開展權責協定的步驟

由上及下

不論是替整個企業、一個部門或某個工作小組建立權責協定，如果從最高層的領導人開始，工作會較順利地開展。領導人的權責協定可以為下層奠定基調、示範格式和引導流程。

企業決定建立權責協定從領導人那兒著手，便可以在任何組織，以一次一個階層的方式，層層下推，直到最基層的員工為止。一旦領導人擬妥自己的權責協定初稿，他下麵的每一位直接部屬就可以開始草擬他們的權責協定，然後領導人和直接部屬應該坐在一起，依次討論每個人的協定。這個步驟有助於改進個人協定，加強團體成員對個人角色和彼此互依關係的理解，並提供一個梳理共同權責和核對重要權責有無疏漏之處的機會。

一旦所有高層管理團隊成員都已完成權責協定的第二次草擬，那就到了擴大參與範圍的時候了。此時，高層管理團隊也許需要收集不曾參與擬訂初稿者的回饋意見，可能是下屬、同事或顧客；可以要求他們提出質疑、建議增刪內容、修改文字等。因此，權責協定也許需要經過三次草擬，最終才能定稿。這個流程從頭到尾必須維持靈活性和共同參與，以及接受批評的雅量。

由贏家著手

從贏家開始，在企業的組織中，挑選一個領導能力特別強或表現傑出、員工高度成熟且對企業有強烈責任感的單位。

然後和選中的單位資深人員或資深團隊見麵，和他們一起討論權責製的利益和局限，和他們開一次會，深入討論權責製，之後迅速地幫這個團體的最高主管發展他的權責協定。這份協定將成為其他團體成員草擬個人協定的範本。

在流程開始階段，需要密切注意工作進度，經常提供支持和協助，推動整個流程往前走。並且應該幫這個團體總結成績和經驗，並且讓整個組織知道他們的成就。

開展這項工作，剛開始時應從那些較成熟、較有把握的團體著手，而把不太成熟的團體留到最後，等到權責製已形成氣候、欲罷不能，甚至已成為組織文化的一部分時，再來推動也不遲。

從小處著手，大肆宣傳初步成果；引起人們注意，證明權責製切實可行，是造勢的不二法門。

先評估自身

發展你自己的權責協定，親自體會這個工具的力量和價值。

權責協定有能力幫助組織建立自己鮮明獨特的文化，甚至幫助我們建立更重要的、良好的職業道德風範。歸根究底，權責協定叫我們為人要正直，與人交往要有誠信；督促我們坐而言起而行，把掛在嘴上的口號和動人的辭藻化為行動，並為自己的行動負責。

利用下麵這張清單，評估你本身是否已有實行權責協定的心理準備：

1.我是否願意冒險嚐試新業務？為了承擔權責和責成他人負責，我預備做出什麽犧牲？

2.我是否已把權責製的概念和我在組織中的角色整合在一起？我是否自願接受權責？我是否遵守我自己的協定和要求自己負責？

3.當我與他人交往時，我的彈性有多大？我最近征求過多少人，要他們對我部門的服務、專業表現和為人處世的方式提出回饋意見？

4.作為一個領導人，我的長處在哪裏？局限在哪裏？

5.作為一個企業家，我的長處在哪裏？我對自己在企業中的個人事業知道多少？我對組織的貢獻是什麽？

6.我為人是否正直？是否信守諾言？

當撰稿者一切準備就緒，打算坐下來寫自己的第一份權責協定初稿時，撰稿者最好預留兩三個小時的時間。如果能找到一兩位熟悉自己的角色、了解自己的目標，而且願意花工夫幫自己忙的人（自己的上司、同事或下屬）來共商大計，則效果最佳。事先準備好與自己角色有關的一切文件，或部門的宗旨、目標與策略；這些文件也許是很有用的參考資料。請他們在開會之前，大家一起花幾分鍾討論一下權責製的理念和原則，然後再進行權責協定的撰寫工作。

開始時，請與會的人就撰稿人角色的預期結果一起腦力激**一番，可以用下列問題來引導你的工作會議：

——你的事業、你的角色、你的工作團體、你的部門為什麽存在？

——你的個人權責範圍是什麽？

——你需要什麽樣的支援才能成功？

——在一個特定時期內，你所負責的具體目標是什麽？

——有哪些結果對正麵和負麵績效最為合適？

——有哪些障礙可能妨礙你對結果負全部責任，你如何排除那些障礙？

——你應該多久更新一次權責協定？

權責協定的文字應簡潔嚴謹，因為文字的清晰度和簡潔性十分重要。和任何事情一樣，話不在多，而在於是否言之有物。雖然斟酌、商量以什麽句子來寫某一條權責，看來似乎是浪費時間在雕琢文字上，但這些討論往往可以對預期成果激發出重要的新見解。絞盡腦汁地尋找正確的語句，梳理難以形容的、過於空泛的想法，是非常重要的。如果撰稿者不能清楚而完整地描述一項成果，撰稿者就必須再深思一些多錘煉自己的文字。

權責的描述越簡短且越寬廣越好。訣竅是把權責界定在恰到好處的層次，以便提供清晰的方向，和對利害關係者有實質的意義。針對自己的每一個事業領域或角色，描述自己希望達到的最高層次的結果。至於層次較低的結果不必言明，自然包括在內。權責聲明就像一套組合碗，大碗裏麵套著小碗，因此當你拿起最大的那隻碗時，裏麵套的小碗也跟著被拿起來了。這個流程也一樣，一份優美的權責聲明，必然暗示和蘊藏了較低層次的權責在內。

維持簡潔而優雅的文字風格，避免長篇大論。盡量少用陳腐的、價值判斷式的詞匯，例如，極大化、最優化、有效的、有效率的、卓越的，等等。避免帶有幫忙和努力的味道，卻不能表達結果的字眼，例如，協助、促進、促使、加強或支持。

試比較一下下麵兩份權責聲明：

第一份：我個人負責保證我的直接部屬以團隊方式有效地工作，完成生產配額，並且持續培養他們的能力，盡量擴大他們的潛能，以及他們在短期和長期內對組織的貢獻。

第二份：我對我直接部屬的績效負起個人責任。

第二份聲明是那一隻較大的套碗。它隻用了一句話，就把第一份聲明冗長而累贅的細節全都包含在內，清清楚楚地交代了所要達到的成果。

每個人在下筆描述或口頭敘述自己工作時，都有喋喋不休的傾向，因為人們通常對自己的工作感到自豪！不甘寂寞和渴望被認同，亟欲與他人分享事業的細節、活動的種類和挑戰，以及偉大的成就。人人都希望顧客知道自己為他花了多少工夫，但顧客很少關心這些細節，他們希望看到的是底線的責任。因此，請切記：大多修辭會模糊了真正重要的東西！