撰寫權責協定的步驟

權責協定帶給員工和組織的利益之多，實在是數不勝數。例如，它能夠創造決策與個人成長的空間，能改善角色的清晰度，能促成員工坐下來協商彼此對工作的期待、互依關係、落差，促使員工放棄不屬於自己的權責以及強化對成果的允諾等。

權責協定幫助工作人員專注於自己的工作成果，以及企業管理者專注於屬下員工和團隊成員的工作成果，其方法是確定工作目的、角色、預期的結果，以及組織中的關係。因為權責向上、向下及向側麵流動，所以如果其他人也采用這種方式，則權責協定可以改善整個組織的溝通與協調。

隨著社會的發展，職務說明已不能滿足今天的工作環境，因為今天組織期待知識工人，在工作中做到慎謀能斷。知識工人必須預設問題和構思機會，必須設計解決方案和規劃實施辦法。他們的貢獻取決於他們的素質、原創力、才智和領導能力。當一個上司希望員工展現領導能力的時候，卻指定他們的活動，分配他們的任務，這種做法本身就是一個矛盾。

知識工人為組織增加的真正價值，來自一種“超乎本分”的行為，這種行為需要主動的態度、冒險的精神、創造的能力和團隊的意識，而且它們是自然流露出來的，源自員工的允諾：對組織、對專業的允諾，以及對於大功告成後的個人滿足感的追求。這種超乎本分的行為，很少能夠事先指定。

權責協定將角色與目標界定清楚，而不僅僅隻是描述活動。它界定個人可以盡情發揮判斷力和自主性的界限，說明達成目標的義務、機會和挑戰。在過程中，它建立了一支更洞悉情況、更有信心和充分授權的工作隊伍。權責協定也明確了員工之間的互依關係，當員工之間的界限不清楚或有爭議時，它可以用來消除歧見。

權責協定的撰寫，包括下列7個步驟。

描繪員工所從事的事業

這個步驟要求員工描繪他所從事的事業，他從事事業的目的，以及他將向他的顧客提供什麽樣的產品與服務。這份焦點聲明應盡可能地寫成獨一無二、隻屬於他個人扮演的角色。

要點在於描述重大成果

事業焦點聲明是個人在企業中的事業、職務或角色的最高層次成果。雖然權責同樣也以成果或結果來表示，但卻是追求事業焦點的手段。換句話說，權責是為了事業焦點的成功而必須做到的一係列成果或結果。

許多權責僅僅與個人在組織中的特定業務或角色有關，也就是屬於特定的權責；而某些權責則屬於一般性質，適用於好幾個在公司中級別相同的人，這叫作通用權責，有時也叫領導權責，因為它們是組織領導人一致擁有的權責。

撰寫權責聲明的要點是在於描述重大成果，而不是流動、流程或個人屬性，而且這些成果是要顧客看得到和重視的成果。權責聲明的開場白是：“我本人負責……”之類的句子，接下來則是逐條列出個人所允諾的每一項責任。

列出重大支援需求

在這個步驟中，員工擁有創造支持協定，讓他的上司、同事和其他人對他負責的權力。一旦他表明了他能否達到約定的成果是取決於是否獲得適當的資源，他就和那些能夠提供必要資源的人達成一項君子協定。從這方麵來看，權責在組織中向上、向下、向側麵流動。

重要的是，企業領導人應該讓員工仔細考慮清楚，然後再列出他需要哪些資源和支持，才能盡到他的責任和在既定時間內完成他的目標。他應該把他的需求維持在一個相當高的層次，隻列出重大支援即可，以免流於瑣碎。

討論並確定量度

量度是一組靠腦力激**想出來的衡量方法，用以評估或量化員工是否成功地盡到他的責任。簡言之，就是如何衡量自己的成果。這是一個介於權責與目標之間的暫時步驟。創造量度的唯一目的是替流程的下一步（設定目標）做好準備。有了量度，撰寫特定目標就容易多了。因為一旦選好量度，員工就知道如何量化自己的權責了。舉例來說，“損耗時間的意外事故”的量度，很可能被下個步驟拿來創造“在運作期間未發生損耗時間的意外事故”的目標。同樣的，“每周職工例會”的量度，很可能變成“除了工廠周轉期之外，每周定期舉行管理會議”之類的目標。

當員工寫好你的目標之後，這組量度就可以擱置一旁，等到下一次修改目標的時候再拿出來討論。

限定實現目標的周期

目標必須限定時間，並且可以用某種方式來衡量或觀察。如果一個人不清楚自己究竟要多長時間才能達成某項目標，那麽它隻是一個空中樓閣而已，而不是真正的目標。並非每一項權責都會成為每一個運作時期的特定目標，因此在任何時期，一個人訂的目標最好不要超過5~6個。

後果協商

協商後果的過程，會改變企業主與員工關係的本質。它意味著員工需要以成年人的態度，表明他們希望企業主為他們做什麽，而不是許多企業主與員工關係中那種暗藏的成人對兒童的模式。在成人對兒童的模式中，員工做好自己該做的事，然後等著看組織拿什麽來報答他們（任意決定的後果）。其實直截了當地討論後果，有助於建立開放式的企業主與員工關係，可以增進彼此的了解，洞悉對方重視什麽、對未來有哪些期待和擔憂、彼此間的依存關係，以及對彼此負責的必要性。

約定審查日期

權責協定一旦擬好，就要把它放在心上，用它來指引自己的長期決策和每日決策。切記，一個人每天所做的決定，日積月累下來，不但左右著自己一生的事業本質和方向，而且也會決定其成敗。

完成了權責協定之後，下一步是設法保持它的活力和彈性。事先約好審查日期，以免和其他企業計劃書一樣，擱在檔案櫃裏等著發黴。更新權責協定的工作並不麻煩，但前提是要遵守定期監督的紀律，否則權責製提供的機會稍縱即逝。