5 做到“一目了然”的製圖步驟003

·為直觀掌握考試的舉辦頻次，明確了各月份有無考試安排

×失敗案例

一旦搞錯了讀者獲取信息的思維順序，就會在無形中增加讀者的閱讀負擔

√改善示例

隻需調整基準項目，即可改善閱讀體驗

10　對比·一覽表　表達規模或數量感時要靈活運用圖標

×常見的失敗案例

將需要對比的數字放大以期做到清晰明了

√提高傳達力的改善示例

傳達數量感時，可附上圖標

要視覺化傳達數量時，使用柱形圖等方式是最佳選擇，但是倘若要結合地圖等圖形要素進行說明，應該怎麽辦呢？

首先請大家觀察“失敗案例”，這是一張借助地圖展示各地區人口數的圖。雖然創作者意圖通過數字來表示規模的大小，但總感覺有些不夠直觀，因為用數字直觀地表示規模大小、數量級的大小還是比較有難度的。

當然，使用柱形圖即可直觀地呈現數值上的差異，但是在這種類型的圖中卻不適用。還有沒有什麽其他好辦法呢？

請看“改善示例”。

這張圖在展示各地區的人口規模時附上了圖標。這樣一來，就能直觀地將數量傳達給讀者了。

如果能夠像“改善示例”一樣，靈活運用圖標，那麽即便信息分散在整個版麵，也能非常清晰直觀地傳達出最大值、最小值等信息。

當這張圖進入讀者的視線時，就能高效傳達僅憑數字難以直觀表達的“差異大小”了。

改善點

·為表示數量，不僅使用了數字，還附上了圖標

·在圖標的排列方式上下功夫，方便讀者計數

×失敗案例

數字很難直觀把握量感

√改善示例

借助圖標表示數量，即可直觀傳達

11　對比·一覽表　如果選擇錯誤的呈現方式，就無法準確傳達信息

×常見的失敗案例

用鍾表的形式呈現時間軸

√提高傳達力的改善示例

與其在圖表外觀上下功夫，不如將焦點放在“變化的數值”上

很多情況下創作者都會采用鍾表的形式來說明時間線，但是在表現類似“失敗案例”的主題時，這種方法或許就不太恰當。

首先，鍾表的時針轉一圈表示12小時，強行用來表示24小時，鍾表的形式就會被破壞，原本6點應該在正下方，3點應該在右方才對。

這些完全偏離了常規的認識，所以鍾表的形象反倒成為疑惑和誤解的源頭。

其次，倘若信息的主題是各個時間段的費用差異，那麽就應該更加直觀地傳達數量感。在嚐試著解決這一課題的過程中，“改善示例”誕生了。

“改善示例”以時間軸為橫坐標，以費用單價為縱坐標，並且用折線圖的方式呈現單價上的差額，規模感、數量感就被直觀地表現出來了。

圖表外觀是否發揮了它應有的功能？是否將焦點放在了信息主題上呢？

在製作圖表的過程中，不斷檢查確認這些事項，就能找到解決問題的最佳對策。

改善點

·將鍾表形式的圓形時間軸改為水平線

·用折線圖表示費用差額，做到直觀傳達

×失敗案例

對比要素的量感難以掌握

√改善示例

將焦點放在對比要素上，即可把握差額的量感

12　對比·一覽表　根據信息的重要程度，思考哪些要點需要突出呈現

×常見的失敗案例

有共同項目的信息，一律采用一覽表

√提高傳達力的改善示例

倘若無須對比或對比的重要性不高，可考慮單獨呈現各個信息

當需要對多個共同信息進行對比時，用一覽表呈現的效果是最好的。

但是，倘若信息對比並不重要，使用一覽表隻會給人一種乏味枯燥的印象。

請看“失敗案例”，這是講座信息的一覽表。看內容就知道，這並不是需要進行嚴謹、細致對比的信息類型。這種情況下，一覽表隻會給讀者留下其特有的乏味枯燥的印象，讀者也很難記住其中的信息。

接下來，請看“改善示例”，將一覽表分解後，獨立呈現各個講座的信息。首先，在信息排版的過程中，突出講座名稱及召開日期。讀者可先從名稱篩選自己感興趣的主題講座，然後再有針對性地深入了解詳細信息。

在順序和標記方法上保持一貫性，讓讀者在對比時也不會產生過多的困惑。

像這樣把各個講座以“商品”的感覺呈現，可輕鬆把握整體信息。

改善點

·由一覽表改為獨立呈現各個項目

·讓標記方法保持一貫性

×失敗案例

對比的重要性較低時，一覽表就會變得枯燥乏味

√改善示例

單獨呈現各項目，即可使整體信息變得一目了然

13　對比·一覽表　一旦需要花時間進行對比，理解就會相對滯後

×常見的失敗案例

為了單獨呈現每個商品，有意不使用一覽表

√提高傳達力的改善示例

有重要的對比項目，就使用一覽表

正如前麵介紹的那樣，將各個商品單獨呈現，可以使讀者宏觀地掌握整體信息，快速地對商品有一個具象的認識。但是，當信息對比的重要度較高時，就不能隻把重點聚焦在個性上，還應利用一覽表的功能，因為這樣會更容易對比。

請大家觀察“失敗案例”。由於按照商品逐個區分、梳理信息，無形中增加了對比的煩瑣度。盡管標示方法保持了一貫性，但每個信息都是獨立的，很難實現橫向對比。

下麵來觀察一下“改善示例”。所有項目排成一列，用一根手指滑過即可對比相應的信息。

一覽表最大的優勢就在於，可以避免遺漏和誤解。

舉例來說，當腦海中出現為什麽這兩個商品的價格差距如此之大時，任何人首先要做的，就是對比詳細信息。

如果能瞬間了解差別在哪兒，那麽也就能接受（抑或是不滿）價格上的差距了吧。

反過來說，無論如何，讀者都能獲得做出判斷所需的客觀依據。

一旦對比變得煩瑣，就會妨礙讀者做出恰當、合理的判斷。

改善點

·由各自獨立呈現的形態改為一覽表

·對排版進行調整，保證用一根手指滑過就能對比共同信息

×失敗案例

需對比的項目相對分散，會導致對比的難度增加

√改善示例

將對比項目集中羅列，即可為讀者對比信息提供便利

14　對比·一覽表　製圖時不過分依賴感覺

×常見的失敗案例

使用插圖時優先考慮感覺

√提高傳達力的改善示例

一定要確認腦海中浮現的要素是否真的恰當

在看演講幻燈片或是宣傳冊時，我們經常會碰上那種不合乎常理的圖表。請看“失敗案例”。這張圖展示了某個課題的判斷標準，是基於實際例子製成的一張圖。

你對這張圖是什麽看法呢？雖然並非完全理解不了創作者想要表達的意思，但應該會有種難以形容的不適感吧。

仔細觀察就能發現好幾個問題，比如麵積比的問題，以及重合部分界限過於模糊等。

但是，這張圖的根本問題在於“製圖時過分依賴感覺”。

隻要耐心思考，任何人都能發現這個問題，但製圖者卻對問題置若罔聞，這才是整幅圖讓人產生不適感的原因。也許很多人會拍著胸脯自信滿滿地說，“我就不會犯這種低級錯誤”。但是，“失敗案例”恰恰是基於實際例子製成的，每個人都有出現這種問題的可能性。

