時間管理——普通人最簡單的逆襲之道

有那麽一兩年，我總是覺得時間不夠用、精力不夠用，想做的事情卻有很多，莫名地覺得恐慌，好像被生活牽著鼻子走。究其原因，我發現是我忽略了對自己獨特的資源進行管理，比如重要的時間資源和精力資源等。當我意識到是管理方麵出現問題後，我開始探索用手賬這個工具來幫助自己建立人生的管理體係。

在建立手賬管理體係初期，我先在白紙上寫下一個問題：我所需要建立的自我管理體係是什麽？以這個問題為中心，向外發散，並謹慎思考。不宜太籠統，這樣很難落到實處；但也不宜太過複雜，這樣會很難執行。

我們人類是特別複雜的動物，從大腦到情緒再到行動，每一個環節都包含許多的學問。所以關於自我管理，其實也是一個非常大的命題。如果想要較全麵地進行自我管理，我們需要將它分塊，就像是一大塊牛肉，在烹飪的時候，需要將它切得小一點。經過自己的實踐，並進行多次修改後，最終我將自我管理體係分成了五個我認為相對比較重要的體係，分別是：時間管理、精力管理、學習管理、情緒管理及夢想管理。

以下展示的都是我在個人工作和生活中通過實踐後，最終留下的適用且簡單的管理方法，而我也據我所需建立了相應的手賬體係。當我學會管理這五大資源體係後，我發現自己在生活中慢慢地擺脫了令人苦惱的拖延行為，生活質量和工作效率都有了飛躍性的提高。

我非常喜歡《奇特的一生》這本書，作者是柳比歇夫先生。他的一生非常奇特，把一輩子活成了普通人的幾輩子。身為昆蟲學家的他，涉獵研究的範圍卻異常廣泛，比如生物學、哲學、數學、文學和曆史等等，發表了70多部學術著作，短短的一生卻留下了非常豐富的文化遺產。

柳比歇夫從26歲開始寫日記，一直到老去，中間從未間斷過。他開創了一個很簡單但也非常奇特的“時間統計法”，即每天寫日記時，記錄自己每天做的各項事情分別用了多少時間，每天都統計他的時間分配。就這樣簡單的幾行文字記錄，他堅持了56年。他的事跡讓我明白了一個道理：奇跡，有時或許就是堅持的代名詞。

許多人的大部分時間都是渾渾噩噩地度過，過著匆忙的一生，這是因為沒有將寶貴的時間很好地利用起來。身為一個自由職業者，如果不想讓自己的生活失控，首先要學會嚴格地管理好自己的時間資源。在時間管理方麵，我曾經使用過至少20種方法，或複雜或簡單。最後，在自己的時間管理體係中，保留幾個我覺得有效且容易堅持的方法，分別是：

計算每日可自由支配的時間；

將彈性時間變成剛性時間；

分解長期目標，建立每日清單Routine（每日清單日常工作）；心態從“一定要”變成“堅持要”。

1.計算每日可自由支配的時間

世界上最公平的東西，就是我們每天所擁有的時間。我們可以做時間的主人，將它支配起來，並將自己可支配的時間計算一下。拿我個人舉例，我的時間分配大概如下：

工作8小時；

睡覺8小時；

個人可自由支配時間8小時。

在我還未成為自由職業者之前，需要加上上下班的通勤時間。由此一來，我要減去“可預見需要消耗的時間”，比如上下班通勤的1.5個小時，一日三餐約1.5個小時的時間，飯後休息約1個小時的時間。晚上回到家後，身體和心靈都有一定程度的疲憊，會看劇來放鬆、休息一下，大概需要1個小時。最後用“個人自由支配時間”減去“可預見需要消耗的時間”，剩餘不到3個小時。如果工作稍繁忙些，偶爾需要加班，那麽留給自己可自由支配的時間就更少了。一旦遇到這種情況，就會覺得自己的時間根本不夠用。

作為年輕的一代，最不被珍惜的資源就是健康資源，年輕時我們都特別能熬夜，因為不甘願匆匆結束這一天，隻能通過熬夜來增加這一天的時間長度。所以，如果想要增加個人可自由支配的時間，就會不自覺地選擇縮減睡眠時間，但這種透支健康的行為是不可取的。

