06 遠程辦公、收發消息

現如今，越來越多的人開始在網絡上遠程辦公，因此，人們也遇到了一些新的溝通問題，甚至出現了新型的職場騷擾。

有些人會在開視頻會議時對對方說“原來你的房間長這樣啊”“原來你在家裏穿成這樣呀”，或者是詢問對方“你是不是和男朋友一起住”。這種像性騷擾一樣的發言有可能會使對方受到驚嚇或是傷害。為了避免這種情況的發生，我們最好不要去談及對方的隱私，除非對方願意主動挑起話題。

另外，隨著越來越多的企業開始使用即時通信類軟件進行溝通，很多人也有了新的煩惱，如“一天24小時都會接到消息”“想說的內容總是傳達不清楚”“收到了許多無理的要求”等。甚至有些公司還會要求員工隨時隨地在線，使員工覺得自己總是處於公司的監視之下。遠程辦公會使公私的分界線變得模糊不清，因此我們更需要時刻注意尊重對方的隱私。

第63條

當你聽不清對方說話時

在網絡會議中，我們經常會遇到音頻和網絡環境方麵的問題，如聲音卡頓、音量過小、有雜音、信號差等。遇到這種情況，有的人會大聲對對方說“你說話的聲音太小了”“你那邊有雜音，什麽都聽不清”或是“你的視頻畫麵卡住了，我們根本看不到”，然而這樣的說法會顯得對對方有些不夠尊重。大家如果遇到了類似的問題，一定要注意說話的語氣，不要顯得像是在責備對方，告訴對方具體哪裏出現了問題即可。

如果你聽不見對方的聲音，可以跟對方說“麥克風的音量好像有點小”；如果有雜音的話，可以問問對方“聲音裏混有雜音，是不是話筒出了什麽問題”；視頻畫麵卡住的時候，也可以直接告訴對方“視頻的畫麵現在卡住不動了”。這樣向對方說明情況後，對方自然就會采取相應的措施。

除了音頻和網絡信號的問題以外，有時我們還會遇到對方共享的畫麵看不清楚，或者是搞不明白聊天工具的使用方法等問題。會議中的發言者往往都比較緊張，因此，我們更需要格外注意說話的語氣。此時，不要用責備的語氣跟對方說“資料上的字我們看不清楚”，而是最好換一種說法，如“資料上的字有點小，可以請你放大一下嗎”。如果對方看上去有些手忙腳亂，不知道該如何操作，我們也可以主動詢問一下對方是否需要幫助。

對操作不太熟悉的人往往更容易緊張，還有的人會在慌亂中不小心點到“結束會議”或是“退出會議”。因此，大家在參加網絡會議時一定要多注意自己的語氣，不要去刺激對方緊張的神經。

第64條

當你在開會中聽到對麵有其他人的聲音時

家裏有孩子的人在遠程辦公時往往會遇到更多的問題。有的人在開會時，還會因為在意孩子的狀況而無法做到注意力集中。麵對這樣的同事，我們應該多一些關心和體諒，如果一不小心說錯了話，反而可能會讓對方產生顧慮。

例如，當我們直接詢問對方“你家裏有別人在嗎”或者“孩子是不是回來了”的時候，對方很可能會感到有些惶恐，以為我們是怕孩子打擾到工作。

如果我們換一種說法，告訴對方“要是家人那邊有事需要處理的話，可以隨時跟我們說”，那麽對方應該會感到安心一些，遇到棘手的問題時也會第一時間和我們溝通。

當我們看到對方的孩子出現在了視頻畫麵中，或是聽到孩子正在呼喚父母時，也應該多為對方著想，比如建議對方帶著孩子一起開會，或是讓對方先去跟孩子說說話。如果可以的話，直接暫停會議讓大家去休息幾分鍾也是不錯的解決方法。

家裏的辦公環境不可能與公司完全相同。每個人的家庭情況和工作環境都不一樣，所以相互之間的體諒和理解就變得格外重要。當然，無論在哪裏工作，都必須完成工作任務。如果對方的工作環境出了很大的問題，使會議無法繼續下去，那麽我們也要做到隨機應變，可以把會議調整到其他時間進行。

第65條

當你有急事，而對方卻遲遲不接電話時

有不少在家遠程辦公的人會來向我傾訴說：“公司的人總是會懷疑我在家裏沒有認真工作。”我自己也曾經被別人質問道：“你剛才在幹什麽？為什麽不接電話？”這給我留下了十分不愉快的回憶。畢竟大家在家工作的時候也需要吃飯和上廁所，不可能從早上九點到下午五點一直坐在辦公桌前。

