Chapter 2 [圖表的功能]通俗易懂的圖表的5個要點 1 掌握圖表的“5個功能”
依據功能，對圖表區分使用
究竟應該在什麽時候展示什麽樣的圖表呢？
幾番嚐試，總算是把圖表做出來了，可是真的能夠傳遞相應的信息嗎？
如果你開始產生類似的疑惑，這其實是一個好的征兆，說明你不再僅僅站在向某些人展示圖表的角度，而是已經開始站在對方的角度，考慮他們的感受了。這一點是非常關鍵的。
圖表，不存在“唯一的正確答案”。創作者不過是在堅持不懈地探尋更好的展示方式而已。
不過，即使沒有正確答案，頭緒還是有的。所以，為了盡可能減少你腦海中浮現的疑問，我將在Chapter 2中詳細介紹圖表的功能。
我想，學完這裏你應該會對何時展示什麽樣的圖表建立一定的判斷標準。
隻要能大致理解圖表的功能，那麽製作圖表時的遲疑和躊躇就會逐漸消失，同時也能節省一定的時間。
在Chapter 1中我們講到圖表有它的基本架構，事實上每一種架構都有它獨特的功能，我想將其大致分為5點進行介紹。
圖表的5個基本功能
圖表的功能可以分成以下5點，任何一個功能都是為說明技巧打下堅實基礎的基本要素。
圖表的5個基本功能
·即時傳遞信息
·拉近與讀者的距離
·消除不安
·讓讀者認真對待
·避免誤解和失誤
某一個圖表可以具備多個功能，同時，多個圖表發揮同一個功能的情況也是存在的。
關鍵在於，打破束縛著說明、介紹的枷鎖。
為了防止對方產生“解釋了半天也聽不明白”“找不到需要的信息”等感受，創作者需要主動傳遞信息。
這就是圖表的作用。正如Chapter 1的開頭中介紹的一樣，人們的目光總是最先關注視覺化形象。
因此，這就成為我們製作圖表所要達成的目標。
製作圖表的目標
·讓對方能預想到創作者想要傳遞的信息
·不讓對方感到困擾，始終扮演他們的向導
下麵我們將依次學習圖表的5個功能。
圖表功能1 即時傳遞信息
“即時傳遞？不可能吧。”
也許有人會這樣想，尤其是那些一直以來與以文字為中心的資料苦苦鬥爭的人，應該很難理解這一點吧。
但是，我想看了下一頁，你應該就能理解其中的含義了。請大家略微瞥一眼下一頁，隻看一眼，0.1秒就足夠了，然後記住你所看到的圖像。
現在還不能看。先答應我一件事，看一眼就立馬蓋住，不要仔細盯著那一頁看，也避免一不留神看到那一頁。準備好了嗎？
那麽，請開始吧。
那麽，究竟寫了些什麽？
又畫了些什麽呢？
大家可以嚐試著小聲說說看。
小聲說完了吧。這一項作業就此結束。
接下來，就讓我們徹底放鬆，好好思考一下什麽是“即時傳遞”吧。這一頁有兩張圖，兩張圖要表達的內容是一樣的，即“洗手間在右邊”。
如何？這一信息是否傳遞到位了呢？圖4和圖5都在傳達這則信息。你是通過哪張圖獲取到這一信息的呢？
可能有的人根本沒發現這兩張圖傳遞的是同一個內容。
為什麽能做到即時傳遞
用文字進行展示的圖4和使用圖標呈現的圖5，給人的印象截然不同。想必絕大多數人都能理解圖5吧。
大多數人隻需看一眼就能立刻理解的信息即為“優質信息”。
那你知道為什麽這個洗手間的圖標能被大多數人所理解嗎？
答案是，因為隨處可見，到處都在使用這一圖標。
這才是即時傳遞的核心。
“已經被廣泛使用”是讓任何人都能理解所應具備的重要條件。
要想實現即時傳遞，最直截了當的方法就是讓信息的接收者聯想到那些已經熟知的事物。
使用大眾熟知的要素
假設，我創造了一個全新的圖標指代洗手間，即使把它張貼在辦公樓入口的引導欄，要讓寫字樓裏的所有人都準確理解這一圖標，想必也要花費大量的時間吧。
而使用那些大眾熟知的要素，不需要耗費多餘的精力和成本，即可促進信息的有效傳遞。
當傳遞信息成為第一順位的需求時，除非你是設計專家，否則就沒必要拘泥於美觀、時尚和獨創性。
所以，讓我們專注於那些大眾熟知的要素吧。
使用象形圖時的注意事項