反觀“改善示例”，這是一張極其簡單的圖，但是隻要這樣區分，就不會產生任何誤解。隻要靜下心來，就能想到這個方法。

做完圖之後，空出一點時間來，一段時間過後再次確認，就能發現其中的問題點。

改善點

·再次確認腦海中浮現的圖表、要素是否恰當

·調整呈現方式，消除模糊不清的部分

×失敗案例

僅憑感覺添加插圖或要素，會讓信息變得支離破碎

√改善示例

梳理需要傳達的內容，選擇恰當的呈現方式

15　對比·一覽表　符號可以幫助讀者理解信息

×常見的失敗案例

簡單的信息僅用文字傳達

√提高傳達力的改善示例

在文字的基礎上，適度地增加符號

請看“失敗案例”，這是一張介紹營業時間的一覽表。因為總結成了簡短精練的文字，所以創作者往往會認為“這樣應該足夠清晰明了”。

但是，站在讀者的角度來說，一眼看上去感覺全是一樣的字。僅用文字呈現，無形中會造成難以區別具體含義的問題，而且這一問題出現的頻次還是相當高的，所以一定要多加注意。即使文字形態有所區別，但隻要字號和顏色是統一的，那麽就很難迅速找出其中的差異。

再來看看“改善示例”，其有意弱化了文字的存在感，取而代之的是將符號放大。顏色和形態即可形成鮮明的對比，讓讀者迅速分辨其中的差別，如此一來，不用過於依賴文字，便可以直觀地掌握相應的信息。

信息的接收方和提供方審視圖表的理念和思維是不同的。

因為他們所擁有的背景知識和需要的信息並不對等。

在呈現區別和差異時，要盡可能突出不同點，最好讓讀者0.5秒就能看出其中的差異。

改善點

·在文字的基礎上增加了符號

·為突出不同點，符號的顏色和形狀要有明顯區別

×失敗案例

有時，僅用文字說明會導致讀者難以區別其中的不同點

√改善示例

為突出不同點，適當地增加符號

16　對比·一覽表　使用大眾所熟知的符號

×常見的失敗案例

在符號的形狀上下功夫，盡力營造親近感

√提高傳達力的改善示例

使用大眾所熟知的、容易區分的符號

請大家先觀察一下“失敗案例”，可以看出創作者想要製作一張具有親和力的圖表，而這一意願過於強烈，反倒讓整幅圖變得不易理解。

3種類型的符號過於相似，一眼看上去根本無法辨別，讀者必須仔細研究才能獲取相應的信息，而且有造成理解偏差的可能性。努力營造親近感固然重要，但不能以犧牲傳達力為代價。

需要使用符號時，優先選用的應該是大眾所熟知的、容易區分的符號。

再來看看“改善示例”，其使用的是日常生活中最為常見的符號，容易區分，即使不用明確標注各個符號所指代的含義，也能保證所有人都能理解。在看到“◎”時，你應該也知道它代表的是“兼容性最佳”吧。

但是，這裏還有一點需要大家多注意，即“◎、○、△”等符號是日語中特有的東西，國外的讀者可能會無法理解。

當讀者是外國人，或製定麵向海外的策略時，事先一定要確認你所使用的符號是否在國外也通用。

改善點

·采用大眾所熟知的符號

·采用一眼就可區分的符號

×失敗案例

難以區別的符號容易造成理解偏差

√改善示例

選擇大眾所熟知的、容易區分的符號

17　對比·一覽表　反複對照會成為不必要的麻煩

×常見的失敗案例

在需要對照的信息中使用一些時尚的符號

√提高傳達力的改善示例

確保無須對照也能直接確認

在日常生活中，我們經常會見到很多需要參照符號才能確認相關信息的表現方式。

即，標注清楚“這個符號代表某意思”，然後每次都需要讀者確認每個符號的含義。這種表現方式很常見，比如在地圖中。

但是，這種對照對於讀者來說就是個麻煩，也容易產生誤解或理解偏差。

請大家觀察一下“失敗案例”，其用4種符號分別代表一種功能。由於符號本身並不帶有任何含義，所以每次都要一一對照，讀者的視線需要在列表和符號注解之間來回移動，才能理解創作者要傳達的信息。

建議盡可能減少這種不必要的工序。

接下來，再看看“改善示例”，其將一覽表放大，重新排版，讀者可以直接掌握各項目相對應的功能，不需要對照各個符號的含義，也不需要借助某個中間媒介。

倘若能減少讀者理解信息所耗費的精力，就能降低出現誤解和混亂的風險。

改善點

·放棄通過對照符號含義理解信息的方式，改用一張表涵蓋所有信息

·不僅明確標示各個項目具備哪些功能，其不具備的功能也很清楚

×失敗案例

需要對照符號含義的呈現方式不易理解

√改善示例

無須對照、可直接確認信息的呈現方式就不會造成理解偏差

18　對比·一覽表　數字保持右對齊，單位保持左對齊

×常見的失敗案例

數值一覽表中的數字全部左對齊，看起來整齊有序

√提高傳達力的改善示例

以數字右對齊、單位左對齊為原則

對一覽表中的數字進行排版時，有一個必須嚴格遵守的原則。即，數字與單位的位置關係。

請大家觀察“失敗案例”。圖中的數字全部靠左對齊，大家在閱讀時應該體會到了些許不便，而導致這種不便的原因恰恰在於數字與單位的位置關係。

再來看看“改善示例”，信息內容與“失敗案例”完全一致，但是可讀性有了明顯提升，想必你也對這一點深有同感。

這兩張圖有兩處區別。

即，數字靠右對齊，單位靠左對齊。

換句話說，數字與單位以中間的空格為軸，呈對稱關係。

由於我們習慣於將數字靠右對齊進行對比，所以將單位和數字分開會更便於理解。

與此同時，數量單位與常規的文字保持一致，靠左對齊也是極為重要的。

雖然是非常細節的東西，但也有很多人會在不經意間出現疏漏。

所以，在製作數值表時，一定要仔細確認數字與單位的位置關係。

改善點

·將數字改為右對齊

·將單位改為左對齊

×失敗案例

一旦在數字的排版上出現誤差，就會降低圖表的可讀性

√改善示例

嚴格遵守數字與單位的位置關係原則，即可有效提升可讀性

19　對比·一覽表　要根據位置的不同及時調整共同信息的呈現方式

×常見的失敗案例

將共同信息的位置隨意擺放

√提高傳達力的改善示例

將共同信息放在它應該在的位置上

請大家觀察“失敗案例”。你能看明白“可微波加熱”這句話對應的是哪個商品嗎？

我想，你的答案可能是，這3個商品都具備可微波加熱的功能，也許你的依據是3個商品使用的材料完全一致，隻有尺寸有所區別，不會隻有尺寸最小的商品具備這個功能吧。

但是，“不會……吧”正是值得推敲的部分，原因在於，讀者心裏還有一絲不確定，沒有百分之百的自信斷言自己的想法就是正確的。假設你要購買真空保鮮盒，你應該想明確知道是不是所有商品都可以微波加熱。

