第八課 溝通表達的綜合技巧
第一節 如何成為組織會議的“意見領袖”？
在上一節中，我們講了如何讓聲音更有質感，從這一課開始，我們聊聊溝通表達的綜合技巧，如何在不同的場合下，靈活運用多種溝通方法，達成目的。這一節的主題是：如何成為組織會議的“意見領袖”。開會是我們生活中最常見的場景之一，大到公司的領導決策，小到家庭中的矛盾糾紛，都可能涉及開會。但“開會”同時也是很多人反感的溝通方式，因為許多會議看著目標明確，但開著開著就容易跑題，還有許多人發表意見，出現爭論，結果流於形式，問題沒解決，還浪費許多時間。要如何組織一場高效的會議？在會議中，我們要如何保持會議的有序進行？我們這一節要解決這些問題。
一、優秀的會議組織者也是“意見領袖”
首先要明確的是，一個優秀的組織者，往往也是一個“意見領袖”。這不是指我們要去說服別人，讓別人跟著自己的觀點走；而是說，我們要善於協調他人，整合不同人的觀點和意見，求同存異。隻有這樣，才能在有限的時間裏，完成會議所製定的目標。具體來說，我們要形成以下三個觀念。
? 時間觀念
作為會議主導者，應該是一個“效率控”。因此我們需要對時間加以把握，這也是提高會議效率的關鍵所在。對每次會議，我們都應該限定時間。有的人習慣開長會，總覺得必須討論出一個“最好”的結果，這恰恰是一個誤區。為什麽呢？因為會議的時間越長，隻會讓大家注意力越來越分散，思維越來越緩慢，到後麵人們隻會機械地重複一開始的觀點；而那些對會議不感興趣的人，隻會閉目養神，甚至幹脆拿出手機來玩。這些都是完全沒有必要且沒有意義的。
作為會議的組織者，應該讓會議參加者在有限的時間內充分討論，交換意見，隨後得出一個可行的方案，或者可以接受的答案。要讓參加者意識到，如果在會議中不思考，不溝通自己的想法，那麽在其他場合，也沒有多少機會去表達。這樣才能讓每個參與者珍惜溝通的機會，也尊重別人的時間。
? 邏輯觀念
在會議上我們會聽到各種各樣的觀點，有不同的思維在碰撞。其中會有許多有意義的創新想法，但也有許多七嘴八舌的、不必要的表達或爭吵。這個時候，就需要會議的主導者能夠始終把握會議主題，明確團隊當前討論的問題焦點。一般來說，一個會議可以有多個步驟、層次，但最好隻有一個主題，並且在會前就應充分明確，並將背景材料發到每個參與者的手中。
舉例來說，我們組織的某次會議的主題是“討論A產品的營銷方案”，那麽整個會議內容，都應該圍繞這個產品的營銷方案進行，我們可以把會議步驟定為：第一，討論方案的可行性；第二，討論方案的成本；第三，討論方案的實施效果。我們不可能在其中討論“A產品的功能規劃”，這顯然不屬於這次會議的主題。所以我們需要時刻有邏輯觀念，具備“主線意識”，在其他人出現偏離的時候，把話題帶回來。
? 協調觀念
在一場會議中，人們免不了會產生爭論。有的人也許覺得，大家都在這兒開會，還是以和為貴，不要發生爭論，應該“各退一步”。其實不然，因為生活中的處事原則，放到職場不一定管用。職場的終極目標是價值，在這種情況下，讓發言的人“欲言又止”，顯然不能達到那個目標。所以作為一個組織者，要注意不能輕易當“和事佬”，而是應該給每個想要表達的人創造條件，讓他們充分表達、溝通。在這個基礎上，如果我們看到有的人固執己見，甚至無理取鬧與他人發生爭吵，這時候才應該適當勸阻。
你也許會說：“我也明白這個道理，但是一個人發言的時候，哪些話是有價值的，哪些話是沒有意義的、情緒化的，我不好分辨啊，這一不小心，還得罪了別人可怎麽辦？”對於這種情況，我們給出的答案是多觀察，總結經驗。與人交往有時就是這樣，運用之妙存乎一心，我們得日常多觀察他人的習慣與微表情等，靠自己和人溝通的經驗，去判斷對方是否處在合適的發言狀態。如果超出這個狀態，我們有必要去進行協調。
以上是作為一個高效的會議組織者所需要的觀念，下麵我們說說，安排一場高效會議有哪些關鍵步驟。
二、一場高效會議的四個步驟
? 充分準備
