製訂周密的談判方案
周密的談判方案指的是一個簡明、具體而又有彈性的談判計劃。談判計劃應盡可能簡潔，以便洽談人員便於記憶，使計劃的主要內容與基本原則能夠清晰地印在他們的大腦裏，進而使他們能夠得心應手地與對方周旋，而且能隨時與談判計劃進行比對應用。
計劃必須具體，不能隻求簡潔而忽略具體。既不要有所保留也不要過分細致。
此外，計劃還必須有彈性。談判者必須善加領會談判對方的想法與自己計劃的出入所在，進而靈活地對計劃加以調整。
這些說明當然都是紙上談兵，實際情況往往迥然不同。在實際工作中，談判者要收集許多情況、大量閱讀檔案中相關的文件，同時盡量同與這次談判有關的人員交換意見，他們的見解往往會各不相同。當你乘汽車或飛機前往談判的路上，要利用這有限的時間，把雜亂如麻的情況，抽絲剝繭理出頭緒。
◆集中思考
集中思考的目的是迅速地歸納有關問題。同時理出自己的思路。集中思考階段要分為兩個步驟。第一步把與談判有關的想法，毫不遺漏地通通寫在紙上，第二步是用另一張紙記下自己對對方的判斷和了解，包括他們在幹什麽?他們在哪裏?他們的外貌如何?我們已掌握了哪些有關他們個人的情況?目前所知道他們在談判中期望的是什麽?我們預測他的最終期望是什麽，以及我們還需要掌握什麽情況等。同樣地，把這些有關對方的一些問題的想法及時記錄下來。,
在集中思考階段，如果我們把上述有關談判的臨時動議和有關對方情況的估計與猜測，列成兩張表寫在紙上，我們的頭腦就清楚了，把他們放在一邊，將會對談判產生重要的作用，可供以後的談判準備工作時參考。
◆確立談判方向
“談判方向”即指我們希望通過談判所要表達的“方向目標”。它是我們談判的主導思想。但它有時會與經過雙方共同協商製定的洽談目標略有出入。
談判方麵的備忘摘要文字表達要力求簡潔，最多十五至二十個字，要是太冗長，就證明洽談人員的腦子裏對於為什麽來進行談判，沒有一個清晰的概念。因此，此時談判者的頭腦要清楚。如果用了二十幾字都難以表達清楚，那他就必須整理一下思路了，要對原來的談判方向進行刪減和修改，直到最多用二十個字就能完全表達出來為止。
◆計劃的本質——目標
談判的“目標”通常可以用一句話表達。比如“我們認為談判目標是……”或者說：“我們聲明這次談判目標是……”有時候，談判目標不見得和談判方向完全一致。
而準備工作的實際程序，首先是經過開拓思路階段想出各種應對辦法，然後逐步地製定出我方的談判方向，最後製定談判議程表。值得注意的是，談判議程表最多不要超過四個。如有必要，可把其他問題作為附屬列在主題之下。
準備階段的最終目的，是為己方談判者提供一份擺在談判桌上的文件。因此，要求文字簡潔、易記，能對談判者起提示的作用，使他們在以全部精力投入談判的同時，能夠把握住談判流程。
當對方進入談判大廳時，談判人員他帶進去的不僅是他對於問題的了解，同時帶去了他自己的談判方式、對於對方談判方式的假設以及他自己所要采取策略。參與人員無論是否有係統地做了準備，總是以對這些問題的印象和看法進行洽談的。這些印象和看法對於他在談判中的行動，具有很大的影響作用。
對方的價值觀是根深蒂固的，在預備階段我們不可能對它產生重大影響，但我們能夠影響他對我方的看法，即他對我方將要采取的措施的設想，這些都以不同程度地影響他對待我們的態度。
對方對我們將要采取措施的假想依據，在某種程度上是我們無法控製的。如外界的傳聞、他的人際關係以及他與同業或具有相同文化背景的其他公司的交往經驗。
對方也可能對我們有比較直接的了解。比如，他本人或是他的同事與我們公司做生意時，所了解到的我們的談判方式，以及我們過去履行契約的效率等。
◆擬出議程隨機應變
談判的議程可由一方或雙方都準備，或各方都準備兩種議程：一種是通則議程，另一種是細則議程。通則議程是給對方的，細則議程則留給自己看。