當一個人明明隻是偶爾離開一下辦公桌，卻被公司的人懷疑偷懶時，他就可能會感受到極大的心理壓力。因此，我建議大家最好事先和同事商量好緊急情況下聯絡不上對方時應該如何處理。

例如，我們可以事先和對方約定好“公司這邊有時會有急事，所以必須保證在十分鍾內回電話，可以嗎”，或者是提前告訴同事“我傍晚需要去接孩子，有可能一時半會聯係不上，上午完全沒問題”。良好溝通的前提，就是把目光投向未來，積極地去解決問題，而不是一味地惦記著過去。

另外，當對方沒有及時接電話時，大家也一定不要刨根問底地詢問對方在做什麽，因為這樣的做法很可能會侵犯到對方的隱私。很多人都會有自己的難處，比如有些人家裏的信號不好，有些人家裏孩子很吵導致無法工作。當公司裏的同事家裏有小孩和老人需要照顧時，我們也可以主動跟對方說：“如果因為家裏的原因無法及時回電話的話，可以事先跟我說一聲，沒有關係。”一味地懷疑隻會使人與人之間的信賴關係**然無存。

第66條

當你手頭正在忙別的工作，卻突然接到了同事的聯絡時

在家裏工作時，我們往往可以自己安排工作的先後順序。然而有些人卻誤以為“在家工作”就意味著“可以隨時處理一切工作上的問題”。

當你正在忙著處理手頭上的工作，卻收到了同事發來的郵件或是消息，說有緊急的工作想要拜托你時，你會怎麽回複他呢？

如果直接回複說“我現在手頭有其他的工作，稍微有點忙”的話，對方可能就會心生不滿，認為自己的事情對你來說優先級很低。甚至有的人可能還會繼續逼問你：“到底什麽時候能忙完？”

在這種情況下，為了更加穩妥地解決問題，我們可以試著請對方稍後再聯係，如“我現在抽不出時間，可不可以等到××點以後”。如果對方是客戶、上司或前輩的話，我們也可以主動提出“等到××點以後我再聯係您”，提前跟對方約定好時間。定時間時最好留出一定的餘地，以免出現未能及時聯絡的情況。

另外，“稍微有點”的說法也很容易令對方感到惱火。對方也許會心想，“‘稍微有點忙’到底是忙到什麽程度”或者“如果隻是‘稍微有點忙’的話，那為什麽不先處理我這邊的急事”。對方手頭的工作也同樣很緊急，心情難免會有些焦躁，考慮到這一點，大家在回複時一定要注意保持誠懇的態度。

第67條

當你無法立刻回複對方時

“含混不清的說法”經常會成為矛盾的導火索，這一點不僅限於遠程辦公，在雙方麵對麵交談時也同樣如此。例如，平時我們經常會說“之後”“過一會兒”“今天內”，然而如果是在工作場合中這麽說的話，很容易讓對方一頭霧水，搞不清楚具體是什麽時候。在有了郵件和聊天工具這種能夠24小時使用的聯絡方式後更是如此。

當我們說“今天內聯係您”的時候，可能指的是“晚上十二點前”，而對方卻可能以為是“今天傍晚左右”。結果左等右等也等不到消息，對方可能就會感到有些惱火，過來質問我們“為什麽還沒有回複”，使雙方的關係變得緊張起來。

如果大家都坐在同一個辦公室裏工作的話，那麽也許還可以觀察一下對方的情況，隨時詢問一下。但是在遠程辦公的時候，由於大家完全看不到彼此在做什麽，所以也更容易發生誤會。因此，在這種情況下，大家一定要把具體的時間說清楚，如“關於×××的問題，明天上午十點前我會給您答複”。

“之後”究竟截止到哪一天的幾點前？“今天內”到底是“下午五點下班前”還是“晚上十二點前”？大家在表達時間時，一定要把截止時間跟對方傳達清楚。養成這樣的溝通習慣後，對方也會更加安心，我們在安排日程時也會更加方便。

