·保持一貫性

保持一貫性，是指將明確的區別貫徹到整份資料的角角落落。

要明確A信息和B信息是同一類的，又不同於C信息。

貫徹落實這一點，就能幫助對方迅速找到理解信息的頭緒。

請看圖39。可以說這張圖中信息分類的區別極其模糊。一貫性雖然重要，但如果沒有合理地分類信息，就很難讓人理解。

結果導致對方必須依次確認每一個信息具有什麽意義，而且無法保證他能得到正確的結果。

圖40是圖39的改善示例。看到這張圖就能明白，有了“區別”和“一貫性”，信息就變得清晰易懂了。

在這個階段，需要我們將製作圖表過程中產生的多樣化要素用簡單的方法統一，並讓其保持一貫性。希望大家能認識到這一步是必不可少的。

③不盲目自信

創作者在一步步製作圖表的過程中，會對圖表產生感情。從邏輯上思考，如果毫無遺漏地檢查了所有需要檢查的地方，那麽就會信心滿滿—“這樣應該誰都能看明白了吧”。

但是，有時自信反倒是很危險的，因為對於圖表來說，必不可少的是絕對客觀的視角。

將你做好的圖表交給別人，嚐試一下不進行口頭說明，看對方能否理解，最好是多找幾個人試驗。

詢問一下對方能從圖表中理解到哪些信息。如果和你的期待相符，那很好，可以直接使用這張圖表。

但是，對方也有可能會回複“看不明白”，抑或是他們理解的信息與你的預期完全相反。

正在寫這本書的我，其實也經曆過很多次失敗。說來慚愧，我將自己製作的圖表拿給別人看時，也收到過“看不明白”的反饋，每每收到此類回複，我都會立馬修正，多次反複修改，直到對方正確理解為止。

雖然整個過程很枯燥，但每次了解到對方在哪部分有疑惑，對我來說都是一次很有價值的學習。有時我也會非常氣餒，甚至會回到“信息分類”重新開始。

但是，隻要多次反複這一過程，必然能夠到達終點。這一點請大家放心。

重要的是要擁有“我先入為主，已經戴上有色眼鏡了”的自覺。

因為你現在掌握了太多的專業知識。

千萬不要過於信任自己。把你做好的圖表展示給別人，就能獲得很多新的認識。

2.圖表周邊的收尾

收尾階段的第2項工作是圖表周邊的收尾。說到圖表周邊，聽起來可能像是非常細節的東西，但也絕不可輕視。

事實上，圖表周邊恰好是對方關注度極高的部分。

平時看的時候，也許從未在意過，但實際上你從圖表周邊也獲得了很多信息。

本書開篇就提到，最先進入讀者視線的就是“圖”（visual）。

那麽，你能想到第二個闖入視線的是什麽嗎？答案是，解說詞，即寫在照片和插圖下麵或側邊的簡短說明文字。

首先，觀察圖片，隻要讀者能夠順利理解其中的含義，或是產生一定的興趣，那麽下一步就會閱讀解說詞。如果是有趣的信息，自然想要繼續深入了解。

這種情況下，獲得信息最快捷的渠道就是解說詞。

從長篇大論中獲取圖表的信息需要花費一定的時間，更快捷的信息提取方式正是閱讀解說詞。所以，人們在看到圖表後，視線自然會轉向旁邊的解說詞。

如果解說詞枯燥乏味，那麽對方原本的興趣也就被澆滅了。反之，如果解說詞寫得妙趣橫生，讀者就會有興趣繼續深入了解，閱讀小標題、正文。那麽，倘若沒有解說詞，會如何呢？這就取決於對方了。如果沒找到相應的頭緒，也許會變得興趣索然。如果是必要性極強、不能忽略的信息，也許會繼續閱讀正文。

對方之後的行動是超出你的可控範圍的。換句話說，這也正是作為創作者必須建立一整套完備的信息傳遞流程的原因，必須用一些方法，讓對方踏上“從圖表到解說詞，再從解說詞到正文”的路程。

為此，針對圖表周邊，我們需要做到以下兩點。

有效改進圖表周邊的方法

①必須附上解說詞

②關聯正文

①必須附上解說詞

附上解說詞。寫上能從圖表中獲取的信息即可，如此一來，讀者就能在心裏默念，“沒錯沒錯，就是這樣”或“原來如此，是這樣啊”。也可以從正文裏直接摘選一句附在照片或插圖旁。

總之，就是要采用圖表加解說詞的組合，將大致的信息傳遞給讀者。

②關聯正文

請一定要給圖表標上序號或符號。比如“圖1”或“Figure 2.1”等，標記方法五花八門，隻要在讀正文時能明白是針對哪張圖在進行說明就可以了。隻要明確寫了“圖1的數據表示的是”，讀者就會去關注圖1。

但是，有一件更重要的事。即，要保證對方能夠根據圖表找到相對應的正文內容。大多數人都是先看圖，然後再閱讀正文，因為圖表是最先闖入讀者視線的，也正是出於這個原因，我們要確保對方能立即找到與圖表相關聯的文字。