讓對方接受你提出的議程很有好處。這使對方處在被動的劣勢中。由你提出議程，你就可利用自己的方式議定措辭或條件，因此它包含著你的想法。無論如何，應該記住自己議程會事先透露你的立場。對方可根據你要討論的問題，準備予以反擊，而且事先你無法知道對方的意圖。在不明對方的情況下就擬定議程，對自己十分不利。如何擬定議程被視為良好的談判策略之一。
不要讓你的議程流於形式。很多人的議程是根據印好的表格、契約、租約而定的，這是不應該的。應該集中注意討論各種問題，隨時改變談判策略。問題可以記錄下來，先從重要問題討論起。要避免在小問題上浪費時間；留更多的時間討論重大問題。
另一個方法是將不重要的問題先提出來討論，如此開始談判時你就可以先讓步，等到討論大問題時，你就可以得到讓步。當然，你這種讓步很可能讓對方認為是前例。因此，他還會期望你做更多的讓步。無論如何，小問題易解決，這種解決會帶來友好的氣氛。假如你先提出重大的問題，對方可能會暫時牽製你討論小問題，以便有充裕的時間考慮如何對付重大的問題。
有些人安排議程的方式完全不一樣。他們並不區分什麽重大問題或次要問題。隻是先把彼此可能同意的問題或條件提出來，然後要求彼此間做出讓步，雙方尋求共同
點。也有些人把問題分成與金錢有關或無關兩大類，然後先解決與金錢無關的那一些問題。議程安排雖各有側重，但請記住這個格言，"無法變更的計劃，是最差勁的計劃。”
談判的時間和談判的地點一樣重要。近來人們對生理節律反應的研究方興未艾。這門新的學科研究重心的一部分是，一天中哪些時段人的精神處於最佳狀況，何時段又處最低潮，當然個人的生理物質消耗必須予以討論，但是一般的看法是，絕大多數人在上午大約十一點時，工作情況最佳。在這時候，早餐已經消化，開始集中業務地處理工作和學習，所以，如果你和絕大多數人一樣的話，你效率最高的工作時間便在此時。
自然還有其他因素須考慮。在上午較晚的時段，你和對手也可能正是精力最充沛的時候，這可能對你不利。有時候，假如你將工作時刻表調整到較晚的時段的話，那麽你的最佳情況可能會是下午二點三十分左右。此刻，你的對手可能已經忙了大半天，已有疲倦感了。所以，假使你發現並能利用此現象時，在下午安排談判時間對你或許較為有利。另一方麵，假如你知道吃過中餐後，自己的精神的狀況不佳，而你也將處於不利的狀況，那麽不要把談判安排在此時進行。
一天中適當時刻的選擇，對談判來說很重要。所以同樣的，選擇每星期中的適當日期，對談判也很重要。任何生意人都會告訴你，在一星期中的前幾個工作日去拜訪對手，要比最後幾天有效的多。星期四晚上以後，很多人很自然地便開始想到他們的周末。常常一到星期五，他們便失去了工作興趣，而且無法專心致誌地工作。
所以，當你在規劃談判會議時，應把星期幾也納入考慮事項，可把談判時間訂在一星期的開始，關注這些細小的問題，你會成為合理安排自己談判時間的最好審查者。
◆劃定不允許談判的項目
在一般情況下，每個談判者所擁有權力不會無限地大，他隻擁有一定的權力，他的權力大小取決於上司的授權、國家的法律和公司的政策、交易的慣例等。在談判桌上，一個在權力上受到限製的談判者，要比大權獨攬、一個人就可以拍板的談判者處於更有利的地位。談判者的權力受到限製，可以使他的立場更堅定。
當你準備好了一份完整的談判計劃，並且已經想到了許多種可能會發生的情況之後，一定不要忘記還要與你的上司和你的談判夥伴，商量好那些你們不打算拿到談判桌上的項目，即劃定那些不允許談判的項目。如果在這一點上沒有做充分的準備的話，在談判過程中，你很有可能把你沒有計劃送人的東西拱手送出。特別是你進行的那個談判十分複雜、內容龐雜時，這種情況則尤其可能發生。而劃定不允許談判的項目便是對談判者權力的最大限製。
留心我們周圍的人，有一些人在與別人談話時，或別人要求這些人請客花錢時，他們總是喜歡告訴對方他需要先回家同太太商量。沒人拒絕過他的要求，這使他有充分的時間把整個事情想通。
