第二章 把握好主次順序，辦事就會更有效率 將自己想要的東西列出優先順序

眾所周知，在多數社會環境下，順序就代表了一種秩序，代表了一種主次排列和地位上的差異，這是人類進化中產生的一種重要生存方式，也成了一種突出重點的基本運作方式。關於這一點，做人做事都是一樣，做人要懂得把握好各種不同的社會關係，要懂得優先選擇和哪些人進行交往，要懂得優先關注哪些人力資源，列好順序有助於人們獲得更為優質的人際關係。

做事同樣需要順序，在人們麵對的各種大小事務中，有重要的事情，也有次要的事情，想要突出重點，就需要抓住那些重要的事情，而最直接的方式就是設定一個合理的順序，通過順序安排來強化對事物重要程度的劃分，通過順序設定來強化對事物的認知，而這是設定順序或者說設定秩序的一個重要目標。

一般來說，出色的時間管理者和優秀的執行者都會事先設定一個優先或主次順序，然後按照順序做事，確保自己能夠將最重要的任務先完成，能夠最先實現最重要的目標。這種優先順序往往和事件或者任務的價值、影響力有關，價值越大、影響力越大的事情越是要優先解決，那些價值相對不大、影響力也不大的事情則可以適當放到後麵。

列出順序的方法有很多，常見的有時間四象限法和六點優先工作製。時間四象限法是著名管理學家史蒂芬·柯維提出來的，他把工作任務按照重要和緊急兩個維度進行了程度上的劃分，並劃分出四個象限：既緊急又重要，重要但不緊急，緊急但不重要，既不緊急也不重要。

第一象限中包含了緊急而重要的事情，這類事情價值很大、影響比較深，因此需要盡快完成，工作者不能拖延和逃避；第二象限中的事情很重要，會對個人產生很大的影響，但是並不急於一時，工作者可以花時間慢慢研究，等到時機成熟再做，或者等到積累足夠的資本和力量再執行，在麵對這類事情時，人們需要做好充分的計劃；第三象限中包含的事件大都是一些緊急但不重要的事情，這些事情來得很急，讓人產生了很大的緊迫感，實際上，它們幾乎沒有太大的價值，屬於可做可不做的那一類，如果沒有什麽特別的要求，可以不用花費時間去完成；第四象限的事件大多是些瑣碎的雜事，既沒有時間的緊迫性，也根本不重要，從某種程度上來說，這一象限中的事情既不重要也不緊急，幾乎沒有任何去做的必要，通常就是一類無關痛癢的瑣事，是一些沒有太多價值的事情，容易給工作者造成時間、精力、資源的浪費。

通常一個員工在上班之後，很快就會麵臨幾件需要處理的事情，比如一進辦公室就接到上級指示，10天之後將有大客戶來公司開會；同事突然暈倒在樓道內；打電話讓馬上要登機的同學幫忙帶一點兒化妝品。其中“接到上級指示，10天之後將有大客戶來公司開會”，這屬於重要但不緊急的事情；“同事突然暈倒在樓道內”屬於緊急且重要的事情；“幫忙帶一點兒化妝品”屬於緊急但不重要的事情。

時間四象限法對人們所要處理的事情進行了合理而精確的劃分，將相關內容劃分成為四個象限，即馬上做、計劃做、授權做及減少做四個部分，這四個部分實際上對個人重點工作的把握進行了有效規範。通常情況下，工作者和執行者應當堅持先重點做好第一象限、第二象限內的工作，這些工作的價值更高，對個人生活和工作的影響更大。如果進一步進行分析，就會意識到人們應該盡可能地把時間花在重要但不緊急（第二象限）的事情上，原因很簡單，人們可以對那些麵臨的或者潛在的重要事情提前製訂計劃，避免事到臨頭（緊急事件的發生）才去處理。多數人會認為應該將大部分時間用於解決那些重要且緊急的事情，事實上人們更應該將65%~80%的工作時間用在那些重要而不緊急的事情上麵，這樣才是真正把握住了生活和工作的重點。

六點優先工作製是時間管理大師和效率大師艾維·李發明的，當美國伯利恒鋼鐵公司總裁查爾斯·施瓦布在向艾維·李谘詢求助管理方麵的問題時，艾維·李提到了這一工作方法，主要是說工作者提前將每天要做的事情或者追求的目標寫出來，最好是選擇出6項最重要的工作或6個最重要的目標，然後分別用“1”“2”“3”“4”“5”“6”按照事情的重要性進行排列，最重要的工作排在第一位，之後依次類推。

工作者需要安排好時間，然後竭盡全力先完成標號為“1”的工作任務，之後開始做標號為“2”的事，隻要時間允許就可以一直做下去，如果做不完6件，就需要推到第二天去做，同時要根據事情的緊急重要情況與第二天要做的事情一起進行合理安排。如果做完了6件事，則可以在當天選擇做其他一些次要的事情。六點優先工作製實際上就是一個比較典型的抓重點的工作模式，通過對重要事項的羅列，工作者可以更加明確自己一天的工作任務是什麽，可以明確自己應該以什麽為優先。

無論是時間四象限法還是六點優先工作製，最重要的還是應該提前做好規劃，工作者和執行者可以先將所要做的事情全部列出來，然後進行分類和劃分，看看什麽事情是最重要的，什麽事情需要立即完成，什麽事情是次要的，可以暫緩，然後按照重要性一直往後排列。為了避免自己遺忘和混亂，最簡單的方法就是選擇用紙筆記下要做的事。用筆記下相關的事情不僅可以強化人們的執行意願，還可以保證人們的工作形成一個比較正式的規劃。