再來看看“改善示例”。“改善示例”將“可微波加熱”的位置進行了調整。

最明顯的改進是，將“可微波加熱”這幾個字放在了誰看了都不會產生誤解的位置上。

明確哪個信息屬於哪裏，會對讀者理解信息產生極大的影響。

希望大家能夠時常關注到這一點。

改善點

·明確信息的對應範圍，調整文字的放置位置

·調整邊框的粗細，明確區分“內和外”

×失敗案例

信息的對應範圍不明確，會讓讀者感到不安

√改善示例

隻需在放置位置上下點功夫，即可消除讀者的不安

20　對比·一覽表　表示範圍時，顏色的深淺要有所區別

×常見的失敗案例

在表示範圍的一覽表中使用分割線，看起來整齊有序

√提高傳達力的改善示例

為明確區分範圍，在顏色的深淺上有所區別

很多表示範圍的一覽表都會巧妙利用分割線，但是，有時倘若隻是單純地使用分割線，那麽要從圖中區分相應的範圍是很困難的。

請大家觀察“失敗案例”，這是一張表示時間範圍的一覽表。因為隻用到了分割線，所以給人一種很整齊的感覺，但同時也給人留下時間界限不清晰、範圍不明確的印象。這是為什麽呢？

因為沒有視覺化直觀地表現出範圍。

那麽，再來看看“改善示例”，相鄰的兩個時間段使用了不同的底色。

隻需如此簡單的調整，時間範圍一下子變得清晰明確了，不是嗎？

一般來說，以長條狀表示的範圍如果能用不同顏色或同種顏色不同深淺進行區隔，就會變得容易區分。比如，相鄰的兩個時間段采用不同的色調。這個方法不會受到顏色的製約，即便遇到黑白印刷等情形，也能明顯區分。

另外，這張圖下半部分的計劃錯綜複雜，所以在表格底端也加上了刻度，如此能未雨綢繆，避免信息與刻度間的距離太遠導致讀者看錯。

改善點

·在邊框的基礎上，借助色調的深淺區分時間範圍

·圖表下半部分的計劃比上半部分更加錯綜複雜，所以在表格底端也增加了刻度

×失敗案例

僅用細邊框進行區分，導致時間範圍不清晰

√改善示例

調整底色深淺，增加刻度後，時間範圍變得清晰明了

21　圖表·表格　圖例容易造成理解偏差

×常見的失敗案例

圖表的圖例排版追求整齊和美觀

√提高傳達力的改善示例

不需要圖例，直接標注在圖表上

你應該也見過很多圖例排列整齊的圖表吧。

一眼看上去，給人一種整齊、美觀的感覺。但事實上，那種圖表大多都晦澀難懂。要對照著不同顏色的圖例去理解圖表，本身就會耗費很多精力。

甚至會出現對應不上的情況，因為微妙的顏色差異和深淺，很難區分。

“失敗案例”就是典型的例子，這張圖的特征在於將圖例單獨列在餅狀圖的右側。如此一來，有人在對照企業名稱和占比時出現錯誤也不足為奇了。這種造成理解偏差的圖表可以說是非常致命的。

緊接著再看看“改善示例”。假設這張圖表的主題是“當前本公司的市場占有率”，為了強調本公司的比重，所以使用較深的顏色，並直接標注了名稱和數值。當然，其他公司的名稱也在圖中有相應的標注。

這樣，讀者就不再需要對照圖例和餅狀圖的顏色，也就不會出現理解偏差了。

盡可能避免讓讀者對照圖例和圖表，做到這一點就能提高傳達力。

改善點

·不將圖例與圖表分離開來，而是直接將圖例標注在圖表上

·僅突出強調想要傳達的部分

×失敗案例

一旦將圖例與圖表本身分離開來，就難以準確對照

√改善示例

直接將圖例標注在圖表上，即可提升傳達力

22　圖表·表格　對比規模大小，首選柱形圖

×常見的失敗案例

通過圓的麵積大小表示規模大小

√提高傳達力的改善示例

用柱形圖表示規模，而非圓的大小

在對比規模大小時，有的創作者會選擇用圓的大小來呈現，由於酷似泡沫的形狀，所以被稱為“氣泡圖”（bubble chart）。這個名字可能並不為大眾所熟知，但想必有很多人都見過類似的圖表。

首先請看“失敗案例”，這是一張借助氣泡圖呈現產業規模的圖表。

雖然能大致有個“大”或者“小”的模糊認識，但如果沒有標注具體數字的話，就完全無法得知差距究竟有多大。沒有數字就無法得知差異大小的圖表，可以說是可有可無。

其次，請看“改善示例”，這是一張柱形圖，從圖中可以立即獲取到很多信息，比如半導體產業的銷售額是家電產業的2倍多，而產業係統的銷售額則是家電產業的1.5倍以上。

用氣泡圖進行簡單的數值對比，隻會讓信息變得含混不清。

表示規模時，優先考慮柱形圖。也許看上去的確有些樸素，但正因如此才會有效提高讀者的理解度。

改善點

·由氣泡圖改為柱形圖

·通過改用柱形圖，信息變得直觀、具體，更易理解

×失敗案例

用圓的麵積大小無法進行數值對比

√改善示例

改用柱形圖後，差距大小一目了然

23　圖表·表格　簡化並強調主題

×常見的失敗案例

用柱形圖呈現多個數值的增長

√提高傳達力的改善示例

不同時傳達多個事項，盡可能簡化需要傳達的信息

用柱形圖呈現多個數值的增長，往往會讓人難以理解，因為難以明確主題究竟是什麽。

請大家觀察一下“失敗案例”中的圖表。讀者根本看不出來創作者到底要表達哪家公司的什麽信息，隻能看到所有公司都有增長，其中還有個別公司的增長幅度較為突出……

如果在讀圖的時候，出現了多樣化的理解結果，那麽就代表這張圖容易產生誤解。

所以，我們必須集中注意力，盡可能縮小主題範圍，並強化主題。

下麵讓我們再來觀察一下“改善示例”，這張圖以“A公司的增長”為主題。如此一來，和B～E公司相比，A公司增速更快、增幅更大就變得突出了很多。假設以“A公司的增長”為主題，那麽即使其他公司的增長曲線有重合或交叉，也不會造成什麽太大的問題。

