第24章 摘下夠得著的果實 (2)
“哦，原來“80/20定律”也叫“帕雷托法則”，這個法則最初是意大利經濟學家維弗雷多帕雷托（VilfredoPareto）在1906年對意大利20%的人口擁有80%的財產的觀察而得出的，後來管理學思想家約瑟夫朱蘭（JosephM.Juran）和其他人把它概括為帕雷托法則。
在時間管理中的優先順序裏，也有一個帕雷托時間原則：假定工作項目是依某價值序列排定的，那麽80%的價值來自於20%的項目，而20%的價值則來自於80%的項目。”
用80%的時間思考，20%的時間做事
“我做事的時候還保留著以前做程序員時的風格，當接到一項任務時，就風風火火地去做，總是想迅速地把事情做完，結果卻事與願違。往往事情做完後過兩天就發現，哎呀，這個地方做錯了，然後立即去修改；沒過一會兒又發現，這裏怎麽也不對？！趕緊修改。結果，改了這裏，那裏又錯了，改了那裏又有別的地方錯了。就這樣，不停地糾錯，不停地修改，無形之中花費了很高的時間成本。”小強把自己的現在和以前聯係到了一起才發現，這已經是自己很長時間以來的一個壞習慣了。
“如果利用80/20法則，應該怎麽解釋這種事呢？”小強問自己。
“嗯，讓我想想，應該是如果一件事情，在第一次做的時候做不對的話，就要花費80%，也就是四倍的時間去修正。打個比方，如果說我編寫“項目需求分析”的時候，匆匆忙忙下手，雖然說隻用了2天就搞定了，但是在老付那裏審閱的時候他一定會發現很多不夠細致的地方，結果我不得不花一個星期的時間去修改這份文檔，這可不就是花費了原來幾倍的時間去修正嗎？”
“80%的小事都有犯錯或重做的空間，不會花太多時間，對成敗也沒有決定性的影響；但是20%的關鍵大事，就必須一次做對，否則日後漫長的追蹤和修正，可能就會花掉80%的時間。”小強把這段話寫了下來，心理感到非常滿意。
“那麽應該怎麽做呢？”小強更進一步地思考，“顯然應該將更多的時間花到思考和規劃上，但是我覺得這一點隻能應用在那些重要的事情上，如果連雞毛蒜皮的瑣事也要花80%的時間去思考，那就太累了，嗬嗬，看來任何一條規則都有它的適用範圍，不能濫用啊。”
“也就是說，對於重要的事情應該用80%的時間思考，20%的時間做事嘍？”小強讓這個觀點更明晰一些。
“如果我現在要編寫“項目需求分析”，我應該如何分配自己的時間和精力呢？”小強問自己。
“這確實要好好琢磨一下：
1.首先肯定得花時間和老付溝通一下，看看他對這個項目有什麽樣的設想，功能上有什麽樣的要求，等等。
2.然後帶著老付和自己的一些想法，花時間和客戶談一談，看看他們有什麽樣的需求，這時候可以和客戶交流一下我和老付的建議，盡量寫出來一份客戶和公司領導都滿意的需求報告出來。
3.接下來該是和自己的項目組成員開會討論了，大家做一下頭腦風暴，最終拿出一個比較可行的方案。
4.最後才應該是動筆寫這份“項目需求分析”。”
小強邊想，邊在紙上寫著。
“看看，這樣分配自己的精力才是最合理的嘛，估計4天就能搞定。我以前做這件事的時候總是急急忙忙地和客戶溝通後就開始下筆寫，結果雖然隻花了2天寫完，但是卻要花一個星期去修改，這還是在領導和客戶都耐心的情況下，有些客戶可不是你招之即來揮之即去的。而且我還發現自己有一個非常有趣的特點，那就是：“一旦開始行動，就忘記了思考”。我不知道是不是其他人也是這樣，總之當我真正去做某件事的時候，就無法站在更高的位置去思考問題，這或許也是所有的運動員不可能同時兼任教練的原因吧。””
“哎，說來說去，其實就是磨刀不誤砍柴工的意思嘛，還是古人有智慧啊，這短短幾個字，簡直是太到位了！”
做20%的事情，創造80%的產出
“嗯，讓我再想想看，我每天需要處理的事情真的太多太多了，來自同事的、來自老板的，還有自己的。哪有那麽多的時間去做呢？就算我有再強的時間管理技巧，也是沒法應付的。不過說到這裏我好像想起來老付說過：“時間管理並不是追求在1個小時你能做3件事或者是5件事，時間管理的目的應該是充分利用時間來創造最大的價值”。
“對呀，這樣不就前後聯係起來了嗎？！根據80/20定律，我們80%的價值來自於20%的項目，而我又要創造最大的價值，那我把精力集中在解決這20%的事情上，不就是很劃得來嗎？做的事情少，產生的價值高，隻要我創造了足夠大的價值，那些雞毛蒜皮的事情，利用“猴子理論”想辦法交給其他人做就好了，這樣不是把自己釋放了嗎？！哎呀，我怎麽早沒有想到這一點呢！”小強很誇張地在那裏捶胸頓足。如果這時候有誰看到他一個人在辦公室這個樣子，一定以為他瘋了。
“好，方向已經很明確了，就是每天把精力集中在處理20%的關鍵任務上。那麽這樣一來，我的每日任務清單也應該做一些調整了，我需要把那20%的關鍵任務凸顯在我的每日任務清單上。我以前的清單是這樣的。”小強拿出今天的任務清單仔細地端詳。
小強以前的任務清單
任務清單
1.XXXXXXXXXXXXXXXXXX
2.XXXXXXXXXXXXX
3.XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
4.XXXXXXXXXXXX
5.XXXXXXX
6.XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
7.XXXXXXXXXXXXXXXXXXx
8.XXXXXXXXXXXXXXXXX
9.XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
10.XXXXXXXXXXXXXXXXXXX
11.XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
