職場建議③

使用聊天工具工作時應該注意的幾點

現如今，工作中使用社交軟件的機會越來越多，很多人都開始用聊天工具來取代郵件進行聯絡。在本專欄中，我想向大家介紹一下使用文字類聊天工具時需要注意的5點。

① 內容不要過於簡略

很多人在使用聊天工具時，會省略問候語和固定的說辭，但有時這樣的做法會給對方留下不禮貌的印象。

我就經常會聽到有人抱怨說“至少一上來應該先打個招呼”。比如早上的話，可以先問候對方一句“早上好”，平時也可以先說一句“不好意思，打擾您了”，然後再開始談正題。

② 避免使用指示代詞

雖說聊天工具不像郵件那麽拘束，但如果我們一上來就問對方“那個還沒弄完嗎？”，可能也會讓對方感到一頭霧水，畢竟很多人手頭上都不止一件工作。使用指示代詞來進行交流是一種十分危險的行為，因為雙方有可能會誤會彼此的意思。大家在溝通時還是盡量避免使用指示代詞，把具體的事情說清楚。

③ 說話不要太過隨意

使用聊天工具交談和平時說話的感覺有些相似，但也需要注意用詞，不應該太過隨意。例如，有些人就反映說，當看到別人把“好的”說成“好噠”，把“謝謝”說成“謝啦”的時候，就會感覺自己工作的積極性遭到了打擊。大家在給工作上的人發消息時，還是應該注意一下措辭，保持基本的禮貌。

④ 把自己的名字和所屬部門寫清楚

在聊天工具和其他社交軟件上，每個人通常都會上傳自己的頭像照片。但以防萬一，在聯絡他人時最好還是把自己所在的公司、部門以及名字寫清楚，比如“我是××公司××部的×××”，這樣看上去更加直接明了，雙方的溝通也會更加順暢。

⑤ 注意發消息的主語是“我”

當大家想要闡述自己的意見或是感想時，一定要注意用“我”來做主語。很多人在對自己的意見沒有自信時，往往會使用“大家都這麽說”“一般都會這樣認為”這種一般化的表達方式，試圖使自己的主張具有正當性。但是這樣一來，對方就會很難做出反駁，因此，很多人都會對這種缺乏主體性的表達方式感到不快。

聊天工具使用起來十分簡捷，但正因如此，大家在使用時也更容易不小心說錯話。為了與對方建立起穩固的信賴關係，大家一定要慎重地措辭，多站在對方的立場來思考。