效率—謹防時間“偷竊”

在每個團隊中都有偷懶者，這一點毋庸置疑。製度的建立，是為了防止出現各種偷工減料逃避科學考核的人，比如在100個業務員中，隻有10～20個人非常辛苦，他們是同事眼中的笨蛋，因為他們從早上八點半開完晨會，會一口氣幹到下午的六點下班，甚至加班也沒有怨言，像機器人那樣拚命地工作；有60～70個人是正常的，他們會在中午吃飯前就結束全天的工作，然後跑到飯館裏造一份假報表，下午再玩一圈，回公司交差；另外有10～20個人，他們比較“聰明”，這些人會在一個小時內就結束全天的拜訪任務，如果你要問他們都做了些什麽，他們會告訴你：“經理，我成功地拜訪了很多大客戶，效果不錯，正在跟進。”其實，他們隻不過是打了幾個電話給那些大公司的前台而已。

這是至關重要的效率問題，時間偷走了你想看到的工作成果，問題是“聰明”人和正常人與時間緊密配合，非常樂意出現這樣的工作狀態，隻有辛苦的“笨蛋”常會感到時間不夠用，工作很緊張。

如果在你的團隊中經常出現後兩種情況，那麽，你的成員一定是偷懶了。有時候你會發現，為什麽部門會議一開就是兩三個鍾頭呢？仔細研究一下你就會發現，原來是有人在浪費時間。很多公司和部門都將開會的議程寫得很明白：早上開會，9:30在會議室集合，或者什麽時候開始討論問題。但是從來沒有人寫幾點散會，就是寫了也是假的。

知道問題出在哪裏了嗎？

有一次CVS Caremark公司召開行政會議，我看到自己的手下瑪麗在那裏看資料，盡管她努力向我掩飾著，但我還是看到了。

“瑪麗，你好像在會前沒有讀過資料。”

她的反應是衝我笑了一笑，一副很不好意思的樣子。

我馬上說：“我們現在就要表決了，瑪麗，你沒有讀資料就沒有辦法進行表決，那麽對不起，請你現在出去，將資料讀完了再進來。”

瑪麗隻好紅著臉拿著資料走出去，她坐在門口讀，表情極為尷尬。

我問大家：“諸位同事，資料你們都看過了嗎？”

結果不出所料，出現的是一片沉默，眾人大眼瞪小眼，沒一個人敢主動就這個問題發聲。於是，本來二十分鍾就能結束的會議，那一次我們足足開了三個小時。

教訓是什麽呢？事後我召集團隊中的主要骨幹，讓他們主動進行總結。然後，得出了一個結論：會議資料不應該在會場閱讀，而應該在開會前發給所有的參會者，一到會場就能直接討論和表決。我說，我們開會的目的就是馬上得出結論，而不是拿著一堆閱讀資料。否則，這將不是會議，反倒成了一場閱讀比賽。

●　用嚴格的考核截住那些被“偷走”的時間，讓每個人都產生緊迫感

許多業務員為什麽在月初時表現得像富家公子，到了月底就像個忙碌的菜販子？因為很多公司隻有到了月底才考核當月的業績，所以他們在月初時都會非常輕鬆，有足夠的時間讓自己無所事事，反正沒人考核，到了月底再絞盡腦汁地趕工或做假。但如果你一周甚至兩三天就考核他一次，或者每天都有固定的考核，結果將會大不相同。

我經常對公司的幹部說，對員工的考核，月底做一次就相當於死後驗屍，等結果出來，這個月已經過去了，團隊的利益已經受損，你就是殺了那個員工也沒用。因此隻能縮短考核周期，強化考核標準，用最嚴格的考核去截流時間，唯有如此才能做到掌控過程，並且達到改善的目的。

現在，很多公司都在運用這個方法。像國內的華龍公司，他們規定，每個主管必須三天登記一次檔期的銷量，一個檔期的銷量若比去年同期下降，就記一張黃牌，一個月有三張黃牌，這名主管就得下崗；還有可口可樂公司，他們把月工資的考核變成檔期獎罰專案，用月度任務量算銷量，同時每周規定任務的達成進度，完成了額外獎勵，否則就要進行額外處罰。

以嚴格的考核來控製時間，提升效率，這是一種普適的管理思想，也是製度的基礎之一。如果你剛接手一個團隊，可以先從比較溫和的管理起步，比如你將月底考核變成一種“月底考核加周檔期達成專案”的方法，或者每周舉辦一次“今天是月底”的活動，以督促員工進而達到激發員工工作活力的目的。隨後，根據手下的承壓能力循序漸進，逐步推進，提高考核的標準和節奏，避免操之過急把員工逼“瘋”了，就能達到比較好的效果。

●　明確團隊分工才能提高效率，避免時間浪費

效率的前提是分工，團隊效率是與團隊成員的職責狀況直接相關的，沒有什麽辦法可以幫你繞開。在一支團隊中，成員的職責其實就是一道生產流水線，每個人扮演著不同的角色。而一旦成員之間產生模糊、超載、衝突、錯位、缺位等種種現象，就會使成員之間的權責不清，發生問題互相推諉，最終影響的隻能是團隊的整體效率，大把的時間都被浪費掉了。

這是重要的條件之一：每個人都應該明確並接受各自的職責，在工作中環環相扣，分工明確，並且都可以勝任自己的工作。

在確定他們的職責時，你需要充分關注他們具體的素質和能力，在充分了解成員構成情況的前提下，根據每個成員的專長、能力和水平，把他們放到最適合、最需要的崗位上，而不是隨便挖個坑埋個蘿卜。如果你安排的工作和角色，有利於他們發揮自己的專長，並且有利於其個人的成長，就能夠極大地提高團隊成員的主動性與積極性，而且有利於產生最高的效益。

另外，你還應該清楚，團隊中的每一位成員都是非常重要的，他們在人格上平等，在工作中也同等重要。團隊績效其實是每個成員的工作成績相互作用和影響的結果，所以，在對員工的角色和職責進行確認時，如果你隻強調這個成員的重要性而忽視了另一個成員的作用，就無法全麵發揮團隊作用，也就無法造就高效的團隊。你反而會因為自己的厚此薄彼，失去一部分手下的信任，導致管理上的混亂局麵。

最後，在劃分成員角色職責時，管理者還要立足於現實，做到期望值清楚明了，能夠確保每一支團隊成員理解接納團隊對他們的期望值。具體來說，你既不能過高地要求他們，也不能低估了他們的能力和潛質，根據團隊成員各自的性格特征、能力、體力和環境等具體的條件，製定適宜的成員工作職能要求和長期職業要求，從而恰當地安排他們的角色，充分調動其積極性，讓他們為提高團隊的效率付出他們全部的力量。