把正文中的圖表序號等加粗，使其變得醒目。

僅此而已。這樣對方就能在看到圖表後，立刻找到相對應的正文內容。

3.文章的收尾

收尾階段的第3項工作是文章的收尾，但是這裏的討論對象並非文字內容，而是文章結構。資料或文件中出現的文章，一般都會采用大標題、小標題、正文的層次。

事實上，這些層次對人們的理解有著極大的影響。合理、恰當地劃分層次，並保持文章整體的一貫性，決定了整篇文章是否清晰易懂。同樣的文字信息，采用文章形式還是分項羅列，給人的印象是完全不同的。

當然，這同樣也會左右對方的理解度。

我們需要關注的要點主要有以下3個。

使文章清晰明了的要點

①頻繁插入摘要

②文章結構最多分為3個層次

③將核心內容分項羅列，最好以圖表形式呈現

①為了讓人們對信息有粗略的認識，需頻繁插入摘要

根據語言教育學的研究，閱讀理解文章的方法有兩種。

即泛讀和精讀。

倘若是小說等文學類書籍，讀者也許會從開頭一字不落地仔細閱讀。但是，在遇到說明文時，無論是印刷物中的信息，還是線上網絡信息，大多數情況下人們都會分成泛讀和精讀兩個階段進行閱讀。

大多數人為了大致理解整體內容，都會選擇從泛讀開始。

隨後，為了詳細了解必要的信息才會進入精讀階段。為了盡早獲得自己所需要的信息，這個方法是相當高效的，而且幾乎所有的讀者都會選擇以這種方式閱讀帶有圖表的文章。

對於讀者來說，“迅速找到自己所需的信息”是非常關鍵的。

而能實現這一點的正是摘要。

在泛讀階段，摘要能留住讀者快速移動的視線。隻要定期頻繁地插入容易看到的摘要，那麽讀者隻需沿著這些摘要就能掌握文章整體的大意。

當然，摘要的內容最好與你想要優先傳達的信息相關。

摘要不僅是在泛讀階段有用，在那之後也會派上大用場。當讀者忘記內容時，隻要借助摘要就能方便快捷地再次確認相關信息。

無論是演講時的幻燈片、印刷品，還是線上的網絡信息，都要盡可能多地插入摘要，從而緩解讀者的負擔，這對讀者快速理解信息也是有幫助的。

②文章最多分為3個層次

英國行為科學家帕特裏夏·賴特（Patricia Wright）指出，說明文的結構最多分為3層。她認為，說明文分為4個層次及以上時，容易引發讀者的誤解和錯覺。

也就是說，讓讀者理解自己當下閱讀的文字是哪個信息的一部分，是非常關鍵的，而這恰恰會影響讀者對信息整體的理解度。

如果你現在正在做資料，請一定要數數自己的文章分了幾個層次。

是否遠遠超過了3個層次呢？當想傳達的信息非常複雜地組合在一起時，要想將其簡單地呈現出來或許並非易事。即便如此，還是希望創作者不要掉入曲高和寡的誤區，一味地增加文章層次，請一定要時刻謹記3個層次為宜。

文章結構變簡單了，讀者的理解度就得到大幅提升。

③將核心內容分項羅列，可能的話以圖表形式呈現

需要傳達的核心內容，最好還是采用分項羅列的形式，原因在於這樣做會讓相應的信息變得醒目。

完全相同的一段內容，比起將其融合在成段的文章中，分項羅列的方式更容易映入讀者的眼簾。

這也是因為在分項羅列時，每一條的開頭都一定會加上項目符號。“·（中圓點）”就是極具代表性的項目符號，想必你也經常會用到吧。

也許平時在用的時候也沒有想那麽多。但是，這會在視覺上給讀者帶來極大的衝擊力。

分項羅列的條目前麵總是整齊地排列著項目符號，會營造出不同於一般文章的氛圍。

另外，分項羅列的文字的末尾大多有部分留白，因此容易吸引讀者的視線。如果能改變字體，效果會更好。

分項羅列主要分為3類，根據項目符號有所區別。

3種類型如下所示，我們可逐一進行確認。

分項羅列的部分會成為文章中最顯眼的存在。

但是，可能的話，請一定要深入思考能否將其進行圖表化呈現。

因為圖表的視覺衝擊力遠遠高於分項羅列。

將文章進行圖表化呈現，同時展示原本的文字和圖表，能夠進一步加深讀者的印象。

這也是前麵介紹過的加深讀者記憶的小技巧—“同一個信息要反複傳遞”（詳見第75頁）。

請大家一定要多加複習。

將文字轉化為圖表時，我常用的方法恰好與這個過程非常相似，主要有以下3點。

將文字轉化為圖表時的具體步驟

·將文章按照要點進行分解

·將分解後的要點列表進行梳理

·摘取要點，製成相應的圖表

到這裏，我們分3項介紹了文章的收尾方法。也許其中包含了很多與圖表製作並不直接相關的話題，但也是讓資料變得清晰易懂的不可或缺的要點，所以有意提及。

請一定將這些方法靈活運用。

STEP 3　總結

提升渲染力的3項收尾工作

·圖表的收尾

·圖表周邊的收尾

·文章的收尾

圖表的收尾不可缺少的3項工作

·弱化影響力

·否定多樣性

·不盲目自信

提升圖表周邊各要素傳達效果的方法

·必須附上解說詞

使文章清晰明了的要點

·頻繁插入摘要

·文章最多分為3個層次

·將要點分項羅列，最好以圖表形式呈現