6.將複雜的事情進行簡化處理

前些年，我的外國朋友查理接到了公司安排的一項特殊任務，那就是幫助公司建立一個市場快速反應機製，確保公司在第一時間內了解市場行情變化，並快速做出相應的反應。實際上，查理所屬的中資公司最近幾年的發展勢頭並不太好，盡管至今仍然是市場上最具競爭力的企業之一，但是其麵臨的競爭力越來越大，市場份額則越來越小，為了確保領先優勢，它必須時刻保持對市場的敏感度。

查理意識到建立一個市場快速反應機製必須經曆三個步驟，首先，要確保市場人員及時了解市場信息；其次，要確保市場部的一線員工能夠將相關信息一步步往上傳達；最後，要確保高層能夠在第一時間做出決策，並及時將策略傳達下來。第一步和第三步並不算太難，關鍵在於第二步，考慮到這家中資公司是一家跨國企業，內部機構比較多，想要打造一條連接市場員工和高層的通道，必須克服各種官僚主義以及組織臃腫帶來的問題。

經過很長一段時間的思考和設計，所出的方案都不能讓人感到滿意。由於組織機構的層級太多，很多部門都容易牽涉其中，不僅會存在利益關係還會出現腐敗問題，稍有不慎，就會嚴重影響信息傳達的效率，導致公司在市場上的動作慢人一拍。這個複雜的工作就像是一項大工程，很可能會涉及組織機構內部的整改，因此讓查理感到頭疼。有一天查理向我訴苦，並且認為自己惹上了一個大麻煩。

聽完查理的話，我直接說了一句：“既然中間那麽多的組織機構不好應付，那麽為什麽不幹脆繞過它們呢？”無意中的一句話讓查理茅塞頓開，他很快意識到既然自己沒有辦法將第二步做好，為什麽不省略第二步直接在市場人員和高層之間建立一條熱線呢？這樣既能夠縮短流程，還能避免不必要的麻煩。

很快查理就重新梳理了自己的設計方案，向上級提議在市場部和總部之間設立一條專線和熱線，另外，查理建議高層適當將決策權前移，盡量向市場上的一線員工靠攏，或者賦予一線員工更大的決策權。這樣一來使得整個流程更加簡化了，隻要市場部人員發現了市場變動或者了解了市場行情，就可以在第一時間告知高層，這樣極大地增強了公司的靈活性。而這兩條建議最終都被公司采用。

很多時候，我們都習慣了按照複雜的思維做事，也習慣了把問題看得更加複雜。在多數情況下，對於新的產品，新的解決問題的方式，我們通常都會不由自主地製造一個非常令人恐怖的詞語：更多。我們總是期待著去做更多，期待著讓事情變得更加複雜，似乎隻有這樣才能證明我們做了一項多麽了不起的工作。不幸的是，這一切都對我們的生活造成了很嚴重的後果，如果說複雜性正在摧毀我們的生活，這個理論也可以說是完全成立的。事實上，我們的工作、生活的確正在變得越來越複雜，所麵臨的壓力越來越大，而我們所做的一切都在讓情況變得更加糟糕。

複雜化往往無法從根源上解決問題，而是暫時讓這個問題受到壓製，然後以更加複雜的形態出現。但事實上，我們在工業時代的知識積累都是傾向於製造越來越多的複雜形態，比如我們試圖解決交通問題，結果交通係統越來越複雜，公路、鐵路越來越多，但實際上交通質量依然不高。同樣地，當我們準備製定某個規則時，所追求的不是一句話能夠說清楚的製度，而是設立一大堆複雜的規定，並經常下意識地增加內容，所以，我們的規章製度動輒就是成千上萬字，但也許隻需要幾句話就可以完全解釋清楚。同樣的一項工作，我們常常會增加好幾個工作步驟，而這無疑增加了工作的難度。

管理學上有一個著名的“崔西定律”：任何工作的困難程度與其執行步驟的數目平方成正比。簡單來說，如果完成某項工作需要三個步驟，那麽這項工作的困難程度可能就是9，如果將這項工作的步驟增加到了五個，其難度係數會相應地增加到25。反過來說，每當我們想方設法減少工作步驟，將複雜的流程變得更為簡單時，工作的難度係數也會相應地降低，所耗費的時間也會減少。

從“崔西定律”中，我們意識到了一個重要的問題，那就是盡量讓自己的工作變得更加簡單，或者盡量讓自己的工作流程得到簡化。“崔西定律”的存在暗示了一個最簡單的道理：工作流程的步驟越少，難度越低。因此，在企業中，工作應該進一步得到精簡，員工要懂得將所有複雜的程序盡量簡單化，做到能省就省、能少就少，這樣才能夠真正將時間控製在合理高效的範圍內。

當然，這種簡化並不意味著盲目地刪減，並不意味著可以肆無忌憚地偷工減料，真正的簡化是一種凝練和壓縮，它是要求時間管理者把握工作的內核與規律，盡量刪除那些不必要的環節與步驟，盡量刪除那些無法產生價值的東西。

14世紀邏輯學家、聖方濟各會修士奧卡姆·威廉在他的《箴言書注》中說：“切勿浪費較多東西去做，用較少的東西，同樣可以做好的事情。”所以，他提出了一個絕妙的定律：如無必要，勿增實體。這就是著名的奧卡姆剃刀定律。按照這個定律，我們在解決問題的時候一定要盡可能地去除那些不必要的環節或者部分。它追求的是一種精簡原則，反對過度的拚湊和堆積，反對過度的精細化和複雜化。可以說，這個定律有效確保了事物的簡單化，在對付那些複雜的、煩瑣的事情方麵的確為我們提供了一種有效的方式。

奧卡姆剃刀定律可以有效刪減工作步驟，我們可以用最簡單的方法、最簡潔的步驟、最簡單的溝通方式與人交流。而一旦我們懂得了如何對工作進行簡化處理，一旦我們掌握了如何化繁為簡的方法與技巧，就可以讓自己的工作變得更加輕鬆，也能夠讓工作效率獲得提升，並保障自己的工作時間。