在專業的設計領域，類似的圖標被稱為“象形圖”（pictogram）。要讓盡可能多的人在最短的時間內快速理解相應的信息，象形圖往往扮演著關鍵的角色。比如，多用於輪椅、電梯、緊急出口等的道路引導標識或路標。在文件、資料以及網頁中，象形圖同樣扮演著不可缺少的角色。使用說明書上會有提醒消費者注意安全的象形圖，經常網購的人應該很熟悉購物車的象形圖（圖6）。
尤其是在喚起人們對某個事物的關注、促使對方有所行動、展示某個項目等情況下，象形圖都會產生極好的效果，可能很多人已經在無意識中實踐過很多次了。
但是，在某些情況下，單憑象形圖可能無法傳遞所有的信息。
在傳達對於人們來說超出日常認知範圍的信息時往往會出現這一問題。不熟悉的人原本就不理解這個象形圖的含義。這樣一來不僅失去了使用象形圖的意義，還會給對方造成困擾。因為失去了聯結信息的線索和頭緒。
舉個例子吧，請看下一頁的圖7。
能看明白它代表什麽嗎？
估計這個問題的正確率會低得令人絕望吧。答案是，“連接江戶和京都的老街道——中山道的路標”。這是對僅限於某一個地域使用的圖標的重現。
單憑這一張圖，根本無法理解其中的含義。光看這個圖案，誰又能說得出這就是中山道呢？
可是，要想製作出一個誰看了都能明白“這肯定就是中山道”的象形圖又是相當困難的。
總而言之，不被大眾所熟知的象形圖是無法起到傳遞信息的作用的。
在這種情況下，象形圖的功能就會大打折扣，為了應對這種問題，建議大家進行如下調整。
附上文字
附上文字，由此即可明確象形圖所表達的含義。同時展示象形圖和文字，就能提高信息傳遞的準確度。
也許有人會說，“如果附上文字的話，那還要象形圖做什麽啊”，但事實並非如此。
反複或是持續看到某一種圖案，人們自然就會學習該圖案所代表的含義。
當多次看到同一種圖案時，人們就會明白“原來這個圖案是這個意思啊”，然後下次隻要看到這個圖案，就會聯想到它的含義。
比如，請再一次回想洗手間的圖標，隻是一男一女並排站立的圖案而已。
圖上根本沒有任何直接表示“洗手間”的要素，但無論是你還是你的家人、朋友，以及包括我在內的大多數人之所以能立刻聯想到洗手間，是因為一直以來通過反複看到同一個圖案，我們學習到了它的含義就是洗手間。
國旗的圖案也是同樣的。之前並不熟悉的國旗，就算沒有額外的解釋說明，隻要多看幾次，就能說出那是哪個國家的國旗。在看國際運動賽事的轉播時有過類似經曆的人應該不在少數吧。
給象形圖附上相應的文字，對方就能在無意識中學習並準確理解信息的含義。無論對方是否熟悉這個象形圖，都能有效地接收其中的信息。還有一點，希望大家能夠銘記於心。
即，閱讀資料時，人們往往從視覺化形象開始看起。
“直觀地”傳遞信息的技巧
請看下一頁的圖8。
這是一個意圖借助象形圖引起使用者注意的例子。這張圖是我仿照印刷在某個電子產品外包裝上的信息製作的。
圖中有好幾種語言，但是你真的理解其中的含義嗎？
三角形的象形圖好像在警示某種危險因素，但具體代表什麽意思呢？如果懂得其中的某一種語言，或許能夠理解其中的含義，可是如果語言不通的話，豈不是束手無策了？
正如圖8所示，雖說在象形圖上附加一定的文字說明能夠促進信息的有效傳遞，但現實的問題是，倘若象形圖過於依賴文字，同樣也無法充分發揮其原有的功能。
如果是一種對方並不熟悉的語言文字，那麽即使附在象形圖上，也是沒有任何意義的。畢竟語言具有一定的不可翻譯性。
那麽，如果要對這張象形圖做些改動又該如何呢？
請看圖9。
現在看起來如何？替換了剛才的象形圖，你應該能夠更加直觀地理解其中的含義了吧。
至少“不能做什麽”是一目了然的，使用者應該大致能理解“這是個嬰幼兒不得觸碰的東西”吧。無論對方的母語是什麽，象形圖都能打破語言障礙，實現信息的有效傳遞。
這裏之所以使用英語的範例，是因為想讓大家感受一下“讓對方預測創作者想要傳遞什麽樣的信息”這一技術強烈的衝擊力。
展示信息的“主題”
任何一種信息都有主題，這是應該最先傳遞的核心信息。
