與秘書協調工作

一提起“秘書”，許多人的腦海裏立刻湧現這樣的形象，第一，她是一位小姐；第二，她是一般機構中均屬可有可無的人物（花瓶）。這種看法讓人非常遺憾。產生這種看法的主要原因，在於主管未能正視秘書的工作性質。實際上，現在很多文章、電視劇誤導了大家對秘書的認識。認為“秘書”是女的為好，男人則應該是“助理”。秘書也好，助理也罷，不在於他們是男是女，而在於他們的工作能力和工作。

在許多領導心目中，秘書的工作不外乎接打電話、接待來訪、打字、速記與管理檔案。固然這些工作都屬於秘書的職責，但秘書所能履行的與所應履行的工作並不隻限於這一點。

美國的“全國秘書協會”曾費盡心機地為“秘書”下這樣的定義：“秘書即是行政助理，她（他）具有處理辦公事務的技能，在無直接監督的情況下，足以承擔責任，能運用自發力與判斷力，以及在指定的權限內，有能力製定決策。”由此定義可知，秘書是具有特殊身份的幕僚。這種特殊身份表現在秘書與領導的緊密的工作關係上。

能符合上一定義的要求者並不局限於女性，有跡象顯示，愈來愈多的男性從事秘書工作實際效果更好。其次，在秘書的配合與協助下，領導與秘書應組成組織內部的一個小型的“管理隊伍”。所以，將秘書視為一般機構中可有可無的邊緣人物，是極為錯誤的。

既然領導和秘書是組織內部的小型管理隊伍的成員，這兩個成員之間務必相互合作，以避免浪費彼此的時間。領導與秘書之間必須定期地（至少半年一次）溝通，消除自己與對方的時間誤區，然後再共同研究跨越這類時間陷阱的辦法。

當領導的時間陷阱及秘書的時間誤區經過上述的步驟被尋找出來後，領導與秘書必須坐在一起分析兩個人的時間誤區之間的關係，借以了解每一個人如何為對方製造時間陷阱，以及了解將來應采取哪些措施，方可避免為對方製造時間陷阱。

除了采取上述方法探索及回避領導與秘書之間的時間陷阱之外，領導首先應搞好對秘書的甄選及訓練工作，以確保秘書成為他的管理隊伍中的左臂右膀。