第2章 旅行跟蹤及情報事務：現在是淩晨3點——你知道你的僑民都在什麽地方嗎？
如果你不知道你要去哪裏，任何一條道路都將帶你到那裏……
——喬治·哈裏森
知道員工所在的位置，尤其是在緊急情況的時刻，是一位成功的安全保衛經理隨時隨地能夠獲得最重要的計劃或方法之一。可同樣重要的是，要了解和知道員工即將出差旅行所去的國家、地區和場所，或者目前正在這些地方出差旅行；另外同樣重要的是，要了解和知道員工在他們出差旅行之前準備去什麽地方。
在緊急狀態情況下，諸如美國發生的“9·11”事件或倫敦發生的“7·11”事件，至關重要的就是要具備迅速查明、弄清員工的所在之處的能力，比如說，這些員工可能正在紐約城或華盛頓特區出差旅行；或者當地鐵炸彈和大規模交通襲擊發生的時候正在倫敦。在非緊急狀態情況下，在員工或者承包商離開之前就預先了解和知道他們即將出差旅行的地方也非常重要。
幸運的是，技術以及各種程序可以運用和建立起來，以解決信息缺乏的問題，並為你提供預先警告。另外，出差旅行人員現在能夠通過電子郵件，或無時無刻不離的手機短信和掌上電腦接收到旅行安全與人身安全方麵的信息，這些信息對他們的安全保護至關重要。這項技術被稱為“旅行跟蹤”，是由計算機軟件構成，連接旅行社的預訂平台。
“旅行跟蹤”的工作原理：出差旅行人員繼續與旅行社人員聯係他們的旅行預訂。電子機票訂購以後，旅行社就會將信息編碼上傳至旅行跟蹤/信息供應商。此類供應商將相應的通知轉發送回到旅行者，告之他或她已經進入旅行跟蹤/信息數據庫。旅行者按照要求填寫完成網上檔案要求的額外信息，然後再回傳到供應商。
出差旅行人員現在就能夠獲得相關國家和地區的旅行信息。他們能夠收到“強行推送”的電子郵件，就是要向他們提供有關地方安全和人身安全方麵的信息，內容上，舉例來說，從麻疹病爆發到種族衝突、恐怖分子襲擊、政變、疏散撤退通知，或者其他非常有用且又屬於即時的小道消息。這些信息在機票確認訂購之後立即開始推送，在整個旅行中一直持續推送。舉例來說，旅行者星期二預訂並購買了赴阿爾及利亞旅行的機票。他的行程一直持續到下一個周日。他會在星期二收到第一個通知，隨後的一個星期都將收到電子郵件，直到他按計劃周六回到家/到達最後目的地時才停止推送。
“旅行跟蹤”係統還可以使出差旅行者的部門經理和企業安全保衛經理獲得附加收益。依據誰能夠獲得旅行跟蹤數據信息，該係統對預計的旅行計劃在旅行實施之前就已有實時的記錄。這使得此次旅行在實際行程之前就受到詳細、嚴格的審查。舉例來說，如果某一員工預訂赴哥倫比亞的波哥大出差，安全保衛經理能夠查明赴該地出差是否有正當合理的商務原因，可能需要與該員工的部門經理聯係以核實此次出差是否有商務重要性。
“旅行跟蹤”係統在緊急狀態情況以這樣一種形式發揮作用：如果倫敦、孟買、曼穀或以色列發生嚴重騷亂，有權獲得這些數據的經理們就會上網，立即就能獲得一個鏈接，既提供世界旅行跟蹤地圖，又能鏈接上任何一個涉事國家。隻需點擊這個鏈接，它就會提供每一位旅行者在特定的時間在該國的旅行日程。向下滾動該鏈接，它就會提供諸如所乘航空公司、居住酒店等詳細情況，甚至他們租車的公司等等——他們在預訂登記時就已預訂的所有事務。如果世界地圖顯示（在印度）沒有員工，舉例來說，安全保衛經理就可以長長地舒一口氣。
如果世界旅行跟蹤地圖沒有顯示某個出差旅行者在那個國家，特別是在所關注的涉事城市中預訂了酒店的人，此時，安全保衛經理就要立即采取行動。可以嚐試通過電話聯係出差旅行者以確認他或她是否安全、是否意識到所處的緊急狀況，並向他或她介紹、敘述所要采取的一係列最佳行動。如果出差旅行者的位置無法從預先錄入到旅行跟蹤數據庫的旅行日程表上確認，那麽就需要啟用其他的旅行跟蹤方法。
但願你的公司已經建立了一套委托式“緊急聯係人”計劃，就是：出差旅行者在他們旅行之前指定一個緊急聯係人。這個緊急聯係人就是與旅行人員共同工作的人。這個被委托的人是一名同事，不是家庭成員或近親，而是一名知道他或她出差旅行去什麽地方、知道他或她將要會見什麽人以及其他一些事實的人。這個緊急聯係人可能是出差旅行人員的部門經理，因為經理的職位應該知道旅行的目的；可能是旅行人員要會見的供應商，知道某些至關重要的細節，可能對找到旅行者的位置有幫助。緊急聯係人必須是很容易就聯係上，包括預留的家裏電話和移動電話信息。再次強調，這個緊急聯係人的信息也應鏈接到旅行跟蹤數據錄入軟件平台。