可以看出，無論是圖8還是圖9，它們的主題都是“禁止嬰幼兒接觸”。
諸如此類與生命息息相關的重要信息，比起理由，更關鍵的是要傳遞其主題，而圖8卻很難直觀地表達出這一核心信息。
正因為圖9的象形圖與主題完美契合，所以才能直觀地傳遞相應信息。
要想做到即時傳遞，關鍵在於采用能夠直觀表達信息主題的圖案。
尤其是在要引起對方注意時，這種方法往往會發揮重大作用。比如，說明文的緒論、話題的轉折點、對重要項目的說明介紹等。
直觀地傳達信息，能輕易地讓接收者對創作者的說明產生興趣，能夠積極地促進接收者的理解。
如果不依賴於文字，還能讓對方理解大致的信息，那麽就能有效地提高讀者的理解度。
這一點，無論是外語還是母語，都是共通的。
圖表功能1 總結
“一目了然的圖表”在這種時候會派上用場
·正式說明介紹前的鋪墊、序言
·話題的轉折點
·介紹重要項目時
“一目了然的圖表”的製作竅門
·采用對方熟悉的視覺化形象
·給視覺化形象附上文字
·采用與信息的主題相契合的視覺化形象，拉近與讀者的距離
圖表功能2 拉近與讀者的距離
讓讀者體會到“親和力”是非常重要的
聽到“拉近與讀者的距離”，你會聯想到什麽呢？
可能腦海中浮現了一些或可愛或有趣的形象，卻又無法用語言準確形容吧。
那麽，在進入正題之前，我們先來試著思考一下與其正相反的曲高和寡、不好接近的資料是什麽樣的吧。這次你的腦海中又浮現了什麽樣的形象呢？不好接近、最好不要與自己扯上關係、想盡可能避開的氛圍究竟是什麽樣的呢？
你有沒有過那種，看了一眼行政資料或冊子，就不想再看第二眼，想立馬扔在一邊的體驗？
厚重的條款資料、詳細羅列的數據表、密密麻麻寫滿了小字的PDF、塞滿了各種信息的演講稿……令人鬱悶的是，無論是在職場中，還是在日常生活中，類似的資料多如牛毛。
拒絕被閱讀的資料
請大家先看一看下一頁的圖10。
不知大家看到這種資料會作何感想。這是一份非常典型的拒絕被閱讀的資料。當然，這並非創作者的初衷。
但是，如果做資料的時候不多加思考，往往就是這種結果。
如果是你，會向創作者提出什麽樣的改進建議呢？
什麽是曲高和寡的信息
當感到“這份資料我可能理解不了”或“這和我沒關係”時，我們往往會喪失理解事物的欲望。
大多數情況下，這都是由一瞬間極其細微的情感變化引起的，用邏輯思維無法解釋，是情緒的問題。
我們生活的世界已是信息過剩，充滿了各種讓人產生舒適感的信息和需要快速瀏覽的信息，因此，那些曲高和寡的信息就會被推後處理，有時甚至會被遺忘。
我們先來思考一下在什麽樣的情況下會產生消極情緒吧。
曲高和寡的信息，大多具備以下特征。
曲高和寡的信息的特征
·看起來複雜難懂，需要花費大量時間才能理解
·看起來無法理解
·讓人產生疏遠感和厭惡感
·讀者閱讀是一種義務
·信息量過大
在文字與圖表之間，優先選擇圖表
那麽要想控製這種消極情緒，我們又能做些什麽呢？第一步，先以消除這種曲高和寡的氛圍為切入點思考吧，這裏有一個極其恰當的方法。
以圖表為中心，而不是以文字為中心。
並不隻是簡單地加幾張圖表就可以了，而是圍繞圖表進行解釋說明。所謂“以圖表為中心”，就是要顛覆一直以來如常識般印在我們腦海中的“主次關係”。比起文章，優先呈現圖表，由此即可緩解對方的心理障礙。
我們來對比一下長篇大論的文章和以圖表為中心的信息，給人的印象有多麽大的差別吧。請看下一頁圖11，是按照以圖表為中心的原則，對第48頁圖10進行改善後的圖表，你應該能體會到，原本曲高和寡的信息變得通俗易懂了許多。
信息的種類各不相同，有時讀者出於義務必須閱讀、理解，比如行政手續或伴隨著責任的信息。這種情況下，讀者的心理負擔尤其大。所以，要求讀者履行義務或是做出決斷的信息，在呈現方式上必須花心思，避免對方不想看或漏看。
親和≠可愛、歡樂
做圖時，有一點需要特別留意。
即，傳遞信息時的“口吻”。
