3倍提升你的工作效率

你是否有過這樣的情況：當回顧過去一周的時候，你失落地發現自己沒有完成原本希望完成的事情？在你從事一種成功的職業或者經營一份成功的生意時，“時間”也許就是你最值錢的資本了，而“收入”則是你投入自己時間的直接產出。

你沒法買到更多的時間，而時間永遠在鍾表的嘀嗒聲中流走。幾年前，我發現了一種方法，可以讓自己的工作效率幾乎提升3倍。在下文裏，我就分享一些非常實用的點子。你馬上就可以用它們來提升自己的效率，並且不需要工作得更加辛苦。

◎記錄一份詳細的時間日誌

想要更好地管理時間，第一步就是看清自己當前在如何使用時間；而記錄時間日誌就是一種非常有效的方式。在嚐試過一天之後，你就會清晰地洞察，看見自己的時間都用在了哪裏。

記錄時間的這種做法，通常已經足夠把你從以往被動的習慣中拉出來，讓你得到清醒的認知；然後，你才有機會去檢視那些舊習慣，進而改變它們。

下麵就是記錄時間日誌的方法：

在一整天裏，不管你什麽時候開始或者結束一個活動，都要把投入的時間記下來。也可以考慮用上一個秒表，記錄活動之間的間隔。你可以隻在工作時間做記錄，也可以全天都記。

在這一天快結束時，把這些時間進行分類，看看你在每種類型的活動上花了多大比重的時間。如果你想更徹底一點，不妨堅持記上一周，計算一下在每一類活動上投入的時間比重。

這份記錄越詳細越好，記下你在處理郵件、閱讀新聞、瀏覽網頁、打電話、吃飯、上衛生間等事情上都花了多少時間。每當你離開自己的椅子，可能就需要記上一筆了。我通常會在一天中記上50—100次。

你可能會非常吃驚，發現自己其實隻花了一小部分時間在真正的工作上。有研究表明，辦公室裏的工作者平均每天隻有1.5個小時是真正在工作，剩下的時間都在社交、喝咖啡、吃東西、閑聊、來回亂翻文件，以及做其他跟工作無關的事情。

平均來看，全職的工作者甚至在上午11點才開始真正的工作，然後在下午3：30就又鬆懈了。

◎分析你的結果

我第一次寫時間日誌時，發現自己一周在辦公室待大約60個小時，卻隻有15個小時花在了真正的工作上。即使這樣，我的效率都已經是普通辦公室工作者平均效率的兩倍了。

這個結果讓我很困擾：其他45個小時都去哪兒了？

時間日誌把它們全都展示給了我，讓我看到那些在無意中流走的時間——太過頻繁地看郵件，太過“完美主義”地做些根本沒必要的事情，讀太多的新聞，花太多的時間吃飯，被一些本可以避免的事情打斷……

◎計算你的“個人效率比”

當我看到自己在辦公室花了60個小時，但隻有15個小時在真正工作時，我就開始問自己一些有意思的問題了。

我的收入和工作成果僅僅取決於這15個小時，而不是在辦公室花的所有時間。所以，我決定記錄一下自己每天的“個人效率比”——用投入在真正工作上的時間，比上在辦公室度過的全部時間。

這是計算公式：效率比=真正在工作上投入的時間÷上班時間

計算結果很讓我煩躁。我發現自己每天隻有25%的時間真正在工作，我還發現僅僅延長工作時間是一件極度愚蠢的事情。

◎減少工作時間以提升效率

如果你曾經強迫自己去做一件根本沒動力的事情，那結果很可能是失敗。這就是我在強迫自己“更辛苦地工作”時體驗到的結果。

實際上，嚐試“更辛苦地工作”，這會減弱我的動力，讓我的效率變得甚至比之前更低。

所以，我決定嚐試一下相反的策略。第二天，我隻讓自己在辦公室待5個小時，剩下的時間不允許繼續工作。

好吧，一件挺有趣的事情發生了，我估計你想象得到。

我的大腦產生了一個想法——工作時間是一個稀缺資源。幾乎5個小時裏的全部時間我都在真正地工作，個人效率比超過了90%。

我在那一周剩下的時間裏繼續這項嚐試，完成了25個小時的工作量，而隻在辦公室裏待了30個小時——效率比超過了80%。

也就是說，我實際上能夠每周砍掉30個小時的工作時間，同時還能比之前多10個小時真正地在工作。

如果時間日誌顯示你的效率比很低，那就嚐試一下，嚴格限製你一天中的工作時間，然後看看會發生什麽。當你的大腦知道工作時間是稀缺的，你就會變得更有效率，因為你必須這麽做。

當有嚴格的時間限製時，你通常就會找到辦法來把工作搞定。但如果你有大把時間，你就很容易變得沒效率。

◎在保持最高效率的同時，逐步增加工作時間

幾周後，我就能把效率比維持在80%以上了，同時逐漸增加每周待在辦公室的時間。如今我已經這麽做好多年了。我每周在辦公室待45個小時，但通常可以有40個小時真正在工作。我發現這種方法非常適合我。

如果我嚐試延長在辦公室裏待的時間，我就會發現工作效率將很快降低。有趣的是，這種讓我優化了工作效率的方法，也讓我在生活的其他很多方麵獲得了非常好的平衡。不僅能用這種方法3倍提升自己的工作效率，我還得到了很多時間來追求其他個人愛好。

記時間日誌是一種聰明的選擇，它讓你擁有最優的工作效率，同時又不需要增加工作時間。但是，時間日誌隻需要偶爾使用。

我自己每3—6個月會用一周來記錄時間日誌，這些年來，這個習慣給了我很大的幫助，總是給我帶來新的改變。如果太長時間不進行記錄，我的工作效率就會逐漸降低，最終我又會回到被動的、浪費時間的習慣中去。

你可能會跟我一樣，發現自己對工作效率的直覺和實際完成工作的情況非常接近。當你感覺效率低於理想狀態時，請通過時間日誌來喚起自己的清醒認知。衡量你的個人效率比，然後優化整體效率，把它拉回本該有的水平。

記時間日誌是一件收益很高的事情。它隻需要你付出很少的努力，但帶來的回報卻是長期的和巨大的。

（全書完）