這樣分析後我會清楚地知道自己每天的時間分配，並且意識到自己並沒有合理安排好時間，甚至以犧牲自己的睡眠時間來換取並無太大意義的娛樂時間。懊悔不已的同時，我決心一定要扭轉這樣的局麵。屬於自己的時間其實是很短暫的，我們要將它用於提升自我，而不是浪費在無意義的事情上。

2.將彈性時間變成剛性時間

我在工作的時候，曾經遇到過這樣的一個選擇：晚上有個非常重要的紀念日，但手頭上的工作還沒有做完，如果是你，你會怎麽辦？

A.先把工作丟下，約會最重要；

B.提高效率，加快完成，爭取能夠準時赴約，兩不耽誤。

我想大家都會選擇B選項。在有強迫性規定的時候，又想把另外一件事情辦好，那就隻能不斷地想辦法提高效率，盡最大努力去完成這件事情。但通過平時的自我觀察，如果臨下班前無其他重要的事，我反而會晚點下班。其原因正是因為覺得後麵沒有重要的事情做，就放低效率，在小事上消磨3個小時。

在這個選擇中，我充分地理解了兩個時間概念：一個是剛性時間，一個是彈性時間。

剛性時間在於它有一個時間限製。其間或許要同時完成幾件事，但這個時間底線能夠激發你的腦細胞，去思考用什麽樣的方式能夠最大化地使用好現有的時間。

彈性時間相對來說就自由了，對個人沒有任何約束力，正因為什麽時候做完都可以，所以才會拖延。

明白了這兩個概念以後，在之後的時間管理中，即使是相對彈性的時間，我都會將它轉變成一個剛性時間，並調好鬧鍾提醒自己。比如，晚上8點是鍛煉時間，10點是閱讀時間，11點30分是睡覺時間。有了剛性時間的約束後，我大大減少了自己的拖延行為。不管是我的工作效率，還是學習效率，都提高了不止一倍。

自此之後，我很少會再說“我沒有時間去做×××”。隻要這件事情在我的心中是比較重要的，排序是比較靠前的，一切都會為這件事情或者這段時間讓路。

3.分解長期目標，建立每日清單Routine

我在我的手賬本上寫了這麽一句話：人生不過是無數個習慣的總和。

每個人都有不同的行為習慣。比如，早上起來做的第一件事，是先玩手機還是先吃早餐；到公司後，是先和同事聊天放鬆心情，還是先寫每日清單，梳理今天的工作任務；下班後是先做頓健康的飯菜，還是躺在沙發上玩遊戲；晚上是規定時間寫字、看書，還是煲劇、熬夜；等等。這些行為往往都是習慣的產物。更重要的是，這些細小的習慣日積月累，便會對我們的工作效率、健康程度和個人成長，甚至是生活的幸福感等，產生巨大的影響。

當我意識到這一點後，我就開始觀察和記錄自己的每日清單Routine。這個每日清單Routine也不是空穴來風，看別人做什麽就做什麽，而是跟我的長期目標關聯的。

我想成為一個自律且具有生活感受力的人。如果想成為這樣的人，實現這個長期目標，我做的第一件事就是分解長期目標。開始從自我管理、學習力、行動力，再到財富管理等方麵，進行學習和研究。在每天的行動過程中反複調整和修改，然後腳踏實地地去實現自己想要達成的目標。

除了分解目標以外，還離不開每日的練習。於是，我就通過掌握每日清單Routine來把握自己的生活和工作。

就這樣簡單的一個每日清單Routine，堅持了三個月後，我慢慢地對自己的生活有了掌控感，並且知道自己如何才能夠讓這個時間段發揮更大的作用。當我能夠對自己的時間有一定的掌控後，我似乎找到了人生的主動權，而這是我在三個月前從未想過的事情。

4.心態從“一定要”變成“堅持要”