我們要時刻牢記營造一種完整且真誠的氛圍，因為這種氛圍會極大地影響讀者的情緒。
過度可愛的元素或不合時宜的歡樂，往往容易讓人產生不信任感，會讓人覺得資料製作者“在開玩笑”“把我當傻子”等，多數情況下這些情緒都是由一些極其瑣碎的事物引發的。我想，這也是你在生活中與他人交流時最需要注意的部分。
親和力是指“使人親近、願意接觸”，並不完全等同於“可愛、歡樂的氛圍”。
因為可愛、歡樂，並不是每次都會讓對方覺得愜意、舒服。
該以什麽樣的口吻去傳遞信息的主題呢……當你開始猶豫時，就停下來思考一下吧，是不是采用了過多可愛、歡樂的要素呢？
這種情況下，隻要專注於傳遞你心中完整且真誠的情緒就足夠了。
這也是我為了緩解心理障礙，時常放在內心深處的重要理念。
“保持親和力”的原則，在消除心理抵觸上會發揮極大的作用。
始終牢記，以文字形式呈現時顯得艱澀難懂的內容，要及時調整文字和圖表的角色，以圖表為中心展開說明介紹。
圖表功能2 總結
“擁有親和力的圖表”在這種時候會派上用場
·展示複雜信息時
·展示體量較大的信息時
·要求讀者履行義務和做出決斷時
“擁有親和力的圖表”的製作竅門
·以圖表為中心說明介紹，而不是以文字為中心
·在完整且真誠的氛圍下傳遞信息的主題
·不被可愛、歡樂的氛圍牽著鼻子走
圖表功能3 消除不安
如何才能讓對方“預測未來”
無論多麽富有，人都會感到不安，無一例外。
那麽，不安究竟是在什麽情況下產生的呢？
大多數情況下，都是因身處“無法預測未來”的現實而產生的。
無法預測未來催生不安，我想你應該也對此深有體會吧。當陷入人生的迷宮時，最渴望的或許就是通往出口的路了吧。
圖表亦是如此。在閱讀資料時，很多人感受到的“輕微的壓力”以及“些許不安”，大多數情況下都是創作者的說明方法無法讓對方預測後續的發展導致的。
也就是說，隻要你的說明介紹能夠讓讀者預測到後續發展就可以了。
呈現整體、局部、後續發展
大家可以試著回想一下乘電車時的場景。
踏上電車之前，你肯定會確認這趟車是開往哪裏的，也知道自己應該從哪一站下車，還會時不時確認電車行駛到哪一站了。
人之所以能夠放心地乘坐電車，正是因為可以不斷地獲得這些信息，同時自己也能進行一定的確認。有關鐵路的整體、局部以及後續發展等信息有效地消除了你內心的不安。
如果你對這一切都一無所知的話，勢必手足無措、無所適從，也許會立馬從這趟電車上下來。鐵路事故發生時的不安與焦躁，大部分都是因無法預測未來而產生的。
信息的傳遞亦是如此，如果能用一張地圖一目了然地將對方當前身處什麽位置以及接下來信息會如何發展呈現出來，那麽就能在某種程度上緩解對方的不安情緒，消除不信任感。
不做讓對方有壓力的資料
請看下一頁中的圖12。這是某個國家辦理居留許可延期手續的說明材料。
為方便大家閱讀，我把它翻譯成了中文，還對內容做了些微調，但並未改變其整體印象。
假設有一天，你突然收到了這樣一封信。
而你又必須辦這個手續。
說實話，對於每天都很忙碌的人來說，這種信件就是個“麻煩”。
密密麻麻寫滿了文字的資料擺在眼前，厭惡感和不安油然而生，心想接下來的手續該有多麻煩啊……
即使通讀整份資料，也搞不明白究竟什麽時候能辦完哪個手續，因為資料裏根本沒寫清楚。資料裏隻寫了如何辦理眼下你必須立馬完成的手續，而發布這份文件的機構對你的不安一無所知。
製作這份資料的人，隻關注到了申請人需要按照指示完成手續，對除此之外的其他事情毫不在意。
而你卻要卷入不知何時才能徹底辦結的煩瑣手續中，心中滿是怒火，又很不踏實……
但問題是，每個收到這份信件的人當真都能按照提示完成手續嗎？
大家可以試著思考一下，倘若你是這份資料的創作者，你又會做些什麽呢？
隻要能看清前進的“道路”，心裏就踏實了
那麽請看下一頁中的圖13。
這是剛才介紹的圖12的改善作品。
內容完全相同，卻在一張圖表中做到了同時呈現整體、局部和後續發展。