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“我應該怎樣修改才能體現出關鍵任務呢？標注“1、2、3、4”這樣的優先級固然可以，但是我對枯燥的數字不敏感。如果能像現在這樣，可以和清單進行順暢的溝通就好了。”小強歪著腦袋，大拇指和其餘四指分開支著腦袋思考。
“嗯……關鍵任務是每天必須要完成的任務，而其他任務是應該完成的任務，至於能不能完成，應該取決於關鍵任務的完成情況。讓我想想……能不能這樣設計每日任務清單呢：把每日清單不僅僅按照序號排列下來，還按照重要程度進行分類，嗯……就分為“必須做的事”和“應該做的事”吧。好像還少點什麽，如果我很順利地完成了“必須做的事”、“應該做的事”，然後幹什麽呢？總不能發呆吧？再加上一個“能夠做的事”吧，這樣就圓滿了，真不錯，真佩服我自己！”小強為自己的思考感到非常自豪。
小強修改後的任務清單
任務清單
必須做的事1.XXXXXXXXXXXXXXXXXX
2.XXXXXXXXXXXXXXX
3.XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
應該做的事4.XXXXXXXXXXXX
5.XXXXXXXXX
6.XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
7.XXXXXXXXXXXXX
8.XXXXXXXXXXXXXXXXXXX
9.XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
10.XXXXXXXXXXXXXXX
能夠做的事11.XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
12.XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
13.XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
小強在紙上寫寫畫畫，還不停地傻笑，這說明他已經進入了極度自我陶醉的狀態。
“我現在應該給自己一個明確的定義：
◎必須做的事：每天20%的關鍵任務。必須首先完成這些任務，利用自己的高效時段，集中精力，保質保量地完成。
◎應該做的事：每天的普通任務。對於這樣的任務首先要學會拒絕，然後是學會使用“猴子理論”，最後才是自己擇時處理。
◎能夠做的事：每天的附加任務。有時間、有精力就處理，否則就放棄。”
小強在一張便簽紙上寫下了這些定義，然後粘在辦公區域的醒目位置。
搞定每日清單上的Boss項
“嗯，這樣看起來好多了。每天的任務羅列得更加合理，說明自己對這些任務更有掌控力，這樣在執行的時候才能行雲流水。原來時間管理方法是可以根據自己的環境和需求再優化、再細化的，嗬嗬。”小強又在那裏傻笑。
“既然如此的話，為什麽不設計得更加個性化一些呢？前麵提到的“關鍵任務”讓我聯想到小時候玩的電子遊戲。我小時候的遊戲機水平在我們那一片可是小有名氣的，記得小時候玩遊戲機的時候，每個關卡都有一個Boss把守，這個Boss要比前麵遇到的任何一個對手都強壯、狡猾、值得打敗。在工作中，這個Boss可能是指最難搞定的任務、核心任務或者老板交代的任務。不管怎麽樣，更重要的是，不幹掉這個Boss，就無法過關！
我為什麽不繼續玩這個遊戲呢？在每日清單上設置一個Boss項，當做必須跨越的關卡，每天不論怎麽樣，都要想辦法把Boss項搞定！
這樣的方法應該非常適合我。自己最了解自己，我的性格就是一旦為自己設定了目標，就會想方設法達到。如果沒有明確的目標，也就那麽回事了。顯然，我是一個“目標驅動”型的人。既然小時候遊戲中的Boss能讓我癡迷於遊戲，讓我體驗到那種戰勝它的成就感，練就打遊戲機的高超技藝，那麽，現在也一定能引領我戰勝工作中的困難。”
Boss項的作用
1.Boss項可以幫助我界定成功：“分段實現大目標”的道理我早就知道，即一個巨大的成功，必然是通過一個個很小的成功來實現的，那麽Boss項就可以幫助我界定每天是否取得了“小小的成功”。
2.Boss項可以幫助我確立信心：在實現目標達成願望的過程中是十分需要信心的保證的，每天完成一個Boss項的同時也在一點一點地積累信心，我會覺得每一天都離目標近一點，這和我打遊戲機時是一樣的。
3.Boss項可以幫助我調整計劃：計劃沒有變化快，我每天都要應對各種各樣的變化，但是記住，Boss項是躲不掉、不能順延的。這是自己和自己的約定。每天唯一的Boss項就是我的底線。
4.Boss項可以幫助我進行回顧：Boss項都是每天的重要事項，進行周回顧的時候可以讓我迅速地掌握每天的重點，節省周回顧的時間。
“不論是小時候玩電子遊戲機，還是現在處理工作中的繁雜瑣事，其實成功女神一直都在我的身邊，問題的關鍵是，如何找到她。她總是隱藏在我們的性格中、習慣中、方法中，如果你能找到適合自己的習慣、方法，就能找到屬於自己的成功女神。她一直都在那裏，隻不過等待你的尋找。”小強在紙上寫下Boss項對自己有什麽好處的同時，仿佛領悟到了某些人生的真諦，“為自己的清單加上Boss項應該是很簡單的，在前麵加個星號或者打個勾即可。”
任務清單
必須做的事1.XXXXXXXXXXXXXXX
☆2.XXXXXXXXXX
3.XXXXXXXX
應該做的事4.XXXXXXXXXXX
5.XXXXXXXXXXXXXX
6.XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
7.XXXXXXXXXXXXXXXXXX
8.XXXXXXXXXXXXX
9.XXXXXXXXXXXXXXXXXXX
10.XXXXXXXXXXXXXXXXXX
11.XXXXXXXXXXXXXXX
能夠做的事12.XXXXXXXXXX