確定主題，並選擇可以明確詮釋這一主題的圖表。

然後，再想辦法讓讀者的注意力集中到主題上。

改善點

·為了明確表達主題，由柱形圖改為折線圖

·為了更加突出主題，加粗相應的曲線

×失敗案例

用柱形圖呈現多個數值的趨勢，會變得不易理解

√改善示例

要想簡明扼要地傳達變化趨勢，就使用折線圖

24　圖表·表格　立體圖無法準確傳達相應的信息

×常見的失敗案例

用立體餅狀圖增強影響力

√提高傳達力的改善示例

使用平麵餅狀圖，堅決不使用立體圖

也許大家認為立體圖能給人留下深刻印象，所以也可以提升資料的說服力。

但是，我的建議是堅決不要使用立體圖，因為容易造成讀者的理解偏差。請大家觀察“失敗案例”，你能看出“21～30歲”和“31～40歲”中，哪一個群體的比重更大嗎？

正確答案是，“21～30歲”。但是，在讀圖時，很有可能會將圓柱的側麵也計入“31～40歲”，所以給人一種比重大於“21～30歲”的錯覺。

如果是“改善示例”中的平麵圖，就不會出現這種問題。

有人還會“巧妙”地利用這一特點，特意采用立體圖，專門把想要傳達的信息放在前麵。

但是，這種小伎倆隻會增加讀者的防範意識，讀者不僅不會上當，還會覺得反感。

不僅是立體的餅狀圖，我們還經常見到立體的柱形圖，這些圖都很難準確表達數值，隻會給人留下模糊不清的印象。

所以，請大家切勿效仿。

改善點

·由立體圖改為平麵圖

·對需要特別強調部分的顏色、字號等做了調整

×失敗案例

立體圖會扭曲整幅圖給讀者的印象

√改善示例

平麵圖更有助於準確理解信息

25　圖表·表格　不使用容易造成理解偏差的立體圖

×常見的失敗案例

用立體柱形圖營造一種先進、前衛的氛圍

√提高傳達力的改善示例

使用平麵柱形圖，準確地傳達數值

立體柱形圖會讓數值變得模糊。比如類似“失敗案例”的圖表，圖表中數值的解讀因人而異。正如立體餅狀圖（參照上一頁）存在的問題一樣，立體柱形圖給讀者留下的印象可能與實際數值並不相符。

所以，請大家千萬不要使用立體圖。

而且，從視覺設計的角度來看，這種程度的立體圖並不會營造出先進、前衛的氛圍。

創作者做立體圖費時費力，還會給讀者造成困擾。換句話說，無論是對創作者來說，還是對讀者來說，使用這種圖都沒有任何優勢。

下麵來看看“改善示例”，這是一張很普通的平麵柱形圖，但是對於那些想要客觀公正地確認信息的讀者來說，這張圖非常清晰明了，因為根本不需要任何過多的解釋。

在此基礎上，具體的數值也直接標注在圖中。如果擔心讀者看圖時對照縱坐標的刻度會導致讀取的數值出現偏差，那麽直接將數值標在圖上，就可以避免這個問題。

改善點

·由立體圖改為平麵圖

·將具體的數值直接標注在圖中相應的位置

×失敗案例

立體的柱形圖會讓數值變得模糊不清

√改善案例

用平麵柱形圖，將數值直接標注在圖上

26　圖表·表格　組合圖無法直觀地傳達信息

×常見的失敗案例

將折線圖與柱形圖結合在一起形成組合圖，以此來強調相關性

√提高傳達力的改善示例

避免使用組合圖，即使不組合也能表達數值間的關係

我們每天都會看到借助折線圖與柱形圖相互結合來表達數值間關係的圖表。但事實上，圖表不重疊才更具傳達力。

請看“失敗案例”。每次看到這種類型的圖表都會讓人心生疑惑，到底該看哪一側的刻度，這一點總讓人費解。

有兩個刻度就會變得煩瑣，而這兩個刻度又會妨礙讀者讀取信息。那麽，真的有必要把兩種類型的圖表結合在一起嗎？

之所以會這樣說，是因為左右兩個縱坐標的刻度是可以由創作者隨意變更的，這種圖原本就做得很隨意。事實上，很少有那種不組合呈現就會失掉正確性的情形。

請大家觀察一下“改善示例”，其將折線圖和柱形圖上下割離開來，即便如此也能充分理解兩張圖之間的關係，而且不組合在一起後，整幅圖都變得簡潔了許多，也就可以直接將數字標注在曲線和數據柱上了。

這樣一來，讀者就不用在左右兩邊的刻度之間徘徊了。

改善點

·將折線圖和柱形圖分開呈現

·將數值直接標注在曲線和數據柱上

×失敗案例

兩個圖表結合在一起同時呈現時，會導致刻度複雜難懂

√改善示例

不用將兩個圖表結合在一起，也能傳達數值間的關係

27　圖表·表格　用顏色和深淺詮釋整體趨勢

×常見的失敗案例

分離型柱形圖中相鄰的兩個數據柱選用不同的底色

√提高傳達力的改善示例

在詮釋宏觀趨勢時，特意使用同一顏色

當需要對多個分離型柱形圖進行對比時，要有效地利用各部分的顏色，明確地傳達主題。無論是彩色還是黑白，借助顏色和深淺使數據形成“集合”，可以直觀地詮釋整體趨勢。

首先，請看“失敗案例”。相鄰的兩個數據柱使用了不同顏色，形成了鮮明的對比。雖然各部分的數值變得清晰明快，但整體趨勢卻被弱化了。

其次，看看“改善示例”，假設主題是“直觀詮釋哪個文創產品受歡迎，哪個不受歡迎”。

這張圖中部分相鄰的兩個數據柱用的是同一顏色。但是，這樣卻能夠一目了然，左邊是“正麵評價（非常滿意、滿意）”，右邊是“負麵評價（不滿意、非常不滿意）”。

假若能像示例中那樣靈活運用顏色及深淺，就能讓之前被隱藏起來的整體趨勢變得清晰明了。

改善點

·將注意力集中到“正麵評價”和“負麵評價”

·相鄰的兩個數據柱塗上同一顏色，以此來突出整體趨勢

×失敗案例

各數值簡單明快，但看不出整體趨勢

√改善示例

借助顏色和深淺，即可同步傳達整體趨勢

28　圖表·表格　為了突出主題，及時調整信息量

×常見的失敗案例

將手頭的數據一五一十地全部呈現

√提高傳達力的改善示例

為了優先詮釋主題，調整信息量

如果將擁有的數據全部原原本本、一五一十地呈現出來，會讓主題變得模糊不清。

因為一些非必要的瑣碎信息會成為詮釋主題時的絆腳石。

請看“失敗案例”。這幅圖要表達的主題是A國的進口貿易夥伴正由發達工業國轉變為發展中國家，仔細看看也能看明白。

但是，還沒有做到真正的“一目了然”，十幾個國家的名稱擺在圖上，說實話真的有必要嗎？如果僅僅隻是要表達“商品進口國由發達工業國家變為發展中國家”這一事實的話，那麽可以製作出更加簡潔明了的圖表。

下麵請看“改善示例1”，其將要素整合成了3類，即“發展中國家、發達工業國、其他”，用最少的信息來詮釋主題。如果還要再簡化，也可以考慮類似“改善示例2”的圖表。

要學會根據主題內容靈活應對，當不需要詳細說明時，那些準確細致的數據反倒會成為詮釋主題過程中的絆腳石，這一點希望大家多加留心。

改善點

·對信息進行匯總整合，將信息量控製在最低限度，突出主題

·僅對必要的數據進行圖表化

×失敗案例

準確細致的數據有時反倒會成為障礙

√改善示例

僅呈現必要信息，圖表就會變得簡潔明了

29　圖表·表格　將需要對比的數字縱向羅列

×常見的失敗案例

總是習慣於將時間線從左至右排列

√提高傳達力的改善示例

在數值一覽表中，將需要對比的數字縱向羅列

在做折線圖和柱形圖時，幾乎所有的創作者都會將時間軸作為橫坐標，因此在做數值一覽表的時候，大多數人也就自然而然地認為時間軸應該橫向排列，但是這種做法並不能說是絕對正確的。