這張圖上不僅注明了收到這份信件的人目前處於哪個階段，還告知了收件人接下來需要做些什麽。
有了這份資料就能明白手續整體是什麽樣的流程，如何才能辦結。
如果收到這樣一份通俗易懂的資料，讀者或許就能感到安心了吧。
雖然示例中提到的法律手續既枯燥又刻板，但是圖13就能幫助申請人建立對整個手續的具象認識，讓他在腦海中描繪出辦結手續所需的整個流程。
就如同先前那個電車的例子一樣，既能使對方免於無用的不安，也能有效減少人們行動的阻礙。
那麽，接下來我們嚐試從技術層麵思考一下“展示前進道路的圖表”吧。
巧用“step by step”技法
大家是否了解過“step by step”一詞呢？
即，每個階段都分步驟進行說明。在眾多圖表製作技巧中，這是極其重要的方法之一。
在介紹步驟或手續辦理方法時，step by step圖表將發揮重大作用。
像圖13那種基於流程介紹的資料就是典型的step by step圖表。想必平時你在各種場合都見過類似的圖示。
但是，這個技法在使用時有一個注意事項往往會被大家遺忘。
請將下麵的內容銘記於心。
準備足夠多的步驟
有時從某一步過渡到下一步時，缺乏足夠的說明介紹會讓對方感到混亂。
比如，本來第3步和第4步之間還需要再有一步，資料製作者卻將其省略掉了。
這就會導致讀者跟不上節奏，最終無法理解相應的信息。
你應該也有過在看組裝圖時，疑惑“咦？這中間應該怎麽弄”的經曆吧。
這種問題發生的頻率並不低。因為介紹說明的一方熟知該商品或服務的相關信息，讓他們設身處地站在第一次接觸這個商品的消費者的角度去思考絕非易事。
為了避免這種問題的發生，就要時刻謹記準備足夠多的步驟。
準備讓你懷疑說明介紹是否過於煩瑣的步驟，才是條理清晰地傳遞信息的捷徑。
請務必將這一點牢記於心。
舉例來說，假設你現在要啟動某個項目，那麽就要思考你的說明介紹是否還有改進的空間，可以緩解對方的不安情緒。
可以從這個角度反思。
無論是什麽樣的信息，隻要呈現整體、局部、後續發展，就能讓對方獲得極大的踏實感。如果能讓對方放心，那麽你接下來的行動也會更順利。
總而言之，呈現事物的後續發展是第一要務。
如此一來，就能讓對方的情緒有明顯轉變。
請務必將這一方法應用到你的工作中。
圖表功能3 總結
“消除不安的圖表”在這種時候會派上用場
·介紹步驟或某個手續的辦理方法時
·需要按順序說明體量較大的信息時
“消除不安的圖表”的製作竅門
·呈現整體、局部、後續發展三部分內容
·活用“step by step”技法
·通過足夠多的步驟來傳遞信息
圖表功能4 讓讀者認真對待
你在做出決定時，往往都會與某事物作對比，由此來確認其妥當性，越是理性的人，這種思維傾向會越發強烈。
有時會從多個角度徹底對比周圍的數據，有時也會根據個人感覺，大膽思考，果斷決策。
根據當下自身的狀況以及獲得的信息，判斷標準會有所變化，有時在他人看來甚至會有些不合理。
無論是消費者在超市挑選蛋黃醬，還是企業做投資大型設備的決策，原理基本是相通的。
不管哪種情況，都是在某個“標準”下對比信息，力求做出不會讓自己後悔的決定。
判斷的“標準”是什麽
想象你現在在超市挑選蛋黃醬。
如果以是否含有不健康的成分作為判斷標準的話，那你肯定會仔細確認包裝袋上的成分表。也許你不在意成分，隻想購買有小袋分裝的便攜式包裝產品。甚至你也可以以價格為標準，哪個便宜買哪個。
企業經營者在做出建設工廠的決策時，必然會思考即將投產的工業產品在市場上是否有足夠的發展前景，但是，有時也會有其他的意圖交織在其中。大多數情況下，這種決策都是在與某個事物進行對比，基於某個指標而做出的。
正因如此，所有人都會為了獲得判斷問題的標準而不斷探尋新的信息。有時也是為了確認自己的決定是否正確而探尋。但諷刺的是，現代社會已進入信息爆炸的時代。
