細節3 如何建立一個好的采購部門
建立一個好的采購部門對任何一個企業來講都是降低采購成本的關鍵所在。一個好的采購部門，時刻都應以降低采購成本為己任，把降低采購成本提高原材料質量作為工作的終極目標。企業的成本是否可以降下來，首先要考察的是采購成本，采購成本是否可能降下來，首先要考察的就是企業是否有一個盡職盡責的采購部門，是否有一群全心全意為企業著想的采購人員。
一、從選擇采購員開始
采購部門由采購員組成，不論多少，隻要企業存在采購環節，就要存在負責采購的采購人員。
采購員的工作性質決定采購人員的選擇不能等同於其他人員的選擇，因此選擇采購員要慎之又慎。選擇得好，可以為企業節省大筆的采購成本，選擇不好，就像是為企業開了一個大漏洞，糧倉裏養了一隻碩鼠一樣，後患無窮。
在朋友中，一提起采購員這個職業，大家無不以羨慕的口吻說上一句：美差啊。確實是美差，采購員是各個企業爭相討好的人物，請客吃飯，回扣紅包，變著花樣的賄賂，為的隻是采購員點個頭或者從中美言幾句，就可以做成一筆大單。而采購員所在的企業往往因為采購員的“吃人嘴短，拿人手短”而白白付出高出市場價格的采購費。
可見，成本外流，其實很簡單。采購員便是這成本外流的第一道閘門，而這道閘門也是最容易被利益衝破的，一旦這道閘門被衝破，企業將麵臨巨大的損失。所以我們說，選擇好采購員是建立好的采購部門的基礎。
那麽好的采購人員應該具備哪些特質呢？
1．懂技術、理智不盲目
出色的采購人員對所需設備的性能、原材料的質量、零部件的規格以及供應者提供的產品是否符合質量要求都心中有數；他們不應是盲目型的購買者，也不應是衝動型的購買者，而應該是理智型的購買者；他們對商品的質量要求比較嚴格，供貨要求適時，特別強調售後服務是否跟得上，而很少受情感因素的影響。隻有這樣才能保證采購的商品能物有所值、物有所用。
2．具有主人翁責任感
雖然是老生常談，但不能否認這種主人翁責任感對於選擇采購員的重要性。“公家的錢不花白不花”的思想還深植在大多數人心中，可想而知，一個有如此想法的人做采購工作會是怎樣的結果。
3．腳踏實地、中正誠實
腳踏實地、中正誠實的員工不會癡心妄想，他們注重工作的實效而非一時之榮耀，他們忠於工作，忠於企業，不會因一時的貪心而置企業利益與個人前途於不顧，而是值得信賴的人。
4．知恩圖報，重情重義
這種人對於世事常懷感恩之心，重情重義，輕名輕利。如果企業或老板對他們能巧施恩惠，加以提拔或寄予厚望，那麽他們將會全心全意為企業和老板服務，通常不會輕易背叛企業。
5．具有協作精神
采購人員應該是具有協作精神、目光長遠的人。采購的目的不僅僅是買進商品，更是為了運用商品具有的功能。所以，采購人員需要具備協作精神，積極地保持與生產、技術、財務人員的聯係，從而分析研究貨物的性能，掌握商品的價值，使自己對采購行為做出的判斷不僅著眼於眼前，而且要著眼於企業的更高角度，從而使采購回的商品真正能夠做到物盡其用。
6．掌握大量信息
一個出色的采購員還應該是一個信息十分靈通的人，他們要做到對市場行情了如指掌，就必須在頭腦中貯藏大量而且準確的活信息。他們在日常工作中必須眼觀六路，耳聽八方，時時處處留心，通過耳聞目睹、日積月累掌握大量有用的信息。隻有這樣，他們采購回的商品才能既價廉物美又適應最新需求。
特別提醒
哪些人不適合做采購員：
·花錢如流水者；
·貪慕虛榮者；
·見利忘義者；
·意誌薄弱者；
·見錢眼開者。
二、采購員絕對不應該是定價員
張某經常在所住小區的某一個水果商那裏買水果，久而久之，與商家變得很熟，於是，他不再好意思與他們討價還價，也不再好意思挑剔商家推薦給他的水果是否新鮮，甚至不好意思去別家水果商那裏購買。張某徹底成了他們的俘虜，盡管他心中很不情願。
采購員與供應商之間的關係如同張某與水果商之間的關係，他們會在討價還價的同時有意無意建立某種個人關係，因為，采購員很可能會像張某一樣因不好意思而成為供應商的俘虜。一旦發生這種情況，企業就不要再指望采購員為企業爭得多少先機，即使他是個合格的采購員。企業能做的就是給采購員施加壓力：不給他最後定價的權力；或者做采購員的堅強後盾：在價格還沒到底，而他無法繼續壓價的時候，可以抬出上級與供應商斡旋。
請注意，是不給他最後的定價權力，而不是不允許他同供應商討價還價。
三、“無賴”與采購專家同樣必不可少
小王與小李一同逛街，小王看好一條裙子，卻因為價格原因始終無法與商家達成共識。就在小王要放棄的時候，小李竟然直接掏出錢來，塞進商家的手裏，自顧自地包起裙子遞給小王，一邊笑一邊說：“就這麽多了，賣也得賣，不賣也得賣！”在商家還在愣神的時候，小李已經拉了小王的手衝了出來。而她付給商家的錢竟然比剛才商家堅持的底線還要少。小王笑稱小李為“小無賴”的同時，不得不承認，其實她是個砍價高手。
大多數企業都重視采購，為了壓低原材料成本，不惜花重金聘請采購談判專家，以期把供應商的生產原料或服務價格壓到最低，而忽略了供應商早已經熟悉了采購專家的談判套路。所謂兵來將擋，水來土掩，針對采購專家的套路，供應商自有他的破解之法。所以，實際上，供應商對采購談判專家早已經應付自如了，恰恰是對“無賴”式的砍價高手缺乏認識。如果企業適時打出“出其不意，攻其不備”這張“無賴”王牌，往往會收到意想不到的效果。所以說“無賴”與采購專家同樣必不可少。
四、及時為采購員解決後顧之憂
誰都知道貪汙犯法，誰都想做一個堂堂正正的人，可是當一個人麵臨困境而走投無路時，難免會生出一些不顧後果的想法。
老王是做了二十年采購的老江湖了，二十年如一日，老王盡職盡責，從未讓領導操心過，從未貪占過企業一分錢。同事們說老王：“常在河邊走，就是不濕鞋”。
一提到這事，老王不無感慨地說：“是領導有心，救了我，救了我們一家，我不能忘恩負義啊！”
原來，幾年前，老王的母親身患重病，十幾歲的女兒也患了一種罕見的疾病，母親和女兒的醫藥費使本來就不富裕的老王貧困交加。一為盡孝，二為愛女，一向正直的老王禁不住動起了采購款的念頭。就在老王猶豫不決的時候，領導了解到了他的情況，並且及時幫助他解決了高額醫療費的問題，使得他的母親和女兒保住了生命，也使得老王沒有邁出那錯誤的一步。
因此，老王感激領導的關心，以更加努力的工作來回報企業和領導。
企業應該經常關注采購員的生活，當采購員麵臨經濟困難的時候，及時給予關心和幫助，或者及時調換崗位。這樣不但可以避免企業受到重大損失，同時也可以體現企業以人為本的思想，使員工更加全心全意為企業工作。