因為比起橫向羅列，縱向羅列的數值更易對比。

本書從第119頁開始對數值一覽表有詳細的介紹，時間允許的話，請一定要再回頭複習一下。

一覽表中，將需要讀者進行對比的數值縱向羅列。換句話說，究竟是該橫向羅列還是縱向羅列，依據主題判斷即可。

請看“失敗案例”，時間軸設置為橫向，但是需要闡釋的主題與時間變化有關，這就意味著表現手法和主題不吻合。

如果能像“改善示例”那樣排版，讀者就能輕易確認每個行業在不同時間下的具體情況。

數值一覽表本身就很難做到直觀表達。情況允許的話，采用折線圖或柱形圖呈現效果應該會更好，當然，選用哪一種圖表還是要嚴格依據主題判斷。

改善點

·重新審視究竟希望讀者對比哪些數值

·為強調時期的變化，將一覽表的橫軸和縱軸對調

×失敗案例

將想要對比的數字橫向羅列，就會變得不好理解

√改善示例

將數字縱向羅列，即可輕鬆把握變化情況

30　圖表·表格　一覽表適合傳達數值的細微變化

×常見的失敗案例

能圖表化的信息全都用圖表形式呈現

√提高傳達力的改善示例

細微的數值變化用數值一覽表呈現

有時我們會遇到一組信息中同時存在多組數據，有的波動較大，有的非常穩定。麵對這種情況，絕大多數人都會將目光集中在波動較大的數值變化上，很少有人會關注到平穩推移的數據。

請大家觀察“失敗案例”。A地區的數值過於突出，導致B地區和C地區的數值變化幾乎沒有任何存在感。當然，如果要詮釋的信息主題是“A地區的變化”，那麽這張圖也沒有什麽問題。

而“改善示例”則用數值一覽表代替了原來的折線圖，可以清晰地看出，隨著時間的變化，數值逐漸變小。

有時，用數值一覽表補充信息，反而更容易理解。

希望大家能始終牢記這一點。

改善點

·在折線圖的基礎上增加數值一覽表

·在數值一覽表中，著重突出與主題相關聯的數值

×失敗案例

有時用圖表的形式呈現，反倒會弱化數值變化的存在感

√改善示例

有時直接使用數值一覽表，可能會讓變化更突出

31　圖表·表格　選擇具有較強傳達力的圖表

×常見的失敗案例

在表示占比情況時首選餅狀圖

√提高傳達力的改善示例

選擇能讓讀者快速理解的形式

隻要選擇了合適的形式，就能輕易傳達相應的信息。但是，倘若使用了其他的形式，就有可能既費功夫，又收效甚微。

請大家觀察一下“失敗案例”，這是一張說明滿意度調查結果的圖表。麵對這類信息，讀者感興趣的是“滿意與不滿意”的比重關係，但是，這張圖恰恰缺少的就是這個信息點。

讀者在看到“基本滿意”占據圖表的半壁江山後，首先會感到困惑，其次仔細觀察整幅圖才會理解其中含義，再次會非常失望地感歎道，“什麽啊，基本滿意的比重最大啊”，最後將這張圖撇到一邊。一旦從比重最大的項目開始羅列，就無法擺脫這種評價。

接下來看看“改善示例”，形式改為分離型柱形圖，從正麵評價開始排列，所以一眼就能掌握問卷調查的整體情況，也容易看出“正麵積極的評價占6成以上”。

這個示例告訴我們，有時隻需變更圖表的形式，就能讓創作者的意圖變得清晰明了。

改善點

·由餅狀圖改為分離型柱形圖

·將正麵積極的評價整合起來展示

×失敗案例

容易給讀者留下消極印象的圖表

√改善示例

讀者可以自然而然地明白創作者意圖的圖表

32　圖表·表格　隨意調整尺寸，會影響讀者的印象

×常見的失敗案例

為強調主題，放大部分圖表

√提高傳達力的改善示例

不在尺寸上動手腳，根據主題增加相應的圖表

請大家觀察一下“失敗案例”，這看上去是一張很有技巧的圖表，充滿了理性的質感。

但是，它想表達的主題究竟是什麽呢？

有三種可能性：1.對比國內銷售額與國外銷售總額的規模大小；2.對比國內銷售額與國外某個地區的銷售額；3.對比國外各地區的銷售額。有多種詮釋可能，主題就會變得模糊不清。