請大家一定要記住，“含混不清的說法”是矛盾的導火索，在溝通時一定要把“具體的時間”跟對方說清楚。

第68條

當你想要拜托遠程辦公的人完成一項緊急的工作時

一般來說，通過電話和文字消息來拜托別人完成一項緊急的工作，要比直接麵對麵拜托對方更難一些。大家可以想象一下，當你突然收到郵件或是消息，上麵寫著“這個工作交給你行不行”的時候，你會怎麽想？再想象一下，當對方站在你麵前，跟你說“這個工作我想拜托你”的時候，你又會怎麽想？在這兩種不同的場景下，我們的感受一定會有很大的區別。

當我們在跟對方麵對麵交談時，除了語言以外，還會使用表情、肢體動作和態度等“非言語交際”來表達自己的感受。在這些因素的影響下，對方也會更容易接受我們的話語。反之，如果用郵件或是消息來表達的話，語言就很容易失去溫度，變得強硬起來。

在我們接到工作任務後，必然會需要向自己的下屬下達指示。但是在這種情況下，不同的態度往往會使對方的感受產生巨大的差別。比起不由分說的“命令”，大家都更希望對方能夠尊重自己的意願，用更溫和的方式來提出“請求”，如“這個工作我想拜托你，如果你覺得困難的話可以跟我說”。加上了後半句，就相當於給對方留了餘地，讓對方可以考慮一下。

“行不行”這樣的問法隻能用“是”或“否”來回答，屬於“封閉式問題”，是我們在溝通與交流中最應該避免使用的一種表達形式。這樣的問法很像是在逼問對方，特別是在發郵件或消息的時候一定要避開，否則很容易引發矛盾。

第69條

當你希望對方快點完成工作時

我之前在一家公司為員工做心理谘詢時，曾經聽到過這樣的傾訴—“同事覺得我工作進度太慢，一直給我發消息催我快點，使我整個人都陷入了焦慮之中”。

由於對方一開始就說這個工作比較急，所以她也感到很有壓力。結果接下來她就收到了對方一連串的消息轟炸，一會兒問她“怎麽樣了”，一會兒催她“趕快”，這些消息更是讓她的焦慮火上澆油，效率變得更低，本來能很快完成的工作也變得更費勁了。

想來，催促她的人應該也是有自己的難處。但是在這種情況下，應該先把截止時間明確地告訴對方，如“下午五點開會的時候要用這份資料，所以必須在那之前完成”。另外，“怎麽樣了”這樣的問法也顯得像是不信任對方，還是換成“可以把進度告訴我一下嗎”，用請求的方式去詢問對方比較好。

當我們拜托別人完成一項緊急的工作時，如果不事先把截止時間說清楚，就很容易出現這樣的問題。我們以為隻要告訴對方說“這個工作很急”，對方就會把這個工作放在最優先的位置上，然而對方卻打算先做完當前手頭上的事，然後再去處理這項工作。

每個人對工作優先級的看法都會有所不同，所以大家一定不要忘記跟對方確認截止的時間。

第70條

當你在回複別人的消息時

當越來越多的企業開始使用聊天工具作為聯絡手段時，很多人都反映說自己“受不了發消息語氣太過親昵的人”。這種類型的例子有很多，其中最常見的就是用波浪線延長句尾，如“好~知道啦~”或者“嗯嗯~”。

發這種消息的人也許是想要讓自己的語氣更柔和一些。但是有的人卻認為工作場合應該用嚴肅的態度來對待，因此，當他們收到這樣的消息時，會有一種自己被對方輕視了的感覺。我還聽說過有的人收到這樣的消息後，決定用格外正式的措辭來回複，結果對方回消息的語氣依然很不正經，使他更加惱火。

另外，還有的人曾經用表情包來回複自己的上司或前輩，結果遭到了對方的訓斥。雖然有的人可能並不在意這些，但我認為工作上的交流還是用嚴肅的態度來對待比較好。如果我們能夠用平等的態度去對待所有人，那麽一定會更容易贏得他人的信賴。

在遠程辦公中，公私的分界線很容易變得模糊不清。因此，我們更是需要把對待工作的態度和平時的態度分清楚，這樣才不會不小心觸碰別人的底線。

還有一點需要注意的是，當我們在回複同事或是下屬的消息時，可以直接說“知道了”，然而如果是回複上司或是客戶的話，最好還是改成“我明白您的意思了”比較好，這樣就不會給對方留下不禮貌的印象。

第71條

當你想要確認對方在家的工作進度時

當一個人懷疑別人在家裏沒有認真工作時，說話就很容易變成“質問”的語氣，比如前文中提到的“你剛才在幹什麽？為什麽不接電話”。當我們想要確認對方的工作進度時，如果一上來就問“你今天都做了哪些工作”，很可能會令對方感到有些不快。