在信息化浪潮的今天，大眾被信息海洋所裹挾。我們總是向往擁有大量信息，但事實上卻並未完全將所有信息物盡其用，原因就在於我們來不及整理相應的信息。
不能以期望的形式管理期望的信息，在需要的時候追溯、回顧也會變得困難許多。
如此一來，就會丟失可靠的依據，導致無法做出“判斷”。
製作能夠消除疑惑的圖表
那麽，身處當下信息爆炸的時代，我們需要具備什麽樣的技能呢？如果非要說一個的話，那就是製作“容易判斷的圖表”的技能。
換句話說，就是將對方做出判斷所需要的標準以通俗易懂的方式呈現的技能。
這一節的標題“讓讀者認真對待（信息）”，意思是說你要幹預對方的決策。為了實現這一目標，就必須將能夠影響讀者決策和判斷的內容、線索體現在你的圖表中。
因為不管怎麽說，最先映入讀者眼簾的就是圖表。
對判斷毫無用處的內容
能夠幫助讀者做判斷的材料是什麽樣的呢？
比如，展示“對比材料”是說服某人時常會用到的手段。在讀者需要做出判斷時，“比起A， B更便宜”“比起C， D更緊湊”等對比信息都會派上用場。
眾所周知，諸如此類的對比信息在決策時擁有強大的影響力。但事實上，日常生活中我們看到的資料和說明材料，卻充滿了對判斷毫無用處、含混不清的信息。
舉例來說，就像下麵這些內容。
·過於複雜無法對比，無法作為指標加以運用
·逐一閱讀很麻煩
·指標被誇大，被有意曲解
如果不能以容易理解、可簡單對比的形式呈現的話，對比信息也就喪失了它存在的意義。
倘若在讀者理解之前隻顧將信息拋出，那麽這份資料將毫無價值。
被“寄予厚望”的對比資料上滿是不常見的詞語和陌生的數字單位，這種資料一般會引起大多數人的強烈抵觸。
抑或是除了大量的數字之外別無他物的補充資料，想必當你看到的時候也隻會草草地瞥一眼吧。現實就是如此，幾乎不會有人會仔細看這些資料。
製作使讀者成為“主人公”的資料
請看圖14，這是非常常見的營養成分表。在超市看到這些數字，會幫助你做出什麽判斷？能想象這些數字會對你的身體產生什麽樣的影響嗎？
事實上大多數人都不理解，原因在於他們並不明白判斷的標準。
每天應該攝入多少？攝入這些東西會不會對身體有副作用？如果沒有這些標準，表格中的數字也就沒有任何意義。
這時就輪到“讓信息容易判斷的圖表”的製作技能閃亮登場了。
請看圖15，這是國外超市罐頭食品上的營養成分表。
由於表格中注明的並不隻是單純的數字，消費者就能明白這些數字“對於自己來說，究竟意味著什麽”。
也就是說，這些數字“與自己相關”。
舉例來說，大家看到這張表應該就能將其作為衡量碳水化合物的標準運用起來了吧。
當然，有的領域受法律等因素的限製，無法隨意改變呈現方式。但是，如果你的圖表還可以做出類似調整，那麽極有可能會對讀者的決策產生巨大影響。
如此一來，讀者就能將這些信息視為“自己的東西”，成為信息的“主人公”，主動接納，給予理解和肯定。
產生不信任感的圖表
另一方麵，我們也曾目睹過濫用“主人公”效果、有意曲解數據信息的圖表。
請看圖16。最右邊的柱形圖的刻度與左邊兩張圖有所區別（A公司、B公司的刻度間隔都是50，而C公司卻是25）。
好像為了讓原本較小的數值看起來大一些而有意為之，但你應該一眼就識破了這個小伎倆吧。
雖然不能稱之為數據造假，但總有種被欺騙的感覺。
想必在發現數據被有意歪曲之後，沒有哪一位讀者會覺得心情舒暢吧，準確來說，應該隻會體會到被欺騙了。
如果企業或組織公開發布類似的圖表，你會作何評價呢？
應該沒有人會對“說服他人時，需要呈現對比材料”這一理論持反對意見。
但是，倘若無法在公平公正的前提下，以容易比較的方式呈現的話，那麽這些材料將喪失其存在的意義。
如果你也能呈現這種信息，那麽同樣能夠讓讀者主動接納。
或許有些過於囉唆了，但還是請你一定不能忘記：最先進入讀者視線的是視覺化形象。正因如此，圖表才能成為那把最關鍵的鑰匙。
這是能使你幹預讀者判斷的核心要點。