“改善示例1”將主題進行了梳理。先在左側進行國內外銷售額的對比，然後在右側展示國外各地區間的對比，這裏著重突出了“亞洲的銷售額”。

“改善示例2”對比了國內與國外各地區間的銷售額，可以宏觀把握全球銷售額。

信息的主題不同，選擇的圖表及呈現方式也會有所不同。

如果有多個主題，那麽可以像“改善示例”那樣補充相應的圖表，如此就能清晰準確地傳達信息。

改善點

·由特殊變形的餅狀圖改為常規的餅狀圖

·為了詮釋另一主題，增加了分離型柱形圖

×失敗案例

在餅狀圖的麵積上動手腳，數據就會變形

√改善示例

當存在多個主題時，選擇分別傳達

33　圖表·表格　根據主題，調整圖表中各要素的排列方式

×常見的失敗案例

圖表中各要素的排列方式沒有傳遞意義

√提高傳達力的改善示例

合理調整圖表中各要素的排列方式，使主題更加清晰明了

在做圖的時候，有一點是創作者必須多加注意的。

那就是，不可將眼前的數據直接原原本本地進行圖表化。

要用圖表傳遞什麽樣的信息？先明確這一點之後再開始動手做圖。

請大家觀察“失敗案例”，圖中展示了6家店鋪的銷售額，將手頭拿到的數字直接錄入Excel就能做出這張圖，然而即使反複仔細觀察，也看不明白這張圖究竟想表達什麽。

讓我們將視線轉向“改善示例”，“改善示例”對數據柱的排列順序進行了調整，改為由大到小排列。

信息內容與“失敗案例”完全相同，但是給人的感覺卻截然不同。圖表本身沒有向讀者下達任何命令，既沒有責備，也沒有褒獎。

但是，在看到這張圖的瞬間即可上下對比，每家分店之間的差距也一目了然。隻要將主題融入圖表，圖表本身就會講述相應的信息。

改善點

·調整排序，讓排位和差距變得一目了然

·為突出數值最大的項目，該數據柱選用最深的顏色

×失敗案例

如果從要素排列上看不出趨勢，就無法準確傳達主題

√改善示例

若能關注到順序和趨勢，就能更加凸顯主題

34　圖表·表格　選用恰當的插圖作為基準

×常見的失敗案例

使用插圖吸引讀者注意力

√提高傳達力的改善示例

為保證準確傳達信息，要選用恰當的插圖

請看“失敗案例”，用兒童的身高表現貧困率，既有衝擊力又讓人印象深刻。

但是，想必你也隱約覺得難以理解吧，這是情理之中的。

那麽再來看看“改善示例”，示例中準備了100個兒童的插圖，根據實際比重相應地塗上顏色，既保證了含義的準確性，還合乎邏輯。

如此一來，讀者應該就能毫無違和感地獲取相應的信息了。

雖然使用了令人印象深刻的插圖，但倘若弄錯了含義，那就隻會變得模糊不清，有時甚至會將錯誤的信息傳遞給讀者。

所以大家在做圖的過程中，一定不要忘記確認插圖含義與圖表信息內容的一致性。

改善點

·重新審視信息與插圖的一致性

·用“人數”代替“身高”表示占比情況

×失敗案例

一旦使用了錯誤的基準，就失去了信息的準確性

√改善示例

使用符合邏輯的插圖，即可高效準確地傳達信息

35　圖表·表格　得分表一定要標注出滿分

×常見的失敗案例

得分表中僅簡單羅列實際分數

√提高傳達力的改善示例

得分表要同時體現滿分和實際得分

請大家先觀察一下“失敗案例”。你是否也在各種不同的場合見過類似的得分表呢？這種圖表經常出現在購物網站、線上購物選購目錄、雜誌、新聞媒體等各種載體上。因為具備可直觀確認評價結果的特點，所以想必你作為讀者也會經常拿來參考。

但是，“失敗案例”存在一個非常關鍵的問題，即無法得知“滿分是多少”。

產品B在尺寸這一項上的得分有5顆星，高於其他產品或其他任一項。也許有的讀者會認為5顆星就是滿分。

但右邊還留有一點空間，也可以想象也許6顆星才是最高分，這種可以有多種解讀的得分表有時就會引起讀者的理解偏差。

那麽再來看看“改善示例”。

如果能明確“滿分是多少”，那麽各項分數的含義也就變得清晰明了了許多。

所以，一定要記得同時體現滿分和實際得分。

改善點

·明確“滿分是多少”

·未得分部分采用稍淺的顏色，與實際得分加以區別

×失敗案例

如果不知道滿分是多少，就很難做出評價

√改善案例

得分表要同時體現滿分和實際得分

36　圖表·表格　不僅要強調重要部分，還要弱化其他部分

×常見的失敗案例

用粗邊框圈起需要突出的部分

√提高傳達力的改善示例

不采用邊框，而是借助數據柱本身的顏色及深淺對比強調重點

首先請看“失敗案例”，其用粗邊框將重要部分圈了起來，我想你也經常看到類似的強調關鍵信息的方法，但是，在圖標上增加多餘的要素，反而削弱了原本的印象。

創作者想要突出部分內容的意圖，讀者也已經切實感受到了，但這麽做也讓整幅圖變得不好理解，因為這看起來在強化所有要素的存在感。

其次來看看“改善示例”，刪除了粗邊框，調整了各個數據柱的顏色，僅對需要強調的數據柱選用了深色，其餘都統一采用淺色。

隻要進行如此簡單的調整，不需要再添加多餘的粗邊框，圖表就變得清晰明了了許多。

隻有一點需要大家注意，不管是塗上不同的顏色，還是用顏色深淺來進行區別，隻需調整到看起來有明顯的不同即可。

在強調重點的同時，還要弱化其他部分的存在感，隻有這樣才能讓整體更加層次分明。

改善點

·需要強調的重點部分采用深色

·不需要強調的部分，統一采用淺灰色

×失敗案例

用粗邊框圈住信息，反倒會妨礙讀者理解信息

√改善示例

借助顏色及深淺對比重點和非重點內容

37　圖表·表格　不使用與背景相近的顏色

×常見的失敗案例

折線圖采用較細的線條

√提高傳達力的改善示例

調整背景色及線條的粗細

請大家觀察“失敗案例”，這是一張折線圖和柱形圖的組合圖。

可能的話還是希望大家不要采用組合圖，最好能單獨做圖，因為兩個信息組合在一起就會變得不容易理解。比如，可以考慮分成上下兩部分呈現。

但是，也會遇到那種無論如何都沒有足夠的空間，被迫組合的情況。“失敗案例”就是其中的典型，可以看出這個圖表最突出的問題就是部分折線圖完全與背景融合，存在感被弱化。

再來觀察一下“改善示例”，背景的數據柱改用淺色，較寬的數據柱即便使用淺色也能保證其強烈的存在感。

除此之外，折線兩端由原來的小黑點改為白色填充的圓圈，由此一黑一白形成鮮明對比，不論放在什麽位置都會很顯眼，也加粗了線條，使其變得更加有力。

時刻牢記，折線圖上的點與線要根據其所在的位置選用合適的形狀。

這些處理都有助於減少理解偏差及混亂。

改善點

·將折線圖上兩端的點改為白底黑圓

·加粗線條，背景數據柱改用淺色

×失敗案例

與背景顏色相近，整幅圖不好理解

√改善示例

隻要對背景色和形狀稍作調整，就會變得清晰明了

38　文字·排版　除了標注頁碼，也要標明總頁數

×常見的失敗案例

為突出資料內容，以最簡單的方式表示頁碼

√提高傳達力的改善示例

標注頁碼時也要注明整份資料總共有多少頁

我想應該很少有人會在做資料的時候關注到頁碼。但是，一旦站在讀者的角度回顧就會發現，頁碼其實扮演著非常關鍵的角色。

有時還需要從中抽出幾頁單獨確認，抑或是拿到資料後先收起來，過段時間再翻閱。

但是，“失敗案例”中的頁碼標記法會很容易讓讀者感到不安：“是不是還有第5頁啊……”

當不確定手頭的資料是否完整時，如果能知道總頁數，想必就能踏實許多。

倘若能采用類似“改善示例”的表示方式，就能輕鬆知道總頁數，如果將當前頁的頁碼加粗，就會變得更加清晰明快。看起來是些不起眼的小事，但這些對讀者來說都是非常有價值的信息。

改善點

·改用同時呈現總頁數的頁碼格式

·加粗當前頁的頁碼

×失敗案例

擔心手頭的資料是否齊全

√改善示例

隻要知道了總頁數，即可消除不安情緒

39　文字·排版　標題靠左對齊最清晰易懂

×常見的失敗案例

標題居中

√提高傳達力的改善示例

為突出標題，將標題加粗、放大、靠左對齊

在參加使用幻燈片的演講時，經常會見到居中的標題，想必你應該也有過同樣的體驗吧。

但是，觀察一下“失敗案例”就能明白，標題居中既不突出，也不易理解。

如果要呈現讀者容易理解的標題，那麽就不能選擇居中，而應該靠左對齊。

同時，必須放大字號，加粗字體。

訣竅在於把標題放大到讓你懷疑“字是不是有點太大了”，這個大小就差不多足夠了。“改善示例”中大標題的字號是正文的兩倍。

即便如此，視覺上也毫無違和感。相反，“失敗案例”中的文字大小，抑或是再稍微大一些的文字，視覺上對比也並不明顯，整個畫麵沒有層次，更無法吸引讀者的注意。

除此之外，需要逐條羅列時可以選擇像“改善示例”那樣，增加簡短的小標題，如此便可以讓讀者融入文字。

改善點

·將標題改為靠左對齊

·將標題字體加粗放大，增加了逐項羅列的小標題

×失敗案例

標題居中，使資料整體變得不好理解

關於我公司新產品的介紹

什麽是“L-EX123”