任何會議，都應該有一個明確的主題，為什麽要開會，開會應該讓哪些人參加，想要達成什麽目的，這都是開會前要考慮清楚的。包括有哪些領導參加，需不需要特別的接待措施，領導是否要單獨講話，等等，隻有經過認真的準備和籌劃，會議的效率才會足夠高。有的時候，如果會議規模較大，參會的人員、單位較多，最好是提前通知，比如一個月、兩個月，好讓對方有足夠的時間做準備。在會議召開前，要積極地了解參與方的建議和需求，甚至包括他們在會議上的發言，做到心中有數，這些都能提高會議的效率和穩定性，給參會人員更好的體驗。
? 角色分工
對於會議的組織者，我們需要提前做好分工。哪些人負責通知召集，哪些人負責布置會場，哪些人負責維持秩序，哪些人負責記錄總結……這些都要有明確的安排。有一些比較重要的、繁重的分工，應該安排多人負責，以免一個人出錯，導致整個會議出問題。另外，對整個會議的參加者，我們應該采取“必要性”原則。有的人會覺得，反正人多人少都是開一次會，讓能參加的人都來參加，可以幫助大家統一思想，增進了解。這恰恰是一個誤區。因為對會議來說，它本身有一定的私密性，很多時候無關秘密，但畢竟涉及一個單位的經營行為，應該控製知悉範圍。另外，一個會議開完後，更重要的不是傳達會議精神，而是落實，按照會議決定讓大家行動起來。
舉例來說，如果一個會議討論“研究確定B產品的自媒體廣告方案”，我們有必要請研發部門的員工參加嗎？答案當然是否定的。因為研發部門的員工，接觸的多是產品需求，他們要解決的，是一個個實在的技術問題，跟廣告關係不大，對這個方案也不會太有幫助。我們真正該請的，反而是一線的銷售人員。因為他們直麵產品的受眾，他們知道，是什麽樣的人群在購買產品，這些人有什麽特征，可能喜歡看哪種類型的廣告，這就能為方案提供許多有利的意見。
? 維持進程
一場會議通常包括領導講話、介紹基本情況、交流發言等環節。但我們會發現，多數時候，除了領導之外，一整場會議下來，真正在思考、積極溝通發言的人並不多，大部分人都是拿著筆在記，而且是記關於自己的那部分，回去好按部就班地執行。這其實涉及一個問題：如果一個人隻聽關於自己的信息，而不去了解全局、了解自己的同事與合作者，那在需要合作的時候，他可能會問，為什麽？憑什麽要我配合你呢？
舉個例子。A是設計部門的負責人，B是研發部門的負責人，在一次會議上，領導布置：“A、B兩個部門，準備一個新產品的設計研發方案，設計部門要給研發提好需求，下周一把初稿給我。”但是B因為走神，隻記了前半句。後來A找到B，給他發了一張清單，上麵寫著新產品的功能需求，B看了一眼就說：“我這研發不了，哪有不經過商量，隨便亂提需求的啊！做不了！”然後A和B把領導的布置說清楚，以設計部門的需求為主，這時B才明白過來，應該主動配合對方。
所以在會議中，我們也需要注意維持氣氛。對重要的環節，可以提醒大家注意；對需要互動討論的環節，可以調動大家的積極性，組織每個人輪流發言；等等。總的來說，就是要保證每個人的注意力都跟著會議的進程走，而不是被手邊的事情打斷，或是因枯燥而走神。
? 做出決議
會議的最終目標，是要對某件事做出決議，給出一個明確的意見看法。而這個決議，很多時候是以書麵形式存在的，有的是會議總結，有的是會議紀要。不管是何種形式，我們都必須把它固定下來，作為會議的成果，要求每個參會者加以落實。
一般來說，會議總結比較詳細，包括整個會議的時間、地點、參加人和討論過程，都需要被簡單提及，最後還要再加上會議形成的決議。如果是會議紀要則相對簡單，先交代時間、地點、參加人，對會議討論的過程可以簡略一些，直接表達討論的結果即可。在得到決議以後，我們應該將決議送達每個參加人，可以是紙質的，也可以是電子的，按照企業一般的辦事習慣即可。
好了，說到這裏，我們這一節的內容就差不多了。本節我們說到如何運用溝通技能組織會議。一個高效的會議組織者，往往也是一個意見領袖，需要有較強的時間觀念、邏輯觀念和協調觀念。要組織一場高效的會議，一般有充分準備、角色分工、維持進程、形成決議等步驟。
下一節，我們介紹如何利用社交媒體打造影響力。