世界上再完美的計劃也趕不上變化。我雖然外表看起來是個相對溫柔的人，骨子裏卻是一個比較好強的人。我常常會在定下目標後告訴自己：“一定要好好完成它！”但是對“一定要”達成的目標，大部分的思維是“隻許成功，不許失敗”。這種思維是很危險的，因為我不願意麵對失敗的結果，所以就完全沒有辦法從失敗的結果中吸取經驗教訓。

幾年前，我因為想減肥便選擇了跑步，並給自己定下連續打卡跑步100天的目標。結果在第七天時因一些情況沒能去跑步，從那天開始自己竟再也沒去跑步了，過了一兩個星期就完全將跑步這件事拋諸腦後了。後來，我在分析自己的行為模式時，發現了三個問題：

① 我高估了自己堅持做一件事情的決心；

② 我違背了人在想要改變時，需要符合循序漸進的規律；

③ 我在打卡失敗一次之後，就給自己判了“死刑”。

所以我就根據自己分析出來的問題，一點點進行改正，最後給自己寫了三個小錦囊：

① 不要給自己設置超過自己能力範圍的事。比如，剛開始我隻能跑3公裏，但我給自己設置每天要跑10公裏，這注定就是一次的失敗挑戰。

② 剛開始改變時，一定要遵循循序漸進的規律。進一寸有進一寸的歡喜，但總歸堅持在做一件事，要對未來的進步保持更大的信心！

③ 如果在堅持的過程中，有事情讓任務中斷了，不要立刻給自己下定論。可以像玩遊戲一樣，給自己設置2至3條命，失敗了還能再複活一次。這樣可以避免出現在失敗一次後，就全盤否定自己的情況！

結合時間管理小方法，再把它落實到自己的日程管理手賬體係中。我在不同的階段中，使用的是兩種不同的記錄方式：一種是在開始時間管理初期，使用每日的時間軸來幫助自己記錄時間和事項，目的是幫助自己提高對時間的敏感度。另一種是我在能夠更高效地掌控自己的時間和注意力以後，一直使用到現在的子彈筆記法（Bullet Journal），它能夠很好地幫助我解決日程上的所有事情。

第一種：時間軸記錄法

適用人群：時常想不起把時間都花在了什麽地方，對時間不敏感且時間管理能力相對較弱的人。

使用手賬本：任何帶有時間軸或者可自製時間軸的手賬本即可。我一開始使用的是日本的Hobonichi，自帶時間軸，且還有每日一頁可供記錄。

使用方法：我會將時間軸分成計劃和記錄兩個模塊，寫的時間點是前一天晚上睡覺前和當日中午。

在晚上睡覺前，計劃明天上午應該做的事情，等醒來時就按照時間軸上的計劃行動；等到中午的時候對比一下原定上午的計劃，是否按照計劃進行。因為有時候計劃會趕不上變化，如果有變化的話，在中午對比複盤的同時，重新計劃下午或者晚上要做的事情。

在計劃的時候需要注意的是，不用把時間分割得太過於精細，比如分成每半個小時就要完成多少事情之類的，這樣會讓人感覺壓力非常大。人一般都會有畏難心理，越難就會越恐懼，導致堅持不下去。所以計劃在每一個小時裏完成哪些事情就可以了。

還有非常重要的一步：思考總結。複盤今天的計劃和實際行動的差距，找出出現差距的原因，並及時調整。

第二種：子彈筆記法

運用時間軸記錄法一段時間後，我慢慢開始能夠把握一天的時間了。根據自身的需求，便不再需要每天都記錄時間軸。後來我學習到了風靡全球的子彈筆記法，簡稱bujo，是一種可以實現快速記錄及計劃的筆記本，目的是快速高效地解決人們的任務整理、日程安排等問題。我使用這個方法直至今日。經過我自己改良後的子彈筆記法，變得較為簡單。

我的子彈筆記主要包括五個要素。

要素一：月曆圓盤

首先，在每月伊始時畫好本月的月曆圓盤，這樣可以幫助自己快速地安排日程，以及標記出本月必須要做的重要事件。

月曆圓盤的製作和使用方法：製作圓盤很簡單，一個圓盤就如同一個月的日曆，然後在裏麵標注好月份和日期。為了聚焦本月要做的事情，在月初時，我會將這個月關於成長的三個目標寫在圓盤旁邊。