圖表功能4 總結
“讓讀者認真對待的圖表”在這種時候會派上用場
·想要能夠簡單對比時
·事物的判斷標準模糊不清時
·想影響讀者的判斷時
“讓讀者認真對待的圖表”的製作竅門
·放入能夠讓讀者成為“主人公”的信息
·不有意歪曲數據
·不過度使用晦澀難懂的詞匯和數字單位
圖表的功能5 避免誤解和失誤
有時正當我們進行誠懇仔細的說明解釋，感覺心裏踏實一些的時候，對方卻出現了意想不到的反應，讓我們不知所措。這種情況並不少見。
誤解和錯覺會引發各種各樣的事件。
“剛才不是說得很清楚了嘛，而且紙上也寫得明明白白……”
他們怎麽連這麽簡單的東西都理解不了呢？根本沒仔細聽我的說明，也不認真看手頭的資料。
雖然你可能不會把這些話說出口，但一定體會過內心火冒三丈的感覺吧。那麽，類似的問題究竟有沒有解決之策呢？
我們試著思考一下出現這種問題的原因究竟是什麽。簡單列舉一下阻礙對方準確理解信息的因素，如下表所示。
遺憾的是，我們很難將這些問題根除。讀者的性格、個人素質以及所處的境況等要應對的因素數不勝數，我們無法麵麵俱到。
但是，在感歎“最終還是取決於對方啊……”之前，在真正放棄之前，我們還是要想盡一切辦法盡可能讓對方理解。
上述問題的應對之策有以下兩點。
·以“隻憑一次說明無法實現準確理解”為前提
·留有相應的線索，確保可以進行二次確認
“隻說明一次”無法實現準確理解也在情理之中
信息“接收方”和“發送方”之間最大的問題是，在關於這一信息的相關知識儲備上存在差異。
信息的發送方已經花費了大量時間去理解這一信息，甚至與信息之間已經形成了一種默契。反觀信息的接收方，大多數情況下他們是第一次接觸這個信息。
始終要記得，“信息接收方與發送方，兩者從一開始在知識量的多少上就存在壓倒性的差異”。
隻說明一次，對方無法理解是很常見的，很快就被遺忘自然也是情理之中。以此為前提，把“隻說明一次對方是無法準確理解的”當作進一步學習的機會，思考一些讓對方即使遺忘也能回想起來的機製，這是極為關鍵的。
準備相應的線索，確保可以二次確認
“咦？這個是什麽意思來著？”遺忘了內容和要點的讀者，會選擇借助資料和文字回憶相應的內容。
這個時候，“能否快速找到答案”就成了製勝的關鍵。如果能留有某些記憶線索，讀者就能很容易地找到想要的東西。
如果能事先以文字、插圖、圖表、照片等多種形式將信息分散在各個角落，那麽文字化的抽象記憶就能與具體的視覺化形象產生連鎖反應，促使對方迅速回想起相應的信息。
圖表等視覺化形象，能夠有效幫助讀者回憶起相應的信息。
接下來，我會講述具體運用時的注意事項和應對之策。先介紹三個立馬就能實踐的方法吧。
避免誤解和失誤的技巧
1. 拋棄“重要部分=紅字”的觀念
2. 始終牢記“2個具體示例就足夠了”
3. 同一個信息要反複傳遞
1.拋棄“重要部分=紅字”的觀念
如果要突出資料的重要部分，你一般會怎麽做呢？
有這樣一種常規的說法：“把相應的文字標紅就會變得顯眼。”
但是，從今天開始，請徹底拋棄這個觀念。
因為如果將重要部分標紅，反倒會變得更不顯眼。
這是亮度問題造成的。亮度，是衡量顏色敏感度的色彩學標準。越明亮的顏色，在人的肉眼中看起來會越淡。
白色的亮度最高，黑色最低。從數值來看，紅色的亮度要高於黑色，也就意味著在人的肉眼中看起來更淡、更弱。
眾所周知，對色彩的認識因人而異。有數據表明，約5%的男性隻能認知較小範圍的一部分顏色，也就是說20個人中就有一個人是這樣。舉例來說，有人是紅綠色弱，在他們眼裏，紅色和綠色是同一種顏色，所以比起色彩，他們更傾向借助亮度把握空間。這種情況下，把文字標紅幾乎沒有任何意義。
因為根本不會起到強調重要部分的作用，隻是看起來顏色稍淡一些而已。
如此一來，就背離了創作者的初衷。
再比如，原本做資料的時候是彩色，結果給聽眾分發的卻是黑白複印版。畢竟我們無法保證資料一定會以彩印版分發出去，交到別人手裏。一旦對方拿到的是黑白版，那麽原本想要強調的部分也就不再顯眼。
