12 社交軟件和郵件

現如今，無論是在商務場合還是在日常生活中，人們都會經常使用社交軟件和郵件來互相聯絡。然而在使用過程中，有很多問題也不容忽視。由於社交軟件和郵件上的聯絡與實際麵對麵談話相比信息量要更少，所以很容易引發誤解。

我們在工作中發生失誤需要跟對方道歉，或者是想要跟對方說一件容易讓對方感到沮喪的事情時，有時會很難說出口。此時，如果我們選擇用社交軟件來告知對方，其實很難表達出足夠的誠意，很容易引發矛盾。本來是想要用社交軟件或者郵件來讓自己更加輕鬆，結果可能反而會踩到地雷，讓事態進一步惡化。

在使用郵件和社交軟件時，大家一定要記住三大原則。一是在雙方發生糾紛時，要盡量采用當麵對話的形式。二是盡量將否定的表達方式換成肯定的形式，比如將“請不要……”換成“請……”。三是要注意將自己的要求表達清楚。比如“請盡量在本周內答複我”這樣的說法會給對方留下拖延的餘地。此時如果說“請xx日前給我答複，如果有什麽問題可以隨時聯絡我”，就可以給對方一個明確的期限，如果對方有異議的話，雙方也可以盡早調整。除了這些之外，還有一點要多加注意，那就是一定不要在聊天中批評別人，或者說別人的壞話。

第103條

對方不一定會記得你“之前”或是“上次”說過的內容。

當我們給別人發郵件詢問某件事時，對方如果在回信中寫道“之前我已經告訴過您……”，大家看到會不會覺得有些惱怒？相信很多人都有過類似的經曆吧。這句話其實相當於埋怨對方“我之前已經跟你說過了吧？你怎麽還不知道呢？當時不確認一下嗎”，會給人帶來無聲的壓力。

如果雙方之前的往來不是很多，就算對方說“之前”或者“上次”提到過，我們一下子也很難回想起來，隻能去翻以前的聊天記錄。這樣費時費力的做法會讓人更加鬱悶。

在對方發來郵件詢問時，為了體現對對方的尊重，我們應該將姿態放低一些，告訴對方“很抱歉，可能是我之前說得不夠清楚”，然後再重新跟對方說明一下，或者將之前發過的郵件重新發送一遍。在重新發送時，最好告訴對方“我會將xx月xx日發送過的郵件重新給您發送一遍”，這樣更方便對方查看，同時也相當於是委婉地告知對方我們的工作並沒有出現失誤。

不要總覺得對方會馬上領會自己的意思。在溝通時一定多為對方考慮，這樣應對起來才能更加體貼周到。

第104條

對時間的表述如果含糊不清，隻會給對方帶來困擾。

在溝通和交流中，如果時間安排和數字的表述不夠清晰，很容易給對方帶來困擾，甚至引發糾紛。

相信大家在工作上的交流中都遇到過“最近幾天我會聯係您”“以後我再跟您聯絡”或者“我再考慮一下”之類的表達方式。這樣的表述隻會讓收件人感到困惑，心想“最近幾天是哪一天”“以後是什麽時候”，甚至導致其他工作的日程安排也無法確定。很多人都沒有認識到這種含糊不清的說法會給他人造成嚴重的困擾。

除此之外，郵件中經常會出現的“本周內”這個詞也經常會讓人摸不著頭腦。有的人覺得“本周內”是到周五為止，而有人會以為是到周六甚至周日。所以，如果不具體寫明“本周五前我會聯係您”，就很容易讓對方產生誤會。類似的，“今天內”這個詞也是同理，下班時間的18點和午夜24點之間就相差了整整6個小時。如今大家的交流大多是在網上進行，每天24小時都有可能接到聯絡，因此更需要多加注意。

由於這樣的表達方式有可能會引發諸多誤會，所以大家一定要將自己的想法落實到具體的數字上，這樣才能避免引發更多糾紛。將自己的意願表達清楚後，最好再加上一句“您覺得這樣的日程安排可以嗎”，來征求一下對方的同意。

第105條

不要找借口說自己有多麽忙。

有些人在沒有及時聯係或回複別人時，會借口說自己很忙，比如“我最近手忙腳亂的”，或者“我現在手頭事情有點多，之後再跟你聯係”。然而聽到這樣的說法，對方很可能會心想：“這年頭誰不忙？”“就不能先處理完我這邊的事再去忙別的嗎？”

“手忙腳亂”這個詞很容易給別人留下不夠穩重、做事缺乏計劃性的印象。“現在手頭事情有點多”這樣的說法也是一樣，用“很忙”來當借口其實很難取得對方的理解。越是試圖將自己的行為正當化，越有可能隻會起到反效果。

而反之，在沒有及時回複消息時，如果不用“很忙”作為借口，而是坦誠地向對方表示歉意，則可能會給對方留下誠實可靠的印象。比如此時我們可以說“由於工作失誤，我未能及時回複您的消息，實在非常抱歉”。如果希望對方能夠等一會兒，可以先將具體的時間安排告訴對方，比如“請您稍作等待，本周五前將會給您具體的回複”，這樣對方也更容易接受一些。

