主動了解對方的相關情況

在溝通之前，盡可能把握溝通對象的信息，是高效溝通的前提。畢竟隻有了解對方的相關情況，掌握對方的相關信息，才能在溝通和對話中找到突破口，把握住最佳的話題。

對於那些優秀的溝通者來說，事前的準備工作中，最重要的一項就是盡可能多地收集對方的個人信息。要了解他人首先要了解“對方是什麽人”。這裏主要是指弄清楚對方的姓名、職業、年齡、工作狀態、工資水平、相關成就、生活習慣、擁有的資源，這些信息是人們展開對話的基礎。了解這些基本信息，才不至於在談話中陷入無話可說的境地，出現尷尬的場景。收集並了解他人的基本信息，了解對方主要做什麽，無疑會讓自己對他人有一個比較明確的定位。這種定位決定了雙方之間的基本交流。

比如在準備與客戶談論合作事宜的時候，一方通常需要主動調查和了解客戶的基本情況：客戶的名字、客戶主要從事什麽工作、客戶的生意怎麽樣、客戶之前的合作記錄如何……人們在展開合作對話之前，就應該製訂客戶檔案，並推測出客戶的發展前景和薪酬福利狀況變化，相關的規劃、政策和製度、盈利能力等。不僅僅是合作時需要收集，競爭對手之間也需要對基本信息進行收集。畢竟隻有了解自己的對手是什麽人，才能夠更好地與之進行溝通和對話。

哈佛大學有位非常博學的教授。許多人在拜訪他之前都對此有所懷疑，但拜訪他之後都堅信不疑地認為他是一個知識淵博的人。因為無論拜訪者是誰，他都可以針對對方的特長提出很有深度的見解。這樣出色的能力讓所有人都感到驚訝。他們都認為這位教授是一個無所不能、無所不知的全才。但事實上，真相非常簡單：當教授得知拜訪者是誰的時候，就會特意打聽對方的特長和性格特征，了解對方是什麽樣的人，然後預先針對這些特長查閱大量的資料，因而能夠在談話過程中拓展話題的寬度，挖掘話題的深度。這使得他每次都可以與客人侃侃而談，並且說到對方的心坎裏去。

管理學家戴維·艾倫在《盡管去做：無壓工作的藝術》（Getting Things Done）這本書中說道：“把所有事情都從你的腦袋裏弄出來。在事情剛出現時就做好相關行動的一係列決定，而不是在事情爆發的時候。以合適的類別組織好項目的各種提醒以及下一步行動。保持你的係統更新和完整，及時進行回顧，使你在任何時候都能信任你的係統和對任務的處理。”

除了掌握對方的基本信息，了解對方是什麽人，還需要了解對方有什麽需求。重點了解對方的溝通需求。換句話說，溝通者準備以何種方式引起對方的興趣。事實上，隻有把握了他人的需求，才能在溝通中掌握更多的籌碼和主動權，讓他人產生進一步溝通的意願。他人需要什麽，對什麽感興趣，是個人參照係統中的一部分。了解其他人的具體需求，就可以重新組織自己的信息以迎合對方的需要。

這種需求可以是精神和情感上的，也可以是物質利益上的。無論是哪一種，溝通者都需要提前對溝通對象進行了解和調查，弄清楚對方的現實需求，然後才能對症下藥。許多人常常不注意事前調查，溝通時隻是按照自己的理解去說，按照自己的立場去要求對方怎麽做，這樣往往會讓自己失去溝通的方向性和針對性。

有個工程師發現了一項新的合成技術，可是由於缺乏研究和運作資金，他的實驗室難以維持正常的運轉。這個時候，他準備邀請一些企業家進行合作，請他們為自己提供更多的資金支持。為此他舉辦了一個簡單的聚會。在聚會上，工程師花費了很多精力介紹自己的新技術，並認為將會有很多領域運用這項技術。可是一些心儀的大企業家並未表現出足夠的熱情。在他們看來這項技術似乎並沒有什麽太大的用處。

看到大家的態度都很冷淡，工程師意識到這項技術更多時候停留在理論上，而企業家看重的是自己的產品是否能夠贏得市場的關注，關心的是技術能否給自己帶來高額的回報。工程師的這次聚會並無收獲，但是他事後主動了解了這些公司的產品類型和市場規劃，了解了對方的現實需求。其中一家玻璃公司引起了他的注意。這家公司準備開拓歐洲市場，但是他們的玻璃製造成本一直居高不下，產品也並不比歐洲企業更好，因此不敢盲目出擊。不久之後，他給這個玻璃製造商發了一封郵件，在郵件中工程師特意說了這樣一句話：“我知道你們的玻璃準備開拓歐洲市場，我想我們可以合作。我最新研發的合成技術可以用於玻璃製造，它可以讓玻璃的重量減輕20%，硬度提升30%以上，成本則會降低25%。”

這封郵件發出後不到兩個小時，製造商就給工程師打來電話，表示希望見麵討論合作事宜，並且願意投資幾百萬美元的研發資金。

不論是對方是什麽人，還是對方的現實需求，溝通者都需要進行全方位的了解，然後提前製訂一個簡單的信息資料庫。這個信息庫能夠有效幫助人們掌控好溝通的方向。等到溝通結束之後，溝通者可以將溝通中獲得的信息納入到信息庫中，完善對方的信息，為下一次的溝通奠定更好的基礎。這個信息庫中不僅包含了上麵的內容，還應該包括演說稿、通信文件、演示材料、問題回答單及分發資料等，掌握這些才能真正製造完善的信息庫。