事實上，這種“偶爾想到了才問一下”的行為本身，就是平日裏沒有建立好溝通機製的證明。養成“報告、聯絡、商量”的溝通習慣，對公司的業務管理來說是必不可少的。

例如，如果我們事先規定好，讓員工在每天上班後和下班前分別匯報一下當天的計劃和計劃的完成情況，那麽就不必再在工作的過程中反複詢問，可以省掉不少的麻煩。

完成同樣的工作，有的人可能需要30分鍾，有的人可能需要一個小時，因此，讓員工不定期且事無巨細地進行匯報，其實並沒有多大的意義。如果固定以一個工作日為單位來匯報工作進度，那麽彼此也都能夠節省一些時間和精力。

有些公司即使是在遠程辦公模式下，業務的開展也依舊井然有序，而有些公司在遠程辦公中卻會頻頻遇到問題。這兩種公司的區別，其實就是員工之間是否建立起了牢固的信賴關係，能否做到相互認同、相互信任、相互依靠。

當公司內的員工之間建立起了牢固的信賴關係後，大家就會負起責任，自主地推進工作，不需要再去做多餘的溝通。反之，當一家公司在遠程辦公中問題不斷時，或許就應該先思考一下是不是在員工之間的信賴關係上出現了問題。

第72條

當別人給你發郵件道謝時

當我們在使用網絡與別人交流時，有時會不小心用到一些不合適的詞，雖然我們的本意是好的，但卻可能會踩到對方的雷點。比如我在前文中也提到過，“好”雖然是一個褒義詞，但聽上去像是在評價別人，可能會給對方留下高高在上的印象。

在上司對下屬、前輩對後輩、老師對學生說話的情況下，使用“那就好”這樣的表達方式並不會有什麽問題。但如果反過來，對自己的長輩、上級或是客戶這麽說的話，對方就可能會覺得自己被別人看扁了，感到有些不快。

我們在和同事交談時也同樣需要注意這一點。原本大家在公司裏的級別是相同的，而如果我們對對方使用了這種評價式的詞，對方就可能會覺得自己的地位遭到了壓製。

因此，當我們收到別人的道謝，想要用積極的話語來回應時，最好還是說“能幫上忙我很高興”。這樣的回複方式要比“那就好”更禮貌一些，如果能夠養成習慣的話，一定會使人際關係變得更加和諧。

除此之外，有些人還喜歡在郵件的結尾寫上“值此季節交替之際，請您多注意身體”。雖然他們也是出於好意，但這樣的說法反而會加重對方的擔憂與不安。如果換成比較積極的說法，如“值此季節交替之際，希望您身體健康”，就會給對方留下更好的印象。

第73條

當你說話經常會中英混雜時

有些人認為在工作中使用英語可以讓自己顯得更加幹練，然而這是一個巨大的誤解。

如果是“meeting”“boss”這種大家都懂的單詞，那問題還不是很大，但如果是在文字中夾雜著一些專業用語或是流行詞，那麽就會有許多人無法立刻讀懂，給人留下不通人情的印象。大家在使用英語單詞時也應該多留意一下，想一想自己寫的內容是不是隻有一部分同行能夠理解，普通人是否能夠讀懂意思，自己有沒有在自說自話。

“這次的fix有點慢，讓您等了這麽久的response，真的非常抱歉。之後我會把agenda發給您，請您做一下assign。”—想象一下，當你接到了這樣一封郵件時，是否能夠立刻理解對方的意思？相信很多人都會感到一頭霧水，甚至可能會根據上下文推測出完全不同的意思，誤會了對方的意圖，引發矛盾和糾紛。

因此，大家在發郵件時最好還是用中文把意思表達清楚，比如上麵這封郵件可以改成：“這次做決定有點慢，讓您等了這麽久的答複，真的非常抱歉。之後我會把日程安排發給您，請您安排一下各個項目的負責人。”

如果我們在文本中使用了對方不認識的詞，那麽對方在閱讀的過程中還需要去查這些詞的意思，花費更多的精力和時間。有的人一氣之下可能還會回信抱怨說：“以後能不能不要再用這些亂七八糟的詞了。”在撰寫工作郵件時，最重要的就是把自己想要表達的內容快速且正確地傳達給對方。