Chapter 1 [準備]“圖”可以說明一切 1 製作具備傳達力的資料不需要“寫作技巧”

製作資料時的首要任務

你在工作中製作資料或準備發言所需的幻燈片時,第一步會做什麽呢?也許你一下子回憶不起來,但大概率會是下麵這種情況吧。

1.打開麵前電腦上製作幻燈片的軟件。

2.新建幻燈片,開始輸入文字。

3.根據需要,插入網絡上或是文件夾中的圖表、照片。

如果你是按照這樣的步驟製作資料的話,那麽,也許隻需要養成下麵這個習慣,就能讓你的資料實現質的飛躍。這是一個對製作資料和編輯文章都非常有幫助的習慣。

準備好紙筆,靜靜地坐在椅子上,伸展後背。

結束。就這麽簡單。也許看上去多少有些老派,但這是我每次製作資料時都必須做的事。

人們第一眼看到的既不是“標題”,也不是“摘要”

在看資料或幻燈片時,最先進入人們視線的通常是同一種東西。你知道那是什麽嗎?

正確答案是:圖表、照片等“視覺化形象”。

標題或摘要的確是非常關鍵的要素。但是,即使標題的字號被有意放大,也比圖表和照片給予讀者的衝擊感弱一些,那些寫滿了字的長篇大論要想吸引讀者的注意,更是難上加難。

假設此刻,你的眼前擺著一份資料。首先映入眼簾的想必也是圖表或照片等視覺化形象。

人往往會生理性地先去關注表格、插圖、照片等,即使資料中的文章寫得文采飛揚,都與自己毫無幹係。

緊接著,人們就會判斷這份資料或文章對自己的重要性,如果重要度高,才會開始閱讀其中的文字。

這就是讀者在確認資料或文章時,無意識中推進的過程。

對於不擅長寫作的人來說,更是絕佳的機遇

你的老師或上司是否也曾這樣教導過你—“一份資料的好與壞取決於內容的水準高低,內容才是關鍵。”如果你也這麽想的話,那就需要轉變一下觀念。

當然,如果資料裏的內容一塌糊塗,毫無邏輯可言,自然也是不行的。

但同時,認識到“人們在看資料時,最先捕捉到的往往是其中的視覺化形象”也是極其重要的。對這一事實的理解與否,做出來的資料是有著雲泥之別的。

如果你還沒能有效地運用視覺化形象,那麽肯定會遭受無比巨大的損失。

對於一直以來被貼上“表達能力差”這一標簽、自認為不擅長寫文章的人來說,這裏隱藏著一個可以挽回一切的絕佳機遇。

製作一目了然的資料

鋪滿了文字的資料自然是做不到通俗易懂的,但即便是訴諸視覺,“複雜難懂的圖表”也不能稱為一份好的資料。想必你應該也遇到過一眼看上去不知所雲的圖表,讓你根本沒有繼續看下去的欲望。

無論是鋪滿了文字的資料,還是複雜難懂的圖表,一旦讓人產生晦澀深奧、複雜煩瑣的第一印象,那麽讀者的注意力就很難集中,對資料也會興趣索然。

也就是說,之所以看到信息也無法理解其中的含義,是因為缺乏一目了然的要素。

僅僅是這個原因。

如果能用通俗易懂的圖表或照片直觀地傳遞信息,結果或許會截然不同吧。

這與信息量的大小無關。就資料或是幻燈片整體而言,開頭很重要,而每一章、每一頁又有各自恰當的展示方法。所有信息都有各自的要點,與信息量的多少無關,而對每個要點的第一印象,會左右讀者對資料的理解以及後續的態度。

從這一點也能看出,視覺化形象的影響力是不可估量的。

省去口頭說明的工夫,提高理解度

準確傳遞信息的方法主要有以下三種,我們總會選擇其中的一種。

·說

·寫、畫

·借助可視化資料進行口頭說明

有時一定的條件限製會導致我們無法選擇,但有時我們也會不假思索地隨意選擇一種方式。在這裏想要提醒大家注意的一點是,采用“說”的方式時,即便傳遞的是相同的信息,在不同的狀態下,傳遞的效果也會有所不同。

具體來說,比如你當天的身體狀況,會場的布置,聽眾的群體種類、態度等,這些都會影響信息傳遞的效果。你也許會緊張得語無倫次,也可能會囉裏囉唆、滔滔不絕。一流的發言人、演講者自然另當別論,大多數人在公開場合表達時都很難做到全程保持穩定的語速和節奏。

而用文字和圖表進行說明時,一旦定稿,就很難再更改。100字的文章,再怎麽複製也還是100字;無論到場的聽眾有多少,折線圖上的數字也不會有任何變化。

有過公開演講經曆的人肯定明白,在傳遞信息的過程中不能遺漏重要的內容,可能的話,最好能保證每次傳遞信息的質量或水平是恒定的。

視覺化形象就是幫助穩定信息傳遞質量的“強有力的工具”。

你是不是也曾為了避免在演講時遺漏信息,有意地在幻燈片中將相應的內容作特別標注,使其更加醒目呢?是不是也曾為了避免讓事情變得複雜,選擇在幻燈片中添加一些通俗易懂的圖表呢?如果是這樣,那就證明你已經充分理解了“圖表”的本質。

“讓圖表發揮作用”是指,省去口頭說明的工夫,大幅提高讀者的理解度。

通俗易懂的視覺化形象本身就可以說明一切。如此一來,就不需要用語言或文字進行說明了,與此同時,還能保證讀者每次閱讀後的理解度基本保持在同一水平。

圖表不僅能幫助那些不擅長在公開場合發言的人,對於在眾人麵前侃侃而談的人來說,圖表的作用也非常顯著。隻要在使用方法上花點心思,下點功夫,就能讓你的說明擁有煥然一新的力量。

那麽,無須口頭說明的圖表究竟是什麽樣的?隻要展示在對方麵前就能提高理解度的圖表又是什麽樣的呢?下麵就讓我慢慢道來。