用“很忙”來做借口，相當於是告訴對方“我還有其他優先度更高的事要做，你隻能排在後麵”，隻會使對方感到不快。這種表達方式是不會為對方考慮的典型案例之一，大家平時一定要養成習慣，少說為好。

第106條

總是說“請允許我……”，會顯得很想讓別人感恩戴德。

如果看到有人在郵件中反複說“請允許我……”，你會不會覺得這個人很想讓別人對他感恩戴德？別人明明沒有提出什麽要求，此人卻在郵件中反複說“請允許我來給您回信”“請允許我來聯絡您”“請允許我考慮一下”。收到這樣的郵件，您會不會感到有些火大？

“請允許我”是一種謙遜的表達，用來表示自己的行為是在對方的許可下進行的。

例如，我們生病時向領導請病假，得到了領導的許可，我們可以說“謝謝您允許我休假”。但是頻繁使用這樣的說法會產生違和感，所以大家要注意平時多變換一些其他的表達方式。

當我們想要表達“自己要做某事”時，可以直接說“我來給您回信”“我來聯絡您”或者“我去拜訪您”。對對方使用尊稱“您”，已經表達出了禮貌的態度。

很多人誤以為“請允許我……”會顯得更加禮貌一些，更能夠表示出對對方的尊敬，所以會經常反複使用。這一點，請大家一定要多加注意。

同樣的，“請問您覺得這樣可不可以呢”這樣的問法也有些過度禮貌。如果想要跟對方進行確認，可以直接問對方“您覺得這樣可以嗎”。有時，說話過於客套也並不是一件好事。

第107條

不要將截止日期設在休息日剛剛結束的時候。

周一和周五分別是一周的開始和收尾，對於大多數上班族來說，這兩天是一周中工作任務最重的兩天。正因如此，在這兩天中，業務上的聯絡也會更加頻繁。而一些不會體諒別人的人，經常會在周五發來郵件說“請您在下周一前將資料發過來”。

很多人這樣說，是希望對方不必著急在當天內回複，可以用周末來緩衝一下。然而在對方看來，這樣說的意思仿佛是要自己周末繼續工作一樣，十分令人鬱悶。

其他的長假和年假也是一樣，有的人自以為是在替對方著想，於是在假期開始前發郵件對對方說“交貨的時間可以定在假期結束後”。這樣的做法其實完全隻是為自己考慮，很容易給對方留下不好的印象。因此，除非實在是事態緊急，否則最好不要將截止日期定在假期剛剛結束的時候。

在這種情況下，最好的做法是繞開假期，直接要求對方“在三個工作日內回複”即可。

同時在郵件的最後，可以再加上一句“如果時間安排上有什麽問題，請隨時與我聯絡”，這樣會顯得更加周到一些。如此一來，對方就能夠更加愉快地答應你的要求，也會更願意與你繼續展開合作。

第108條

“您能理解嗎”有一種看不起別人的感覺。

當對方發來詢問或是確認的郵件時，我們通常需要寫一封郵件來回複對方。此時，大家會不會在結尾加上一句“您能理解嗎”？

特別是當對方遇到不懂的問題或者困難時，用“這樣您能理解嗎”來回複對方其實是非常不禮貌的做法。這句話會讓對方感覺自己被瞧不起，從而心生不快。同時，這樣的問法其實屬於本書第15頁提到的“封閉式問題”，隻能用“是”或“否”來回答，所以大家還是盡量避開為好。

此時，最好將郵件的結尾改成“如果我們的解釋還是不夠清楚，導致您有什麽不明白的地方，請您隨時聯係我們”。這樣就相當於是告訴對方“如果有不懂的地方可以隨時來問”，會讓對方感覺更加安心。同時，在這裏還用“如果我們的解釋不夠清楚”這句話先將責任攬到了自己的身上，這樣也會讓對方更容易接受一些。

在此之後，如果對方回信說“我明白了，謝謝你的說明”的話，我們可以再回複說“這都是我應該做的”或者“很高興為您效勞”。此時一定不要用“那就好”來回複對方。“好”與“壞”這樣的詞相當於是在評價對方，大家一定要注意避開。

第109條

“以防萬一”聽起來像是一種挖苦。

有時，為了讓今後的工作能夠順利進行，需要事先就相關事務向對方進行說明。我們在對別人進行指導時，很容易在不經意間表現出居高臨下的態度，所以大家在選擇用詞的時候，一定要多加注意。

比如，“為了防止今後出現問題”這句話聽上去就像是一種恐嚇，很容易給人留下盛氣淩人的印象。這句話背後的意思其實是“為了讓你今後好好工作，我現在會對工作的內容進行說明，你可一定要好好聽”。這種半強迫式的發言很容易給對方帶來壓力，令聽者感到不快。