當你努力試圖聯係出差旅行人員，並隨後通知警告緊急聯係人時，這兩種情況下，你其實就是處於搜索模式。出差旅行人員，如果旅行跟蹤係統工作正常，就已經嚐試與緊急聯係人建立聯係，因為他知道，如果自己的緊急聯係人聽說了所發生的嚴重事件，他或她肯定非常擔心自己的情況。在你們三者之間，你現在已將緊急聯係人係統準備就緒，因而可以找到出差旅行人員的位置，確定他或她目前的狀態，並將相關的地區設施和人身安全的信息傳遞出去。最重要的是，你向緊急聯係人敘述了他或她必須要從出差旅行人員那裏獲得什麽信息，以及必須向出差旅行人員傳遞的信息。
“旅行跟蹤”軟件係統還具備一項至關重要的輔助功能。這項功能可以將即時的世界“群發”電子郵件信息同時向所有旅行人員發送，或者在某一時刻向某一特定旅行人員發送。短信內容屬於自然性質：“請立即向安全官員報到，獲取重要信息”或“啟動原地不動程序”。當然，這裏的“保持原地”是一個專用名詞，必須向出差旅行人員預先通報介紹，就是要求出差旅行者在遭遇自然災害，或其他危險境遇時，必須保持在他或她目前所在的地方——而不是冒險跑到不安全的道路情況和路障區以外。你甚至可以將所在國家或地區的危機管理計劃附在電子郵件同時發出。無論信息是否傳送出去，總之，你現在擁有另外一個資源，添加一種電子方式聯係出差旅行者的嚐試。
旅行跟蹤的另一個方法（也是不花費你公司任何成本的方法），是由美國政府管理運作。它是在美國國務院的網站www.travelregistration.gov進行旅行注冊程序。旅行者根據要求提供諸如姓名、出生日期、護照號碼、目的地國家和將要停留的地址以及聯係電話等等。該數據庫要求旅行者提供電子郵箱地址，目的是為了在旅行者注冊之後立即，以及在他們的旅行期間向相關的旅行者提供警報和通知。出差旅行人員可以將一些人的姓名和聯係電話輸入該網站，這些人是他們正在某一國家停留期間，一旦家庭或個人發生緊急情況時，希望國務院或當地使領館幫助分享他們的信息。在緊急情況或災難發生時，美國大使館及時將被稱之為“旅行安全”重要通知發送到你的電子郵箱。這類信息安全地存儲在美國國務院的數據庫。在遇到國家緊急狀態或一些個人緊急情況時，國務院通過美國駐該國的大使館或領館，試圖確定旅行者的位置。另外，個人緊急情況時，也可以依據和利用具體旅行者的位置，比如：家庭成員由於需要向旅行者立即傳送不幸的信息而聯係國務院以追尋到旅行者的位置；或者是當旅行者失蹤或很晚都未能報到的情況下。出差旅行人員也可以通過聯係他們訪問國家的美國大使館進行注冊。
毫不驚奇，旅行跟蹤係統也已運用高科技。個人全球定位衛星係統（Personal Global Positioning Satellite）旅行跟蹤發射接收設備已經出現。這些設備是數十年來用於海上搜索與救援的人員定位信標（Personal Locator Beacons）的衍生產品。此項技術設備的移動版本也已應用於公路上實踐數年。簡單的個人全球衛星定位設備或個人全球衛星定位信標裝置也早已應用於運送貴重貨物的大型卡車/拖車，或者被“內置”於被運送的包裹之內，以防止和阻止被盜。這項技術運用環繞地球的同步衛星技術，旅行跟蹤設備一旦啟動後就會向該設備發出信號提醒。該設備具備雙向功能，當遇到緊急情況時，可以由出差旅行者啟動，向監控設備發出警報信號。控製服務中心還能夠將信息返送回到旅行者，以確定核實其當前狀況。該設備體積相當小，可以放在公文包內，或者安置在汽車儀表盤下麵。在緊急情況下，比如，犯罪行為，或犯罪企圖，或正在實施的綁架行為，（旅行者）應立即按下信號發送按鈕。如果遇到緊急醫療情況，按鈕必須連續按兩下。隻要出差旅行人員將該設備攜帶在身上，或仍坐在車裏，它就能夠記錄和跟蹤到他或她到任何地方。