比如，上圖中的三個目標為：

讀10本書；

觀看10部電影；

寫10篇文章。

然後在月末的時候，看下自己有沒有達成這三個目標，再分析下沒有達成目標的原因。不用太精細，因為更加詳細的分析總結，會在單獨的頁麵進行複盤。

要素二：主題清單

設置好月曆圓盤以後，就要開始策劃本月的主題清單。我個人比較常用的清單有：閱讀清單、電影清單、運動頁麵、10000分鍾挑戰、五斧頭打卡頁麵等，這些主題清單都是可以根據我們當下的需求去設置的。

尤其要推薦使用的一個主題清單是每月的10000分鍾挑戰。由於我是自由職業，所以大部分時間都可以由自己控製，對上班族的建議是每月5000分鍾挑戰，每天不到三小時。

我一直認為注意力在當今互聯網時代顯得尤為珍貴和稀缺。我們的注意力時常會被許多事情瓜分，不管是網絡、遊戲、娛樂，還是商家等，都在搶奪我們的注意力。一旦當我們把注意力放在娛樂上麵，可想而知，個人成長就很容易停滯不前。為此，我設計了對自己發起的“10000分鍾挑戰”計劃，專門用於記錄自己的學習和成長時間。

這個主題清單的書寫也很簡單，設置兩個坐標軸，橫軸為本月的天數，縱軸為專注的時間。我習慣以分鍾為單位，自己設計即可。在記錄的過程中，會用到手機App來幫助自己記錄。我最常使用的App是Forest，隻要開始學習或者是有關成長類事項，就可以打開這個App來幫助自己記錄時間。

在晚上記錄手賬的時候，可以將當天記錄好的專注時長標注在原本寫好的主題清單上，等到一個月後，就會得出一個簡單的折線圖。通過這個折線圖我可以知道自己本月的專注狀態是區域穩定的，還是上下波動很厲害。

最後，我會通過這個折線圖做一個小小的總結，回顧一下哪一天的狀態是最好的，為什麽會好，下個月如何繼續保持下去；反之，回顧一下哪一天的狀態是較差的，並總結出狀態差的原因，下個月及時調整。

要素三：“子彈”

“子彈”是子彈筆記的靈魂，是指用不同的符號來區分不同的事項。“子彈”是可以隨意定義的，沒有任何標準，隻要寫得順手就可以。比如，我會用一個小黑點來代表今天的每日TO DO LIST（待辦清單），用小圓圈來代表自己突如其來的靈感，用方框來代表比較嚴肅的任務等。

要素四：標記

標記是用於標注“子彈”事項的狀態，標記的方法也是自定義即可。

我的日常書寫習慣分為：需要優先完成的、已完成的、需要推遲完成的、突如其來的靈感。

要素五：每日TO DO LIST

每日TO DO LIST是我們子彈筆記中很重要的一步，在手賬頁麵中分別用不同的“子彈”來表示不同的任務。當寫下了這個TO DO LIST 以後，就可以心無旁騖地去完成這個任務。完成後，再用不同的標記來標記這個狀態，然後進行下一步的行動，以此類推。

關於每日TO DO LIST的頁麵，我一般會用兩頁寫一個星期的TO DO LIST。在寫完兩頁以後，基本上會在右下方加上周總結部分，這能夠讓我及時地總結這一周的工作和生活進程。

總而言之，我的日程管理體係其實並不複雜，但把所有的元素都放到一起用於管理時間，竟給我帶來了極為強烈的安全感。慢慢地，它就成了我日常最離不開的一個手賬本了。

當我意識到時間對於人生的重要性時，便開始用手賬管理時間，也學會了分解自己的長期目標。對於我來說，這個策略其實是非常有效的。我們把時間視覺化，在本子上就能看得到時間流逝的蹤跡，看得見的時間讓人更加有掌控感。而一旦對生活有了掌控感後，一係列的積極變化便就此發生。