我公司的新產品“L-EX123”是一款在確保節能降耗的基礎上，實現前所未有的超高效率的新興商務機器。

3個優勢

·大幅降低運行成本，與過往產品相比，處理速度有顯著提升

·內置多種模式，多個高品質的輸出供您選擇

·搭載大型操作屏，操作簡單。另外，增加密碼認證，提高安全係數

√改善示例

強調標題本身，即可提高資料的可讀性

關於我公司新產品的介紹

■什麽是“L-EX123”

■3個優勢

●高產能

大幅降低運行成本，與過往產品相比，處理速度有顯著提升。

●高性能

內置多種模式，多個高品質的輸出供您選擇。

●高操作性

搭載大型操作屏，操作簡單。另外，增加密碼認證，提高安全係數。

40　文字·排版　分項羅列也能擁有強大的影響力

×常見的失敗案例

能分項羅列的內容全部分項書寫

√提高傳達力的改善示例

進一步優化分項羅列的呈現形式，提升影響力

在文章中，分項羅列切實地發揮著一定的作用，每一行開頭的項目符號（“·”和“■”）與末尾的留白等相呼應，吸引著讀者的目光（詳細內容可回顧第139頁）。但是也有例外的情況。

請看“失敗案例”。整個版麵隻有簡短的幾行字，給人一種淒涼之感。遇到這種情況，我們可以選擇將簡短的文字用圖表的形式呈現。

請大家直接將目光轉向“改善示例”。

不過是將3個圓排成一行而已，但整個版麵變得很緊湊，也有了很強的衝擊力。

你應該也有同感吧。

這是一個任何人都能隨時實踐的極為普通的小技巧，但實際卻很少有人能靈活運用。

要想有效發揮這個方法的作用，就要讓圖形中的文字盡可能地保持簡潔。一旦文字過多，首先圖形裏就擺不下，其次還很難像預期的那樣吸引讀者的注意。

所以，讓我們先從準備簡短的分項內容開始做起吧。

改善點

·將分項羅列的文字收納在一橫排的圓圈中

·標注序號，明確話題順序

×失敗案例

分項羅列有時看起來有些枯燥乏味

針對本公司信息運用的評價要點

·搜集力

·整理力

·傳達力

√改善示例

采用圖表形式呈現，提高衝擊力

41　文字·排版　如果沒有足夠的空間，隻突出序號也能變得清晰易懂

×常見的失敗案例

空間有限，對步驟進行說明時沒有優化的餘地

√提高傳達力的改善示例

突出各步驟的序號，使資料變得清晰易懂

在介紹步驟或流程時，將各步驟用方框圈起來，各步驟之間用箭頭連接，這樣才能讓讀者持續關注整個過程。

不過，有時版麵空間有限，會導致這種方法毫無用武之地。麵對這種情況，很多創作者都會選擇僅憑文字介紹每個步驟，但是，還有沒有更簡明清晰的方法呢？

請大家觀察一下“失敗案例”。有限的空間內填滿了說明文字，這種做法是迫不得已，但整體看起來很不清晰，讀者甚至無法準確理解資料的整體結構。

請看“改善示例”，雖然隻是將段首序號懸掛縮進，卻讓整份資料的結構變得清晰了許多，不是嗎？

序號具備傳達文章結構的功能，所以隻要突出表現序號，就能讓讀者輕鬆地掌握說明文字的整體結構。

改善點

·將各步驟序號懸掛縮進

·加粗各步驟序號

×失敗案例

序號被文字淹沒，看不到具體步驟

申請電子郵件服務的具體步驟

1.登錄電子郵件服務。注冊賬號後，在首頁點擊電子郵箱地址登錄。

2.輸入電子郵箱地址，點擊“更新”。在內容確認頁麵點擊“登錄”，即可完成登錄。最多可登錄2個郵箱賬號。

3.接下來，辦理電子郵件服務申請手續。在首頁點擊“電子郵件服務申請”。

4.勾選所需的服務項目，點擊“更新”。

√改善示例

隻需將段首序號懸掛縮進，就能變得清晰明快

申請電子郵件服務的具體步驟

1.登錄電子郵件服務。注冊賬號後，在首頁點擊電子郵箱地址登錄。

2.輸入電子郵箱地址，點擊“更新”。在內容確認頁麵點擊“登錄”，即可完成登錄。最多可登錄2個郵箱賬號。

3.接下來，辦理電子郵件服務申請手續。在首頁點擊“電子郵件服務申請”。

4.勾選所需的服務項目，點擊“更新”。

42　文字·排版　每一行文字調整成容易閱讀的長度

×常見的失敗案例

文章的排版以集中為原則

√提高傳達力的改善示例

靈活思考文字排版，當每行文字過長時可進行適當分割

請看“失敗案例”，也許大家會感覺這個案例看起來很正常，會心生疑惑，“究竟哪裏有問題呢？”

但是，仔細閱讀後，眼光銳利的人便能察覺到這份資料一眼看上去好像可讀性不強。

看上去雖然是很常規的文章，但是實際上每一行的字數都非常多，每一行都很長。

類似這樣篇幅不長的文章，一般來說每一行文字最好不要太長，否則就會影響可讀性。

我們再來看看“改善示例”。文章被分為左右兩欄，每行的長度僅為原來的一半。

大家可以重新讀一下這篇文章，改善後的文章應該更好讀一些。

根據內容的不同，有些文章可能並不適合這種方法，但是像這樣篇幅不長的文章，采用這個小技巧，效果就很明顯。

從事會刊、例會報告等策劃或製作的人，有機會一定要實踐一下這個技巧。

改善點

·單行文字過長，因此將文章分成左右兩欄

·減少每行字數，保證閱讀節奏，提高可讀性

×失敗案例

每行字數過多，會降低可讀性

關於舉行勞逸結合講演會的通知

你是否也常常苦於無法平衡工作和生活？最近，我們了解到很多員工都反映忙於工作，沒有時間陪伴家人，無法享受屬於自己的個人時間。結合下月舉行的“員工感謝日”，我們準備了最適合大家的放鬆活動。如何才能很好地平衡工作與生活，企業需要建立什麽樣的保障機製，眾多企業都遇到過這些問題，這次我們邀請了擁有豐富的企業演講經驗的著名講師，他將為我們介紹具有劃時代意義的提升員工凝聚力的機製和成功案例，希望大家可以攜家屬一同參與。活動當天，我們還會提供兒童托管服務，請各位員工及家屬積極參與。講演會於下月“員工感謝日”的下午2點在“築夢廳”準時開講。

√改善示例

縮短每一行文字的長度，即可提升可讀性

活動指引

關於舉行勞逸結合講演會的通知

你是否也常常苦於無法平衡工作和生活？最近，我們了解到很多員工都反映忙於工作，沒有時間陪伴家人，無法享受屬於自己的個人時間。結合下月舉行的“員工感謝日”，我們準備了最適合大家的放鬆活動。如何才能很好地平衡工作與生活，企業需要建立什麽樣的保障機製，眾多企業都遇到過這些問題，這次我們邀請了擁有豐富的企業演講經驗的著名講師，他將為我們介紹具有劃時代意義的提升員工凝聚力的機製和成功案例，希望大家可以攜家屬一同參與。活動當天，我們還會提供兒童托管服務，請各位員工及家屬積極參與。講演會於下月“員工感謝日”的下午2點在“築夢廳”準時開講。