其實，一個談判者的權力受限製之後，反而能夠處於一種比較有利的地位，他可以理所當然地向對方說“不”,他可以說："這不是我個人願意與否的問題，我必須考慮到公司的政策、規則、辦事的程序乃至國家的政策。”未經授權的賣方，就不能答應賒賬、降低價格、打折扣、由賣方負責送貨並且安裝調試等。他無法在這些範圍內讓步，因為根本沒有這個權力。同樣的道理，買方如果無權超出購買預算，或超出預定的價格，或接受不合標準的產品等，則也是一個很難商議的對手。
因此，預先規定不允許談判的項目，對談判者的權力做出有力的限製，才能有效地避免一些低級錯誤，諸如將本不應該的內容，本不應做的讓步，以及與此相關的全部利益拱手讓給別人。
不少談判者在談判前也許會對自己的權力受到限製感到煩惱，但他們很快就會發現：自己的權力被限製，更是對方的一大煩惱。因為假如我的權力被限製住，那倒成了你的問題，而不是我的麻煩，你的選擇隻能根據我的權限來考慮這筆交易，我隻能在我的權限範圍內進行談判，不可能滿足你超出我權力範圍的要求；或者是你認為我無法滿足你的要求，而找權力比我大的上司去談，但這樣一來又需要重新建立關係，甚至會損壞雙方的長期關係，或者隻能終止談判，使已經投入的人力、物力、時間、金錢、口舌付之東流。所以，授予部分權力要比授予全權更有力量，使你更能堅定討價還價的立場，大部分的買主和賣主對於加在他們身上的種種限製，都十分不滿。他們應該歡迎這些限製，因為這使得他們工作更容易進行。精心選出不得作為談判內容的項目，對於談判結果無疑有著極大的影響。
對談判的內容進行限製，進而限製談判者權力的另外一個效果，就是會使談判者在一定權限範圍內會更加慎重地考慮取勝措施，正如俗話所說的"急中生智",這將進一步激發談判者的思維能力。
對談判內容進行限製的另外一個方麵就是“資料限製。”
在記者招待會上，人們可能不會忘記那些老練的政治家、外交家、恪守規則的政府新聞發言人在遇到很敏感或他本人無法回答的問題之時，總會在臉上堆出宛如春天般燦爛的微笑，雙肩一聳，兩手一攤："這個我無可奉告",這是回避鋒芒，保護自己不出問題的最常用辦法。
談判中也一樣，當對方就某一問題要求給予進一步的解釋，或者直接要求你提供有關價格預測等資料時，你心裏明白在談判前這些問題已被你劃歸不容談判的項目，你可以十分誠懇地告訴他：對不起，我沒有關於這個問題的詳細資料，或者說這種資料公司裏還沒有統計出來，估計得等到本年度終結之後了，所以現在還無法拿到。這樣。暫時將這個你不準備列入談判項目的問題擱置起來，從而緩和對方的攻勢。在討論了其他議題之後，對方可能會認為這個問題無關緊要，或已經想不起來這個議題了。這說明，你又躲過了一次危險的進攻，而又將談判限定在你預料的範圍之內。
那麽通常被劃定為不允許談判的項目有哪些呢?這往往由你所參加的談判的性質來決定的。
例如，你方作為賣方，準備與買方就緊俏貨物(如2000噸鋼材)的購銷事宜舉行談判，那麽，在談判前的準備會上，你方預先計劃商定的不允許談判的項目，往往就會包括下麵所列的一些東西：
(1)最後價格不得再做讓步。
(2)款項一次付清，不接受分期付款的方式(不允許談判)。
(3)預付30%定金的規定不能讓步。
(4)運輸方式適用慣例，即由買方自己負責，運輸方式項目不允許談判。
(5)貨物成本及與其有關的資料。
(6)己方安排生產的時間，本批化肥的生產工藝、批次。
(7)其他需求方麵信息，屬保密事項的。諸如此類，等等。
劃定不允許談判的項目，是一件需要耐心的事，因為你可能並不能將所有那些不容許談判的項目都一一列舉出來，這就需要在談判的時候你頭腦保持清醒了。
最後一點需要注意的是，不管你事先劃定的不容許談判的項目是什麽，你最好隻讓自己與自己的夥伴知道，而千萬不能泄露出去，如果對方知道你在哪一點上不準備讓步的話，他就有了一件攻擊你的武器，他可能利用這些項目來向你施加壓力，迫使你在其他項目上讓步，甚至對方還會根據你劃定的內容，提出他的一套不允許談判的項目來，作為他討價還價的手段，使你在談判桌上處於被動的地位。