善用金字塔原理，強化他人的理解

溝通時，許多人會將關注點放在“自己說了什麽”上，而忽略了溝通的關鍵在於對方能夠接收到多少信息，能否有效地理解相關的溝通內容。有時候人們自認為說了很多信息，自認為已經表述了相關的內容，卻不清楚他人的想法，不清楚自己的表達是不是到位。

從信息溝通的角度來說，一個完整的溝通流程應該是，一方傳遞信息，另一方順利接收信息，並且做出反應。如果另一方沒能理解和接收相關信息，那麽溝通活動就處於失敗的狀態。本章重點談到了信息壓縮和溝通流程簡化的話題，目的是讓溝通者輕裝上陣，對相關的表達進行簡化處理，避免複雜化，保證信息接收更加簡單。但是在很多時候，信息的簡化並不意味著刪減和壓縮，而在於形式上的歸納和整理。

比如一些人在談到某個話題時，會一次性提出多條內容，或者談到多個要點。這些內容實際上無法進行壓縮或者刪減，一旦盲目簡化，就可能會導致重要信息的遺漏。但內容上的不可簡化並不意味著形式上就無法進行簡化，隻要表達得當，一樣可以讓信息接收者覺得更加輕鬆。

比如某個領導在會議上對下屬提出了一大堆的要求：下周開始，每個人必須注意衣服的整潔，不能出現邋裏邋遢的裝扮；每天早上都要保持桌子的潔淨，公司會進行突擊檢查；而且，我希望每個員工在上班時保持好的狀態，不要無精打采；所有人本周之前要寫一份總結報告；還有上次讓大家修改的方案都呈交上來；各部門的經理應該在會議之後將會議指示印發下去；公司準備進行安全檢查，所有職工宿舍的線路和電器都要接受檢驗；公司辦公室內的空調也要統一進行更換。

在上麵這段簡單的談話中，領導一共傳遞了八個重要信息，而這八個重要信息是否會被大家一一記住呢？恐怕很難。對於多數傾聽者而言，他們無法在第一時間完全記住對方說了什麽。哈佛心理學家喬治·A. 米勒曾經提出了有關短期記憶的七塊信息區的理論。在喬治·A. 米勒看來，一個正常人在日常的一次性記憶中（不是重複或者強行記憶），往往隻能記住大約七條信息（一般為五至九條），這些信息能夠在大腦中短暫地保存一段時間。如果信息太多的話，大腦的反應能力和短期記憶能力就會大打折扣，並且自動屏蔽超出範圍的相關信息。

所以在那些信息量比較大的溝通中，無論是溝通者還是信息接收者，都需要想辦法確保溝通內容更容易被人記住。這裏就可以運用到金字塔原理。金字塔原理簡單來說就是一種層次上的概括和細分，每一層次的思想觀點都是對低一層次思想觀點的解決，而同一層次的思想觀點屬於同一範疇且具有邏輯順序。

運用金字塔原理對上麵的談話進行整理，就可以發現多達八條信息的談話完全可以在形式上進行簡化，變成三個大項目。按照這三個大項目分別進行記憶，效果會更好一些。

注意形象： 下周開始，每個人必須注意衣服的整潔，不能出現邋裏邋遢的裝扮；每天早上都要保持桌子的潔淨，公司會進行突擊檢查；而且，我希望每個員工在上班時保持好的狀態，不要無精打采。

處理文件： 所有人本周之前要寫一份總結報告；還有上次讓你們修改的方案都呈交上來；各部門的經理應該在會議之後將會議指示印發下去。

安全檢查： 公司準備進行安全檢查，所有職工宿舍的線路和電器都要接受檢驗；公司辦公室內的空調，壞掉的也要進行更換。

如果說簡化信息的內容、壓縮信息傳輸通道都是為了提高信息傳輸的效率，那麽對相關信息進行總結和概括，就是為了提升他人信息接收的效果。這種概括是為了將同一類信息進行歸類，從而提升溝通的便利性和針對性。除了劃分同一範疇之外，同一類型的思想觀點還需要進行邏輯順序的整理，這同樣是為了提升個人表達能力以及強化他人對於信息接收的效果。

有個員工準備向董事長匯報會議時間安排的事情：“董事長，我聯係了一下銷售部的王經理，他正在處理一起客戶投訴問題，因此下午兩點的會議沒有辦法出席了。財務部的胡經理抽不出時間，他下午要去稅務局處理財務問題，他建議會議明天進行也可以，但是最好明天中午十二點，因為他明天早上可能還要去一趟稅務局。負責這一次會議的副總莫先生剛剛也打來電話詢問今天下午是否如期舉行會議，後天他將會出差。還有一點，別忘了，明天晚上您還要在會議室接待來賓，我已經做好了相關安排，因此我建議將會議延期到明天下午進行，不知道您的意思怎麽樣？”

這段話聽起來非常別扭，董事長聽了估計頭都要大了。此時如果有人願意將這段話進行梳理，那麽意思就會通順很多：“董事長，我看將原定會議改成明天下午比較合適。因為銷售部的王經理要處理客服問題，財務部的胡經理明天下午之前都會待在稅務局，而副總後天還要出差，再加上明晚會議室沒有空，我覺得明天下午安排開會最合適。”經過這樣一番巧妙的解釋，整個順序就被理清了。

人們聽到或者看到某一段話的時候，通常會按照這些話的前後關係來理解，並做出相應的判斷。因此溝通者在表達的時候需要維持每句話之間的聯係，不能隨意進行組合，不要出現跳躍、重複、次序顛倒的情況。混亂的表達往往會給信息接收者帶來巨大的負擔。

無論是進行概括和歸納，還是把握邏輯順序，都是運用金字塔原理的典型方式，目的是讓相對混亂繁雜的信息以一種更合理的形態表現出來，保證雙方的溝通可以更加輕鬆簡單。