43　文字·排版　在關注字號的基礎上，也要注意行間距

×常見的失敗案例

放大字號，就能有效提升可讀性

√提高傳達力的改善示例

比起字號，更應關注行間距

“把字放大一些吧，字太小都看不清楚了。”

你是否也接到過類似反饋呢？

很多創作者都認為隻要把字號放大，就能提升資料的可讀性。但是，這種想法是錯誤的。

就連不擅長看小字的老年人都能輕鬆閱讀報紙上的新聞，所以字號大小不是問題。

那麽，問題究竟在哪裏呢？事實上，還有一個要素會對讀者閱讀產生巨大影響，即行間距。

請看“失敗案例”。文字足夠大了，卻依舊不好懂。為什麽？

因為行間距太窄了。再來看看“改善示例”，保證了足夠的行間距，讀起來很舒適。

事實上，“改善示例”中文字的字號也比原本小了5%。

即使文字不夠大，隻要行間距設定合理，就不會降低可讀性。

當然，如果文字過小自然也是不行的，這裏隻是想告訴大家，大多數資料可讀性不強的原因在於行間距，所以請務必時刻關注、確認行間距是否妥當。

·設定方便閱讀的行間距

·將字號縮小5%，再次確認可讀性

×失敗案例

如果行間距過小，即使文字足夠大，也不好看

什麽是匯率浮動風險？

隨著匯率浮動，外幣資產也有價值變動的風險。一般來說，當日元匯價走高時，外匯資產的價值就會有所下降。

√改善示例

合理設定行間距，即使字號不大，也能提升可讀性

什麽是匯率浮動風險？

隨著匯率浮動，外幣資產也有價值變動的風險。

一般來說，當日元匯價走高時，外匯資產的價值就會有所下降。

44　文字·排版　不要過分依賴分項羅列

×常見的失敗案例

複雜的信息采用分項羅列的方式傳達

√提高傳達力的改善示例

基於分項羅列對信息進行分類，並補充相應的圖表

很多情況下，采用分項羅列的形式就可以提高文章類信息的可讀性，但是，也會有分項羅列後效果並不明顯的信息。

請看“失敗案例”，雖然創作者已經將日程信息盡可能簡短地進行了分項羅列，但是隻讀一次卻很難掌握日程表的整體情況。

當多個信息複雜地混雜在一起時，光讀文字，讀者是很難在腦海中對信息進行分類的。

傳達多個事項同時進行的日程表時，最好的解決辦法是附上一張圖。

讓我們站在這個角度來觀察一下“改善示例”，原有的信息被分成了3類：會議名稱、時間、備注。

也許有人會認為，隻要仔細閱讀肯定能看明白。但我還是選擇了將其圖表化，因為省去讀者思考的時間，有助於減少理解偏差，有了圖表，“何時”“何事”一目了然。另外，我還參照日曆的形式在下麵添加了一張會議日程表。

如此一來，讀者便可輕鬆掌握每周、每月的會議頻次和各項會議的前後關係。

改善點

·將信息分為3類，並圖表化

·參照日曆的形式添加日程表

×失敗案例

複雜的信息，即使分項羅列也無法直觀地傳達

各項會議日程

①企劃會議於每月第1、第3個周五早上10點進行，在當周的周三下班之前，除了將企劃書分發給企劃部員工之外，還需通過郵件將其發送至銷售部、企劃部。

②例會（企劃部）於每周二上午10點半進行，盡可能短時高效地結束會議。

③聯絡會（銷售部、銷售推進部）在企劃會議結束的次周周二上午10點45分進行。

√改善示例

對項目進行分類，並附上圖表，就能擁有較強的傳達力

45　文字·排版　不勉強采用分項羅列的方式

×常見的失敗案例

可以分項羅列的項目較少時，就直接用文章傳達

√提高傳達力的改善示例

即便可以分項羅列的項目較少，也要對信息進行梳理，附上圖表加以呈現

那麽請先觀察一下“失敗案例”。分項羅列的項目隻有兩個，但是你覺得這個信息是很輕易就能理解的內容嗎？如果你是一名讀者，你應該會感覺到這是一份“令人不適的資料”。

即使項目數較少，很多情況下也無法斷言這份信息就是簡明易懂的，因為如果單個項目中包含較為複雜的內容，那麽讀者理解信息的負擔並沒有減輕。

再來觀察一下“改善示例”。它將隻有兩項的信息進行了圖表化，還附上了解說圖表。

如此一來，便可自信地說，讀者能夠輕易理解什麽時候召開什麽會議了。

當項目數較少時，將信息做成圖表其實也花不了太長時間。

隻需把對讀者的關懷和照顧稍稍體現在文字中，就能大大轉變整份資料給人的印象。

改善點

·將分項羅列的文字進行圖表化

·附上以時間軸為中心的圖表

×失敗案例

即使仔細周全地進行解釋說明，文字的力量也是有限的

關於召開商品說明會與商品名研討會的通知

①商品說明會定於距發售日約50天前的周二上午9點半進行。在說明會的前一天，即周一下午5點前會將說明資料及其他相關資料通過郵件發送給銷售部、商品企劃部，同時也會將說明資料上傳至OA平台。

②商品名研討會將在進行商品說明會的同一周的周五上午9點半進行。會議前一天下午5點前商品名草案及其他相關資料將通過郵件發送給各部門部長及銷售部。

√改善示例

小小的圖表，可以減少讀者理解信息的負擔和麻煩

46　文字·排版　基於主題進行分類

×常見的失敗案例

以個人視角製作列表

√提高傳達力的改善示例

帶著意圖分類信息，並調整排列方式

首先從“失敗案例”說起。失敗案例隻是將項目內容簡單地羅列在一覽表中。

你能從中讀取到什麽信息呢？或許幾乎讀取不到什麽信息吧，也就勉強能看出這個公司和14個國家有貿易往來。

這個狀態下的信息，幾乎可以說沒有任何價值。

其次來觀察一下“改善示例”，其將全球各國按照地域劃分，參照世界地圖的方式，進行排列。可以看出，這個方法雖然簡單，卻能讓列表的傳達力明顯提升。

比如，可以直觀地理解，這個公司在全球較大範圍內都有商品出口，也能發現有貿易往來的中東國家比其他地區國家要多一些。

在傳遞信息時，必須依據主題，恰當地分類。

如此一來，雖然信息內容相同，卻能大幅改變給人留下的印象。而“改善示例”不過是眾多改善成果中的一個範例而已，比如還可以按照GDP分類，或是按照出口量分類，總之分類方法是無限的。

改善點

·將以五十音圖為順序的一覽表改為按地域劃分的列表

·為方便讀者把握整體形象，效仿世界地圖排列

×失敗案例

讀者無法從沒有意義的列表中把握整體情況