當我們出於工作需要，不得不向對方詳細介紹公司的軟件係統或者業務流程時，可以用“為了方便您參考”作為郵件的開場白，這樣聽起來語氣就會柔和很多。

在對相關事項進行說明後，可以再加上一句禮貌的結語，比如“希望以上說明能夠給您帶來幫助，感謝您的支持與配合”。這樣一來，對方就會感覺自己受到了尊重，從而更願意接受你的指導。大家在與人交流的過程中，一定不要忘記多照顧對方的感受，給予對方應有的尊重。

第110條

即使是第一次給對方發郵件，也不必過分拘謹。

有的人在第一次給別人發郵件時會顯得過分拘謹，不停地向對方道歉，比如“突然發郵件打擾您，實在非常抱歉”，或者“很抱歉突然打擾您，請您原諒我的冒昧”。

然而，如果是因為工作上的事情聯絡對方，其實並不是做了什麽錯事。相反，很多人對這種跟新業務有關的郵件很有興趣。因此，在這種情況下其實完全沒有必要過度拘謹、卑躬屈膝。這樣的態度有時會讓對方感到很有壓力，甚至可能會帶來反效果。

不過，如果是在清晨或者深夜給對方發郵件的話，最好先在開頭加上一句道歉，比如“很抱歉這麽晚打擾您”，這樣會顯得更禮貌一些，也可以消除對方的警戒心。在大多數情況下，一句簡單的“不好意思突然打擾您”就已經足夠了。

另一方麵，站在相反的立場上，很多人在拒絕別人的工作委托時，會寫很長的郵件向對方表達歉意。在他們看來，自己好不容易得到了工作機會，卻隻能婉拒，實在心有不甘，仿佛是做了一件天大的錯事。凡事都要適度為好，這樣的過度反應，隻會讓對方感到更加不知所措。

第111條

“請您事先知曉”會給人一種高高在上的感覺。

在給客戶寫郵件時，如果用“請您事先知曉”來結尾，會給人留下很不禮貌的印象。這樣的說法其實是在對對方做出指示，要求對方先將郵件中的內容確認清楚後再展開具體合作，會給人一種高高在上的感覺。

比如，有人會在郵件中說“如果出現特殊情況，我們可能會對本次研討會的日程安排做出調整，請您事先知曉”，或者“暑假期間我們將無法及時對您做出回複，請您事先知曉”。如果是顧客或者其他地位更高的人收到這樣的郵件，很可能會感到不快，心想“憑什麽要我們去適應你們的安排”。

如果想要避免給他人留下不禮貌的印象，讓對方能夠理解並接受自己的安排，一定要注意在郵件中放低自己的姿態。

比如我們可以將郵件的結尾改成“給您造成不便，我們深感抱歉”或者“希望能得到您的理解”，這樣語氣就會更柔和一些。

當我們想要得到對方的理解時，一定要給予對方應有的尊重。大家要時刻注意在郵件中使用更加禮貌的表達方式。

第112條

對客戶或是上司說“我知道了”會有些不禮貌。

“我知道了”是一句非常實用的答複。除了郵件中的交流以外，聊天軟件上也有很多“我知道了”的表情包，相信很多人都經常會用到。這句話通常用來表示自己理解了對方的意思，在大多數情況下並不會給對方帶來不快感。

但是大家需要注意的是，工作中的郵件和日常聊天完全是兩碼事。

在與下屬、後輩或是同事聯絡時，用“我知道了”並不會有什麽問題。然而如果對上司或是客戶這麽說，很容易給對方留下不禮貌的印象。

在回複上司的指示或者客戶的要求時，最好使用“我明白您的意思了”或者“我懂您的意思了”這種比較鄭重的說法，這樣才能表示出對對方的尊敬。

“明白”可以表示我們完全理解了對方的意思。當我們需要表達對對方的尊敬時，最好使用尊稱“您”。“我懂您的意思了”則比“我懂了”要顯得更加謙遜一些，在麵對上司或前輩時使用也沒有問題。

在回複工作上的郵件時，一定不要用和平時在網上聊天一樣的態度。

第113條

在信件的結尾使用比較積極向上的詞，會給人留下更好的印象。

如果我們希望讓自己寫的郵件讀起來更舒服一些，一定要盡量避免使用負麵詞匯。

日本自古以來就有“言靈”的說法，人們認為言語中也寄宿著靈魂。因此，在郵件中多使用肯定、積極的詞語，會給人留下更好的印象。

然而，有些人在寒冬時節會在郵件結尾處寫道“寒風凜冽，請您多注意身體，不要感冒”，到了夏天，又會告訴對方“天氣炎熱，請注意不要中暑”。

對於一個身體健康的人來說，無緣無故被人這樣擔心，心裏多少會有些不舒服。而對於身體真的不太舒服的人來說，看到這樣的話隻會變得更加消沉而已。大家在祝別人幸福時，一定不會特意拐彎抹角地說“祝您不要不幸”吧？此時，如果換一種說法，將郵件的結尾改成“最近突然降溫，希望您身體健康”的話就會積極很多，對方讀起來也會更舒服一些。或者我們也可以不特意去提身體狀況，用一句“期待與您的下次見麵”來結尾，也會令對方感到愉快。

在寫郵件時，一定要多想一想對方讀後的感受。