倘若因此造成信息遺漏的概率增加，那麽辛辛苦苦付出的努力就會化為泡影。
在設計領域，色彩的確會起到至關重要的作用，但如果想要突出重要部分，那就不能過於依賴色彩，否則極有可能適得其反。那麽，就沒有什麽好辦法來強調重要部分了嗎？
其實，有一個非常簡單的辦法。
不將文字標紅就可以了。
也許有人會認為，這樣做豈不是沒有實現對文字部分的強調嗎？
請大家放心。隻要以做黑白色的資料為出發點思考就可以了。其實有很多方法可以起到強調文字的作用，比如下麵這些。
這些方法，不需要使用其他顏色，就能切實有效地達到目的。建議大家將多個方法組合起來使用，效果會成倍增強。
本書中也有很多對這些技巧的實踐。眼尖的人或許已經察覺到了。為了強調書中的一部分內容，我采用的是加下畫線和加粗的方法，而且會將字體由宋體改為黑體。
書籍等體量較大的文章，如果采用加方框或是放大字號的方法，會在無形中增加其他部分的閱讀難度，下畫線和粗體字在這方麵的影響就相對小一些。
希望大家能夠從資料的整體呈現效果出發，根據資料的特征采用合適的技巧。
2.時刻牢記“2個具體示例就足夠了”
想必大家都體會到了，采用具體示例呈現信息的好處，無論是對接收方還是發送方，信息都變得通俗易懂了很多。
但是，在具體示例的選擇上必須多加注意，尤其是技巧、使用方法、培訓等以“教授”為目的的領域，具體示例的選擇會極大地影響對方的理解。那麽，究竟應該以什麽樣的視角選擇呢？
一般來說，具體示例分兩種。
比如：正確的示例和錯誤的示例。
有時也可以是：好的示例和不好的示例。
無論哪一種，都能向對方傳遞清楚“這個是正確的方法”“這個是錯誤的方法”。那麽在日常編製資料的過程中，你一般會選擇哪種示例呢？
有了兩個截然相反的示例，信息傳遞就會變得更簡單明快。
同時告知什麽是錯誤的，什麽是正確的，對方會更容易理解。
圖17就是同時呈現兩種示例的範例。可能看起來信息有所重複，也許有人會覺得這種呈現方式沒有意義，實際並非如此。
正如範例所示，將錯誤和正確的示範並排呈現，讀者就能更加準確地理解信息。
除了以上範例，分別呈現失敗案例和改善示例也是一個不錯的方法。
以對比案例的形式呈現，在對比中加深讀者對信息的理解。通過具體呈現兩個案例的不同點，就能高效地提高對方的理解度。
本書的Chapter 4就是以對比圖表的失敗案例和改善示例的方式來介紹圖表製作的技巧，可供大家參考。
3.同一個信息要反複傳遞
變換方式，反複傳遞同一個信息也非常重要。
通過總結、圖表、插圖、文章等多種形式，采用各種不同的方法，反複呈現重要信息。
如此一來，就能讓對方產生牢固且正確的記憶。
看似在繞遠路，但其實是最有效的捷徑。
站在已經完全理解信息內容的創作者的角度來說，或許會擔心這種做法是否妥當。
但是，還是建議大家反複強調。
因為不管到什麽時候，接收方對信息的理解都不會像發送方所期待的那樣透徹，尤其是為了消除開篇提到的誤會和遺漏等，反複呈現就變得更加重要。
就像前麵提到的那樣，反複傳遞，還具備再次喚起已經遺忘的記憶的功能。
通過采用各種不同的方法，多次傳遞同一個信息，就能將信息深深地刻進對方的記憶中。
不知大家是否察覺到，本書中的重要信息也是反複呈現的，具體說來就是利用文章、標題、圖表、總結等，以不同的形式一次又一次地傳遞同一個信息。
如果本書的介紹讓你體會到了這個方法的效果，那麽請一定要運用到你的工作和生活中。
圖表功能5 總結
“避免誤解和失誤”的技能在這種時候會派上用場
·對因誤解和失誤所引發的問題做到防患於未然
·防止因黑白複印等導致期望傳遞的信息受到損害
·能夠再次喚起已經遺忘的記憶
“避免誤解和失誤”的竅門
·拋棄“重要部分=紅字”的觀念
·始終牢記“2個具體示例就足夠了”
·同一個信息要反複傳遞