自動化與技術非常奇妙。然而這些年來，我知道有許多安全保衛經理和總監們，他們都因諸多原因而不願意接受和采納這些技術所帶來的益處。有些人感到是一種威脅，擔心新技術的應用可能取代他們或她們的位置。比如說，有人定購了旅行跟蹤軟件，可以提供每日情報信息摘要。此類情報信息摘要可能非常重要和及時。情報信息摘要是預先篩選出來的至關重要的事實和征兆相關的簡短信息。這個摘要直接切入主題，很容易就能夠確認在某個特定區域或國家的出差旅行者，也許由於自然或人為的災難可能處於危險之中。我在許多情況下使用這些情報信息摘要向出差旅行者、項目經理以及高層管理者們提出預警，內容包括正在臨近的台風、國家政變、暴力抗議和示威活動以及疾病暴發等。我定期將此類每日情報信息提供給我的經理和其他重要部門的經理以及員工。我曾經遇到某企業負責安全與保衛的副總裁，他表示，這是他所閱讀過的內容最有用，編輯最精煉的信息。我同意。我曾接觸過有些安全保衛專業人員，他們對傳遞、提供這類碎片信息猶猶豫豫，擔心顯得自己好像就是一個信息中間人，沒有什麽用。我認為，我們都曾經遇到許多人，他們都有興趣收集信息，使用這些信息就像是銀行存款的賬戶。與其說這類信息看上去沒有用處，我倒認為，安全保衛專業人員看起來更像是英雄。他或她現在已經發現了這個信息寶藏，也就是，當與其他渠道的信息綜合起來時，就能夠確保企業提供最有效的監督以達到最大效益地保護人員和財產安全的目的。
充分利用諸如本書剛剛提及的技術與資源，可以加強、改善企業安全管理計劃，並提供補充；可以使安全管理計劃更符合當前局勢、更及時、更應急、更靈活、更富於實施力和更具預警性。隻要你的機構非常幸運地擁有一位全職分析人員，具備足夠的能力綜合數百種出版物和網絡資源的信息（甚至你自己做這些事情），這類情報信息摘要和電子郵件通知可以使這個世界完全不同。
關鍵問題：旅行跟蹤係統
關於旅行跟蹤係統，最重要的是要銘記：知道和掌握員工旅行可能要去的地方，並且在他們執行任務和旅行途中有能力追蹤到他們，這是如此的重要。更至關重要的是，在員工離境之前就知道他們計劃去什麽地方旅行，以便對其旅行的必要性進行評估，使你能夠向他們介紹情況，並製訂他們的行程和人身安全計劃。如果你將旅行跟蹤方案包裝成為一項安全方案，向員工和高層管理者介紹和推薦旅行跟蹤方案時常常就更成功。員工旅行之前獲得準確的情報信息，適時適當地向員工介紹情況，以及緊急情況下可求助的技術支持，這些都是你的危機管理方案和安全計劃成功或失敗的關鍵。
案例分析：孟買爆炸事件
2006年7月11日，印度的孟買發生一起火車爆炸事件。爆炸設定在高峰時段，目的是為了使盡可能多的火車車廂受到重創。爆炸發生在美國中部標準時間的零點整，當時我正住在這一時區。我一意識到發生了什麽事情，就立即通過互聯網登錄網上旅行跟蹤係統上我的國際緊急賬號。數分鍾之內，我就找到並確定了數位旅行正要進入或撤出孟買，或就在印度地區的員工的位置。我能夠獲得這些出差旅行者們的行程，他們到過什麽地方、他們準備什麽時候離開，以及他們的住宿安排。我能夠確定並找到他們的緊急聯係人（出差旅行者預先確定的人/同事，他們掌握著出差旅行者在國內的工作日程、計劃中的會見和其他關鍵性的信息）。我聯絡這些緊急聯係人，詢問是否有他們聯係的出差旅行者的消息。7個聯係人中，有4個人或者通過電話與旅行者聯係上了，或者已接到旅行者電話，並向他們報告了平安。隻有1個旅行者仍然下落不明，試圖通過移動電話與此人聯係也未成功。移動電話網絡不久就超負荷，無法再使用。這位出差旅行者是一位出生在印度的美國公民。當時，我就使用國際緊急技術軟件的群發電子郵件功能，得以發出一封電子郵件，說明我們非常關心這位旅行者的安全，請他立即聯係他的緊急聯係人或企業安全保衛經理。我找到了美國駐開羅大使館的電話號碼，正在此時，這位旅行者的緊急聯係人給我打電話，告訴我此人剛剛給他打電話報了平安。這位旅行者用他的黑莓手機收到了那個電子郵件，就用座機給他的緊急聯係人打電話，因為當時移動網絡仍然處於關閉狀態。企業安全保衛經理頭上又添加了數根白發！